Transcript MS-Link - Providencia

MS Excel
začiatočníci
Čo je MS Excel?
Tabuľkový procesor MS Excel 2003 je súčasťou
kancelárskeho systému MS Office systém 2003.
Slúži nielen na zápis dát, ale aj pre výpočty, prehľadné
usporiadanie dát do tabuliek, tvorbu grafov, prácu so
zoznamami a umožňuje prevádzať rozbory dát za
účelom získania informácií. MS Excel sa vyznačuje
pohodlným a intuitívnym ovládaním.
2
Záhlavie okna
Textové
menu
Štandardný
panel nástrojov
Adresa vybratej
bunky
Formátovací panel
nástrojov
Ovládacie tlačidlá
okna dokumentu
stĺpec
Riadok vzorcov
Bunka
Podokno úloh
riadok
Pracovná oblasť s poľom buniek
Navigačné tlačidlá
Posúvače
Posúvače
Záložky hárkov
3
Vytvorenie tabuľky
Otvoríme aplikáciu MS Excel 2003 a to buď cez ikonu na
obrazovke alebo cez ponuku štart – všetky programy – MS MS Excel 2003
Zvolíme si v podokne úloh – vytvoriť nový zošit – prázdny zošit.
Druhá možnosť je kliknúť na ikonu, ktorá znázorňuje nový zošit.
Tretia možnosť je otvoriť existujúci súbor a to buď cez ponuku
súbor – otvoriť – vyberieme si uložený súbor z adresára alebo
z panelu nástrojov si zvolíme ikonu, ktorá znázorňuje
otvorenie
4
Práca s tabuľkou
Pohyb v rámci tabuľky
Používame buď šípky a operáciu potvrdzujeme enter alebo myšku a enter. Ak
vyberáme súvislú plochu buniek – označíme bunku, držíme ľavé tlačidlo myši a
vyznačujeme plochu, ktorú potrebujeme. Nepravidelné vyznačenie buniek
prebieha pri stlačení Ctrl a ľavé tlačidlo myši
Napísanie obsahu – slová , čísla
Vytvoríme si tabuľku s názvami áut, cenou, počtom kusov a celkovým stavom
zásob autosalónu
Práca s riadkami a stĺpcami – rozširovanie, veľkosť
Základná šírka stĺpcov a riadkov v tabuľke – buď ručne použitím myši alebo cez
ponuku formát - prispôsobenie riadku alebo stĺpca
Obsah buniek – typy písma, farba, veľkosť
Úprava buniek po vizuálnej stránke. Využitie formátovacieho panelu nástrojov
alebo pravého tlačítka myši
5
Obsah bunky
text
čísla
6
Ukladanie tabuliek a zatvorenie súboru
Keď sme tabuľku vytvorili je potrebné ju uložiť. Pokiaľ tabuľka nemá svoje
meno zvolíme si postup:
súbor – uložiť ako – tabuľku pomenujeme s koncovkou .xls – vyberieme si
miesto kam uložíme súbor.
Pokiaľ sme už súbor mali uložený, tak zmenené údaje ukladáme cez ikonu
diskety alebo cez súbor – uložiť.
Ak sme ukončili prácu so súborom, je možné súbor zatvoriť. Buď použijeme x
v pravom hornom rohu alebo cez súbor – zatvoriť.
Pokiaľ chceme skončiť prácu s programom MS Excel tak klikneme na horné x
alebo cez súbor – koniec.
7
Jednoduché úpravy tabuľky
Formát buniek – čo môžeme meniť
K úprave údajov sa môžeme dostať cez ľavé tlačítko myši alebo cez ponuku v
lište. Môžeme upravovať číslo, zarovnanie, písmo, ohraničenie inými typmi
čiary, vzorky
Orámovanie tabuľky
Môžeme použiť tlačítko na lište alebo v upravovanej ploche klikneme pravým
tlačítkom myši a vyberieme si možnosť ohraničenia
Zarovnanie v tabuľke
Zarovnanie prebieha vyznačením stĺpca alebo bunky. Zvolíme si tlačítko v
paneli nástrojov alebo cez pravé tlačítko myši – formát buniek – záložka
zarovnanie – zarovnanie textu – zvoliť si potrebný formát
Farebné znázornenie v tabuľke
Úprava farebných plôch prebieha cez ikonu v lište, kde si vyberieme vhodnú
farbu a formu alebo znova cez pravé tlačítko myši – formát buniek –
záložka vzorky
8
Ako počítať s excelom
Jednoduché funkcie – úloha značiek = + - * /
=
+
*
pokiaľ nepoužijeme funkciu, riadok vzorcov začíname vždy znamienkom
zadáva sčítanie vo vzorci
zadáva odčítanie vo vzorci
zadáva násobenie vo vzorci – nahradzuje x
Používanie vzorcov
Najčastejšie používaných vzorcom je SUM – sčítavanie. Pokiaľ chceme sčítavať rôzne
bunky výber buniek prebieha stlačením Ctrl a označením bunky myšou
Môžeme vytvárať aj zložitejšie vzorce pričom musíme zachovať poradie operácií.
1. násobenie; 2. delenie; 3. sčítanie; 4 odčítanie.
Jednotlivé výpočty dávame do zátvorky.
Kopírovanie vzorcov
Vyznačíme si bunku, v ktorej sa nachádza vzorec. Prejdeme kurzorom do pravého dolného
rohu kde sa nám objaví zvýraznený +. Myšou podržíme tento bod a pohybom
smerom dolu označíme bunky, v ktorých chceme mať rovnaký vzorec výpočtu. Čísla
stĺpcov a riadkov sa budú meniť.
9
Vzorec výpočtu vo
vzorcovom riadku
10
Kopírovanie a premiestňovanie
Ak chceme v rámci tabuľky kopírovať obsah buniek je potrebné dodržať
postup:
- označíme bunku, ktorú chceme kopírovať
- cez pravé tlačítko myši si zvolíme operáciu kopírovať alebo v ponuke
úpravy – kopírovať. Ďalšia možnosť je zvoliť si klávesovú skratku Ctrl + C
- označíme kurzorom miesto kam chceme premiestniť kopírovaný údaj
- údaj vložíme cez pravé tlačítko myši, keď si zvolíme operáciu vložiť. Ďalšia
možnosť je ponuka úpravy – vložiť alebo Ctrl + V. Vtedy sa nám vloží
jednoducho obsah bunky
- ak si zvolíme možnosť vložiť inak – ponúknu sa nám viaceré možnosť
uloženia obsahu bunky.
11
Práca s hárkami zošita
Vytvorenie novej záložky
-
-
-
pravým tlačítkom myši označíme existujúcu záložku a zvolíme si funkciu
vložiť,
vyberieme si typ obecné – list – potvrdíme výber,
vytvoríme novú tabuľku alebo prekopírujeme údaje z inej tabuľky
kopírovanie tabuľky z predchádzajúcej záložky – pravým tlačítkom myši
označíme záložku, vyberieme si ponuku presunúť alebo skopírovať,
vyberieme si miesto kam a akým spôsobom umiestnime kópiu tabuľky,
pokiaľ nám nevyhovuje umiestnenie záložky uchopíme ju kurzorom myši a
premiestnime ju alebo si vyberieme ponuku presunúť. Vyberieme si
záložku, pred ktorú zaradíme premiestňovanú záložku
záložky môžeme mať aj farebne rozlíšené.
12
Možnosti
umiestnenia
Miesto kam uloží
záložku
Vytvorenie kópie – nová záložka
má v názve číslo (2) a atď.
13
Nastavenie tlače
Po definitívnej úprave tabuľky (tabuliek) zostáva už len posledná
operácia a tou je tlač. Pred tlačou, podobne ako v MS Word-e,
možno ešte dodefinovať základné konfigurácie a nastavenia
strany, bunky či hárku.
K potrebný údajom sa dostaneme cez súbor – tlač - náhľad –
vzhľad – stránka – okraje – záhlavie a zapätie – list alebo si
prednastavíme stránku pri náhľade pred tlačou a pri tlači už
len upravíme rozsah tlače – napr. všetko, stránky od- do,
výber, aktívne listy, celý zošit ...
14
záhlavie
možnosti
nastavenia
vzhľadu stránky
päta
15
Grafy
Vytvorenie tabuľky prípadne ich časti je niekedy
výhodnejšie prezentovať v grafickej podobe.
Používame sprievodcu grafom, ktorý v štyroch krokoch
postupne umožní upraviť nastavenia a voľby pre
príslušný graf.
Samozrejme je možná neskoršia úprava grafu už po
dokončení.
Druhá možnosť je označenie tabuľky, z ktorej chceme
urobiť graf a stlačiť F11. Potom už len nasleduje
prípadná úprava grafu.
16
Údaje, z ktorých
vytvoríme graf
17
Údaje grafu
Nová záložka s grafom
18
Použitie funkcií min, max, priemer, „pravda
a nepravda“
Pri vyhodnocovaní tabuliek používame funkcie min,
max, priemer a „pravda –nepravda“.
postup: vložiť – funkcie – a vyberieme potrebnú operáciu
V riadku vzorcov je funkcia fx . Tu sa nachádzajú rôzne
funkcie, ktoré potrebujeme.
19
Minimálna hodnota z tabuľky
Maximálna hodnota z tabuľky
Priemerná hodnota z tabuľky
Výrok pravda - nepravda
20
Podmienené formátovanie
V tabuľke sa rýchlejšie zorientujeme, keď sú dáta
splňujúce základné kritérium formátované
odlišne od dát ostatných.
Toto dosiahneme podmieneným formátovaním.
21
Vzhľad podmienene
formátovanej bunky
22
Relatívny a absolútny odkaz
Relatívne údaje v tabuľke sa používajú vtedy,
keď jednoducho kopírujeme vzorce na
princípe podobnosti – čísla v bunkách sa
menia.
Absolútny odkaz sa používa vtedy, keď vo vzorci
chceme použiť údaj z jedného konkrétneho
riadku alebo stĺpca – číslo riadku alebo stĺpca
ostáva ten istý.
23
Vzorec výpočtu vo
vzorcovom riadku
Zafixovaný stĺpec
aj riadok $B$13
24
Usporiadanie dát
Usporiadanie je zoradenie údajov podľa určitého
poradia. Obyčajne sa textové údaje zoraďujú
abecedne vzostupne (od A po Z) alebo zostupne (od
Z po A), číselné údaje podľa číselnej hodnoty, podľa
zvoleného kritéria.
Označíme bunku, podľa ktorej chceme usporiadať
údaje a zvolíme si operáciu: údaje – zoradiť – zvolíme
si maximálne 3 podmienky na zoradenie údajov.
25
Krok č.2
dáta
Krok č. 3
výber
podmienok
Krok č. 1
označenie
stĺpca
26
Filtrovanie údajov
Filtrovanie je výber dát podľa určených potrieb – automatický
filter: údaje – filter – automatický filter.
Ak potrebujeme mať vedľa pôvodnej tabuľky aj vyfiltrované
údaje použijeme rozšírený filter:
odkopírujeme dáta, ktoré budeme filtrovať – 1 riadok tabuľky,
označíme prvú bunku novej tabuľky;
údaje – filter – rozšírený filter – označiť údaje, ktoré chceme
filtrovať – oblasť zoznamu, oblasť kritérií, vyznačíme
podmienku kopírovať inam, pričom sa nám vyznačí – kopírovať
do - a to je miesto kam chceme umiestniť nové filtrované
údaje a operáciu potvrdíme.
Tu potom môžeme zvoliť automatickú filtráciu údajov, ktoré
potrebujeme.
27
Nastavenie automatického
filtra
Tlačítko na
aktiváciu filtra
Filtrované údaje
28
Formuláre
Niekedy je potrebné zobraziť len jeden záznam bez rušivého
vplyvu ostatných riadkov.
Označíme celú oblasť dát spolu s názvami stĺpcov. Prístup je cez
dáta – formulár. Pohyb medzi dátami prebieha cez tlačítka.
29
vzhľad
formuláru
vyznačenie poľa
z ktorého bude
robený formulár
Tlačítka
formuláru
30
Import a export dát
Do MS Excel-u môžeme importovať súbory vytvorené v programoch:
- Lotus 1-2-3 (*.wk?) – nedajú sa spustiť- heslo
- Quattro Pro/Doc (*.wq1)
- Microsoft Works 2.0 (*.wks)
- Webovú stránku alebo webový archív – nutné použiť „Sprievodca
prevodom textu do stĺpcov“ – údaje – text do stĺpcov. Ďalej už „Sprievodca
importom textu“
- Súbory vo formáte XML
- MS Access
- MS Excel (*xls)
- Textové súbory (*.prn; *.txt; *.csv) – pomocou „Sprievodca importom
textu“
31
Kontingenčné tabuľky
Kontingenčná tabuľka (ďalej KT) je špeciálny
druh tabuľky, ktorá sa vytvára zo zdrojových
dát, zo zoznamov, tabuliek a databáz.
Zoznam nemusí byť zoradený, nie je dôležité,
aby údaje boli usporiadané. MS Excel si
zdrojové dáta sám preberie a usporiada v
skrytej dátovej medzipamäti, z ktorej sú
kontingenčné tabuľky vytvárané.
32
Najdôležitejšia časť
zdrojovej tabuľky je
záhlavie – názvy polí.
Podľa toho zoraďuje
program údaje
Údaje v zdrojovom
zozname nemusia byť
zoradené
33
Dôležité zásady
- musia sa odstrániť všetky medzisúčty a celkové súčty
- automaticky zahrnú všetky údaje zoznamu, teda ignorujú
všetky filtre – ponuka filter
- pri obnovení údajov v novej zostave kontingenčnej tabuľky
(KT) alebo kontingenčného grafu (KG) sa automatiky obnovia
aj údaje v pôvodnej zostave
- ak chceme vytvoriť novú zostavu KT alebo KG pomocou inej
zostavy KT, musia byť obidve zostavy v tom istom zošite
(dôležité pri obnovovaní údajov)
- zmeny v zostave KG ovplyvňujú priradenú zostavu KT a
naopak. Ak chcete zmeniť rozloženie alebo zobrazenie údaje
bez ovplyvnenia oboch zostáv, vytvorte samostatnú nezávislú
zostavu KT
34
KT a KG vytvárame
pomocou sprievodcu
35
Vytvorili sme si
KT zo
zdrojových dát
pomocou
sprievodcu
Tabuľku na
úpravu dát si
zvolíme
klikom myši v
ktorejkoľvek
časti KT
Keď urobíme dvojklik
na bunku vytvorí sa
nám samostatná
záložka s údajmi
36
Ďalšie možnosti úprav KT
-
zmena rozloženia pomocou sprievodcu
zobrazenie prvých alebo posledných položiek
zmena položky stranového poľa
zmena formátu písma, čísla
zmena údaju – zmeníme údaj v zdrojových údajoch a
v KT potvrdíme aktualizáciu dát
- http://office.microsoft.com/training/training.aspx?A
ssetID=RC010286901029&CTT=6&Origin=RP0102869
11029
37
Makrá
Ak v aplikácii Microsoft Excel opakovane robíte nejakú
úlohu, môžeme ju automatizovať pomocou makra.
Makro je rad príkazov a funkcií uložených v module
aplikácií Microsoft Visual Basic a dá sa ho spustiť,
kedykoľvek potrebujeme danú úlohu previesť.
Pokiaľ napríklad do buniek často zadávame dlhé
textové reťazce, môžeme vytvoriť makro, pomocou
ktorého budú tieto bunky formátované tak, aby sa
text zalamoval.
Makrá sú však potencionálnym nositeľom vírusov!
38