Transcript 使用機關端教育訓練簡報
公文電子交換網路系統 交換機關端系統教育訓練 公文G2B2C中心 2012年 1 大綱 • 新系統架構說明 • 交換機關端系統作業說明 –系統安裝環境與需求 –eClient公文用戶端系統 安裝相關軟體之說明 eClient安裝及環境設定 eClient相關資料夾說明 eClient登入及介面說明 收發文狀態表介面功能說明 簡易狀況處理方法 收發人員分開eClient 網頁說明 網頁簡易狀況處理方法 2 新系統架構說明 3 新系統整體架構圖 綠色實線：交換中心回報交換紀錄。 紫色虛線：交換中心之間公文或表單 的傳遞。 紫色實線：交換中心與收發機關端之 間公文或表單的傳遞。 4 統合公文電子交換中心(eCenter)交換機制 管理主機 ※硬體設備數量依交換中心規模 而定 『交換主機』計算規則： 1台主機最多可容納100個交換機關 1台主機最多可容納每天4,000件公 文交換量。 交換主機 所屬交換機關 5 新系統交換流程圖 統 合 交 管理層 其他統合交換中心 ( 1 台管理主機) 交換層 ( X 台交換主機) 換 中 心 交換機關 原有(舊)交換系統使用機關 6 新舊系統架構比較 現行XML-Box架構 公文電子交換網路系統架構 7 新系統架構調整要點 • 新系統架構穩固性高 – 即使公文G2B2C中心故障無法運作，各機關間公文 交換仍可持續進行。 – 即使各交換中心內單一交換主機故障，其他交換主 機亦可接手處理。 • 與舊系統(XML-Box)架構之差異 – 交換主機由原來各機關自行管理之XML-Box集中於 統合交換中心一起調度管理。 – 憑證(GCA卡)由XML-Box主機移至交換機關端PC。 8 系統安裝環境與需求 9 系統安裝環境與需求 準備一台作業系統為XP或以上之個人電腦。 建議CPU規格為雙核心以上 (32位元，勿採用64位元 的作業系統)，記憶體建議2G 硬碟空間建議20GB以上 安裝Microsoft .NET Framework 2.0 SP2 (若已有.NET Framework 3.5 則不需安裝) 安裝PDF瀏覽軟體 (如使用Adobe Reader，建議9.1版以上) 視讀卡機需求安裝讀卡機驅動程式 網路連線正常 10 eClient公文用戶端系統 11 eClient (公文用戶端系統) 1. 安裝相關軟體之說明 2. eClient安裝及環境設定 3. eClient相關資料夾說明 4. eClient登入及介面說明 5. 收發文狀態表介面功能說明 6. 簡易狀況處理方法 7. 收發人員分開eClient 網頁說明 8. 網頁簡易狀況處理方法 12 安裝相關軟體之說明 13 安裝相關軟體之說明(1) 軟體請依照以下順序進行安裝： 如已有Microsoft .NET Framework 2.0 SP2 或 .NET Framework 3.5 1. dotnetfx.exe (.NET Framework 2.0) 2. NetFx20SP2_x86.exe 則不需安裝！ (.NET Framework 2.0 SP2) 3. PDF瀏覽軟體--如使用Adobe Reader，建議用9.1版以上 (提供可攜式檔案文件預覽功能) 4. eClientSetup-V2.0.50.53221 (eClient最新之主安裝程式) 注意：若收發分開，eClient只需安裝於收文電腦。 14 eClient安裝及環境設定 (同一機關請安裝eclient於一台電腦即可，若收 發人員使用不同台電腦，請安裝於收文人員之電腦) 15 安裝eClient步驟1 1、請點選「下一步」。 2、請點選「下一步」。 16 安裝eClient步驟2 3、資料夾不存在是否建立資料夾：請點選「是」。 4、選擇公文資料檔存放路徑：選擇 自訂路徑或依照預設完成，請點 選「下一步」。 17 安裝eClient步驟3 5、C:\Docs不存在，現在要建立目錄嗎？：請點選「是」。 6、建議依照預設資料夾，請點選 「下一步」。 18 【補充說明】 更換eClient安裝路徑及公文存檔路徑 之設定方式 (預設安裝在C槽) 19 補充說明-更換eClient安裝路徑之設定 1、請點選「下一步」 2、請點選「瀏覽」可自行選 擇安裝路徑 20 補充說明-更換eClient安裝路徑之設定 3、請依需求選擇eClient程式安裝的位置，只需選擇根目錄， 舉例：要安裝在D磁碟機，只需點選本機磁碟D。選擇完成後 點選「確定」 預設為C磁碟機 21 補充說明-更換eClient安裝路徑之設定 4、eClient程式即會安裝在調整後的位置， 確定位置無誤後，點選「下一步」 5、彈跳出確認視窗 請點選「是」 22 補充說明-更換eClient安裝路徑之設定 6、請點選「瀏覽」，選擇公文資料 檔存放的路徑(資料夾名稱為Docs) 7、瀏覽資料夾 預設為C磁碟機 23 補充說明-更換eClient安裝路徑之設定 8、依需求選擇公文檔案存放路徑：A、選擇根目錄→B、點 選建立新資料夾→C、於根目錄下產生Docs資料夾→D、確定 A C B D 建議公文檔案與eClient主程式放置於同一根目錄下，例如：eClient主 程式安裝於D磁碟機，公文檔案存放位置也請選擇於D磁碟機 24 補充說明-更換eClient安裝路徑之設定 9、確定公文檔案存放路徑後，請點選「下一步」 10、詢問是否建立此目錄， 請點選「是」 25 安裝eClient步驟4 11、建議勾選建立桌面圖示；請點選「下一步」。(系統預設為勾選) 26 安裝eClient步驟5 12、請點選「安裝」。 27 安裝eClient步驟6 13、安裝完成畫面出現後，請點選「完成」；如不需馬上啟 動eClient，先取消打勾後，再點選「完成」。 28 安裝eClient步驟7 14、上一步若選擇啟動eClient，則會出現「連線中，請稍待」的畫面。 15、出現下面畫面，點選「確定」即可進行環境 設定。 注意：點選「確定」之前請先將讀卡機插上，否則會出現錯誤訊息。 29 安裝eClient步驟8—環境設定 16、「機關資料設定」：設定機關代碼及單位代碼。 注意：1、收發文非同一人之機關，請將『程式開啟時同時開啟網頁查詢功能』打勾，即可透 過Web網頁查詢收發文狀況。 2、如要啟用此功能，建議此台電腦需具備「雙核心」中央處理器 (CPU) 。 30 安裝eClient步驟9 —環境設定 17、「機關資料設定」：一般設定及測試，可進行網路及印 表機連線測試。 31 安裝eClient步驟10—環境設定 18、「發文設定」：提供發文目錄路徑設定，可使用瀏覽鍵 選取目錄路徑。依照各機關單位目前使用之交換系統（ 例如Utility） 的發文路徑（不加密）設定即可。 以XML-Box交換系統(Utility)為例 32 安裝eClient步驟11—環境設定 19、「發文設定」：擷取回覆訊息(OM)；提供部分公文管理 廠商擷取發文訊息。依照各機關單位目前使用之交換系統（ 例如 Utility）擷取回覆訊息的設定即可。 以XML-Box交換系統(Utility)為例 33 安裝eClient步驟12 —環境設定 20、「收文及整合設定」：提供收文列印設定；系統預設收文列印 有勾選，如不須列印，請將此項目及同時列印附件項目取消勾選。 34 安裝eClient步驟13—環境設定 21、「收文及整合設定」：可依照各機關單位目前交換系統(例 如 Utility )或公文管理系統的收文路徑進行設定即可。 以XML-Box交換系統(Utility)為例 35 安裝eClient步驟14—環境設定 22、「收文及整合設定」：公文管理整合設定只針對使用「基 層機關公文整合系統」用戶才需進行勾選設定。 (1)、啟用公文管理整合： 勾選此項後收到的轉為可攜式公文本文 第一頁右下角位置會顯示取號條碼。 (2)、公文管理整合失敗後繼續列印： 是指若收到的公文沒有成功取到號，是 否仍要繼續列印。 (3)、收到來文後轉換成下列編碼： 預設為現行通用的BIG-5，若公文管理 已可收取UTF-8格式之公文檔，亦可選 擇此項，能解決罕用字呈現問題。 36 安裝eClient步驟15—環境設定 23、「收文條碼設定」：收文列印時，於公文右下角會產生公文 之來文號條碼，以提供公文管理收件時使用。(系統預設未勾選) 37 安裝eClient步驟16—環境設定 24、「系統維護」：可進行清除Log、提供磁碟空間容量提醒及資 料封存功能。 (1)、定期清除Log資料： 系統維護頁面可設定定期清除 Log資料的時間，以實際日期計 算至少須保留30天的log紀錄。 (系統預設未勾選) (2)、磁碟空間： 系統預設公文資料夾(Docs)可用 空間少於500M即顯示提醒訊息， 可依需求上下調整。 25、環境設定皆完成後，即 可點選套用，再點選確定， 即結束環境設定畫面。 38 38 安裝eClient步驟17—環境設定 25、「系統維護」：『資料封存』功能。 ◎eClient封存功能特性： A、封存提醒功能(預設值為半年通知)。 B、封存後可將備份檔複製於可攜媒體上 瀏覽（ex. 隨身碟等..）。 C、封存中可隨時暫停。 ◎附註： (1)、封存功能可在環境設定系統維護 「封存功能」找到該功能(須登入系統才會 顯示)。 (2)、封存天數最低可以封存35天以上之紀 錄。 (系統預設為90天) (3)、封存密碼只能輸入8碼 ◎封存使用方式可參考客服網站：封存 作業說明文件(以53217版為例).pdf 39 39 安裝eClient步驟16—環境設定 26、利用下拉式選單選擇所屬「連線中心」後，即完成所有 安裝流程。 40 安裝eClient步驟17—環境檢測 27、在登入前可利用環境檢測工具，檢查收發文環境是否在正 常狀態；在點選檢測時，請務必先將讀卡機及卡片安裝完成。 41 安裝eClient步驟18—環境檢測 28、點選「環境檢測」項目後，即開始進行收發文環境檢測，並 跳出檢測視窗，詢問是否列印測試文。(打勾表示該項檢測正常) 42 安裝eClient步驟19—環境檢測 29、若無法通過檢測，亦會將訊息顯示於此視窗，如下圖所示。 43 eClient相關資料夾說明 44 eClient相關資料夾說明1 eClient程式安裝完成後並登入，會產生eClient及docs兩個資料夾 45 eClient相關資料夾說明2 點開docs資料夾，即可看見收發文相關資料夾(共12個) 46 46 eClient相關資料夾說明3 docs資料夾說明(共有12個子資料夾)： 1、diSave：此為系統預設資料夾，主要功用為提供公文管理取文之資料夾。 若公文用戶端軟體(eClient)環境設定裡有勾選啟用收文存檔功能，進行收文 時即會在此目錄下產生檔案。此資料夾內放置的檔案為收文DI檔；另其下有 attach資料夾，放置的是收文SW檔與所夾帶之附件；PDF資料夾則是放置收 文轉可攜式之檔案。 2、dist_recv：提供分文存放之資料夾。 3、receivrform：存放收到的信封檔案/表單之資料夾。 4、recv_di_backup：存放收文相關檔案備份之資料夾。依照新舊系統來文分 類，下有new、old資料夾。其下，每份公文之附件與相關簽章檔等合併為同 一資料夾。 5、recv_di_ng：存放收文異常之公文檔案。並依照新舊系統來文分類，下有 new、old資料夾。 6、recv_di_tmp：由新舊系統收文後暫存公文相關資訊之資料夾。 47 eClient相關資料夾說明4 (續)docs資料夾說明(共有12個子資料夾) ： 7、rpped：存放收文完成之公文原始DI、SW、轉PDF用之DI及PDF檔等資 料。一份公文會建立一個資料夾。 8、Scandi：此為系統預設之發文用資料夾，欲手動發文時也可以將檔案依序放置 於此資料夾內。此資料夾內放置的檔案為發文DI檔；另其下有attach資料夾， 放置的是發文SW檔與所夾帶之附件；backup資料夾放置的是發文備份檔案； ng資料夾放置的則是發文失敗之公文檔案及error訊息檔。 9、Scanform：此為系統預設發信封檔使用之資料夾。 10、spped：存放公文管理擷取發文訊息(OM訊息)、收文方回覆確認訊息等之資 料夾。 11、spped_new：存放發文至新系統之公文相關資訊包含電子簽章檔、轉碼檔等。 12、spped_old：存放發文至舊系統之公文相關資訊包含電子簽章檔、轉碼檔等。 48 eClient相關資料夾說明5 eClient資料夾說明： 主要存放log檔、收發文資料庫DB、機關資訊及eClient程式設定 等相關資訊。 49 eClient相關資料夾說明6 點開eClient資料夾即可看見 相關資訊。 此部份主要說明log存放之資 料夾。 每小時自動產生一個log紀錄檔，檔案命 名方式為「西元年-月-日 時間hours」 有錯誤時，error log則會另外產出一筆 以方便查看。檔案命名方式為 「Errorlog 西元年-月-日 時間hours」 50 eClient登入及介面說明 51 eClient登入及介面說明1 1、安裝系統完成後，桌面即產生登入eClient系統捷徑圖示， 在 安裝讀卡機完成並插入IC卡後，直接點選此圖示即可啟動程式 。 52 eClient登入及介面說明2 2、因前述作業已經將相關環境設定完成，請直接「輸入IC 卡密碼」(即PIN碼)，並點選「確定」即可。 PIN碼輸入三次錯誤即會鎖卡，必須至憑證網站進行鎖卡解碼/ 重設PIN碼作業。 back 53 eClient登入及介面說明3 PIN 碼輸入錯誤的訊息視窗 第一次輸入錯誤 第二次輸入錯誤 第三次輸入錯誤，卡片已鎖卡。 54 eClient登入及介面說明4 3、登入系統中，系統會讀取憑證資料、連線及電子簽章檔案等。 55 eClient登入及介面說明5 4、登入成功後會彈跳出「系統公告」，可直接點選下方「關閉」 進行手動關閉；或待系統公告視窗自動關閉(倒數60秒)。 56 eClient登入及介面說明6 5、系統公告關閉後，會看到eClient之視窗，主要為顯示登入資訊及 收發文相關log ，由上而下依序為「功能鍵列」及「訊息紀錄視窗」 功能鍵列 訊息紀錄視窗 訊息紀錄視窗： 此視窗內顯示之資訊皆為 eClient登入後進行各項收 發文或簽章等相關作業流 程詳細處理狀況之訊息紀 錄。 如訊息紀錄超過視窗大小， 右方將出現捲軸，可上下 拉動查看訊息。 back 57 eClient登入及介面說明7 1.清除紀錄視窗：點選此功能鍵，即可 將下方之「訊息紀錄視窗」清空 2.收發文狀態表：點選此功能鍵，即另 外開啟「收發文狀態表」視窗， 此視窗為使用者主要查看之頁面 3.環境設定：點選此功能鍵，與登入畫 面之「環境設定」開啟相同畫面 4.查看log：點選此功能鍵，即可進入 系統存放所有交換紀錄訊息之資 料夾 5.重新登入：登入失敗時即可點選此功 能重新登入eClient系統 6.關閉eClient：點選此功能鍵，即停止 公文電子交換並登出eClient系統 58 eClient登入及介面說明8 eHub(交換主機) & PP(公文檢核主機)：連線eHub 連線PP 訊息紀錄視窗下方eHub(左)及PP(右)圖示會標明該圖片為eHub或PP。 59 59 eClient登入及介面說明9 eClient縮小視窗後直接隱藏於右下角工具列內，在雙齒輪圖示 上點按滑鼠右鍵可開啟選單。 可查詢eClient版本號 可直接開啟log資料夾 可直接關閉eClient 可直接開啟eClient的訊息記錄視窗 可直接開啟eClient的收發文狀態表 back 60 60 收發文狀態表介面功能說明 61 eClient收發文狀態表1 工具列 收發文狀態表： 條件篩選區 可分為四個部分： 畫面左上方為「工具列」 畫面左方為「資料夾清 單」 主要資料顯示視窗 畫面上方為「條件篩選 區」 畫面中間為「主要資料 顯示視窗」。 資料夾清單 62 eClient收發文狀態表2-工具列 工具列-檔案 「恢復原始收發文匣欄位順序」點選此功能，即可將查詢之收文匣及 發文備份匣查詢欄位順序恢復為預設值。 63 eClient收發文狀態表3-工具列 工具列「更新目前所見資 料」 點選「現在馬上更 新」可即時重新整 理收發文狀態表 收發文狀態表系統預設 為每3分鐘更新一次， 亦可選擇是否要自動更 新目前資料。 64 eClient收發文狀態表4-工具列 工具列-版本 「關於此程式」 點選後即開啟如圖視 窗，可查看公文用戶 端系統之版本號等相 關資料。 版本資訊查看位置(1) 版本資訊查看位置(2) 版本資訊查看位置(3) 65 eClient收發文狀態表5-資料夾清單 資料夾清單 為資料儲存的分 類夾；依據點選 的資料夾，將資 料顯示於畫面右 方的「主要資料 顯示視窗」。 66 eClient收發文狀態表6-收文匣 公文資料夾收文匣 「註記」 方便收文人員進行 收文列印完成之公 文紙本與收文匣內 的電子公文核對時 註記使用。 67 eClient收發文狀態表7-收文匣 公文資料夾-收 文匣 「列印」 如收文人員需補列 印公文時，勾選列 印框後，在上方工 具列會產生『補列 印勾選的公文』項 目鈕，點選後，即 會將有勾選的公文 完整列印出（本文 及附件檔）。 ＊需補列印的公文， 其收文狀態必須為 【收文完成】。 68 eClient收發文狀態表8-收文匣 公文資料夾收文匣 「收文狀態」 呈現每筆公文的收 文狀況，所有收文 狀態如下表說明。 69 eClient收發文狀態表9-收文匣 收文狀態可分為以下4種：由上而下即為eclient的收文流程。 序號 收文狀態 說明 發文方看到的發文狀況 1 公文到達 代表eClient(公文用戶端系統) 已收 到公文，但尚未進行檢核剖析其格 式是否正常。 系統確認 2 收文下載處理中 代表收到之公文正在進行格式及公 文規範之剖析。 系統確認 3 收文完成 代表公文格式剖析正常並轉可攜式 檔案成功，完成收文程序。 使用者確認 4 收文異常 代表此份公文剖析發現異常或有其 他原因導致無法完成收文程序。 使用者退文 狀態 顏色 名稱 範本 公文到達 黑色 公文到達 公文下載處理中 灰色 公文下載處理中 收文完成 綠色 收文完成 收文異常 紅色 收文異常 70 eClient收發文狀態表10-收文匣 公文資料夾收文匣 「收文內容預覽」： 收文完成之公文可透 過此頁面進行預覽 此部份僅提供公文內 容之預覽，無法列印 亦無電子交換章 71 eClient收發文狀態表11-收文匣 公文資料夾-收文 匣 「附件檔一覽表」 如收文含附件，此頁面 將會顯示所有附件檔案， 並可直接使用滑鼠按兩 下開啟檔案，也可以按 滑鼠右鍵，進行附件另 存新檔的作業。 72 eClient收發文狀態表12-收文匣 公文資料夾-收文 匣 「可攜式公文預覽」 「收文完成」的公文皆 轉可攜式公文，此頁面 即利用可攜式軟體開啟 檔案，並可利用公文左 上方PDF工具列進行手 動列印或另存公文可攜 式檔案。 此部分的公文即有電子 交換章。 73 eClient收發文狀態表13-發文備份匣 公文資料夾-發 文備份匣 「發文狀態」 呈現所有發送之電子 公文的狀態，並依狀 態不同可進行排序及 篩選。 發文有異常時，異常 原因會顯示於主旨欄。 所有發文狀態如下表 說明 74 eClient收發文狀態表14-發文備份匣 發文狀態可分為11種：由上而下即為eclient的發文流程。 序號 發文狀態 說明 1 3-公文發送開始 代表eClient已收到公文檔案，並準備開始進行基本檢核工作。 2 3-發文前置檢驗中 代表公文處理系統（SPP）收到公文檔案後，正在進行檢驗剖析作業。 3 0-發文檢驗失敗 代表公文檔案進行檢驗剖析作業時，發現異常而失敗，通常多為公文檔案本身 不符合電子交換規範。 4 3-發文檢驗OK,簽章中 代表公文通過檢驗剖析作業後，正在進行公文電子簽章作業。 5 0-公文簽章失敗 代表進行公文電子簽章作業時失敗。通常多為憑證或讀卡機發生異常導致無法 讀取。 6 3-簽章OK,傳送公文… 代表公文已完成電子簽章作業，開始進行公文傳送。 7 0-傳送失敗 代表此份公文之所有受文者皆無法收下公文。 8 1-部分確認 代表此份公文至少有一個受文者尚未回覆使用者確認，即受文者的收文狀態只 顯示公文傳送中、系統確認、系統退文或使用者退文訊息。 9 2-全部確認 代表此份公文之所有正副本受文者皆已順利收下公文並回覆使用者確認訊息。 10 0-發文異常 代表在進行電子交換過程中出現非上述可分類之失敗情境。 例如：DI原始檔基本格式解析失敗,原因:公文檔案大小超過2MB!、原始檔基本格式解 析失敗,原因:找不到檔案 “Y:\Raw\0980162127-A.di”、 發文日期格式錯誤等。 11 全部轉紙本 若所有受文機關的收文狀態皆為「系統退文」， 「系統確認」或「使用者退文」 ， 75 如手動將所有使用者轉為紙本，則發文狀態會變為「全部轉紙本」。 eClient收發文狀態表15-發文備份匣 公文資料夾-發文 備份匣 「 發文內容預覽」： 發文完成之公文可透 過此頁面進行公文內 容預覽 76 eClient收發文狀態表16-發文備份匣 公文資料夾-發文 備份匣 「收文者清單列表」 此部份將依公文之受文 者數量列出，並顯示各 受文者收文狀態等資訊。 所有收文者清單列表之 收文狀態如下表說明 77 eClient收發文狀態表17-發文備份匣 發文備份匣下方『收文者清單列表』的收文狀態有7種，如下所示： 序號 收文狀態 說明 1 無 公文檔案正傳送至SPP進行檢核及簽章作業，尚未發送公文。 2 公文傳送中 開始進行公文發送作業，公文正傳送至受文機關的交換主機。 3 系統確認 公文已傳送至受文機關之交換主機，待收文人員登入前端交換 軟體(eClient/Utility/SRC)後進行收文。 4 系統退文 公文上傳至交換主機（發文端自己的eHub或對方的交換主機XML-Box/XML-Gateway），進行剖析或接收失敗時顯示之狀態。 5 使用者確認 代表公文格式剖析正常並轉可攜式檔案成功，受文機關己完成 收文程序。 6 使用者退文 代表公文格式剖析失敗、轉碼失敗或因受文者收文環境異常、 轉可攜式檔案失敗等因素，導致無法收下來文而產生此訊息給 發文方。 7 使用者轉紙本 發文方將持續呈現「系統退文」、 「系統確認」或「使用者退 文」 的受文機關手動轉為紙本。 78 eClient收發文狀態表18-發文備份匣 eClient及WEB網頁皆提供發文轉紙本的功能。 1. 否 2. 單份 3. 依照交換表單附件資訊 若沒有附件此項會反灰，無法選 擇。 79 eClient收發文狀態表19-發文備份匣 eClient及WEB網頁都提供發文轉紙本的功能。 【轉紙本相關注意事項】 • • • • • 收文狀態為「系統確認」、「系統退文」或「使用者退文」之 受文者，皆可使用轉紙本功能。 已轉紙本受文者不可使用「將此文重送」功能。 受文者轉紙本動作僅限一次， 「系統確認」之受文者若使用 轉紙本功能，後續又收到該受文者回覆「使用者確認」或「使 用者退文」訊息，會回覆確認時間，但原本的下方的『使用者 轉紙本』收文狀態不會改變。 轉紙本公文會從eClient電腦的預設印表機印出。 轉紙本公文的發文狀態，單一受文機關轉紙本，則發文狀態呈 現「部分確認」；如所有受文機關皆為「系統確認 」、「系 統退文」或「使用者退文」 ，若使用上方的轉紙本功能全部 轉為紙本，則發文狀態變更為「全部轉紙本」。 80 eClient收發文狀態表20-發文備份匣 若已使用下方的轉紙本功能，再 次點選此項會出現右側視窗 81 eClient收發文狀態表21-發文備份匣 公文資料夾-發文 備份匣 「附件檔一覽表」 如發文含附件，此頁面 將會顯示所有附件檔案， 並可直接使用滑鼠按兩 下開啟檔案 ，也可以按滑鼠右鍵， 進行附件另存新檔的作 業。 82 eClient收發文狀態表22-收發文分割展示 公文資料夾-收 發文分割展示 此功能主要提供同 時查看收發狀態， 若需查看每筆公文 詳細內容，仍需至 收文匣或發文備份 匣查看 83 eClient收發文狀態表23-清單報表 清單報表及Web報表 共有七種清單類別： 1.收文清單 2.發文清單 3.發文異常清單 4.未確認清單 5.轉紙本清單 6.發文數量統計 7.收文數量統計 1)清單報表是提供給使用者查詢 收發文量之資訊，並可進行列印 或另存檔案。 2)資料清單預設時間區間為前一 日到當日，使用者可依需求自行 調整查詢時間。 3)報表有「繁式」與「簡式」兩 種格式可選擇(系統預設為繁式)。 84 eClient收發文狀態表24-清單報表(Web) 85 eClient收發文狀態表25-伺服端功能 伺服端功能-地址簿 查詢 提供所有中心地址簿內所 紀錄之使用公文電子交換 系統之機關相關資訊。 可利用上方查詢條件區， 輸入已知條件進行查詢作 業。 86 eClient收發文狀態表26-伺服端功能 伺服端功能-系統公告 此部份與登入eClient後彈跳 出之系統公告相同；點選後 若出現上面的彈跳提醒視窗 (上圖)，按『重試』即可出現 下圖的公告內容。 87 簡易狀況處理方法 88 簡易狀況處理方法1 1.登入eclient時，出現「無效的機關代碼，請與系統管理員確認!!」 處理方式： 1、先確認連線中心有沒有選錯，並確定是否輸入正式及正確的機關代碼。 2、若1皆正確，仍出現相同錯誤，請與公文G2B2C中心確認 所使用之憑證卡號。 89 簡易狀況處理方法2 公文管理未正常接收 2. eClient已收文完成，公文管理卻一直未看到該筆文… 處理方式： 1)如使用基層公文管理系統，可點選『重取收文文號及整合』選項 ，讓該份公文可以再次上傳至公文管理 主機 。 2)非使用基層公文管理系統者，可至eclient的收文夾，按滑鼠右鍵，點選『收文存檔重置』， 可重新產生 公文檔於所設定的收文存檔資料夾內(例如：C:\docs\diSave )，待公文管理系統再次接收。 90 簡易狀況處理方法3 如何重新發文 3.當您已經發文，但收文方未使用者確認，需重新發文時 請至發文備份匣中，將滑鼠點選於需重發之公文，並按滑鼠右鍵，點選將此文重 發，即可重新發文。當發文狀態為發文異常，以及收文狀態為系統退文、使用者 退文皆不能使用此功能。 此部分若已回覆『使用者確認』的機關單位並不會收到重覆公 文，僅針對未回覆使用者確認的機關單位進行重發文動作。 91 簡易狀況處理方法4 發文失敗:收文機關代碼不正確 4.發文失敗，系統退文原因→地址簿不存在或狀態為暫停或停用 處理方式： 1、建議可先利用eClient或Web網頁的地址簿查詢功能，確認該機關是否可 進行電子公文交換。 2、若狀態為「暫停」或「停用」，請先改發紙本文給該機關。須待該機關 與所屬交換廠商申請後，才能恢復交換。 3、若狀態為「啟用」，請先確認公文製作通訊錄資料是否尚未更新，或者 機關代碼是否有誤。 4、如檢查公文電子交換地址簿及公文製作系統通訊錄後，確定機關代碼皆 相同，發文時卻仍出現此錯誤訊息，請聯絡公文G2B2C中心客服人員。 92 簡易狀況處理方法4 發文失敗:收文機關代碼不正確(續) eClient的地址簿查詢功能: 93 簡易狀況處理方法5 發文異常:重覆出現受文機關單位 6.重複出現受文機關單位。例如[TEST43100AU001021]e公務電子交換系統測試機關六 請將相同機關名稱之收文機關稍作修改，以此機關為例，修改為e公務電子 交換系統測試六，即可同一個文號發送相同機關代碼之多個收文者。 94 簡易狀況處理方法6 如何重裝eClient(1) 7.如何重新安裝eClient??須注意哪些重要事項? 一、重裝eClient，但不需更換原電腦： 【步驟如下】：（請務必依照下列步驟及方式執行） 1、請先至客服網站(hhttp://cs.good.nat.gov.tw/Skin/Index.htm)下載eClient最新完整安裝 檔。(位置：檔案儲存櫃: \ eClient主安裝程式)。 2、至安裝eClient的本機磁碟機(例如C槽或D槽)，將「eClient資料夾」進行“備份”。 (原「docs資料夾」則不需變動。) 3、至開始>控制台>新增移除程式>移除eClient舊版本，再刪除原「eClient資料夾」 並移除桌面的eClient捷徑圖示。 4、安裝eClient 最新版本。安裝完畢後請勿啟動eClient。 5、至備份的eClient資料夾，將裡面的所屬機關代碼_usertb.mdb、所屬機關 代碼_receiveMainQueue.mdb、所屬機關代碼_sendMainQueue.mdb、CNS_B5U.TXT 及 eClient.ini共5個檔案複製貼回新安裝完成的eClient資料夾內。 注意：若要將eClient安裝在非原位置的磁碟機內，例如原裝在C槽，要改裝在D槽，則不須 複製貼回eClient.ini檔，但須重新進行環境設定，且原C槽內的「docs資料夾」也要 搬至D槽。 6、重新登入eClient，成功登入後可檢查收發文狀態表是否正常，是否可查到之前的收發紀 錄。透過以上方式作業，重裝eClient之前的收發文紀錄皆會存在，亦不需再重新調整環 境設定內的相關資料。 95 簡易狀況處理方法7 如何重裝eClient(2) 7.如何重新安裝eClient??須注意哪些重要事項? 二、需更換電腦，故重裝eClient： 【步驟如下】：（請務必依照下列步驟及方式執行） 1、請先至客服網站(hhttp://cs.good.nat.gov.tw/Skin/Index.htm)下載eClient最新完整安裝 檔。(位置：檔案儲存櫃: \ eClient主安裝程式)。 2、至原本安裝eClient的電腦，將安裝路徑(例如C槽或D槽)下的「eClient資料夾」及「docs 資料夾」整個備份出來。 3、安裝eClient 最新版本。安裝完畢後請勿啟動eClient。 4、至備份的eClient資料夾，將裡面的所屬機關代碼_usertb.mdb、所屬機關代碼 _receiveMainQueue.mdb、所屬機關代碼_sendMainQueue.mdb、CNS_B5U.TXT 及 eClient.ini共5個檔案複製貼回新安裝完成的eClient資料夾內。亦須將備份的docs資料夾 複製貼回新安裝完成的docs資料夾內(將資料夾整個覆蓋即可)。 注意：若要將eClient安裝在非同位置的磁碟機內，例如原裝在C槽，新電腦要改裝在D槽， 則不須複製貼回eClient.ini檔，但須重新進行環境設定。 5、重新登入eClient，成功登入後可檢查收發文狀態表是否正常，是否可查到之前的收發紀 錄。透過以上方式作業，重裝eClient之前的收發文紀錄皆會存在，亦不需再重新調整環 境設定內的相關資料。 96 收發人員分開 eClient 網頁說明 97 eClient 網頁-收發文人員分開1 1、eClient web化優點： （1）web網頁提供收發文查詢介面，方便查文作業 （2）web網頁提供公文檔案下載，以及收發公文資料預覽 功能 （3）可提供多人查詢公文資料 2、使用前提： 網段須為Intranet (收發人員需位於同一個網段)，安裝 eClient的電腦IP需為固定IP。 98 eClient 網頁-收發文人員分開2 3、網頁設定方式： A、《有安裝eClient 的電腦即收文人員電腦或收文電腦》輸入 下列的網址要可以連至網頁畫面。(如eClient是安裝於收文人員 電腦，localhost可置換成自身主機的IP) → http://localhost/ (或 http://127.0.0.1) → http://localhost/webeClient/ B、《未安裝eClient 電腦即發文人員電腦或發文電腦》要連至 有安裝eClient 的電腦檢視網頁畫面，請輸入下列的網址，IP請 置換為安裝eClient 的電腦IP位置，即收文人員電腦的IP或收發 文共用電腦的IP。 → http://IP/ → http://IP/webeClient/ ※ 網頁預設登入的帳號密碼：admin/admin_123 99 eClient 網頁-收發文人員分開3 C、檢視安裝eClient 的電腦IP的方式： 請至電腦右下角的區域連 線狀態點選滑鼠右鍵兩下後，選擇「支援」，IP位址會顯示電 腦目前的IP(如圖) 100 eClient 網頁-收發文人員分開4 4、登入網頁： 輸入網頁預設登入的帳號密碼：admin/admin_123 101 eClient 網頁-收發文人員分開5 5、登入後會先進入修改個人資訊的頁面，若不修改，可直接點選左邊功 能列進行查詢作業。 102 eClient 網頁-收發文人員分開6 6、網頁使用介面說明：主要使用大項 (1)、公文資料夾 (2)、報表管理 (3)、系統管理 (4)、伺服端功能 103 eClient 網頁-收發文人員分開7 (1)、公文資料夾：主要為「收文查詢」與「發文查詢」兩項 104 eClient 網頁-收發文人員分開8 (1) A、收文查詢 1：點選查詢，頁面即列出當日所有已收公文資訊，亦可 依需求利用欄位查詢。每頁一次呈現100筆。 105 eClient 網頁-收發文人員分開9 (1) A、收文查詢 2：點選文號即可進入此份公文的詳細內容，並有提供DI、 SW、附件、檢視公文與PDF下載。 106 eClient 網頁-收發文人員分開10 (1) B、發文查詢 1：點選查詢，頁面即列出當日所有已發公文資訊，亦可 依需求利用欄位查詢。每頁一次呈現100筆。 107 eClient 網頁-收發文人員分開11 (1) B、發文查詢 2：點選文號可查看此份公文所有收文方詳細收文狀態， 並提供DI(本文)、SW、附件下載、檢視公文。 108 eClient 網頁-收發文人員分開12 (2)、報表管理：提供以下七種報表，供使用者查詢、列印及下載。 主要項目：1、收文清單 2、發文清單 3、發文異常 4、發文未確認清單 5、發文轉紙本清單 6、發文數量統計 7、收文數量統計 109 eClient 網頁-收發文人員分開13 (2)、報表管理：報表的部分，皆可依需求自行調整時間區間篩選，可利用列 表機圖示直接列印紙本，或利用Excel圖示將報表另存為Excel檔案(如下圖)。 110 eClient 網頁-收發文人員分開14 (3)、系統管理： 主要項目：A、修改個人資訊：提供修改個人資料及密碼(如下圖)。 B、使用者管理 111 eClient 網頁-收發文人員分開15 (3) B、使用者管理 1 登入後請至使用者管理→機關資料設定，請確認是否已帶入貴機關的機關代碼 ＊發文人員： (1)若使用目錄整合方式進行發文，登入網頁查詢時請以網頁預設的帳號密碼登入： admin/admin_123，不需進行「使用者管理」設定。 (2)若需使用eClient Utility進行發文，請點選「使用者管理」設定帳號密碼，設定完成後即可用 新增的帳號密碼登入eClient網頁、eClient Utility。 112 eClient 網頁-收發文人員分開16 (3) B、使用者管理 2 如無貴機關的機關單位代碼資料、或貴機關機關單位代碼資料不正確的情況，請直接點選 「新增機關基本資料」自行新增或修正：1、 「機關名稱、機關代碼」為必填欄位，輸入 完畢後。 2、點選新增機關(設定機關)資料。3、點選單位資料設定。 3 113 eClient 網頁-收發文人員分開17 (3) B、使用者管理 3 1、請點選新增單位資料。 2、請設定欲建立的單位代碼及單位名稱資料，輸入完畢後請點選新增單位資料的按鈕。 1 2 114 eClient 網頁-收發文人員分開18 (3) B、使用者管理 4 新增單位資料後，請進行單位資料設定：1、點選新增之單位。2、確認單位 資料無誤後。3、點選「設定單位資料」 115 eClient 網頁-收發文人員分開19 (3) B、使用者管理 5 機關相關資訊設定完畢後，請點選網頁左側項目「使用者管理」→1、選擇帳號欲建立的 「單位」，點選查詢→ 2、再點選「新增使用者」。若未設定單位資料，則請選擇「尚未指 定」的單位群組即可。 116 eClient 網頁-收發文人員分開20 (3) B、使用者管理 6 點選新增使用者後，請確認所選擇的單位群組是否正確，並請輸入新建帳號的使用者相關 資料。帳號、密碼、姓名、電子郵件為必填欄位，輸入完畢後請點選「新增使用者資料」。 密碼設定條件：含英數字至少8碼。 117 eClient 網頁-收發文人員分開21 (3) B、使用者管理 7 帳號建立完畢後，請設定「所屬部門」及其「權限類型」，再點選「確定新增」 按鈕。 118 eClient 網頁-收發文人員分開22 (3) B、使用者管理 8 新增部門權限類型完畢後，請檢視所設定的資料是否正確。 設定完成後即可用新增的帳號密碼進行登入eClient網頁、eClientUtility。 119 eClient 網頁-收發文人員分開23 (4)、伺服端功能：提供地址簿查詢與系統公告瀏覽。 120 eClient網頁簡易狀況處理方法 121 eClient 網頁-簡易狀況處理方式 1、當您已經發文，但收文方未使用者確認，需重新發文時：請至 發文查詢頁面中，將滑鼠點選於需重發之公文，並按滑鼠右鍵，點選將此文 重發，即可重新發文。當發文狀態為發文異常，以及收文狀態為系統退文、 使用者退文皆不能使用此功能。 ＊此部分若已回覆『使用者確認』的機關單位並不會收到重覆公文， 122 僅針對未回覆使用者確認的機關單位進行重發文動作。 eClient 網頁-簡易狀況處理方式 2、重複出現受文機關單位 請回公文製作系統將相同機關名稱之收文機關稍作修改，再重新轉交換檔。 以下方為例，修改為eclient測試機關八游小姐，即可發送相同機關代碼 之回覆受文者之公文。 123 相關參考資訊與聯絡管道 相關參考網站： 1、公文e網通：http://www.good.nat.gov.tw 2、客服網站： http://cs.good.nat.gov.tw/Skin/Index.htm 客服聯絡資訊： 電話：02-2713-5770 傳真： 02-2713-5710 信箱：[email protected] 124 相關參考資訊與聯絡管道(續) 客服網站：http://cs.good.nat.gov.tw/Skin/Index.htm 125 簡報完畢 126 問題與討論 127