Transcript 科技档案 - 中国矿业大学档案馆

CUMT
Archives
1909-2013
档案馆和我的大学生活
——走进中国矿业大学档案馆
Archives
Mining & Technology
CHINA UNIVERSITY
档案
档案馆
管理
学生
查档
服务
安全
助管
征集
何为档案？
档案 我国档案的历史沿革
甲骨档案
甲骨档案是我国现存历
史档案中年代最久远的，
以龟甲或兽骨为载体而
形成的书史记事文字材
料。
金文档案
中国古代铸刻在青铜器
上具有书史记事性质的
铭文档案，即金文档案。
内容涉及当时社会和生
活的方方面面。
石刻档案
石鼓文是中国现存最早
的石刻档案，因刻石形
状像鼓而得名，刻于春
秋战国时期，是公元前
770年秦襄公送周平王东
迁后的记功石刻。
档案 我国档案的历史沿革
简牍档案
简牍档案是指中国古代
以竹木为载体而形成的
书史记事文字材料。简，
指狭长形的竹片；牍，
指较宽的木片。
缣帛档案
在秦汉时期，宫廷文书、
官方文书便开始使用丝
绢代替木竹，便产生了
缣帛档案。
羊皮档案
3-13世纪，欧洲各国主
要用它书写文件，14世
纪逐渐被中国纸取代，
18世纪有些国家仍用它
书写重要法典文件，以
示庄重。
档案 我国档案的历史沿革
纸质档案
是以纸张作为载体的一
种档案，如保存备查的
公文图纸、信札、电报、
户籍、帐册、契约、证
书、书稿、日记、笔记、
家谱的原本和原稿。
声像档案
活动中形成的对国家和
社会有保存价值的照片、
影片、唱片、录音带、
录像带等不同材料为载
体，以声像为主，并辅
以文字说明的历史记录 。
电子档案
电子档案，是指通过计
算机磁盘等设备进行存
储，与纸质档案相对应，
相互关联的通用电子图
像文件集合，通常以案
卷为单位。
档案叫法的演变：
档案
是指过去和现在的国家机
构、社会组织以及个人从事政治、军
事、经济、科学、技术、文化、宗教
商
代： “册”、“典”
周
代： “中”
秦
汉：“典籍”
汉 魏以后：“文书”“文案”、“文牍”、 甲骨档案
清
“案牍”、“薄书”
朝：“ 档子”、“档案”
同形式的历史记录。
石刻档案
简牍档案
等活动直接形成的对国家和社会有保
存价值的各种文字、图表、声像等不
金文档案
缣帛档案
不等同于图书资料，档案是人
类进行社会生活的自然产物。
不等同于文物，档案有目
的保存以便日后查找。
纸质档案
声像档案
电子档案
学校档案馆
学校档案馆概况
图文信息楼B部分6-8层
截止2013年底，
馆藏档案总数达到
139687 卷（件）
13种计算机专题数据库
电话：0516-83592107
传真：0516-83592107
工作时间：8:00-17:30
2008年3月搬迁至新馆建
筑面积约3300平方米
馆藏概况
解放前的档案主要形成于中国矿业大学的前身----福中矿务大学及焦作工学院时期
，解放后的档案主要形成于北京矿业学院、四川矿业学院、中国矿业学院及中国矿
业大学时期。主要包括以下门类：
文书档案：主要包括学校各党群及行政职能部门在管理工作中形成的各
种文件材料
科技档案：主要包括教学、科学研究、出版物、产品生产与科技开发、
科技外事、博士后、专利等方面的文件材料
财会档案：主要包括学校在会计核算活动中形成的各类文件材料，如会
计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册、助学金清册等
声像档案：主要包括学校各项活动中形成的，校外单位形成与本校有关
的，对学校和社会当前与长远有参考价值和凭证作用的照片及音频、视频
荣誉档案：主要包括学校在各项工作和活动中获得的奖状（证书）、奖
章及锦旗、奖杯等
主要馆藏
馆藏概况
文书档案
主要包括学校各智能部门及学院在管理活动中形
成的文件材料，包括学校制定的政策性文件，处理
重要问题、召开重要会议的主要材料，重要的请示
、报告、总结、综合统计报表，机构演变、干部任
免等文件材料，以及房屋买卖、征用土地、资产登
记、重要合同和协议等法律凭证性文件材料。
对学校各职能部门及学院的各项工作具有现实
的参考作用和长远的利用价值。
馆藏概况
科技档案
科技档案主要包括教学、科研、基本建设、仪器
设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、
博士后、专利等文件材料，其中教学、科研及博士
后、专利等相关材料较为丰富。
馆藏概况
科技档案——教学档案
教学类档案主要包括硕士、博士入学试题，硕士
、博士研究生学位材料，本科生优秀毕业论文（设
计），本（专）科生学籍册等；
馆藏概况
科技档案——科研、专利档案
科研类档案主要包括科研准备、研究实验、总结
鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料；专
利类档案主要包括学校教师申请专利的文件材料。
馆藏保存了各类科研项目档案1000余卷，各类专利
档案400余卷。
科研、专利档案不仅充分体现了学校多年来在科
学创新与技术储备方面所取得的丰硕成果，同时也
在科研项目的申请、科技成果的转让及重点学科、
重点实验室的评估等工作中发挥了及其重要的作用
。
馆藏概况
科技档案——基建档案
基建档案主要包括可行性研究、设计基础材料、设
计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件及生产技
术准备、试生产等方面的文件材料，比较完整地记载了
学校基建项目的酝酿、决策到建成交付使用，以及改建
、扩建、抗震、加固、维修等过程，为学校修缮、工程
设计、工程施工等带来了方便，节约了资金。
馆藏概况
$
会计档案
学校会计档案完整、准确、系统地保存了学校财
务会计活动中形成的各种文件材料，主要包括会计
报表、会计账簿、会计凭证、工资清册，以及各种
奖学金、贷学金、助学金清册等。
会计档案全面反映了学校已经进行过的各项经
济活动，并为正在进行或将要进行的经济活动提供
可靠的财务信息。
馆藏概况
声像档案
声像档案保存了学校活动中形成的有价值的的照
片、影片唱片、录像带、录音带等不同载体，以声
像为主，并辅以文字说明的历史记录。主要包括学
校召开的各类重要会议形成主要声像材料、涉外活
动、学校领导专家学者在国内外重大互动中形成的
、上级领导视察工作形成的、历年教学主要成果照
片，各种奖杯证书、重要科研成果的声像材料等。
声像档案直观的记录了学校已经进行过的各项
活动的时空感和真实客观的感受，与纸质载体的档
案相互补充。
馆藏概况
荣誉档案
荣誉档案包括学校在教学、科研及各项管理工作中
取得的，并能反映辉煌成就和光荣业绩，见证学校光
辉历程的奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯等。馆藏
中保存了近800件荣誉档案。
档案馆内部管理
档案馆内部管理
部门
•配合馆长做好全馆性活动的组
织和安排，处理馆内日常行政
事务，负责档案馆人事、财务
、后勤、资产、安全以及对外
联络等事务
办公室
管理利用部
馆长
•负责档案人员业务培训；
•指导并督促各部门归档工作；
•做好各类涉密档案的安全工作；
•负责全校档案的编研等工作；
•制定、完善相关归档制度。
业务指导部 信息技术部
•对校内外用户提供档案服务；
•负责档案库房管理工作；
•制定、完善相关档案的管理、
利用制度。
•负责档案信息化建设；
•档案管理软件设计及数据库的
维护；
•档案馆网站的建设、管理、维
护；
•全馆计算机等现代化设备的管
理与维护等。
全面主持档案馆工作：
档案工作的改革与发展建设；制订档案工作发展
规划，业务工作规范，各项规章制度等；组织、
管理档案馆全部工作。
学生可以如何利用档案馆
我的学籍档案和人
事档案到哪里办理？
如何办理？
我想考研、考博，能从档
案馆得到一些资料帮忙吗？
我在做毕业设计，我想借
我的四六级证书丢了怎
鉴一下往届的优秀毕业论文
可以吗？
么补办？计算机等级证书
可以补开吗？
学生可以如何利用档案馆
我想办理在校学习证明、学历学
位证明、出国成绩证明、在校获
得各类奖励文件
在校
学生
我想要复印历届真题、查找优秀毕
业论文、补开四六级成绩证明和计
算机等级考试成绩证明
毕业
学生
档案馆服务项目
1.提供档案借阅服务
2.出具档案证明(可提供邮寄)
3.复制档案文件
4.学位论文查阅
5.复印硕士、博士入学试题
6.办理学生中英文成绩证明
7.出具英语四、六级成绩成绩证明
档案借阅服务流程
普通档案
出示本人证件
或单位证明
室内阅览、
外借，办理
相关手续
归还
提出借阅要求
办理者
保密/划控档案
经有关负责
人批准
室内阅览
出具档案证明流程
出示本人证件
受理对象：
本校各类
应届、往
届毕业生
办理者 及在校生。
代办人除出示
本人有效证件
外，同时出示
委托人的授权
委托书及有效
证件复印件
办理毕业证书、学位
证书、辅修证书，需
提供相应证书的原件
或扫描件。
检查、校对，确认无
误后方可复印、盖章、
密封。
学籍册上没有GPA的，
出具成绩证明时档案
馆不予计算，也不予
认证。
一年之内可办理加印。
复制档案文件流程
出示本人证件
或单位证明
办理者
提出复制要求
归还
按《中国矿业大学档案馆利用档
案收费规定》执行
学位论文查阅流程
本科生：凭身份证或校
园卡等有效证件，可利
用优秀本科学位论文、
研究生学位论文。
提出论文
查阅要求
归还
出示本人证件
办理者
研究生：持身份证或校
园卡等有效证件可利用
研究生学位论文、优秀
本科学位论文。
复印硕博入学试题流程
历届毕业生及在校学生：
凭身份证或校园卡等有
效证件，可复制硕士、
博士入学试题。
出示本人证件
或单位证明
办理者
提出试题
复印要求
归还
按《中国矿业大学档案馆利用档
案收费规定》执行
中英文成绩证明流程
出示本人证件
受理对象：
各类应届、
往届毕业
生及在校
办理者 生
代办人除出示本
人有效证件外，
同时出示委托人
的授权委托书及
有效证件复印件。
也可将授权委托
书及有效证件的
扫描件事先发至
档案馆信箱
应届、在校本科生：
由本人提供加盖学院
和教务处公章的中文
成绩原件
往届毕业生带证件直接到档案馆办理
应届、在校研究生：
由本人提供加盖研究
生院培养管理科公章
的中文成绩原件
检查、校对，确认无
误后方可复印、盖章、
密封。
学籍册上没有GPA的，
出具成绩证明时档案
馆不予计算，也不予
认证。
一年之内可办理加印。
英语四、六级成绩证明流程
代办人出示本人有效证
件，提供四、六级考试
的具体时间，进行成绩
查找，开据证明
受理对象：
本校各类
应届、往
届毕业生
办理者 及在校生
提出成绩
证明要求
归还
档案馆安全&保密
一、严格执行档案
接收、保管、利用
制度，认真履行登
记、核对、签字、
注销手续。
保密制度
二、凡“机密”、“绝
密”档案必须单独存
放，专人管理，非
相关人员不得接触
。任何人不得私自
将“机密”、“绝密”档
案带出档案馆。
三、利用涉密档案
必须履行审批手续，
并在档案馆阅览室
查阅。一般情况下，
不允许摘抄、借阅
密级档案。
利用制度
四、档案工作人员
不得私自摘抄、复
印、传播涉密档案
内容。
档案馆安全&保密
五、档案馆在工作
中形成的各种废纸
必须及时销毁，不
得随意扔掉或出卖
。
保密制度
六、向校外展示或
提供档案资料时，
不得泄露保密档案
内容和学校科技秘
密。
七、档案馆的计算
机系统不得接入校
园网以外的互联网。
入网的计算机系统
不允许存储、处理
保密档案信息。
利用制度
八、档案馆保密工
作人员必须定期对
档案的保密安全情
况进行检查，发现
隐患及时汇报并加
以改进。
档案馆安全&保密
1．校内工作人
员持工作证或校
园卡等有效证件
，可利用非保密
和非划控档案。
2．历届毕业生
及在校学生凭身
份证或校园卡等
有效证件，可利
用学籍档案及考
研试题；研究生
持身份证或校园
卡等有效证件可
利用研究生学位
论文。
保密制度
3．校外单位因
工作需要查阅档
案，须出具所在
单位介绍信，并
填写档案利用审
批表，经文件归
档部门负责人和
档案馆馆长批准。
利用制度
4．利用保密或
划控档案执行相
关档案利用审批
程序。保密档案
材料，一般限在
保密档案室阅览，
如需复制或借出，
需经审核通过方
可。涉密档案不
得在保密档案室
外留存过夜。
5．校内个人利
用会计档案执行
会计档案利用审
批程序。校纪委
（监察）及审计
人员办案或审计
中利用会计档案，
须填写档案利用
审批表，经所在
单位负责人及档
案馆馆长批准。
档案馆安全&保密
6．校内单位或
个人利用照片档
案对外宣传或出
版，须填写档案
利用审批表，并
经宣传部负责人
和档案馆馆长批
准。
7．档案一般只
限在阅档室利用，
校内人员确因工
作原因需要借出
的，需办理外借
手续，借期两周。
若需延长借阅时
间，必须及时办
理续借手续
保密制度
8．档案利用者
应对档案的保密
、安全和完整负
责，按时归还，
不得转借他人，
不准带到公共场
所，不得污损、
涂改、折叠、拆
卷或丢失，违者
将根据有关规定
予以处理。
利用制度
9．复印档案或
出具档案证明，
按《中国矿业大
学档案馆利用档
案收费规定》执
行。
10．利用者不得
擅自公布档案内
容，违者将依法
追究责任。
档案馆学生助管
每年招新（电话：88120027）
勤工助学岗位
报名：学院＋姓名＋联系方式
工作时间：每周三次班，一个班一节课
（根据学生的课表排班）
要求：
主要工作内容：
档案整理
信息录入
档案核对
文件复印
档案中英文翻译
档案归档
《大学生
勤工助学
管理条例》
 有一定组织管理能力，有服务意识和
奉献精神
 负责中英文翻译的同学需通过英语专
业八级考试
609：协助档案查
找和利用
805：档
案归档
807：档案归档，
档案整理
812：档
案核对，
档案中英
文翻译
征集毕业生大学期间的声像/各类记录材料
即将离开母校，满载着知识与成熟，
满载着四年的美好记忆。
也，请留下大学四年的美好记忆，
与母校共同分享。无论你们走到哪里，
母校将永远为你们珍藏！
联系人：贾玲，联系电话：83592105
电子邮箱：[email protected]
鉴于毕业离校事宜较多，有意捐赠大学生活记录材
料的毕业生朋友，也可在走上工作岗位后再与我们联
系。
征集毕业生大学期间的声像/各类记录材料
2
3
竞赛活动
荣誉材料
1
班级活动
4
个人创作
6
社会实践
5
日常生活
征集
1.班级活动
班级旅游
文艺晚会
体育比赛
班级组织的各种活动，包括外出旅游、文艺晚会、体育比赛、夏令
营、冬令营等，所形成的照片、录像及有关文字材料等。
夏令营
征集 2.竞赛活动
机器人大赛
数学建模比赛
歌咏比赛
班集体或班级部分学生参加学校、省、国家等各级各类竞赛活动，
如机器人大赛、数学建模比赛、歌咏比赛、艺术设计大赛等，所形
成的照片、录像及有关文字材料等。
艺术设计大赛
征集 3.荣誉材料
获奖证书
获奖文件
班集体或班级学生获得的各类荣誉材料（如获奖证书、奖文获件、
获奖时拍的照片等）。
获奖时拍的照片
征集 4.个人创作
文学创作
艺术创作
发表的诗歌、散文
学生个人从事文学创作、艺术创作或其他发明创造的成果（如发表
的诗歌、散文、学术论文，创作成果等）
创作成果
征集
5.日常生活
日常学习
生活
录像
反映日常学习、生活的照片、录像及有关文字材料等。
有关文字材料
征集
6.社会实践
兼职
青年志愿
包括青年志愿者、勤工俭学、社会公益活动、创业锻炼、社会调查
等有关文字材料。
大学之路——矿大档案馆与你同行