Programy z pakietu biurowego Microsoft Office

Edytor tekstu Word

W skład pakietu Office wchodzą następujące programy:

 edytor tekstu Word ,  arkusz kalkulacyjny Excel ,  baza danych Access ,  program prezentacyjny Power Point ,  organizator Outlook ,   spinacz Binder , edytor obrazów Photo Editor

„Jest to pociągające i zabawne, a tak różne od maszynopisania, jak latanie od psiego chodu.” Justin Kaplan o edytorach tekstu

Rozpoczęcie pracy

Program Word możemy uruchomić klikając przycisk

Start

wybierając z otwierającego się menu opcję

Programy

a następnie a z kolejnego menu

Microsoft Word.

Do szybkiego uruchamiana programu wygodnie jest utworzyć na Pulpicie ikonę skrótu do programu Wybór jednego z gotowych Wybór pustego dokumentu

Szablon życiorysu

Do tak przygotowanego dokumentu wystarczy wprowadzić odpowiednie dane

Zapisywanie dokumentu

Pliki Worda standardowo otrzymują nazwę Dokument1.doc

Aby zmienić opcjonalne ustawienia związane z zapisywaniem tzn. określić nazwę pliku i miejsce zapisu, można wybrać jedną z możliwości:  wybrać z menu Plik opcję Zapisz lub Zapisz jako...

, Proponowana nazwa pliku  nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+S  wybrać ikonę Zapisz

Okno Zapisz jako...

Otwarcie listy rozwijalnej umożliwia wybór dysku i folderu, w którym zostanie zapisany dokument Pole nazwy Plik może zostać zapisany w innym formacie niż format Word 2000 for Windows

Elementy okna edytora Word

Pasek tytułu wskazujący program i nazwę aktywnego dokumentu Przyciski sterujące oknem programu i oknem dokumentu Menu główne Paski narzędzi: Standardowy i Formatowania Migający kursor wskazuje miejsce, w którym pojawi się wpisywany tekst Linijka pionowa i pozioma Pasek stanu Przyciski zmiany widoku Przyciski przeglądania dokumentu w pionie i poziomie

Menu główne

   Od wersji 2000 nie wszystkie pozycje menu są wyświetlane od razu; część rzadziej stosowanych poleceń jest ukryta.

kliknąć myszką wybraną pozycję np. Plik, wcisnąć klawisz funkcyjny F10 (uaktywnienie menu) a następnie klawiszami kierunkowymi ustawić się na wybranej opcji i wcisnąć klawisz Enter (opcja Plik, jako pierwsza w menu zostanie zaznaczona od razu), wcisnąć sekwencje klawiszy lewy Alt i podkreślona litera w nazwie opcji menu – w przypadku wyboru funkcji Plik lewy Alt+P Aby wyświetlić wszystkie pozycje z menu należy wskazać ostatni wiersz poleceń

Menu szybkiego dostępu (menu podręczne)

Oprócz menu głównego w Wordzie można korzystać również z

menu podręcznego

. Jest to menu związane z operacjami na konkretnych obiektach takich jak: tekst, tabela, rysunek, paski narzędzi. Wywołuje się je klikając prawym przyciskiem myszy na wybranym obiekcie.

Paski narzędzi

Wyświetlenie innych pasków narzędzi można uzyskać wybierając z menu ułatwiają szybki dostęp do najczęściej wykonywanych funkcji edytora.

Po zainstalowaniu Worda na ekranie widoczne są dwa paski: Standardowy i Formatowania. Umieszczenie ich w jednej linii uniemożliwia wyświetlenie wszystkich przycisków.

Symbol aktywnego paska narzędzi Kliknięcie ostatniego elementu na pasku pozwoli wyświetlić pozostałe przyciski Podświetlenie i kliknięcie nazwy wybranego paska, spowoduje wyświetlenie go na ekranie

Obszar edycji tekstu

Istotny wpływ na wygląd wyświetlanego dokumentu ma zastosowanie Wygląd edytowanego tekstu na ekranie w dużej mierze zależy od sposobu wyświetlania, który można zmienić wybierając odpowiednią opcję z menu

Widok

, który znajduje się na pasku

Standardowym

lub za pomocą przycisków nad paskiem stanu.

Przycisk Pokaż/Ukryj wyświetla wszystkie znaki niedrukowane Znak końca akapitu (Enter) Znak spacji •Widok normalny •Widok układu dla sieci Web •Widok układu strony •Widok konspektu Znak tabulatora Znak końca strony

Powiększenie

Dokument w skali 200% Ten sam dokument w skali cała strona

Paski przewijania

Pasek poziomy ma taki sam wygląd niezależnie od sposobu wyświetlania dokumentu; służy do przeglądania dokumentu w poziomie Przewinięcie dokumentu o jeden wiersz w górę Przewinięcie dokumentu o jeden wiersz w dół Powyżej suwaka – przewinięcie dokumentu o jeden ekran w górę, poniżej suwaka – przewinięcie dokumentu o jeden ekran w dół Zmiana obiektu do przeglądania; domyślnie ustawionym obiektem jest strona tekstu, ale mogą to być również: przypisy, rysunki, tabele, sekcje Przewinięcie do poprzedniego obiektu; standardowo przewinięcie o jedną stronę w górę Przewinięcie do następnego obiektu; standardowo przewinięcie o jedną stronę w dół

Wstawianie i nadpisywanie

Konik a Konik

Tryb wstawiania Tryb nadpisywania

Koniak Konia

Przełączanie trybu wstawiania i trybu nadpisywania można uzyskać naciskając na klawiaturze klawisz

Insert

. Ten sam efekt daje podwójne kliknięcie na zaznaczonym poniżej przycisku.

W pasku stanu jest sygnalizowany włączony tryb nadpisywania

„Ręczne” poprawianie błędów

Wyrażenia, których Word nie odnajdzie we wbudowanym słowniku, są sygnalizowane poprzez podkreślenie czerwoną falistą linią znak ł Backspace Delete i wstawić poprawny (usunięcie znaku l) i wstawić poprawny znak ł

Automatyczne poprawianie błędów

Bardzo wygodną metodą poprawiania błędów jest korzystanie z menu podręcznego, które pozwala na wybór poprawnej formy błędnie wpisanego wyrażenia

• • • • • • • • • •

Zasady edycji tekstu

Odstęp (spację) stawiamy zawsze po znakach przestankowych.

Znaki interpunkcyjne (kropkę, przecinek, średnik, wykrzyknik, znak zapytania itp.) stawiamy bezpośrednio po wyrazie.

Nie należy wyrównywać tekstu za pomocą spacji.

Klawisz Enter naciskamy po napisaniu całego akapitu tekstu; nie po każdym wierszu.

Nie należy udowadniać czytelnikowi, że edytor potrafi kilkunastoma krojami czcionek; taki tekst powoduje rozproszenie uwagi czytającego. Nie używajmy zatem w dokumencie więcej niż trzech krojów pisma.

Z czcionek ozdobnych korzystajmy tylko w uzasadnionych sytuacjach; w codziennej pracy, w pismach oficjalnych korzystajmy z czcionek prostych np. Times New Roman, Arial lub Courier New.

Nie należy również nadużywać możliwości zmiany wielkości czcionki. Starajmy się pisać czcionką o stałym rozmiarze. Jeżeli chcemy wyróżnić tytuł, rozmiary czcionek kolejnych poziomów, nie powinny różnić się więcej niż o jeden stopień (1,2 razy).

Ważne jest, aby rozmiar czcionki był proporcjonalny do rozmiaru kartki. Dla formatu A4 czcionka nie powinna być mniejsza niż 12 punktów (1 punkt=1/72 cala).

W pismach oficjalnych, takich jak na przykład umowy, kontrakty czy podania, odstęp między wierszami (interlinia) tekstu głównego powinien wynosić 1,5 lub nawet 2 wiersze.

Unikajmy pozostawiania na końcu wiersza pojedynczych znaków (i, w, a itp.); stosujmy w takich sytuacjach twardą spację.

Polskie znaki

Mała polska litera

ą ć ę ń ł ó ś ż ź

Kombinacja klawiszy Prawy Alt+a Prawy Alt+c Prawy Alt+e Prawy Alt+n Prawy Alt+l Prawy Alt+o Prawy Alt+s Prawy Alt+z Prawy Alt+x Duża polska litera

Ą Ć Ę Ń Ł Ó Ś Ż Ź

Kombinacja klawiszy Prawy Alt+Shift+a Prawy Alt+Shift+c Prawy Alt+Shift+e Prawy Alt+Shift+n Prawy Alt+Shift+l Prawy Alt+Shift+o Prawy Alt+Shift+s Prawy Alt+Shift+z Prawy Alt+Shift+x

Przemieszczanie punktu wstawiania    

O jeden znak w lewo, o jeden znak w prawo, o jeden wiersz w górę, o jeden wiersz w dół

Ctrl+



, Ctrl+

 O jeden wyraz w lewo, o jeden wyraz w prawo

End, Home

Na koniec wiersza, na początek wiersza

Ctrl+End, Ctrl+Home

Na koniec dokumentu, na początek dokumentu

Page Down, Page Up

O jeden ekran w dół, o jeden ekran w górę

Jak zaznaczyć

Dowolny fragment tekstu Jeden wyraz Jedno zdanie Jeden akapit Cały dokument Fragment od pozycji kursora do końca wiersza Fragment od pozycji kursora do początku wiersza Jeden wiersz Kilka wierszy

Przeciągnięcie myszką po wybranym fragmencie lub użycie odpowiednich klawiszy kierunkowych przy wciśniętym klawiszu Shift Dwukrotne kliknięcie w obrębie wyrazu Kliknięcie w obrębie zdania przy wciśniętym klawiszu Ctrl Dwukrotne kliknięcie myszką w obszarze lewego marginesu Trzykrotne kliknięcie myszką w obszarze lewego marginesu lub naciśnięcie klawiszy Ctrl+A Naciśnięcie klawiszy Shift+End Naciśnięcie klawiszy Shift+Home Kliknięcie myszką w obszarze lewego marginesu na wysokości wybranego wiersza Przeciągnięcie myszką w obszarze lewego marginesu

Formatowanie dokumentu

Formatowanie znaków

Wszystkie funkcje związane z formatowaniem znaków znajdują się w menu Format-Czcionka . Okno dialogowe Czcionka składa się z trzech kart.

Wyświetlarnie odpowiedniej karty można uzyskać klikając jej zakładkę

Formatowanie znaków Czcionka

Formatowanie znaków – Odstępy między znakami

Formatowanie znaków - Efekty

Zmiana wielkości liter

Zaznaczony tekst, w którym będzie zmieniona wielkość liter z małych na duże Opcje Tekst po włączeniu opcji WIELKIE LITERY

Tworzenie inicjału

Uzyskanie inicjału w tekście możliwe jest po wybraniu z menu Format funkcji Inicjał Zmiana czcionki inicjału Ustalenie wysokości inicjału Zwiększenie odległości inicjału od reszty tekstu

Formatowanie akapitów

Z punktu widzenia struktury dokumentu

akapit

zawiera tekst, stanowiący logicznie zamkniętą całość. Z punktu widzenia edytora tekstu akapit to fragment tekstu zakończony znakiem końca akapitu (naciśnięcie klawisza Enter).

W przeciwieństwie do zmiany parametrów formatujących znaki, gdzie konieczne jest zaznaczenie fragmentu tekstu, którego funkcja ma dotyczyć , przy formatowaniu akapitu wystarczy, że kursor znajduje się w obszarze wybranego akapitu.

Funkcje związane z formatowaniem akapitu można znaleźć w menu Format – Akapit.

Okno dialogowe Akapit składa się z dwóch kart.

Formatowanie akapitów - wcięcia

Wcięcie pierwszego wiersza akapitu Wcięcie wszystkich wierszy akapitu z lewej i prawej strony Wysunięcie pierwszego wiersza akapitu

Formatowanie wcięć z zastosowaniem znaczników na linijce

Wcięcie pierwszego wiersza akapitu Wcięcie wszystkich wierszy akapitu z lewej Wysunięcie pierwszego wiersza akapitu

Wyrównywanie wierszy

Do lewej Wyśrodkuj Do prawej Wyjustuj

Odstępy między wierszami

Odstęp pojedynczy Odstęp podwójny Odstęp dokładnie co 10 pt

Odstępy między akapitami

Ustawiony odstęp po akapicie wielkości 6 pt.

Ustawiony odstęp przed i po akapicie wielkości 6 pt.

(odstęp między akapitami wynosi 12 pt.)

Podziały wiersza i strony

Zapobiega przeniesieniu ostatniego wiersza akapitu na początek nowej strony lub pozostawieniu pierwszego wiersza u dołu strony Zapobiega podziałowi strony wewnątrz wskazanego akapitu Pomija w zaznaczonym akapicie numerowanie wierszy Wyłącza automatyczne dzielenie wyrazów w zaznaczonym akapicie Zapobiega podziałowi strony między zaznaczonym i następnym akapitem Wymusza podział strony przed zaznaczonym akapitem

Pasek narzędzi Formatowanie

Wybór czcionki Rozmiar Pogrubienie Kursywa Podkreślenie Wyrównaj do lewej Wyśrodkuj Wyrównaj do prawej Wyjustuj Numerowanie Wypunktowanie Zmniejsz wcięcie Zwiększ wcięcie Krawędzie Wyróżnienie Kolor czcionki

Tabulatory

Ustawienia tabulatorów w oknie dialogowym Tabulatory, wywołanym z manu Format Przycisk zmiany rodzaju tabulatora oraz odpowiadające im położenie na linijce poziomej

Przykłady zastosowań tabulatorów

Tabulator ze znakiem wiodącym

Wybór znaku wiodącego Przykład zastosowania tabulatora ze znakiem wiodącym

Wypunktowanie i numerowanie

Wypunktowanie Numerowanie Opcje związane z formatowaniem numerowania i wypunktowania znajdują się w menu Format-Wypunktowanie i numerowanie...

Modyfikacja wypunktowania i numerowania

1 3 2

Efekt końcowy

1

Numerowanie wielopoziomowe

Po zaznaczeniu tekstu, należy wybrać funkcję Numerowanie (rys. 2), następnie w oknie dialogowym Wypunktowanie i numerowanie - karta Konspekty numerowane, zastosować odpowiedni styl konspektu lub sformatować własny 2

Modyfikacja numerowania

3 Okno dialogowe Dostosowanie numeracji konspektu umożliwia ustalenie parametrów numeracji dla każdego poziomu oddzielnie 1 2 3 4 poziom Poziom akapitu określany jest za pomocą odpowiedniej liczby wcięć regulowanych przyciskami: Zmniejsz wcięcie Zwiększ wcięcie