Transcript MANAJEMEN WAKTU

MANAJEMEN WAKTU
TIM MANAJEMEN
Tujuan Topik :
•
•
1.
2.
3.
4.
5.
6.
TIU :
Memahami konsep manajemen waktu
TIK :
Menjelaskan pengertian manajemen waktu
Menjelaskan tujuan manajemen waktu
Menjelaskan proses manajemen waktu
Menjelaskan prinsip dasar manajemen waktu
Menjelaskan hal-hal yang dapat menyita
waktu
Menjelaskan tehnik manajemen waktu
Pendahuluan
•
Sulit mengatur & mengendalikan waktu
dalam mengorganisir sumber daya
•
Jumlah waktu : 168 jam / mgg, 42 jam
untuk pekerjaan / berhubungan dengan
orang lain
•
Mengatur waktu dapat melakukan segala
hal secara sistematis waktu dapat
dimanfaatkan seefektif mungkin
Pendahuluan lanjutan
Mengatur waktu suatu keahlian yang
sangat penting untuk dipelajari dan dilatih
karena akan senantiasa
mememerlukannya sepanjang masa kerja
dan rekreasi
Pengaturan waktu yang efektif untuk
jangka pendek dan untuk jangka panjang
pengendalian waktu.
Pengertian
• Arnold (dalam Volk-Tebbit, 1978) sebagai
sebuah system referensi untuk
pemahaman dan penggambaran kejadian
dan urutan peristiwa-peristiwa.
• Mackenzie (1972), waktu tidak dapat
disimpan atau ditimbun
• Drucker (1967), waktu begitu penting,
sehingga hal apapun lainnya tidak akan
bisa diatur, jika tidak dapat mengatur
waktu
Tujuan
• membuat aktifitas menjadi
berguna sebesar mungkin.
• jumlah waktu yang paling sedikit
akan menghasilkan hasil yang
paling besar
Proses
• Adalah perluasan dari metoda
pemecahan masalah mengandung
unsur pengaturan orang lain kearah
efektivitas biaya.
• Melihat situasinya saat ini (actual)
pada lingkup pribadi dan
professional (waktu khusus dan
manajerial).
Prinsip Dasar
1. Sediakan waktu untuk perencanaan dan
menetapkan prioritas
2. Menyelesaikan tugas berprioritas tinggi
sesegera mungkin
3. Tuntaskan tugas sebelum memulai tugas
yang lain
4. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa
berdasarkan informasi baru yang terkait
 tiga (3) katagori prioritas waktu :



Jangan dikerjakan
Dikerjakan nanti
Kerjakan sekarang
Katagori prioritas waktu :
a.
Jangan dikerjakan
Masalah bisa hilang tanpa diatasi, sudah
kadaluarsa, dapat dikerjakan oleh orang lain
informasi dibuang atau diteruskan
b.
Dikerjakan nanti
Tidak disertai jatuh tempo, dapat ditunda, dapat
diperlambat alasan tidak ingin memulai, tidak
tahu dari mana memulainya, tidak tahu dari mana
memulainya meskipun ingin memulai.
c.
Dikerjakan sekarang
Kegiatan yang tidak dapat ditunda (karena
kebutuhan staf, kebutuhan peralatan, rapat dan
lain-lain) dan kebutuhan unit operasional harian.
Penyita Waktu
1. Faktor Internal
 sifat menunda
 perencanaan kurang baik
 gagal menetapkan tujuan dan sasaran
 tidak mampu mendelegasikan
 tidak mampu mengatakan tidak
 terlalu banyak krisis
 terburu-buru, ragu-ragu
 kebijakan pintu terbuka.
2. Faktor Eksternal
telepon
sosialisasi
rapat-rapat
kurang informasi
komunikasi terbatas
kurang umpan balik
kurang adekuat penjelasan kebijakan
atau prosedur
bawahan tidak kompeten
sistem penyimpanan informasi jelek
kertas kerja dan membaca.
Tehnik Manajemen Waktu
1.
2.
3.
4.
Komitmen pribadi untuk perbaikan
Memutuskan apa yang tidak perlu dilakukan
Belajar mengatakan tidak
Mencatat bagaiman waktu digunakan 
“Lembar kerja analisa Waktu” (Brown, 1980)
5. Perencanaan penggunaan waktu
6. Memerangi kebakaran versus mencegah
kebakaran
7. Waktu utama
8. Mengatur ruang kerja
9. Memo-itis (Radang memo)
10. Mengatur orang
Kesimpulan
• Konsep waktu adalah sebuah
fenomena yang konstan.
• Waktu adalah sebuah sistem referensi
untuk pemahaman dan penggambaran
kejadian dan urutan peristiwa.
• Proses manajemen waktu sejajar
dengan metoda pemecahan masalah.