Transcript I have a dream

“I have a dream”
débuter et réussir un projet
SharePoint
Stéphanie Philippoz – Getronics
4 novembre 2010
SharePoint de Contact
Sommaire
Les problèmes les plus fréquents lors
du démarrage d’un projet SharePoint
Des règles pour bien débuter votre
projet SharePoint
Des règles pour réussir votre projet
SharePoint
SharePoint de Contact
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Portrait de Getronics
En Suisse
Nbre d‘employés: 240
Siège:
Wallisellen (ZH)
Agences:
Niederwangen (BE)
Lonay (VD)
Quelques clients: Ammann, V-Zug, Metalor, Migros,
McDonald‘s, The VIA MAT Group, SBB-CFF-FFS, Givaudan,
SwissRE, Etat du Valais, CSL Behring, Helsana
Principaux partenaires technologiques:
Présence mondiale
Présence de Getronics dans plus de 18 pays
Présence de Getronics Workspace Alliance
dans plus de 35 pays
SharePoint de Contact
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Prestations de Getronics
WORKSPACE
CONNECTIVITY
DATACENTERS
• Permettre le partage
d’information au
travers d’application
apportant de la valeur
ajoutée
• Fournir des espaces
de travail flexible et
collaboratif
• Garantir l’échange
d’information interne et
externe
• Faciliter les
interactions avec les
partenaires business
• Garantir l’accès et la
disponibilité des
données
• Gérer les applications
métier critiques
• Garantir la sécurité
TM ENABLES OUR VISION
TM ENABLES
FRW
FRW
OUR VISION
CONSULTING
SharePoint de Contact
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Sommaire
Les problèmes les plus fréquents lors du
démarrage d’un projet SharePoint
Des règles pour bien débuter votre
projet SharePoint
Des règles pour réussir votre projet
SharePoint
SharePoint de Contact
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Les problèmes les plus fréquemment rencontrés
SharePoint est une technologie de partage qui s’intègre dans un
environnement et des processus de travail.
Les organisations qui l’oublient font face à des problèmes, avant, pendant ou
après l’implantation, dont voici les plus fréquents
•
Manque de focus sur les utilisateurs
•
Manque de « feuille de route » et d’objectifs donnés à SharePoint
•
Manque de culture managériale orientée technologie, flux de communication trop
basé sur le papier et l’email
•
Manque de culture collaborative et pas d’incitation au partage, pas de
capitalisation du savoir-faire
•
Manque de centralisation de l’information
•
Manque de processus interne (ex: gestion documentaire, convention de stockage et de
nommage de l’information, politique d’entreprise, gestion de contenu…)
•
Manque d’évolutivité de l’implantation Sharepoint -> création d’outils ou de
manière de faire parallèle
SharePoint de Contact
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Sommaire
Les problèmes les plus fréquents lors du
démarrage d’un projet SharePoint
Des règles pour bien débuter votre
projet SharePoint
Des règles pour réussir votre projet
SharePoint
SharePoint de Contact
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Les règles pour bien démarrer votre projet
SharePoint
Etablir une vision pour SharePoint, de
façon à lui donner un objectif reconnu
 S’assurer que les processus
 Inclure les utilisateurs dès le
transversaux sont appliqués et
qu’ils peuvent être soutenus et
optimisés avec Sharepoint
début du projet pour en faire un
projet d’organisation et non un projet
informatique
 Prendre le temps d’analyser
les besoins pour assurer une
implantation optimale et une
infrastructure adéquate
 Partager l’idée du projet
SharePoint au sein de l’organisation
pour rassembler le plus possible les
ressources et communiquer
 Organiser le projet avec un planning,
une équipe de projet et de soutien au
projet SharePoint, créer une cartographie
des acteurs
SharePoint de Contact
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1. Etablir une vison, une feuille de route
•
Le projet SharePoint doit avoir environ 3 objectifs à poursuivre, exprimés de
manière claire et univoque
•
Les questions auxquels ces objectifs doivent répondre peuvent être
– Doit-il être une plate-forme intranet ou extranet ?
– Doit-il être participatif, permettre les espaces d’équipe ou d’accès restreint ?
– Doit-il permettre une gestion avancée des documents ?
– Quelles applications actuellement disponibles doit-il remplacer ?
– Quelles manières de travailler actuelles doit-il soutenir ou améliorer ?
– Doit-il devenir un outil pour tous ou un outil dédié?
– Comment va-t-il s’intégrer dans la culture de l’organisation ?
•
Ces objectifs devraient être communiqués dans
l’ensemble de l’organisation, comme ceux d’un
autre projet d’organisation, en respectant la culture
d’entreprise
SharePoint de Contact
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2. Inclure les utilisateurs pour en faire un projet
d’organisation
•
Idéalement, le chef de projet devrait être un collaborateur du business et
non un collaboration du service informatique
– Pour éviter que le projet ne soit reconnu comme un projet «que l’informatique
m’impose, … encore»
– Pour que le projet soit porté par des utilisateurs impliqués et «partie prenante»
– Pour que le projet soit focalisé sur les bénéfices qu’il peut apporter aux
utilisateurs et non sur la «beauté de l’infrastructure technique»
•
L’importance des groupes de travail :
– ils sont composés d’utilisateurs business, représentatifs des
processus concernés par les objectifs du projet
– ils servent à obtenir un panorama concret des besoins,
orienté utilisateurs
•
Souvenez-vous :
« il m’est toujours plus facile d’accepter le résultat d’un projet
dans lequel je suis impliqué que le résultat d’un projet qui
m’est imposé. Parce que j’y ai participé, j’ai pu transmettre
mes idées et j’ai compris les décisions prises »
SharePoint de Contact
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3. Partager l’idée du projet, rassembler
•
Dès que les objectifs du projet sont définis, ils devraient être communiqués
dans l’ensemble de l’organisation
•
Au même titre que la communication d’un autre projet d’organisation, la
communication autour de Sharepoint doit respecter la culture d’entreprise
•
Cependant, par son aspect collaboratif, il est important de sensibiliser
autant de collaborateurs et de niveaux hiérarchiques que possible, pour
aider à l’acceptation du nouvel environnement à venir
•
Les façons de communiquer sont par exemple:
– Parler du projet dans les revues de projets, le journal d’entreprise
– Projeter les avantages en terme d’accroissement de la productivité, de
simplification du travail
– Créer des «Proof of concept» sur les fonctionnalités les plus critiquées dans
l’organisation
– Organiser des présentations d’autres plate-formes Sharepoint, dans d’autres
organisations
SharePoint de Contact
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4. Organiser le projet
fort
Réaliser une cartographie des acteurs
Former
Ravir
Administrateurs
Contributeurs
Utilisateurs
finaux
Implication
Utilisateurs
finaux
Utilisateurs
finaux
faible
•
Utilisateurs
finaux
Surveiller
faible
Décideurs
Satisfaire
Influence
SharePoint de Contact
fort
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4. Organiser le projet
•
Organiser l’équipe de projet, incluant différents rôles
– Un chef de projet (collaborateur business)
– Un comité de pilotage:
•
•
•
•
env. 4-5 personnes, ayant un pouvoir de décision,
impliquée dans le déploiement (ex: organisateur, manager assurance qualité),
représentatif des sensibilités de l’organisation,
représentatif des départements de soutien et des départements de production
– Un sponsor: au moins une personne positif sur le projet, avec une forte crédibilité
interne pour le soutien du projet
– Un expert externe, un prestataire de service possédant une expertise sur les
questions techniques et les aspects de consulting
•
Suivre le projet selon une méthode de
gestion de projet en vigueur, incluant le suivi
du planning, du budget, des incidents, des
tâches, de la communication
COPIL,
sponsor
Groupe de travail
SharePoint de Contact
Chef de projet
interne
Partenaire
externe
GT
GT
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5. Analyser les besoins
•
Il ne suffit pas d’introduire SharePoint dans votre organisation. Encore faut-il que
les utilisateurs le trouvent utile et utilisable
•
LA partie importante avant l’implantation de SharePoint est l’analyse des besoins
– collectes d’information par des interviews des groupes de travail,
– visites sur le lieu de travail, comprendre le cycle de vie des documents, les flux
d’information, les méthodes collaboratives actuelles, les processus de travail
– Synthèse des besoins, catégorisation, pondération en vue de leur priorisation
•
Selon les fonctionnalités requises,
l’infrastructure technique est définie:
Homepage
– Quelle version de Sharepoint
(Foundation, Server, Enterprise)
– Infrastructure serveurs
Direction,
– Capacité de RAM
management
et de HD en corrélation
avec les fonctionnalités
(recherche, volume des documents)
SharePoint de Contact
Mandats,
projets
RH
R&D
Marketing,
…
Sites de
projet
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6. Vérifier les processus transversaux
•
•
•
Avant d’introduire SharePoint, vérifier le niveau de maturité collaborative et
de la transversalité des processus dans l’organisation et les départements
Introduire Sharepoint selon le niveau de maturité décelé
Utiliser SharePoint comme levier pour augmenter le niveau de maturité, en
complément d’autres projets organisationnels
Processus transversaux
appliqués,
collaboration effective
Transversalité
partiellement appliquée
Travail segmenté,
peu de collaboration
Bureautique
classique
SharePoint de Contact
Information et
communication
Partage
documentaire
Espaces de
travail dédiés
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Les problèmes les plus fréquents lors du
démarrage d’un projet SharePoint
Des règles pour bien débuter votre
projet SharePoint
Des règles pour réussir votre projet
SharePoint
SharePoint de Contact
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Les règles pour réussir votre projet SharePoint
Assurer le soutien du projet SharePoint et
du concept de collaboration par la direction
de l’organisation
 Découper les objectifs
 Proposer une réponse
auxquels SharePoint doit répondre
en plusieurs phases pour favoriser
des succès rapides et visibles
adéquate aux besoins passant par
la recherche, l’ergonomie simple,
la participation active
 Suivre le projet SharePoint avec
une méthode assurant le planning, le
budget, minimisant les incidents,
favorisant la communication
 Organiser les processus de contribution
et d’administration de SharePoint, assurer
la mise à jour du contenu
 Faire participer les utilisateurs, mettre le projet
Sharepoint dans leur mains, les informer, les former
pour faire de Sharepoint un outil utile et utilisé
SharePoint de Contact
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1. Assurer le soutien du projet
« La réussite d’un projet de changement passe par son adéquation avec la stratégie définie
par la direction. La réussite d’un projet d’organisation n’est pas possible sans le soutien du
management. Ce soutien doit être visible et continu »
•
S’assurer au préalable des attentes de la direction, vérifier l’adéquation entre
les objectifs de la direction, les objectifs du projet et la stratégie d’entreprise
•
Impliquer la direction dans les grandes étapes du projet, faire participer la
direction au COPIL
•
Communiquer sur le projet à l’ensemble des collaborateurs par le biais de
« Mots de la direction »
•
Inciter la direction à la transparence dans l’information, à la définition des
processus transversaux
•
Compter sur la voie hiérarchique pour « faire passer »
certaines idées importantes
•
Mettre le doigt sur les doublons dus au manque de
collaboration (interface des processus)
SharePoint de Contact
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2. Phaser le projet
•
Phaser le projet en petites étapes avec des fonctionnalités définies permet
–
–
–
–
d’atteindre rapidement des petits succès
d’encourager l’équipe de projet
de susciter des « envies » dans d’autres départements
de conduire le projet plus sereinement
Intranet: Communications, annuaire,
Documents: Stockage,
Projets: Portefeuille, espace
contacts, documents utiles, recherche
classification, version, workflow
dédiés, méthode, tableaux de bord
Suivi: Calendrier, agenda, événements,
Processus: Référence, GED, amélioration,
tâches, objectifs, décisions, alertes,
knowledge management, formulaires
SharePoint de Contact
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3. Conduire le projet avec méthode
•
Gérer le projet durant tout son cycle selon une méthode de gestion de projet
•
Rigueur, respect des objectifs, des délais, point d’avancement régulier,
séance avec l’équipe de projet, communication tout au long du projet, tenue
des COPIL, suivi de la liste des tâches à faire… tout ceci doit être le quotidien
du chef de projet
•
Ne pas se contenter de faire un kick-off, une communication et miser sur la
bonne volonté de acteurs
Dossier virtuel client
SharePoint de Contact
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4. Mettre le projet dans les mains des utilisateurs
•
Souvenez-vous :
« il m’est toujours plus facile d’accepter le résultat d’un projet dans lequel je
suis impliqué que le résultat d’un projet qui m’est imposé… »
•
L’implication des utilisateurs est essentielle en début de projet par l’analyse
•
L’implication des utilisateurs est essentielle tout au long du projet, par
–
–
–
–
–
–
•
La communication
Les groupes de travail
La formation
Les tests de validation
Le feed-back
L’accès aux personnes de contact
Les suivre même après
l’implantation,
faire du marketing de projet
SharePoint de Contact
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5. Organiser les processus induit par Sharepoint
•
De nouveaux processus voient le jour et permettent de gagner du temps
– Développement de contenu, révision, publication
– Mise à jour des éléments
– Gestion de la sécurité, gestion des zones de confidentialité
– Administration des sites
– Administration techniques, backup…
•
Il est important de les définir, de les communiquer et de stocker l’information
de façon accessible
•
Il est important que ces processus s’intègrent comme des méthodes de
travail et non comme des tâches en plus. SharePoint doit avant tout aider
dans le travail quotidien
SharePoint de Contact
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6. Proposer une réponse favorisant l’acceptation
•
Rendre l’information « trouvable » par des moteurs de recherche puissants,
par des classifications solides
•
Construire SharePoint selon l’idée de « Architecture de la participation »
– Privilégier la souplesse de l’architecture, l’évolution
– Transformer les demandes en réponse SharePoint à chaque fois que c’est possible
– Encourager l’utilisation de SharePoint comme plate-forme self-service, sur laquelle
chacun peut contribuer selon ses besoins
•
Introduire les changements
« petit à petit », afin de permettre
une prise en main graduelle
SharePoint de Contact
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Règles d’or = projet plus serein !
Merci de votre confiance
Contact:
Getronics (Suisse) SA
Stéphanie Philippoz
Consultante
+41 (0)21 811 12 12
[email protected]
SharePoint de Contact