Transcript 2.1. Elemzési szakasz

KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT
III. MODUL – 1. nap
A PÁLYÁZATÍRÁS ÉS
LEBONYOLÍTÁS ALAPJAI –
2. A projektek létrehozása
2.1. Elemzési szakasz
Miről lesz szó?
• 2. A projektek létrehozása
2.1. Elemzési szakasz
2.1.1. Projekt-tervezési technikák
2.1.1.1. SWOT analízis
2.1.1.2. A projekt érintettjeinek
elemzése (stakeholder
analízis)
2.1.1.3. Stratégia-elemzés
2. A PROJEKTEK LÉTREHOZÁSA
- 2.1. elemzési szakasz -
2. A PROJEKTEK LÉTREHOZÁSA
A PCM alapelvek sz.: a logframe (=logikai keretmátrix
(LKM), amely keretbe foglalja és vizuálisan is megjeleníti a
projekttervezés és -elemzés súlyponti megállapításait és
eredményeit) a PCM-nek azon projekt tervezési és
végrehajtási alap eszköze, mely biztosítja:
 a relevanciára (fontosságra)
 a megvalósíthatóságra
 fenntarthatóságra vonatkozó célkitűzések teljesítését.
A logframe módszer alkalmazása nem követelmény a
projektek előkészítése során, használata azonban nagyban
elősegíti a minőségi projektterv megszületését.
A LOGFRAME SZAKASZAI
2.1. Elemzési szakasz: 3 rész:
1. probléma-elemzés
2. célok felállítása
3. stratégia-elemzés
2.2. Tervezési szakasz
2.1. Elemzési szakasz
2.1.1. Projekttervezési technikák
• 2.1.1.1. SWOT analízis
• 2.1.1.2. A projekt érintettjeinek elemzése
(stakeholder analízis)
• 2.1.1.3. Stratégia-elemzés
2.1.1.1. A SWOT analízis
• MICSODA?
Táblázatos formában megjelenített
gyorsfénykép, mely a szervezet aktuális
állapotát mutatja be.
Tárgya lehet még: térség, piac, termék stb.
– Melléklet lehet a pályázathoz
• MIRE JÓ?
A pályázat bírálója számára azonnal világossá
válnak a pályázó szervezet fő fejlesztési
lehetőségei
Jellemző helye pl. a helyzetértékelés zárása
A SWOT analízis – a
helyzetelemzés eszköze
• Projekttervezés folyamatának egy lépése
• EU-s programkészítés fontos eleme
• A helyzetelemzést veszi alapul
• A tényeket értékeli, elemzi és 4 kategóriába
csoportosítja
• Ezen alapul a célok kiválasztása
A SWOT felépítése
Belső tényezők
ERŐSSÉGEK
(Strengths)
GYENGESÉGEK
(Weaknesses)
-
+
LEHETŐSÉGEK
(Opportunities)
VESZÉLYEK
(Threats)
Külső tényezők
A SWOT elemzés lépései
1.lépés: Meghatározott időkereteken belül (pl.
szempontonként 20-30 perc) szabad ötletelés
(„brainstorming”) keretében minden szemponthoz min.
20-25 javaslatot gyűjtünk össze.
A szabad ötletelésnek fontos ismérve: mindent felírunk ami
előkerül, ebben a fázisban nem szabad egyetlen ötletet
sem elvetni vagy megvitatni.
Ugyanakkor a résztvevők koncentráljanak a legfontosabb
problémákra, jelenségekre.
Ne keverjük a külső és belső szempontokat, azonosítsuk
pontosan, hogy az adott felvetés melyik rubrikába
tartozik.
A SWOT elemzés lépései
• 2.lépés: az ötletelés eredményének átszerkesztése.
Igyekezzünk a lehető legtömörebben, de találóan,
szabatosan, megfogalmazni a pontokat.
Gondoljuk át még egyszer, hogy a pontok a megfelelő
rubrikába kerültek-e.
Szűkítsük a kört minden szempont esetében a
legfontosabb 6-10 pontra, a kevésbé fontos pontokat
építsük be a fontosabbakba vagy húzzuk ki.
Tekintsük át még egyszer a táblázatot, és ha úgy találjuk,
hogy az valóban első látásra érthetően, áttekinthetően
írja le az elemzés tárgyát.
A SWOT elemzés
A kész SWOT táblázat többnyire minden
pályázathoz használható, szívesen látott
melléklet, amely segíti
projektünk/szervezetünk/településünk
gyors és áttekinthető bemutatását.
A táblázatot általában célszerű rövid
magyarázattal, következtetésekkel is
kiegészíteni, ha erre van lehetőség.
SWOT elemzés
ERŐSSÉGEK
LEHETŐSÉGEK
GYENGESÉGEK
VESZÉLYEK
2.1.1.2. A projekt érintettjeinek
elemzése
Stakeholder=érintett
A partnerségre épülő projekttervezés az EU-ban
megszokottá vált, Mo: próbálkoznak vele.
Célja: a rendelkezésre bocsátott forrás ne
elszigetelten fejtse ki hatását, hanem a
gazdasági kapcsolatrendszereken keresztül a
potenciális szereplők csoportjaira és ne csak
elemeire hasson.
Partnerség=összefogás
• A vállalkozások, intézmények egymás
versenytársaként tűnnek fel.
• Nincs igazi együttműködés.
„Dögöljön meg a szomszéd tehene
is!”
• Megoldás: Együtt sírunk, együtt
nevetünk elv érvényesítése
Partnerség=összefogás
• A támogatások hatékony és eredményes felhasználása
érdekében sokszor szükséges, hogy egy projektet több
szereplő együtt valósítson meg.
• Az együttműködés lehetséges:
 Pl. térségi jelentőségű projektek esetében több
önkormányzat között (pl. kistérségi szennyvízberuházás)
 integrált projektek esetében önkormányzatok és
vállalkozások, önkormányzatok és civil szervezetek
között (pl. település-rehabilitáció).
Az együttműködésben résztvevők száma elvben korlátlan,
nem rendkívüliek a több tucat önkormányzat
együttműködésében megvalósuló projektek
(pl. regionális hulladéklerakók).
Partnerség
Definíció:
– Szerződéses kapcsolat két vagy több
személy vagy szervezet között, melyek
nyereség elérése érdekében közös
vállalkozásban vesznek részt,
– s amelyek mindegyike osztozik az esetleges
veszteség vállalásában, valamint a
profitrészesedésre való jogosultságban.
Partnerség az EU pályázatok
vonatkozásában
A partnerség két vagy több szervezet között
létrejött kapcsolat, amely a szerződő hatóság
által finanszírozott projekt megvalósítása terén
közös felelősséget ró az együttműködő
partnerekre.
A projekt gördülékeny lebonyolítása érdekében a
szerződő hatóság az összes partnert (beleértve a
szerződést aláíró vezető partnert is) felkéri arra,
hogy ezt olyan módon ismerjék el, hogy
elfogadják a jóhiszemű társulás alapelveit.
A partnerség indíttatása
• „Kell a pályázathoz” (a pályázati
felhívásban előírták)
• Spontán, alkalmi együttműködés
• Hosszú távú stratégiai partnerség
Az együttműködés szintjei
• Támogató nyilatkozat
• Tájékoztatás, információcsere
• Konkrét, tevékeny együttműködés
Partnerség=összefogás
Az együttműködés formája lehet:
gazdasági társaság alapítása
együttműködési megállapodás („konzorcium”) kötnek.
• Amennyiben a projekt megvalósításában érdekeltek
gazdasági társaságot hoznak létre, akkor ez a gazdasági
társaság lehet a pályázó, ő írja alá kedvezményezettként
a támogatási szerződést és ő a felelős a projekt
megvalósításáért
Ha a felek együttműködési megállapodást kötnek, akkor az
együttműködési megállapodásban felhatalmazott
„gesztor” (fő vállalkozó) írja alá kedvezményezettként a
támogatási szerződést (az együttműködési
megállapodás valamennyi aláírója nevében), és felel a
projekt megvalósításáért. A konzorciumok sokrétűségük
folytán a pályázáshoz kapcsolódó feladatokkal is
könnyebben megbirkózhatnak.
Az együttműködés tartalma
(lehetőségek)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Know-how (információ) átadás-átvétel
Közös kutatás-fejlesztés
Közös oktatás
Piaci/munkaerőpiaci tapasztalatok átvétele
Piaci/munkaerőpiaci akciók összehangolása, közös
fellépés
Közös környezetvédelmi akciók
Közös infrastruktúra fejlesztés
Közös kulturális rendezvények
Hagyományápolás
Közös szervezeti struktúrák, hálózatok létrehozása,
működtetése
Az együttműködés haszna
A pályázó részéről:
–teljesíti a kiírásban szereplő feltételt
–szakmai tapasztalatokhoz való hozzáférés
–kapacitásokhoz való hozzáférés (pl. K+F esetében)
–koordináció és kooperáció a versennyel szemben
A partner részéről:
általában közvetlenül nem részesülhet a támogatásból, de:
–know-how terjesztése
–piaci hozzáférés
–koordináció és kooperáció a versennyel szemben
–egyéni szakértői tiszteletdíjak elszámolása
2.1.1.2. A stakeholder analízis
Előnye: A széleskörű egyeztetések révén
pontosítható és javítható a projekt tartalma.
A projekt megvalósulásában érdekeltek – pl.
hatóságok, civil szervezetek, vállalkozások, vagy
az érintett lakosság – közötti párbeszéd
megteremtésével megszerezhető a projekt
támogatása, a valós igényekre szabható a
projekt tartalma, és általában növelhető a
projekt sikerének esélye.
2.1.1.2. A stakeholder analízis
A partnerségi kapcsolatok akkor lehetnek igazán
hatékonyak, ha:
– a felek közt biztosítva van a kölcsönös, és folyamatos
információcsere
– ha a közvetlen projekten és önmagukon túlmutatva a
döntések előkészítésében együttműködnek a térségi
szereplőkkel, a gazdasági és a civil szervezetekkel
– ha kölcsönös bizalommal, együtt, és egyenrangú
félként vesznek részt a tervezésben és a
végrehajtásban.
2.1.1.2. A stakeholder analízis
• Partnernek tekintjük az elvi támogatókat
is, akik – vagy mert az eredmény őket is
pozitívan érinti, vagy mert az intézmény
feladataival összefügg a szervezet
tevékenysége – információkkal,
információs csatornákkal, támogató
nyilatkozatokkal segíthetik az adott projekt
megvalósulását.
2.1.1.2. A stakeholder analízis
A stakeholderek azon szervezetek, személyek
összessége
 akik közvetve befolyásolhatják a projekt
megvalósítását,
 akik közvetlenül érdekeltek a célok
elérésében,
 akik döntöttek a beavatkozásról és
finanszírozzák azt,
 akik részt vesznek a projektben,
 a projekt végső kedvezményezettjei
pl. az érintett lakosság, stb.
2.1.1.2. A stakeholder analízis
• Fajtái:
– Társadalom - helyi közösség- kormány
– Tulajdonosok – alkalmazottak - versenytársak,
– Szállítók – vásárlók
• Jellemzői:
– Jelentőségük a projekt sikerét tekintve változó,
melyet direkt,vagy indirekt módon befolyásolnak
– Összekötő szerepet töltenek be, szószólók,
tárgyalók
– A projekt környezeti folyamat kísérik figyelemmel
• Megéri jó véleményi kialakítani a projektről a
„külvilág” felé. - Lobbizás
2.1.1.2. A stakeholder analízis
Miért van szükségünk partnerekre?
• Információszerzés (támogatási
lehetőségekről is!)
• Többféle szaktudást egyesítünk
• Innováció, ötletek forrása, új látásmód
• Visszajelzés saját munkánkról
• Megrendelések, új feladatok és
források megszerzésének lehetősége
Elkülönítendő csoportok





Projekt team
Partnerek (együttműködők)
Stakeholderek
Alvállalkozók (megvalósításban résztvevők)
A létrejött kapacitást fenntartók
(üzemeltetők)
Célcsoport
A szereplők gyakran több csoport érintettjei
Stakeholder példa
Pl. egy műemlék felújítást támogató projekt
esetén érdekeltek:
Finanszírozó szervezetek
Az egyház, önkormányzat tulajdonosok,
Építési kivitelezők,
Oktató szakemberek,
Közeli település – idegenforgalmi konkurensek,
Turisták,
Szomszédok,
Vállalkozók (igényre települő),
Hatóságok
2.1.1.2. A stakeholder analízis
lépései
•
•
•
•
Az érintettek azonosítása
Információgyűjtés az érintettekről
Az érintettek céljainak azonosítása
Az érintettek erős és gyenge pontjainak
elemzése
• Az érintettek viselkedésének,
stratégiájának elemzése
• Stratégia/Cselekvési terv kidolgozása
2.1.1.2. A stakeholder analízis folyamata
A projekt által érintettek azonosítása és
elemzése (stakeholder analízis)
előnyt élvezők
partnerségi kör
>>
hátrányt szenvedők
probléma kezelés
kompenzáció
projekt megvalósítás
Érintettségi térkép
Annak feltérképezésére, hogy egy adott
témában vagy szituációban a szereplők
• milyen mértékben vannak személyesen
érintve (kicsit, közepesen, erősen)
• milyen mértékű részükről a támogatás
(blokkolók, semlegesek, támogatók)
• milyen mértékű a befolyásuk a témára, vagy
szituációra (kicsi közepes, nagy)
• általunk milyen mértékben befolyásolhatóak
Érintettek elemzése
EGZISZTENCIÁLIS
ÉRINTETTSÉG
Érintettségi térkép - példa
Beszállítók
Versenytársak
NAGY
Vevők
KÖZEPES
Szakiskolák
Önkormányzat
Munkaügyi
központ
A
TÁMOGATÁS
BLOKKOLÓ
BEFOLYÁS A VÁLTOZÁSRA –
MÉRTÉKE
SEMLEGES
NAGY:
KICSI
KÖZEPES:
TÁMOGATÓ
KICSI:
2.1.1.3. Stratégia-elemzés
• Az elemzési szakasz utolsó fázisában történik a kívánt
eredmény eléréséhez szükséges stratégia kiválasztása.
A stratégia a célok olyan csoportját tartalmazza,
amelyeket be lehet illeszteni egy konkrét és önmagában
is életképes projektbe, a rendelkezésre álló idő és
erőforrások függvényében.
• A stratégia áttekinti a különböző beavatkozások,
megoldási lehetőségek, módszerek
megvalósíthatóságát. Miután kiválasztottuk a stratégiát,
a projekt célja és általános célkitűzései többé-kevésbé
rögzítettek.
• A stratégia-elemzési szakasz lezárulásával pontosan
azonosítottuk, körvonalaztuk a valós szükségletekre
alapuló, cél-orientált projektünket. Ezt követően indulhat
meg a tervezési szakasz, a projekt részletes
kidolgozása.
A stratégiai terv elemei
• A stratégia terv főbb tartalmi elemei a
következők:
– jövőkép, küldetés, üzleti filozófia és alapelvek,
– környezetelemzés, működési felülvizsgálat és
értékelés, stratégia célok,
– megvalósítási stratégia, eredmény célok,
árbevétel alakulás, tervezett ráfordítások,
pénzügyi elemzések, megtérülési számítások,
kiegészítő mellékletek,
– a lebontott tervek közül kiemelt szerepe van az
üzleti tervnek, mely elsősorban a vezetés, a
tulajdonosok és a potenciális befektetők számára
készülhet.