Transcript Erweiterte Beschlusskontrolle

Effektives Beschlusscontrolling
Karl-Heinz Breuch
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Seite 1
Inhalt
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Definition
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Einfache Beschlusskontrolle
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Erweiterte Beschlusskontrolle
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Recherche
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Kontakt
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Definition - Beschlusscontrolling bedeutet
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die Beauftragung von Personen oder Abteilungen der Verwaltung zur
Umsetzung der Beschlüsse der Gremien
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die Verwendung eines Wiedervorlagesystems als Unterstützung bei der
Umsetzung der Beschlüsse
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ein flexibles und dynamisches Berichtswesen für die Verwaltung und/oder
die Gremien
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Suchen und Finden von Beschlüssen und deren Umsetzung
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Einfache Beschlusskontrolle - Funktionen
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Basis ist der Tagesordnungspunkt einer Sitzung
Beauftragung einer Abteilung oder einer Person zur Umsetzung des
Beschlusses
Delegieren der Aufgabe an Dritte durch Teilaufgabe
Wiedervorlagesystem
Beschlussausführung mit Erfassung eines Kurzberichts
Berichtswesen in Listenform
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Einfache Beschlusskontrolle - Voraussetzungen
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Session Sitzungsdienst
Session Listen
SessionNet (Optional)
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Einstellungen Systemdaten
 Definition der Aufgabe zur Beschlusskontrolle
 Festlegung der Texte, die zur Beschlusskontrolle angezeigt werden
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Einstellungen Stammdaten
 Aufgabe und ggf. Teilaufgabe zur Beschlusskontrolle
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Beschlusskontrolle einleiten
 Aufruf der Tagesordnung einer Sitzung
 Aufgabe starten über „Kontrolle“
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Aufgabe bearbeiten
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Einfache Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Berichtswesen über Session Listen
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Einfache Beschlusskontrolle – Vor- und Nachteile
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Vorteile
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Einfaches Handling
Übersichtliches Wiedervorlagesystem
Schnelle und übersichtliche Berichte
Nachteile
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Kein Workflow
Keine Möglichkeit längere Berichte zu verfassen
Zwischenberichte werden nicht historisiert
Deine Dokumentengenerierung
Keine Anlagenverwaltung
„Ungefilterte“ Veröffentlichung im Internet
Kein umfangreiches Berichtswesen
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Funktionen
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Basis ist die Vorlage zu einem Tagesordnungspunkt einer Sitzung
Erstellung eines „Controllingprojekts“
Bearbeitung des Workflows
Erfassung von ausführlichen (Zwischen-)Berichten
Dokumentenerstellung
Anlagenverwaltung
Standardberichte
Erweitertes Berichtswesen über Druckauftrag
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Voraussetzungen
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Session Sitzungsdienst
Session Projekte
Session Listen
Session Druckauftrag (Optional)
SessionNet (Optional)
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Einstellungen Stammdaten
 Neuer Vorgangstyp „Projekte“
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Beschlusskontrolle einleiten
 Aufruf der Tagesordnung einer Sitzung
 Aufgabe starten über „Projekte“
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Projekt bearbeiten
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Texterfassung über Standard-Textverarbeitung
 Auftragstext
 Zwischenberichte
 Realisierungstext
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Dokumente
 Dokumentenerstellung
 Anlagenverwaltung
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Projektstatus festlegen
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Einfaches Berichtswesen über Session Listen
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Falls das nicht reicht: Workflow über Controllingvorlagen
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Erweiterte Beschlusskontrolle - Ablaufbeschreibung
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Ausführliches Berichtswesen: Session Druckauftrag
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Recherche - Session
- Suchfelder Projekte
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Erweiterte Beschlusskontrolle – Vorteile
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Vorteile
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Unbegrenzte Texterfassung
Flexibler Workflow
Unterstützung mehrerer Workflows bei größeren Projekten
Statusanzeige mit „Ampelfunktion“
Flexible Dokumentenerstellung
Anlagenverwaltung
Einbindung Druckauftrag
Recherche
Gezielte Veröffentlichung im Informationssystem

„Projekte“ auch nutzbar als Sammelmappe
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Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG
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Standort Köln
Standort Dresden
Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing
Kundenbetreuung
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Internet:
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Internet:
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