Transcript Saneamiento Caja y Bancos Propiedad Planta y Equipo

PERÚ
Ministerio
de Economía y
Finanzas
Viceministro
de Hacienda
Dirección
General de Contabilidad
Pública
ACCIONES DE SANEAMIENTO CONTABLE
DE LAS ENTIDADES GUBERNAMENTALES
LEY Nº 29608
Jorge Baltodano Jara
Dirección de Normatividad
 Manual de Procedimientos
para
las
Acciones
de
Saneamiento Contable de las
Entidades
Gubernamentales
aprobado con R.D. N° 0112011-EF/51.01
CAJA Y BANCOS
CAJA Y BANCOS
Analizar los saldos que representan medios de pago, evaluando:
 Periodicidad de los importes registrados
 Rotación y movimiento continuo que deben tener las
operaciones.
Para determinar la vigencia y sostenimiento de los saldos en
efectivo de caja, reembolsos de caja chica, cheques, giros,
operatividad de las cuentas corrientes, ahorro, etc. SE DEBE
EVALUAR LA APLICACIÓN NORMATIVA DE LA DGETP
 DEPOSITO DEL DINERO EN EFECTIVO AL BANCO DENTRO DE
LAS 24 HORAS.
Plazos de Efectivización
Recursos Ordinarios 30 días
Recursos Directamente Recaudados 01 año
Revisar conciliaciones bancarias con extractos bancarios y
determinar los cheques no pagados por el banco, posterior
a los 30 días, notificar al proveedor, regularizar operaciones.
Los informes de arqueos de fondos deben consistenciar los
saldos de caja chica y valores en custodia.
REVISAR LAS ACTAS DE CONCILIACION DE SALDOS CON
TESORO PUBLICO Y CON LAS ENTIDADES FINANCIERAS POR EL
MOVIMIENTO DE CUENTAS CORRIENTES
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN
LOS SALDOS EN MONEDA EXTRANJERA SE
EXPRESARÁN EN MONEDA NACIONAL AL TIPO DE
CAMBIO EMITIDO POR LA SUPERINTENDENCIA
DE BANCA, SEGUROS Y ADMINISTRADORA
PRIVADA DE FONDO DE PENSIONES, A LA FECHA
DE LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS.
DINÁMICA
ES DEBITADA POR:
ES ACREDITADA POR:
 Saldos de caja.
 Faltantes de caja
 Importes recibidos en efectivo y cheques
 Sumas recibidas de terceros.
 Donaciones de capital recibidas.
 Valor de transferencias recibidas.
 Depósitos en cuentas bancarias.
 Notas de Abono remitidas por el Banco
 Habilitaciones de los fondos fijos.
 Cobranza de letras y pagares.
 Ingresos por cobranzas de préstamos
 Importes recibidos por la venta de valores, bienes,
servicios y rentas de la propiedad.
 Egresos del fondo fijo.
 Devoluciones de recursos de terceros.
 Importes por transferencias entregadas.
 Cheques girados a cargo de las cuentas corrientes
bancarias de la entidad.
 Notas de Cargo emitidas por el Banco.
 Importes retirados de las Cuentas de Ahorro y otros
depósitos como transferencia a la cuenta corriente
para desembolsos.
PRESENTACIÓN
En caso de existir fondos en caja o en entidades
financieras y no pueda disponer de ellos en forma
inmediata por disposiciones judiciales, legales,
convenios, condiciones de créditos y/o decisiones
administrativas serán transferidos a la divisionaria
1101.05 Fondos Sujetos a Restricción.
Las cuentas corrientes con saldo acreedor serán
mostradas en el Pasivo, en el rubro Sobregiros
Bancarios.
COMENTARIO
 Los cheques girados por sumas significativas que no han sido
entregados o en cartera, deben ser divulgados en Notas a los
Estados Financieros.
 Los saldos de las cuentas bancarias deben ser conciliados con
los estados de cuenta remitidos por los bancos.
 Los documentos provisionales que certifiquen la entrega de
dinero, no son componentes del saldo de caja, ni del Fondo Fijo,
deberán ser regularizados al cierre del ejercicio y ser mostrados
en la cuenta que corresponda a la naturaleza del destino final
del dinero objeto de la entrega.
CASO PRACTICO
CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
CUENTA 1101 CAJA Y BANCOS
CASO PRACTICO
CASOS PRACTICOS RELACIONADOS CON EL SANEAMIENTO CONTABLE
3,1 CAJA Y BANCOS
Resolución Directoral Nº 011-2011-EF/51.01 (03.Ago.2011)
Manual de Procedimientos para las Acciones de Saneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales
CAJA Y BANCOS
EL REGISTRO DE LAS DIFERENCIAS EN CAJA Y BANCOS, DETERMINADAS MEDIANTE LA DEPURACIÓN, TENDRÁN COMO PARTIDA LA
CUENTA 3401.03 EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE - LEY N° 29608.
CASO PRACTICO
Conciliación bancaria al 31 diciembre de 2010
Cuenta 1101. Caja y Bancos
CONCILIACION BANCARIA AL 31/12/2010
CUENTA 1101. CAJA Y BANCOS
1101.03 Depósitos En Instituciones Financieras Públicas
1101.0301 Cuentas Corrientes
1101.030102 Recursos Directamente Recaudados
SALDO SEGÚN LIBRO BANCOS
NOTA DE CARGO POR MANTENIMIENTO
CHEQUES ANULADOS POR ERROR EN REGISTRO
SALDO SEGÚN ESTADO BANCARIO
CARGO PENDIENTE
CHEQUES ANULADOS POR ERROR EN REGISTRO
RESUMEN
Libro Bancos
Estado Bancario
Diferencia en la conciliación bancaria
-19.50
23,641.00
23,621.50
492,703.87
485,646.71
90.00
23,641.00
23,731.00
509,377.71
492 703,87
509,377.71
16,673.84
EXPLICACION DE DIFERENCIA
DETALLE
CHEQUES EN CARTERA AÑO 2008
CHEQUES EN CARTERA AÑO 2009
CHEQUES EN CARTERA AÑO 2010
CHEQUES EN CARTERA AÑO 2011
469,082.37
IMPORTE
9,381.05
1,380.00
5,420.02
492.17
16,673.24
LOS IMPORTES
SOMBREADOS
NO SON IGUALES
PODEMOS OBSERVAR
QUE SIGUE HABIENDO
UNA DIFERENCIA DE
S/. 0,60
16,673.84
- 16,673.24
0.6
COMENTARIO
DE ACUERDO A DIRECTIVA DE TESORERIA (TESORO PUBLICO) CADUCIDAD, ANULACION Y REPROGRAMACION DE CHEQUES Y CARTAS ORDEN
A)
EL BANCO DE LA NACION PAGA LOS CHEQUES GIRADOS O ATIENDE LAS CARTAS ORDEN EMITIDAS DENTRO DE LOS 30 DÍAS CALENDARIO
CONTADOS DESDE SU GIRO O EMISIÓN.
B) LOS CHEQUES GIRADOS CON CARGO A LAS CUENTAS BANCARIAS AUTORIZADAS POR EL TESORO PUBLICO DE FUENTE DE FINANCIAMIENTO
DISTINTA A RECURSOS ORDINARIOS, TIENEN VIGENCIA DE UN AÑO A PARTIR DE LA FECHA DE SU GIRO O EMISION
C) EL GASTO GIRADO QUE HAYA CADUCADO DEBE SER ANULADO Y REGISTRADO EN EL SIAF-SP
NOTA
ESTA SITUACION DEBE SER CONSIDERADA COMO CORRECCION DE ERROR APLICANDO LA NICSP 3 - SUPERAVIT O DEFICIT NETO DEL EJERCICIO,
ERRORES SUSTANCIALES Y CAMBIOS EN LAS POLITICAS CONTABLES, NO PROCEDIENDO PARA EL REGISTRO CONTABLE LA UTILIZACION DE LA
CUENTA 3401 .03 EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE - LEY Nº 29608
CASO DE SITUACIONES COMPLEJAS
A) EN EL CASO DE EXISTIR SALDOS EN LA CUENTA CAJA Y BANCOS QUE NO CORRESPONDEN A UNA SITUACION REAL
B) CUANDO EXISTAN VALORES REGISTRADOS CONTABLEMENTE Y QUE NO REPRESENTAN DERECHOS REALES PARA LA ENTIDAD
C) EN EL CASO DE EXISTIR IMPOSIBILIDAD DE ESTABLECER LA RESPONSABILIDAD LEGAL POR LA PERDIDA DE LOS DERECHOS, PREVIA OPINION DE
DICHA IMPOSIBILIDAD POR PARTE DE LA OFICINA DE ASESORIA JUIRIDICA O DE LA PROCURADURIA PUBLICA
LAS ACCIONES DE SANEAMIENTO CONTABLE DISPUESTAS POR LA LEY Nº 29608, NO EXIMEN DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES INHERENTES A
LOS ACTOS DE GESTION QUE CORRESPONDAN EN CADA CASO Y DE LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS Y LEGALES QUE SEAN APLICABLES
REGISTRO CONTABLE
PATRIMONIAL
3401.03
EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE - LEY Nº 29608
3401,03,01
CAJA Y BANCOS
1101 CAJA Y BANCOS
1101.0101 CAJA MONEDA NACIONAL
CONTROL
9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO
9112 CONTROL DE SANEAMIETO DEL ACTIVO
DEBE
HABER
XXX
XXX
XXX
XXX
PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO
Propiedad, Planta
y Equipo
Se procede al saneamiento contable
sin perjuicio de las responsabilidades
a que hubiere lugar
 Para contar con el expediente que sustente la corrección de
error o saneamiento se debe disponer que el responsable del
Archivo y de otras áreas informen sobre la documentación
Se sanea las
fuente para sustentar el registro contable (orden de compra,
diferencias entre
PECOSAS, etc.)
el inventario
físico y los saldos  Actas de Conciliación de Saldos Contables con la Gerencia de
contables
Infraestructura.
 Notas de Contabilidad documentadas.
 Tarjetas de Kardex bien por bien, con datos desde su compra
hasta la extinción.
 Nota de Contabilidad sustentada con Hoja de Trabajo del
cálculo de la depreciación bien por bien con las tasas utilizadas.
Propiedad, Planta
y Equipo
Se procede al saneamiento contable
sin perjuicio de las responsabilidades
a que hubiere lugar
 Inventarios físicos
 Resoluciones de altas y bajas de bienes del Activo que deben sustentar
las Notas de Contabilidad.
 Informe de regularización de predios inscritos a nombre de la entidad.
 Conformidad de contrato de ejecución de obras para liquidación técnica y
financiera en los plazos.
 De no terminar el saneamiento técnico legal de los bienes muebles e
inmuebles adoptar las normas de SBN.
 En el caso de no tener documentación, las Construcciones en curso por
administración directa cumplirán lo dispuesto por SBN para determinar la
diferencia entre valor de tasación (comercial) y valor contable.
Propiedad, Planta
y Equipo
Notificar a la entidad propietaria
del bien para evitar duplicidades
de registros.
 Los Edificios y Terrenos recibidos en Afectación en Uso
registrados en Cuentas de Orden se regularizarán con
cargo a las CUENTAS 1501.09; 1502.05 Y 1508.07.
 Contaran con el sustento de Resolución en Afectación
en Uso y Acta de Entrega.
 De no contar con
considera el valor
(comercial)
un valor se
de tasación
Propiedad, Planta
y Equipo
Sin perjuicio de las responsabilidades
a que hubiera lugar se procederá a su
registro contable
 La Propiedad, Planta y Equipo que proviene de
Convenios con Organismos Internacionales y que
no cuenta con Acta de Transferencia ni con
Resolución será objeto del registro contable que
competa y los bienes serán incorporados.
 Los sobrantes y faltantes de bienes muebles y los
vehículos no inscritos en el Registro de Propiedad
Vehicular se ceñirán a lo dispuesto por la SBN.
Propiedad, Planta
y Equipo
Sin perjuicio de las responsabilidades
a que hubiera lugar se procederá a su
registro contable.
 Para las obras que han sido ejecutadas,
terminadas y entregadas físicamente a la entidad
receptora y que tendrán un flujo de beneficios
futuros o potencial de servicio, se registrarán
contablemente y asimismo el bien será
incorporado.
CASO PRACTICO
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
CASO PRACTICO
CASOS PRACTICOS RELACIONADOS CON EL SANEAMIENTO CONTABLE
Diferencia entre el Inventario físico de Propiedad, Planta y Equipo y los saldos registrados en la Contabilidad
INVENTARIO FISICO
AL 31- 12 - 2010
1501
1501.02
1501.0201
1501.0202
1501.03
1501.0304
1501.04
1501.05
1502
1502
1502.01
1502.0101
1503
1503
1503.01
1503.0101
1503.02
1503.0202
1503.03
EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS
Edificios o Unidades No Residenciales
Edificios Administrativos
Instalaciones Educativas
Estructuras
Infraestructura Agrícola
Adquiridos en Arrendamiento Financiero
Entregados en Concesión
ACTIVOS NO PRODUCIDOS
Activos No Producidos
Tierras y Terrenos
Terrenos Urbanos
VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO
Vehículos,maquinarias y otros
Vehículos
Para transporte terrestre
Maquinarias, Equipo, Mobiliario y otros
Para instalaciones educativas
Adquiridos en Arrendamiento Financiero
CONTABILIDAD - SALDOS
VALORES
125 000,00
190 000,00
150 000,00
130 000,00
230 000,00
58 000,00
85 000,00
25 000,00
20 000,00
90 000,00
AL 31- 12 - 2010
1501.02
1501.0201
1501.0202
1501.03
1501.0304
1501.04
1501.05
1501.07
1501.0701
1501.070101
1501.08
1501.0802
1501.080202
1501.080203
1501.080204
1501.080205
1502
1502
1502.01
1502.0101
1503
1503
1503.01
1503.0101
1503.02
1503.0202
1503.03
EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS
Edificios o Unidades No Residenciales
Edificios Administrativos
Instalaciones Educativas
Estructuras
Infraestructura Agrícola
Adquiridos en Arrendamiento Financiero
Entregados en concesión
Construcción de Edificios No Residenciales
Edificios Administrativos
Por contrata
Construcción de Estructuras
Infraestructura Vial
Por administración directa - Personal
Por administración directa - Bienes
Por administración directa - Servicios
Por administración directa - Otros
ACTIVOS NO PRODUCIDOS
Activos No Producidos
Tierras y Terrenos
Terrenos Urbanos
VEHICULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO
Vehículos,maquinarias y otros
Vehículos
Para transporte terrestre
Maquinarias, Equipo, Mobiliario y otros
Para instalaciones educativas
Adquiridos en Arrendamiento Financiero
VALORES
125 000,00
190 000,00
150 000,00
130 000,00
230 000,00
75 000,00
32 000,00
28 000,00
14 000,00
9 000,00
58 000,00
85 000,00
25 000,00
20 000,00
90 000,00
NOTA.- Al contrastar los saldos informados mediante el inventario fÍsico con lo registrado en contabilidad al 31-12-2010 se ha obtenido diferencias por falta de
inventario de obras en ejecución.
Explicación :
La diferencia se ha producido en las cuentas 1501,07 y 1501,08 construcciones en curso de Edificios y de Infraestructura respectivamente. Estos saldos
provienen de años anteriores y presentan las siguientes situaciones :
1) la cuenta 1501,07 es una obra concluida y liquidada financiera y técnicamente, está sustentada con documentos en forma total .
2) la cuenta 1501,08 es una obra no concluída , no existe expediente técnico, no está respaldada con documentos. Esta obra proviene del ejercicio 1995.
SITUACION 1
LA ENTIDAD DEBE PROCEDER A REGULARIZAR CONTABLEMENTE SIEMPRE Y CUANDO SE CUMPLA CON LAS EXIGENCIAS DE LA PROPIEDAD DEL BIEN
1501
EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS
xxxxxx
1501.02
EDIFICIOS O UNIDADES NO RESIDENCIALES
1501.0201 EDIFICIOS ADMINISTRATIVOS
NO PROCEDE PARA LOS EFECTOS DE SANEAMIENTO
1501.07
1501.0701
1501.070101
CONSTRUCCIÓN DE EDIF.NO RESIDENCIALES
EDIFICIOS ADMINISTRATIVOS
POR CONTRATA
xxxxxxx
SITUACION 2
TENIENDO COMO BASE LEGAL LA DIRECTIVA Nº 003-2011-EF/93.01 LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA EL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE EN
EL SECTOR PÚBLICO, NUMERAL 6 REVISION, ANALISIS Y DEPURACION DE SALDOS, NUMERAL 7, RESPONSABILIDAD EN LA GESTION. LAS
ACCIONES DE SANEAMIENTO CONTABLE DISPUESTAS POR LA LEY Nº 29608 NO EXIMEN DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES INHERENTES A
LOS ACTOS DE GESTION QUE CORRESPONDAN A CADA CASO Y TAMPOCO DE LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS ADMINISTRATIVAS Y LEGALES
QUE SEAN APLICABLES.
EXISTIENDO UN CASO COMPLEJO
TIENE OBSERVACION DE AUDITORIA LO SIGUIENTE: VALORES REGISTRADOS CONTABLEMENTE Y QUE NO REPRESENTAN BIENES REALES PARA LA
ENTIDAD; DERECHOS QUE NO SE CUENTA CON LA DOCUMENTACIÓN PROBATORIA QUE LOS SUSTENTE, SIN PERJUICIO DE LAS
RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS, CIVILES Y PENALES VIGENTES. A PROPUESTA DEL COMITE DE SANEAMIENTO PARA LOS EFECTOS DE
SANEAMIENTO CONTABLE MEDIANTE EL EXPEDIENTE QUE INFORMA SOBRE EL CASO Y DE APROBARSE POR LA ALTA DIRECCION SE PROCEDE A
SU REGISTRO.
REGISTRO CONTABLE
REGISTRO PATRIMONIAL
3401.03
EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE
3401,03,21 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS
DEBE
HABER
XXXXXXX
1501
1501.08
1501.0802
1501.080202
1501.080203
1501.080204
1501.080205
REGISTRO DE CONTROL
9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO
9112 CONTROL DE SANEAMIENTO DEL ACTIVO
DEBE
xxxxxx
HABER
xxxxxxx
EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS
Construcción de Estructuras
Infraestructura Vial
Por administración directa - Personal
Por administración directa - Bienes
Por administración directa - Servicios
Por administración directa - Otros
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX