Transcript Como_Preparar_un_Estado_Financiero

Como Preparar un
Estado Financiero y
Proyecciones Efectivas
Wallace Rodriguez Parissi
CPA CMA CGFM CFE FCPA CICA
Socio Administrador
HLB Parissi
1
Que es un Estado Financiero
• Documento que resume:
• Posicion financiera a una fecha especifica
• Resultado de operaciones de un periodo
• Metodo de financiamiento y uso de efectivo
• Puede ser resumido o extenso, dependiendo de uso
• Uso interno o gerencial
• Uso externo – inversionistas, acreedores y reguladores
2
Estado de Posicion Financiera o Situacion
(“Balance Sheet”)
• Presenta los activos, deudas, y patrimonio
• Es a una fecha especifica
• Los activos se presentan en orden de liquidez
• Las deudas se presentan en orden de vencimiento
• Dependiendo de la industria, a varias maneras de presentar este
estado financiero, pero sus características son similares.
3
Activos
• Son bienes tangibles o intangibles
• Efectivo, inventarios y propiedad son tangibles
• Cuentas por cobrar, prepagos y plusvalía son intangibles
• Proveen valor a la empresa
• Pueden convertirse en efectivo
• Se usan para operaciones en periodos futuros
4
Activos
• Deben salvaguardarse contra disposición o uso no autorizados
• NO debe ser propiedades personales de los dueños
• A menos que sea parte integral de la operación
• Como vehículos y locales
5
Activos
• Efectivo y equivalentes
• Inversiones
• Cuentas por cobrar comerciales
• Otras cuentas por cobrar
• Prepagos
• Plusvalía
• Propiedad, planta y equipo
• Cuentas por cobrar de
accionistas o dueños debe
presentarse por separado
• Inversiones o cuentas por cobrar
con entidades relacionadas
deben ir por separado
6
Deudas
• Incluye deudas actuales
•
•
•
•
Suplidores,
Empleados
Gobierno
Bancos
• Gastos acumulados, generalmente
son de nomina
• Deudas con accionistas o dueños
deben presentarse por separado
• Lo mismo aplica con deudas a
entidades relacionadas, aun
cuando sean comerciales
• Deudas estimadas
• Demandas
• Regulatorias
7
Patrimonio
• Diferencia entre activos y pasivos
• Acciones, aportaciones de los inversionistas
• Ganancias o perdidas acumuladas
8
Estado de Ingresos, Gastos y Resultado de
Operaciones
• Provee información de los ingresos, por fuente y de los gastos, por
naturaleza
• Distingue ingresos y gastos operacionales de los no operacionales
• Distingue la partida de contribuciones sobre ingresos
• Distingue información de ingreso comprensivo
• Mide el resultado final de las operaciones para un periodo especifico
9
Ingresos
• Deben presentarse en su totalidad
• Con un desglose de descuentos por separado, si son significativos
• Deben presentarse por renglón o fuente operacional
• Para proveer al lector de información sobre los ingresos cotidianos y
recurrentes
• Ingresos que no provienen de las operaciones, deben distinguirse
• Si son significativos
10
Gastos
• Deben presentarse por su naturaleza
•
•
•
•
•
•
Costo de ventas
Compensación de empleados
Renta
Seguros
Depreciación
Intereses
• Deben presentarse de manera detallada, en orden de importancia
para el negocio
11
Estado de Cambios en Equidad
• Provee información detallada de la composición de la equidad de los
dueños
• Distingue la inversión en acciones, aportaciones de los dueños, y las
ganancias o perdidas acumuladas.
• Provee información adicional de cambios en los componentes de
equidad
12
Estado de Cambios en Equidad
• Acciones Comunes
• Acciones Preferidas
• Acciones Suscritas
• Ingreso Comprensivo
• Ganancias o perdidas acumuladas
13
Estado de Flujo de Efectivo
• Provee información de las fuentes de efectivo
• Distingue entre flujos provenientes de:
• Actividad operacional
• Actividad de inversión
• Actividad de financiamiento
• Provee información valiosa sobre la liquidez de la empresa y de sus
métodos de financiamiento
14
Notas o Divulgaciones a los Estados
• Provee información sobre la empresa
• Provee información sobre los métodos para reconocer ingresos y
gastos
• Detalla la composición de los activos y pasivos
• Deben ser claras y concisas para que un lector conocedor las entienda
15
Notas o Divulgaciones a los Estados
• Describe empresa y sus operaciones principales
• Describe manera en que reconoce ingresos y gastos
• Detalla cuentas compuestas
• Provee información de contingencias
16
Notas o Divulgaciones a los Estados
• No deben proveer información especulativa o proyectada
• Se relaciona a los estados financieros.
17
Notas Comunes
• Descripción de la empresa
• Inventarios y su composición
• Empresas relacionadas, si alguna
• Gastos pre pagados, si son
significativos
• Efectivo y equivalentes
• Inversiones
• Propiedad, planta y equipo y
método de depreciación
• Inversiones en otras entidades
18
Notas Comunes
• Gastos acumulados
• Contingencias por demandas o
reguladores
• Transacciones de acciones o con
accionistas
• Eventos subsiguientes a la fecha
de los estados, y hasta la fecha
de la emisión de los estados
• Cualquier otra información que
la gerencia entienda que es
relevante, pero deben evitar que
sean especulativas
• Transacciones con entidades
relacionadas
19
Estados para Uso Interno
• Generalmente para toma de decisiones operacionales
• Usualmente se enfocan en ciertas partidas o cuentas:
•
•
•
•
•
Ventas mensuales
Niveles y manejo de inventarios
Facturación y cobro a clientes
Cuentas por pagar y manejo de efectivo
Otros según la gerencia necesite información especifica
20
Estados para Uso Interno
• Generalmente son en base de efectivo
• El formato y la frecuencia la determina la gerencia
• No deben ser usados para externos, a menos que se les informe de
las limitaciones relacionadas a estos informes
21
Estados para Uso Externo
• Formato y contenido esta regulado por los principios de contabilidad
generalmente aceptados
• Conlleva un análisis profundo, estimados y toma de decisiones
• Requiere la presentación de notas o divulgaciones
• Puede ser auditado, revisado, o compilado por un CPA
22
Estados para Uso Externo
• Inversionistas y dueños
• Acreedores
• Gobierno y otros reguladores
• Solamente los CPA pueden hacer informes de auditoria
23
Como Comenzar
• Hacer un inventario de las posesiones y deudas de la empresa
• Adquirir un programa de contabilidad adecuado para la operación
• No tiene que ser costoso, sino efectivo, para la empresa
• Emplear contable, preferiblemente con bachillerato en contabilidad
• Contratar CPA independiente que provea teneduría de libros
• Establecer balances iniciales
24
Como Comenzar
• Preparar un presupuesto operacional y administrativo
• Lo suficientemente detallado para considerar todas las variables
• Las ventas deben estimarse a base de una expectativa razonable del
mercado
25
Como Continuar
• Establecer procesos contables que capturen efectiva y eficientemente
la información financiera
• Los procesos han de proveer información a tiempo
• Las transacciones deben registrarse en el periodo que ocurren
• Esto permitirá medir efectivamente los resultados de las operaciones
• Proveer para cierre de libros mensuales y anuales
26
Proyecciones Efectivas
27
Proyecciones Efectivas
• Ventas
• Costos
• Administración
• Determinar punto de balance (“breakeven-point”).
28
Ventas
• Determinar el mercado del bien o servicio
• Estimar reacción de la competencia
• Estimar precio del mercado real
• Considerar fluctuaciones de temporada
29
Ventas
• Determinar capacidad para suplir el mercado esperado
• Esto va afectar precio de venta
• También afecta la capacidad de producir el mercado
• Tanto en bienes como servicios
30
Costos
• Costos directos
• Costos indirectos
31
Costos Directos
• En manufactura:
• Materia prima
• Mano de obra directa
• Costo de conversión – maquinaria, luz, etc. necesarios para manufacturar el
producto
• Acarreo a facilidades de manufactura
• Almacenaje NO es un costo capitalizable en inventario.
• En reventa – costo del bien a re-venderse
32
Costos Directos
• Mano de obra en planta de manufactura
• Horas profesionales, en venta de servicios
• Gastos incidentales a empleados
• Beneficios marginales
• Comisiones ventas
33
Costos Indirectos
• Variables
• Tienen que ver con el nivel de producción o manufactura (luz, seguros,
almacenaje)
• Fijos
• Se incurren independientemente si hay producción
• Renta de facilidades
• Seguros generales
• Supervisores y administración
34
Ventas vs. Costo de Ventas
• Esto provee la ganancia bruta
• El margen de ganancia debe ser suficiente para cubrir
•
•
•
•
Costos administrativos
Costos de financiamiento
Contribuciones
Proveer ganancia a dueños
35
Administración
• “Lo que no se mide, no se controla”
• Administración es mucho mas que poner supervisores
• Determinar cuales son las actividades criticas que deben medirse
• Para poder tomar acción y corregir cualquier aspecto que se aparte
del presupuesto y/o las expectativas gerenciales
36
Determinar Punto
de Balance
37
Determinar Punto de Balance
• De esto depende el éxito de la empresa.
• Se debe determinar cual es el volumen mínimo de ventas (tanto de
bienes como servicios) que provea para cubrir la totalidad de los
gastos operacionales:
• Antes de contribución sobre ingresos y de
• Ganancia netas para dueños
• Veamos plantillas de presupuestos
38
Resumen
• Preparar un presupuesto razonable
• Establecer controles contables y administrativos
• Establecer mediciones y monitoreo de operaciones
• Preparar estados financiero completos y a tiempo.
39