Transcript 元智大學預算會計系統說明1000930

元智大學預算會計系統
你要採購嗎？
你要報帳嗎？
編撰：Casper
錢從哪裡來？該花到哪裡去？
認識『經費核定清單』
如何進入預算會計系統
設定報帳權限
權限授權須知：
1. 每一個計畫被授權使用者以一名為限。
2. 更新或刪除助理資料者，需原助理被授權計畫填報之
單據皆已付款後﹝即無在途開支﹞，才能辦理設定或
刪除。
3. 計畫申請結案(按申請結案鈕)後，將移除主持人及助
理經費填單報支權限，但仍保留預算查詢功能。
如有任何問題請洽會計室。
設定助理及計畫秘書之權限
主持人可自行設定助理及計畫秘書之權限：
各計畫主持人須先由個人PORTAL進入預算
會計系統依照操作步驟：(1).自行設定專案
計畫助理權限，完成後助理有權限至預算
會計系統填單報帳。(2).自行設定專案計畫
秘書之權限，此功能可提供各系專門管理
老師計畫之人員查詢計畫執行狀況(只限於
計畫預算查詢)。
設定權限畫面一
設定權限畫面二
進入預算會計系統
1.於元智首頁進入個人PORTAL系統
2.研發建教
3.預算會計
就會進入
『待辦表單』畫面
『待辦表單』畫面
如何花錢？如何報帳？
認識表單種類
1.採購單（買儀器、買耗材、買東買西…）
2.修繕工程單
3.雜項費用單（主持人費、助理費、差旅費）
4.零用金單（10000元以下自己先墊錢的採購）
5.學生專用綜合單
6.薪資單
元智大學報帳可接受單據
（非國科會或專案計畫時）
直式發票（如7-11發票）請打統編00966880
手寫二聯式發票，無統編，買受人寫『元智大學』。
電子式發票（如燦坤，大大張的發票）實為三聯式發票，但如稅金欄
位為0，可視為二聯式發票。
免開立統一發票收據（需蓋有具統一編號的店章，並含負責人名字，
如店章中無負責人名字，需另蓋負責人印）買受人寫『元智大學』
其他注意事項：
日期請完整書寫
金額不得塗改
品名如為代號或統合名稱（如文具、電腦周邊…）請附商品明細或出
貨單
如無商品明細或出貨單，可自行打印清單由計畫主持人簽名，或由計
畫主持人直接於發票加註說明並簽名。
款付個人單據，單張金額不得超過5000元（餐飲類發票不限）
1.採購單
採購單可分為
A.重大設備(大批物品)採購單
B.一般採購單
C.自辦採購單
A.重大設備(大批物品)採購單
與一般採購單的程序完全相同
唯不同是使用於總金額10萬元以上的購案
使用方式請參照一般採購單
重大設備（大批物品）採購單為一式三聯
單，如有需要請至會計室領取使用。
B.一般採購單
適用於採購『20000元以上設備或耗材』
所謂一般件的採購流程，即為透過學校的
『採購組』採購的方式。
註：『設備』的定義：單價在1萬元以上，
可實際保存使用的物件。需要驗收和編列
財產者。（軟體可屬設備）
B-1.一般採購單（設備類）
一般採購單的採購流程
上預算會計系統填單（選 填報新單>>一般採購單>>確定）
參見下頁圖片，需填寫或選擇的部分為紅色標示部分
完成後會出現採購單號：如『採購單935168』
請參考『簽辦過程』範例。經財管組、主持人及單位主管同意，
送案給『採購』，當電腦上的流程完成至此，需準備以下文件：

電腦採購資料傳送單（超過100,000元請改用重大物品請購單）

規格表（需含請購單位、請購人員、請購案號、交貨地點）

三家估價單或獨家代理/製造證明（或中信局共同契約訂購單）

設備水電需求表

計畫經費核定清單（上老師的國科會計畫網頁可下載）
將文件蓋單位主管章後，轉送總務處採購組人員。
當採購完成後，上述文件會交還給您（請務必妥善保管，以便將來
結案用）
送案後會出現單號
簽辦意見處
辦理驗收
等待進貨（進發票）後，在會計系統上進行驗收（填得標
廠商、驗收日期…保管人、發票號碼、保管地點…等資
料）送財管組驗收。
準備結案
製作『支出憑證黏存單』（可先套印）
結案用文件請依序排列裝訂如下：
1. 『支出憑證黏存單』（釘有單據,並完成經手人與驗收
人簽名,書寫摘要及付款對象）設備驗收人需親筆簽名
2.黏存單後方依序裝訂：
『表單』（需列印） 及 『採購時文件』
以上全部製作副本一份（全部文件一式兩份）
完成後送交系辦公室蓋單位主管章（之後會轉送會計室）
結案文件系辦有範本可供翻閱
支
出
憑
證
黏
存
單
B-2.一般採購單（非設備類）
採購流程與設備類相同，唯省略『確認可
列財產否』『單位主管』及『驗收』段。
結案前亦需填入發票號碼、進貨日期、等
資料，但不用填保管人、保管地點等
一般採購耗材參考流程
準備結案
C.自辦採購單
自辦採購單使用於金額2萬元以下採購
亦可分為採購設備及採購耗材
所謂自辦採購就是自己可以決定跟哪家公
司買，不用透過總務處採購。
請注意！需得廠商同意直接進貨和開發票
（尚未付款）待驗收結案後，由學校付款
給廠商。
C-1.自辦採購單（設備類）
因物件需為1萬元以上才能任列為設備。所
以如選擇自辦採購設備，該設備一定就是
價值？萬～？萬之間呢？
雖說可以自己決定跟哪家買，但仍希望您
能『貨比三家』所以，在自辦採購設備時，
請附三家以上的估價單唷！
自辦採購設備，是拿到發票才上系統，要
輸入哪些資料呢？
自辦採購設備申請畫面
自辦採購設備參考流程
自辦採購設備驗收填寫畫面
準備結案
製作『支出憑證黏存單』（可先套印）
結案用文件請依序排列裝訂如下：
1. 『支出憑證黏存單』（釘有單據,並完成經手人與驗收
人簽名,書寫摘要及付款對象）
2.黏存單後方依序裝訂：表單（需列印）及估價單
以上全部製作副本一份（全部文件一式兩份）
完成後送交系辦公室蓋單位主管章（之後會轉送會計室）
結案文件系辦有範本可供翻閱
C-2.自辦採購單（耗材類）
採購整批總金額在2萬元以下耗材時使用。
可以自己決定跟哪家買，但如1萬元以上，
仍希望您能『貨比三家』所以，在自辦採
購耗材時，請附三家以上的估價單唷！
如一萬元以下（小錢啦！）一家估價就可以！
自辦採購耗材，也是拿到發票才上系統，
要輸入哪些資料呢？
自辦採購耗材申請畫面
自辦採購設備參考流程
自辦採購耗材結案填寫畫面
2.修繕工程單
需有修繕費預算，並需為維修同計畫設備
時才可使用！
3.雜項費用單
A.用於報支主持人費、兼任助理費、
鐘點費、臨時工資、演講費….等
B.用於報支國外差旅費（國內差旅費請填零用金單）
雜項費用單申請畫面
雜項費用單範例
準備結案（非差旅費）
製作『支出憑證黏存單』（可先套印）
結案用文件請依序排列裝訂如下：
1. 『支出憑證黏存單』釘有『收據』,並完成經手人與驗
收人簽名,書寫摘要及付款對象（可多名）
2.黏存單後方依序裝訂：表單（需列印）
以上全部製作副本一份（全部文件一式兩份）
完成後送交系辦公室蓋單位主管章（之後會轉送會計室）
結案文件系辦有範本可供翻閱
支
出
憑
證
黏
存
單
準備結案（差旅費）
關於填寫國外差旅費報告表注意事項～～
A.差旅費報告表
http://www.yzu.edu.tw/admin/bo/files/%E5%9C%8B%E5%A4%96%E5%B7%AE%E6%97%85%E8%AA%AA%E6
%98%8E-sample-1000427.doc
B.匯率
C.生活費計算
請多利用『元智大學教職員工國外差旅費報帳文
件檢查表』準備結案文件！
http://www.eo.yzu.edu.tw/DOWNLOAD/元智大學教職員工國外差旅費報帳文件檢查表.doc
A.認識差旅費報告表
http://www.yzu.edu.tw/admin/bo/files/98_TableZ04-sample-9806.doc
(1).機票費請將其它費用（簽証、手續、團費等）扣除。
(2).若不報領機票費，請付証明出國文件，例如機票票根影本、出入境証影本、登機証等資料。
(3).機票採實支實付，專案申請者補助除外。
(4).生活費與註冊費請於國外出差旅費報表上註明換算成台幣的方式並附上匯率証明文件；生活
費請註明出差城市地點與附上行政院日支生活費標準表(日支生活費標準標表請至網址 ：
http://www.nsc.gov.tw/int/5_forms/index.htm下戴)。
(5).生活費匯率請以出國前兌換匯水單或搭飛機前一天（出國前一天）台灣銀行美元賣出即期匯
率為主並附上台灣銀行匯率証明文件。（台銀歷史匯率查詢網址：
https://ebank.bot.com.tw/default.asp?FrnName=BRate）
(6).搭乘飛機第一天及回國當天若夜宿飛機上日支生活費各以4折支給。
(7).註冊費用本會僅補助純註冊費，其餘不補助，金額請以銀行刷卡單上金額為主，若無刷卡單，
匯率引用請依實際註冊幣別為主，日期以出國前一天（搭飛機前一天）台灣銀行美元賣出即期匯
率為主並附上台灣銀行匯率証明文件。(若為人民幣匯率，查詢網址：
http://www.icbc.com.cn/other/quotation.jsp)
(8).出國、返國當日，出差人員報支內陸交通費以本國境內「機關駐地」與「國際機場」為限，
比照國內出差報支交通費規定辦理，除搭飛機應檢據外，餘免檢據，均填在「國外出差旅費報告
表」交通費報支。
(9).計畫主持人若原擬定之出國人員、地點與實際不符，請因研究計畫需要循執行機構行政程序
簽報核准變更。(行政院國家科學委員會臺會綜二字第0980032342號函)
B.匯率計算
外幣兌匯水單或依出國前一天台灣銀行賣
出即期匯率計算。
https://ebank.bot.com.tw/default.asp?FrnName=BRate
人民幣匯率查詢處
美金匯率查詢處
C.生活費計算
專家學者出席國際學術會議日支生活費及
機票金額表 (中國大陸)
專家學者出席國際學術會議日支生活費及
機票金額表 (世界各地)
生活費天數之計算
出發：當天飛當天抵達～（視為會議前一
天）算1天。
當天飛隔天抵達～起飛日算0.4天，抵
達日（視為會議前一天）算1天。
回程：當天飛當天抵達～抵達日是算0.4天。
當天飛隔天抵達～起飛日算0.4天，抵達日
再算0.4天。
會議或公務期間為整日計算。
生活費天數之計算
題目一：參加7/10～7/12日在東京的研討會。7/1出發飛去，
7/20飛回來。生活費可以算幾天呢？
答案：7/1日（視為7/9）算1天，公務或會議期間7/10～7/12算
3天。7/20算0.4天。所以是4.4天。
題目二：參加7/10～7/12日在巴黎的研討會。7/1出發飛去，
7/2抵達，7/19飛回來，7/20抵達台灣。生活費可以算幾天呢？
答案：7/1出發飛去7/2抵達，則7/1算0.4天，7/2日（視為7/9）
算1天，7/10～7/12算3天。7/19算0.4天，7/20也算0.4。所以
是5.2天。
題目三：參加7/10～7/12日在印度的研討會。7/1出發飛去，
7/2抵達，7/19飛回來當天抵達台灣。生活費可以算幾天呢？
答案：7/1出發飛去7/2抵達，則7/1算0.4天，7/2日（視為7/9）
算1天，7/10～7/12算3天。7/20算0.4。所以是4.8天。
出發和抵達日期時間，都以電子機票或登機證上記錄為準！
4.零用金單
用於自己墊錢買東西或國內差旅的時候。
零用金申請的上限是單張單據1萬元以下。
買東西的時候應索取 單據 及 貨品明細。
單據可為 發票 或 免用同一發票收據
元智大學統一編號00966880
零用金單是款付給您的，所以可以是不同
公司的單據集結一次報支！
零用金單填寫畫面
零用金單流程範例
零用金單準備結案
製作『支出憑證黏存單』（可先套印）
結案用文件請依序排列裝訂如下：
1. 『支出憑證黏存單』依時間順序釘有『單據』,並完成
經手人與驗收人簽名,書寫摘要及付款對象
2.黏存單後方依序裝訂：表單（需列印）
以上全部製作副本一份（全部文件一式兩份）
完成後送交系辦公室蓋單位主管章（之後會轉送會計室）
結案文件系辦有範本可供翻閱
如何銷案？
需要銷案時，請『列印表單』，在於書面
表單上寫上：『請銷案。（簽名）』然後
將書面表單送會計室即可。電子流程無須
再辦理（會自動消失）。
如果已經經過總務處議價的案子需要銷案，
則書面表單除自己需要簽名外，還需要總
務處採購組簽名喔！
教師計畫分擔學系行政支出費用
老師執行期間內的國科會計畫，依往例將有部份耗材經費
需提供用以支援系上行政費用。
支援方式將是由逸倫提供系上花費之單據給老師的計畫進
行報帳（都會是可符合計畫內容的項目！）
請帳管人員記得配合保留額度，逸倫會盡快提供單據給計
畫報帳。
國科會管理費收取標準計算公式為：
核定清單中＞＞＞＞業務費之耗材物品及雜項費用那筆金
額＄
$ <10萬元 -------------收10%
10萬元<=$ <20萬元------ 收1萬元
$>=20萬--------- 收1.5萬元
採購國外物品時，如何電匯國外廠商、
進貨、免稅令申請等問題說明！
在向國外廠商採購物品時，若已完成議價或招標程序，需
先電匯付款才能出貨，請依以下方式辦理。
1. 請先確認已完成議價或招標程序，確認最後「成交價格」。
2. 成交價格如為台幣計價，則可直接填寫借款單，透過學校
電匯給廠商。（接第4.點）
3. 成交價格如為外幣計價，請先大約換算匯率後填寫借款單，
並請預留匯差的可能（多借一點），透過學校電匯給廠商。
（接第4.點）
4. 借款單填寫。請上個人PORTAL系統---預算會計---填報新
單---借款單。填寫時選擇要支付的預算來源，於借款說明
處註明：聯絡人、採購單號、成交價格…等相關採購資訊
及欲電匯廠商的資料。依序傳送後，學校將會電匯付款給
廠商。後續請自行聯絡進貨事宜。
關於進貨
如您直接向國外採購物品，在貨品寄送抵
達台灣時，如果您沒有『進口教育用品免
稅令』則該貨品將被科以關稅。
您可以～～
1. 支付關稅，自行吸收成本。
2. 出示您已申請的免稅令給貨運公司（如聯
邦快遞、UPS）通關。
3. 支付押金，先行通關後。待申請得到免稅
令後，向關稅局申請退押金。(請記的辦理
退還，以免海關發函通知退款)
免稅令的申請
請填寫『進口教育用品明細表』 請確認品
名(含中文名稱）及價格與國外進口時之
invoice內容相同。（如附件）
填寫後寄送給總務處張曉琦小姐
bohcchang＠saturn.yzu.edu.tw ，煩請她
幫忙代為向教育部申請免稅令文件。(約需
一個月，請自行斟酌時程提出)
如何辦理押金通關
當貨運公司（如聯邦快遞、UPS）通知您
貨物已抵達台灣，而您尚未有免稅令時，
請告知廠商辦案押金通關，廠商會提供文
件給您填寫，並於貨到時，向您收取押金。
請保留好收據。
如何辦理退押金
1.
當學校申請得到免稅令時，請您至總務處向張曉琦小
姐登記借用該文件。(如需借用正本，使用完畢後請務必
歸還，供海關日後查驗；如不歸還，之後借用只能提供影
本)
2.
向關稅局索取退押金文件（台北關稅局 進口組 徐小姐
03-3834161-237）。
3.
填寫好該文件後，連同免稅令影本、用印申請書（範
例附件），向秘書室申請用印（蓋官防）
4.
所有文件備齊後，寄送至33758桃園中正國際機場航
勤北路21號（台北關稅局進口組）
5.
不久後關稅局將寄來『退還保證金通知書』請再填寫
一次『印信申請單』申請在該通知書上蓋官防。完成後再
次寄回關稅局（請參照通知書之說明）
6.
.然後關稅局會開支票退給學校，再由學校退押金給您！
免稅進口教育研究用品專簿
在完成了所有動作後，最後完成免稅文件的
歸檔。此時需製作免稅進口教育研究用品
專簿，填寫存放處所、進口放行日期、報
單號碼等資料。範本如附。填寫後將文件
印出於登載人上蓋章（簽章時請不要壓日
期）再交給張曉琦小姐即可。
免稅令後續結案事項
待物品進貨後，請
1.如有借用正本免稅令，請盡速歸還總務處
張曉琦小姐。
2..需檢附"進口報單"供"免稅進口教育研究用
品專簿"填寫。(專簿裡面要填的進口放行日
期和報單號碼都在此份文件)
3..由總務處張曉琦小姐填寫"免稅進口教育研
究用品專簿"後，轉寄於申請人；申請人請
將文件印出並於登載人上蓋章，書面擲交
總務處張曉琦小姐，(簽章時請不要壓日期)
其他注意事項
可以指定廠牌但不能指定將特定經銷商
刻意拆單採購！
退件處理後，請勿撕去原先的錯誤通知！
退件的資料會在哪裡呢？ANS：實驗室信
箱或老師信箱或70502辦公室。