Transcript Séminaire de district sur la gestion des subventions

Séminaire sur la gestion des
subventions de la Fondation
District 1640
Séminaire sur la gestion des subventions de la Fondation
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But du séminaire
• Comment assurer une bonne gestion
d’une subvention
• Attentes de la Fondation en matière de
gestion des fonds
• Préparer les clubs à mettre en place les
critères du protocole d’accord du club
• Certifier les clubs pour pouvoir obtenir des
subventions
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Gestion des subventions
Permet de s’assurer que les actions ou activités :
• sont menées avec des outils de contrôle
financier en place
• se conforment à des normes techniques élevées
• respectent les principes humanitaires et
éducatifs
• répondent aux besoins des bénéficiaires
• atteignent leurs objectifs
• veillent à l’utilisation judicieuse des fonds des
donateurs.
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Actions réussies
• Réponse à des besoins réels d’une
collectivité
• Partenariat avec communication régulière
• Plan de mise en œuvre avec objectifs
mesurables
• Durables une fois que les fonds de
subvention ont été utilisés
• Utilisation de bonnes pratiques de gestion
financière
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Gestion des fonds
• Supervision de l’action par des Rotariens
• Gestion des fonds en appliquant les
normes en vigueur
• Signalement de toute irrégularité à la
Fondation
• Mise en œuvre l’action telle qu’approuvée
• Examen des états financiers
• Soumission des rapports dans les délais
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Critères de certification
• Participation à ce séminaire
• Acceptation du protocole d’accord du club
• Signature et envoi du protocole d’accord
du club
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Termes de la certification
• Certification valide pour une année
rotarienne
• Responsabilité du club, en tant qu’entité,
de l’utilisation des fonds de subvention
• Révéler tout conflit d’intérêt
• Coopérer avec tous les audits
• Utilisation conforme des fonds
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Séance 1
Conception d’une action
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Sujets de la discussion
• Identifier les meilleures pratiques pour
choisir une action
• Formuler un plan de mise en place de
l’action
• Comprendre ce qui est nécessaire à
l’établissement d’un plan de gestion
financière
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Actions réussies
• Réponse à des besoins réels
• Partenariat avec communication régulière
• Plan de mise en œuvre avec des objectifs
mesurables
• Durabilité une fois que les fonds de
subvention ont été utilisés
• Utilisation de bonnes pratiques de gestion
financière
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Évaluation des besoins
• À réaliser auprès de plusieurs membres
de la collectivité
• Choisir votre action en fonction de
l’expertise et des ressources de votre club
et de ses partenaires potentiels
• Choisir une action répondant à un besoin
de la collectivité
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Partenaires
• Les Rotariens ayant identifié un besoin
dans leur collectivité
• L’implication des partenaires dans toutes
les étapes de l’action favorise son succès
• Une bonne communication entre les
partenaires est primordiale
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Planification d’une action
• Nommer une commission de 3 Rotariens
• Assigner leurs rôles
• Formuler des objectifs mesurables et
durables
• Établir un budget
• Mettre en place un calendrier et un plan
de secours
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Établir un budget
•
•
•
•
Réaliste
Lancer des appels d’offres
Choisir des offres raisonnables
Révéler les conflits d’intérêt réels ou
potentiels
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Sujets de la discussion
• Identifier les meilleures pratiques pour
choisir une action
• Formuler un plan de mise en place de
l’action
• Comprendre ce qui est nécessaire à
l’établissement d’un plan de gestion
financière
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Séance 2
Demande de subvention
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Sujets de la discussion
• Présenter un avant-projet et une demande
de subvention
• Adopter de bonnes pratiques de collecte
de fonds
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Pour 2009-2010
3 600 dollars
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Demande de subvention de district
• La Fondation attribue une subvention en
bloc à chaque district qui ensuite en
assure la distribution
• Action avec un lien avec la mission de la
Fondation
• Action ou activité locale ou internationale
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Mission de la Fondation Rotary
Permettre aux Rotariens de promouvoir
l’entente mondiale, la bonne volonté et
la paix en œuvrant dans les domaines de la
santé, de l’éducation et de la lutte contre la
pauvreté.
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Demande
de subvention mondiale
• Envoi des dossiers par le biais d’Accès
Membres
• Action/activité entrant dans le cadre d’un ou
plusieurs objectifs des domaines d’action
stratégiques
• Action/activité durable
• Impliquer des clubs de deux districts pilotes
• Avoir un budget minimum de 30 000 USD
• Le district doit confirmer que le club est certifié
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Domaines d’action stratégiques
•
•
•
•
•
•
Paix et prévention/résolution des conflits
Prévention et traitement des maladies
Eau et assainissement
Santé de la mère et de l’enfant
Alphabétisation et éducation de base
Développement économique et local
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Principes de pérennité
• Continuer à avoir un impact une fois les fonds de la
Fondation utilisés
• Plusieurs degrés de durabilité : économique, culturelle,
sociale et documentaire
• Tirer parti des ressources locales
• Respecter les ressources naturelles
• Toucher le plus grand nombre possible de bénéficiaires
• Apporter des méthodes novatrices dans les domaines
professionnels
• Préparer des professionnels à avoir un impact accru
• Mettre à profit les compétences d’individus ou
d’organisations présents sur le terrain
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Financement
d’une subvention mondiale
•
•
•
•
Dons en liquide des Rotariens
Fonds spécifique de district
Fonds mondial de la Fondation
Dons en liquide de non Rotariens (dons
qui ne sont pas envoyés à la Fondation
qui n’offre pas de contrepartie)
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Directives de financement
• Les dons en liquide doivent provenir de
Rotariens ou de collectes de fonds réalisées par
des Rotariens
• Il est interdit aux Rotariens de recueillir des
fonds auprès des bénéficiaires en échange
d’une subvention
• Les fonds ne peuvent en aucun cas provenir du
budget d’une autre action financée par une
subvention de la Fondation
• Les dons en liquide doivent toujours être
crédités aux donateurs
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Sujets de la discussion
• Présenter un avant-projet et une demande
de subvention
• Adopter de bonnes pratiques de collecte
de fonds
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Séance 3
Mise en œuvre de l’action
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Sujets de la discussion
•
•
•
•
Suivre les progrès de la mise en place
du plan
Recueillir les meilleures pratiques de
gestion de fonds et de tenue de dossiers
L’importance d’évaluer une action et de
tirer des leçons
Les critères de remise de rapports
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Mise en œuvre réussie
•
•
•
•
Communication
Plan de gestion financière
Tenue de dossiers complets
Suivi du plan approuvé par la Fondation
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Travail en groupe
Sujets
• Plan de
communication
• Plan de gestion
financière
• Plan de tenue des
dossiers
Questions
• Quels sont les avantages
du plan ?
• Comment sera-t-il mis en
place et qui en aura la
responsabilité ?
• Que ferez-vous en cas de
problème ?
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Évaluation
• Durant la mise en œuvre et à la
conclusion de l’action
• Basée sur les objectifs fixés à l’action
• Facilite la rédaction des rapports
• Utilisation des résultats pour dupliquer les
succès et les promouvoir
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Subvention de district - Rapports
• <<Insérer ici les exigences de votre district
en matière de rapports.>>
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Subvention mondiale
Fréquence des rapports
• Rapports intermédiaires présentés dans
les 12 mois suivant la réception du
premier versement puis tous les 12 mois
• Rapport final présenté dans les deux mois
suivant la conclusion de l’action ou de
l’activité
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Subvention mondiale
Contenu des rapports
• Implication des partenaires dans l’action
• Type d’activité (action humanitaire, bourse
d’études ou équipe de formation professionnelle)
• Evaluation des résultats par rapport aux objectifs
et de la manière dont les objectifs des domaines
d’action stratégiques ont été atteints
• Compte-rendu des dépenses
• Nombre de bénéficiaires et ce dont ils ont
bénéficié
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Sujets de la discussion
• Suivre les progrès de la mise en place du
plan
• Recueillir les meilleures pratiques de
gestion de fonds et de tenue de dossiers
• L’importance d’évaluer une action et de
tirer des leçons
• Les critères de remise de rapports
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Séance 4
Certification
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Sujets de la discussion
•
Les critères de certification
•
Gérer la certification du club
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Critères de certification
• Participer à ce séminaire
• Satisfaire aux exigences du protocole
d’accord du club
• Signer et soumettre le protocole d’accord
du club
• <<Insérer ici les autres exigences
éventuelles définies par le district>>
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Conserver la certification
• Respecter le protocole d’accord du club
• S’assurer que des mesures de contrôle et
qu’une gestion appropriée des
subventions sont en place pour éviter
l’utilisation frauduleuse des fonds
• Nommer un ou plusieurs membres du club
pour administrer la certification du club
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Certification du club
Liste de contrôle
Quels critères du protocole d’accord votre
club a-t-il déjà mis en place ?
Quelles mesures votre club doit-il encore
prendre ?
À qui dans votre club allez-vous demander
de participer à la mise en place du protocole
d’accord ?
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Sujets de la discussion
• Les critères de certification
• Gérer la certification du club
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Remerciements
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