Transcript aula_pos_graduacao_1_2-_eventos

MBA em Gestão de
Empreendimentos Turísticos
Módulo Eventos
Rodrigo Tadini
Vídeo Emerson Fitipaldi 40 anos
Objetivo: Apresentar ao grupo
participante de que forma os
eventos ajudam a consolidar
imagens, fortalecer parcerias,
construir novos negócios.
Rodrigo Tadini
O que é um evento hoje?
Rodrigo Tadini
É um momento... único
 Fascina participantes
 Gera conversa
 Prestígio e status
 Marca
O super herói da Medley, Max, impressionou com seus super poderes os participantes
do evento realizado pela DROGA RAIA no FE Comércio em abril/07.
Rodrigo Tadini
Causa Impacto/Notícia
Vestido de Lady Gaga criado com vinte quilos de carne especialmente para
Vídeo Music Awards 2010 gerou indignação em vegetarianos do mundo todo
 Deve suscitar interesse da
mídia
 Atrai potenciais
patrocinadores
 Divulga Empresa/Marca
Rodrigo Tadini
Momento no tempo e espaço
Evento internacional que reuniu popstars como ELTON JOHN, STING, PAUL
McCARTNEY entre outros no Royal Albert Hall uma das mais tradicionais casas de
espetáculo do mundo.
 Ocorre num período de
tempo início/fim
 Ocorre sempre num dado
local pré-definido
Rodrigo Tadini
Estimula sentidos e Provoca Sensações
Urso Micha mascote dos Jogos Olímpicos de Moscou chorando na cerimônia de
encerramento dos Jogos, Cerimônia de Abertura dos Jogos Olímpicos de Verão
Beijing 2008.
Rodrigo Tadini
Tem uma estratégia associada
“É uma extensão ao mundo do automobilismo que o cliente não costuma
vivenciar”, “O foco mais importante da campanha é a felicidade das pessoas em
passar por uma experiência única neste evento. O importante é a quantidade
de sonhos realizados, o cliente adquire lembranças pro resto da vida”.
 É planejado
 Tem objetivos claros
 Dirige-se a um público alvo
bem delimitado
Rodrigo Tadini
Os colaboradores são peça fundamental
 Feito por pessoas para pessoas
 Formação adequada
 Equipe vasta (produção, criatividade,
angariador de clientes e novas ideias)
Rodrigo Tadini
Gera e consolida áreas de atividade
 Catering
 Espaços para eventos
 Empresas de espetáculo e
animação
 Empresas de imagem e
vídeo
 Cenografia
 TIC’s e sistemas de
credenciamento
Rodrigo Tadini
Instrumento de Comunicação/Marca
Festa Chilli Beans realizada na edição 2011 do Reality Show Big Brother Brasil
 Instrumento de Marketing
 Divulga empresa e marketing
 Serve aos objetivos estratégicos da
empresa
Rodrigo Tadini
Atividade 1
Eventos de Sucesso
Em grupo de 4 pessoas:
Cite dois eventos que de acordo
com o grupo fizeram parte de suas
vidas. Apresente quais fatores
relacionados fizeram com que
estes dois eventos continuassem
vivos na memória do grupo.
Rodrigo Tadini
Brainstorming, como organizar?
1. Moderador – visa facilitar o processo de construção do evento
selecionando as ideias iniciais apresentadas pelos participantes
(apenas um moderador).
2. Relator – seu papel é anotar todas as informações
apresentadas, facilitando o trabalho do moderador e dos
participantes sobre os conteúdos já expostos (apenas um
relator).
3. Participantes – serão os responsáveis por fornecer ideias para
construção do evento (até seis pessoas).
Rodrigo Tadini
Parte 1 – Atividade 2 – Pensando no melhor evento.
Parte 2 – Atividade 3 – Planejar eventos “Dia da integração
interna SENAC Macapá”.
Parte 3 – Entendendo a ligação entre o planejamento e a
captação de parceiros no mercado.
Parte 4 – Proposta World Study Semana de Monitoria
Rodrigo Tadini
1. Conceito ou Intenção
Refinamentos
2. Estudo de Viabilidade
3. Decisão
4. Planejamento e implementação
5. O evento e Finalização
6. Avaliação do evento e feedback
(Getz, 1997)
Planejar eventos...
COMO?
QUANTO?
Por que
eventos?
QUAL?
QUEM?
ONDE?
QUANDO?
Rodrigo Tadini
Atividade 2 – Pensando no melhor evento
Leia o texto a seguir e identifique entre as opções, qual é o tipo de evento mais
indicado para a ocasião.
O empresário Carlos Henrique Godoy proprietário de uma empresa na área de
telecomunicações percebeu a necessidade de realizar um evento que integrasse os
funcionários de sua empresa, seus fornecedores e potenciais clientes de seus
produtos. Para tanto, o empresário buscou a assessoria de um experiente
organizador de eventos da cidade de Santa Rita do Sapucaí que apresentou um
cardápio de opções diante das seguintes necessidades de Carlos Henrique:
a) Evento de curta duração que não ultrapasse três horas.
b) O evento deverá ser realizado no período próximo ao almoço e em uma sexta-feira.
c) O público presente será em torno de cinquenta pessoas.
d) Serão servidas bebidas alcoólicas e alimentos reforçados.
Rodrigo Tadini
e) O empresário Carlos Henrique deverá estar em posição de destaque junto
aos principais fornecedores e potenciais clientes.
f) No mesmo ambiente do evento deverá ser apresentado um vídeo
institucional.
Com base nas exigências acima apresentadas pelo empresário identifique
qual tipo de evento é o mais adequado para atender as necessidades do
cliente.
( ) Brunch no refeitório da empresa entre 11h e 14h.
( ) Churrasco entre 12h e 15h em uma tenda especificamente montada no
estacionamento da empresa.
( ) Almoço network com mesa em formato banquete em um badalado
restaurante italiano da cidade.
( ) Um coquetel com canapés e salgadinhos em um clube da cidade.
Rodrigo Tadini
Resposta Comentada da Atividade 2
O evento mais correto dentro das opções apresentadas é o almoço network. O brunch
no refeitório não caracteriza um evento diferenciado junto aos funcionários
convidados que tradicionalmente se alimentam no local. O churrasco é um evento
muito informal quando se quer captar novos clientes e dificulta a apresentação de um
vídeo institucional devido à iluminação no período proposto. O coquetel geralmente é
organizado no período da noite e os alimentos servidos não são reforçados como
deseja o cliente. Já o almoço network em um restaurante conhecido da cidade
demonstra a preocupação do anfitrião em bem receber e alimentar seus convidados
em um lugar diferenciado e de destaque. O restaurante também proporciona que o
evento aconteça dentro do prazo de tempo solicitado, visto a definição prévia do
cardápio, estacionamento fácil, localização. O restaurante também evita a interrupção
dos serviços gerais da empresa, sendo assim, a melhor opção dentre as apresentadas.
Fim da Resposta Comentada
Rodrigo Tadini
Atividade 3 – Planejar Eventos
Brainstorming
Dia da integração interna
1. Moderador
2. Relator
3. Participantes
Rodrigo Tadini
Conceito ou propósito da oferta
Por que não criar uma convenção reunindo os polos dos
cursos da EAD/Consórcio CEDERJ?
Rodrigo Tadini
Uniforme
diferenciado
Apresentação
de novos
parceiros
Música
Apresentação
de novos
funcionários
Gincana
Metas
anuais
Descontração
Palestra,
talkshow, etc.
Vídeo
motivacional
Diversão
Conhecimento de
novos produtos
Valores do
SENAC
Vídeo
institucional
Palavra do
diretor
Café de boas vindas,
coffee break, coquetel,
etc.
Ambiente
gostoso
Premiação
Estudo de viabilidade
 Capacidade da organização/anfitriã
 Orçamento
 Impactos
 Pesquisa de mercado
 Patrocinadores
Rodrigo Tadini
4.1 Propósito/visão/missão
Parceiros de evento
4.2 Estabelecimento de metas e objetivos
4.3 Análise da situação
4.4 Identificação de estratégias alternativas
4.5 Desenvolvimento de planos operacionais
E seus sistemas de controle correspondentes
4.6 Avaliação do evento e feedback
(Allen et al, 2003)
Processo básico
1.
Identificar os stakeholders, suas necessidades/desejos
resultados esperados em relação ao evento.
e
2.
Estabelecer objetivos mensuráveis baseados nos resultados
esperados pelos stakeholders.
3.
Desenhar ferramentas de mensuração baseadas nos objetivos.
4.
Desenhar, desenvolver e entregar conteúdo e uma experiência de
evento que dê suporte a esses objetivos.
5.
Demonstrar “seu ROI”
pela análise dos dados e pela
demonstração dos resultados a todos os stakeholders.
Rodrigo Tadini
MC DONALD’S AGORA – CONVENÇÃO DE
OPERAÇÃO 2010
Uma super tenda foi montada na Costa do Sauípe para receber o McDonald’s Agora, Convenção
de Operações 2010. A convenção do McDonald’s reúne gerentes, franqueados e fornecedores
para integrar, informar e motivar a equipe. Ao todo, 1360 pessoas participam do evento e conta
com 83 stands de fornecedores.
Rodrigo Tadini
Sinergia para vencer - convenção de operações 2005
Rodrigo Tadini
Rodrigo Tadini
Estabelecimento de metas e objetivos
 Objetivos Econômicos
 Assistência/Participação
 Qualidade
 Consciência/Conhecimentos Atitudes
 Recursos Humanos
Rodrigo Tadini
Análise da situação
 Políticos/Legais
 Econômica
 Sóciocultural
 Tecnológicos
 Demográficos
 Físicos
 Competitivos
Rodrigo Tadini
Identificação de Estratégias Alternativas
Rodrigo Tadini
Identificação de Estratégias - Eventos Verdes
 Parcerias – com quem vou associar o meu evento?
 Utilização de geradores?, carros pesados
 Contratação de fornecedores locais
 Avaliar materiais (reciclagem/reutilizáveis) “brindes”
 Utilização de mídias digitais X impressões
 Materiais ecoeficientes e Gerenciamento de resíduos
Rodrigo Tadini
Proposta World Study
Semana de Monitoria
Objetivo: Entender a ligação
entre o planejamento e a
captação de parceiros no
mercado.
Rodrigo Tadini
MISSÃO WORLD STUDY
Ser
uma
organização
de
educação
intercultural comprometida com a qualificação
do profissional para o mercado do século XXI
e a satisfação e crescimento de seus
colaboradores, a fim de promover o
desenvolvimento cultural, acadêmico e social
do ser humano e das sociedades e contribuir
para o estabelecimento da paz entre os
povos.
VISÃO WORLD STUDY
Ser referência nacional e internacional na área de
educação intercultural promovendo o intercâmbio
como
veículo
fundamental
para
o
desenvolvimento pessoal e profissional do
indivíduo através da inovação constante nesta
área
APOIO
Coffee break para os alunos:
 Viton 44
 Fornecimento de bebidas;
 Bauducco/ Cia do doces
 Fornecimento de produtos alimentícios;
PATROCÍNIO
Curso de idiomas Wizard
PATROCÍNIO
Convidamos a World Study a
participar da Semana de Monitoria
2011
e integrar-se aos alunos e
possíveis demandantes da
experiência do intercâmbio!
PROPOSTA DE PATROCÍNIO
MONITORIA 2011
Semana de Monitoria 17 à 21
Out
Quantidades de monitores participantes:
• 1a. etapa (17/10): 1058 monitores espalhados
pelas diversas unidades e departamentos
• 2a. etapa (19/10): 200 pessoas (100 monitores e
100 professores) - nesta etapa os monitores e
professores se reunirão no Gragoatá durante todo
o dia (de 8 da manhã as 17 horas), tendo uma
cerimônia de integração no auditório da faculdade
de educação entre 12 e 14 hs.
PROPOSTA DE PATROCÍNIO
MONITORIA 2011
• Levantamento
quali-quantitativo
da
demanda
em
potencial envolvida no evento. Ficha de inscrição com
informações sobre intercâmbio: programas, países,
cidades, etc.
• Redes Socias
• Cerimonial, Folders, banners, pastas, fundo de tela.
• Mailing dos participantes
• Totem
DIVULGAÇÃO
DIVULGAÇÃO
 Redes Sociais
TOTEM WORLD STUDY
 Turismo
 Relações Internacionais
 Jornalismo
 Outros cursos de interesse?
World Study Evento Específico
• Evento paralelo World Study/Turismo UFF
• Palestra e Talk Show (intercâmbio/abertura de
franquia/experiência pessoal)
• Análise dos produtos World Study disciplina
Agenciamento I e II
• Sorteio de brindes/oportunidade de estágio
• Sala Temática: Cores da empresa/Fotos de
Clientes
World Study Evento Específico
World Study Evento Específico
INVESTIMENTO World Study
O Investimento total da proposta que inclui
os pontos apresentados é no valor de
2000 reais
Juntem-se ao evento, venham
conhecer aqueles que se
interessam pelos seus serviços
e nos ajudem a criar as melhores
experiências possíveis!
Parte 1 – Construção da proposta do Open Day SENAC
Macapá.
Parte 2 – Vídeo Universidade Corporativa UNICIESP.
Parte 3 – Planos operacionais.
Parte 4 – Avaliando eventos de sucesso.
Rodrigo Tadini
Atividade 4 – Open Day
Em grupo de 6 pessoas:
Construa
o
Open
Day,
utilizando a técnica de
Brainstorming e os seus
conhecimentos
sobre
planejamento de eventos.
Rodrigo Tadini
Vídeo Universidade
Corporativa UNICIESP
Rodrigo Tadini
Desenvolvimento de Planos Operacionais e
Sistemas de Controle
Recurso
Processo de Gerenciamento de Projeto
Saída de Evento
Tempo
Gerenciamento de Tempo
Cronograma
Dinheiro
Gerenciamento Financeiro
Orçamento
Recursos Humanos
Gerenciamento de Recursos Humanos
Organograma
Informação
Gerenciamento de Comunicações
Manuais
Espaço
Gerenciamento de Espaço
Arquitetura do Evento
Fornecedores
Gerenciamento de Contratos
Projetos
Rodrigo Tadini
As seis dimensões de uma experiência de
evento
Percepção
Final
Primeira
Impressão
Chegada
Materiais
e Marketing
Atmosfera
e Decoração
Transporte
e Entrada
Entretenimento
Partida
Comida e Bebida
Rodrigo Tadini
Rodrigo Tadini
Rodrigo Tadini
Rodrigo Tadini
Como avaliar o sucesso de seu evento?
É fundamental a necessidade de monitorar e avaliar o progresso;
coordenar decisões em todas as áreas de forma que os objetivos
do evento avancem; e despertar o interesse, inspirar e motivar
os responsáveis pela execução dos vários elementos do plano.
Rodrigo Tadini
Avaliando eventos...
Planejamento
Baseado em
objetivos e pesquisa
Evento
Avaliação baseada
na observação,
feedback e estudos
Implementação
do plano do
evento
Rodrigo Tadini
Avaliação e feedback
 Dados de entrada/Indicadores;
 Reação e valor percebido;
 Aprendizado;
 Aplicação e implementação;
 Impactos e consequências
Rodrigo Tadini
Atividade 5
Um grupo de alunos do curso de Turismo da Universidade Federal Fluminense
(UFF) optou durante o trabalho de produção de eventos pela organização de
uma tarde de lazer junto a uma renomada instituição de caridade da cidade
de Niterói que cuida de crianças abandonadas pelos pais. Tal evento consistirá
em uma série de atividades lúdicas como: brincadeiras específicas, desenho,
artes plásticas, apresentação de filmes e um rodízio de pizza. O evento
também promoverá a integração entre os alunos do curso de Turismo e
Hotelaria da UFF, bem como os professores das disciplinas relacionadas a
lazer e eventos dos dois cursos. A partir de seus conhecimentos sobre
eventos, defina uma ordem lógica para o cronograma de atividades
relacionadas a este evento.
Rodrigo Tadini
1. Brainstorming para construção do projeto integral do evento (missão,
objetivos, análise swot, estratégias, planos operacionais).
2. Montagem de um projeto comercial visando conquistar parceiros
(patrocinadores) para o evento.
3. Contato com a instituição de caridade.
4. Concepção da ideia do evento e sua equipe de criação.
5. Selecionar e adaptar as atividades lúdicas de acordo com o perfil das crianças
e o espaço físico da instituição de caridade.
7. Apoio junto às coordenações dos cursos de Turismo e Hotelaria, bem como
os professores das áreas de lazer e eventos.
8. Recrutar, selecionar e capacitar os alunos para as atividades diversas, como:
recreação, mestre de cerimônias, garçom, etc.
9. Contato com a imprensa visando divulgar o evento, os cursos citados e o
trabalho realizado pela instituição de caridade.
10. Contratar um responsável para preparação das pizzas do rodízio.
Rodrigo Tadini
Resposta Comentada
A ordem correta do cronograma do evento citado deve respeitar as
seguintes ações sucessivas: 4, 1, 3, 7, 6, 2, 5, 8, 10, 9.
Inicialmente é preciso identificar os atributos necessários para que o
evento ocorra, através de seu planejamento e construção do projeto.
Depois disso, cabe ao grupo organizador já definido anteriormente,
contatar as instituições envolvidas, conhecer o local do evento e
buscar patrocinadores para o evento. Chegando à fase final, é preciso
capacitar os alunos para o exercício das atividades, contratar o
responsável pela alimentação e por último, a mídia, que divulgará as
instituições e o evento.
Rodrigo Tadini
Parte 1 – Finalização do Projeto Open Day.
Parte 2 – Apresentação do Congresso Corporativo.
Parte 3 – Apresentação Final.
Rodrigo Tadini
Projeto Congresso Corporativo
Rodrigo Tadini
Obrigado!
Rodrigo Tadini
[email protected]
(21) 80518483
Rodrigo Tadini