Transcript Tema 2 Informacijski sustavi u fokusu

Aktivnosti
infomacijskog sustava
POJAM, DEFINICIJA I ZNAČAJKE
INFORMACIJSKIH SUSTAVA U
FOKUSU MENADŽMENTA I
ODLUČIVANJA
(Poglavlje 2.1. stranice 11-34)
Aktivnosti informacijskog sustava





Informacijski sustav obavlja pet grupa aktivnosti koje se odnose na
(Buble, 2006; 672):
Unošenje podataka, koje se sastoji od tzv. ulaznih aktivnosti, kao što
su zapisivanje i sređivanje podataka.
Obradu podataka, koja se sastoji od aktivnosti kao što su
kalkuliranje, kompariranje, sortiranje, klasificiranje i sumiranje.
Ovim se aktivnostima organiziraju, analiziraju i manipuliraju
podaci, tako da ih se konvertira u informacije za krajnjeg korisnika.
Izlazne aktivnosti, koje predstavljaju informacijske produkte
namijenjene krajnjem korisniku, a sastoje se od poruka, izvještaja,
obrazaca i grafičkih prikaza koji se mogu osigurati pomoću
videodispleja, audioodgovora, papirnog produkta ili multimedije.
Pohranjivanje, koje kao temeljna komponenta informacijskog
sustava predstavlja aktivnost čuvanja podataka i informacija na
organizirani način za kasniju upotrebu.
Kontroliranje, tj. aktivnost kojom se preko povratne veze utvrđuje
funkcionira li sistem u okviru zadanih performansi ili treba izvršiti
određene korekcije.
Komponente modela informacijskog sustava
Elementi poslovnog sustava preslikavaju se na odgovarajuće
elemente modela informacijskog sustava (Čerić et. al., 1998; 42-43):
1) Model podataka. Modelom podataka definiraju se podaci
informacijskog sustava. Tako se npr. jedan proizvod opisuje
sljedećim podacima: šifrom, nazivom, cijenom proizvoda itd., koji
će biti zabilježeni u bazi podataka.
2) Model procesa. Model procesa (drugi naziv je model funkcija)
opisuje procese odnosno funkcije kojima se mijenjaju podaci
informacijskog sustava. Podaci se u informacijskom sustavu mogu
mijenjati programima. Tako je npr. ispis računa proces, izveden u
obliku računalnog programa, kojim se ispisuje račun za kupljenu
robu.
3) Model izvršitelja. Model izvršitelja opisuje sve izvršitelje
potrebne za rad informacijskog sustava: tehničku opremu (engl.
hardware), programsku opremu (engl. software), ljude izvršitelje
poslova u informacijskom sustavu (engl. lifeware) i organizaciju
svih komponenata u skladnu cjelinu (engl. orgware).
Ciljevi modela informacijskog sustava
• Modelom informacijskog sustava koncipira se tehnička
oprema (informacijska i neinformacijska tehnologija, stupanj
distribuiranosti podataka i obrade i sl. ) te specificira potrebna
tehnička oprema (računala, radna mjesta, komunikacije).
• Koncipira se programska oprema (način obrade podataka,
zahtjevi za sigurnošću podataka i sl.) i specificira potrebna
programska oprema (operacijski sustav, sustav za upravljanje
bazom podataka, komunikacijski programi itd.).
• Na kraju se definira koncepcija rada i organizacija rada
informacijskog sustava te se sistematiziraju potrebni izvršitelji
poslova unutar informacijskog sustava (Čerić et. al., 1998; 4243).
Ciljevi informacijskog sustava
•
•
•
•
•
•
•
Ciljevi informacijskoga sustava mogu se definirati na temelju poslovnih ciljeva
(Buble, 2000; 145):
Profitabilnost. Analizira se utjecaj informacijskoga sustava na rast prihoda,
smanjivanje troškova…
Tržišna pozicija (udio n a tržištu). Ovaj cilj je najvažniji preduvjet da se ostvari prvi
cilj, profit. Pri ostvarenju ovog cilja zadaća informacijskog sustava je potpora
ostvarivanju što većeg udjela na tržištu, osvajanje novih tržišta uz zadržavanje
starih, uz što manje zahtjeve za smanjivanjem profita.
Očuvanje i razvijanje financijskih resursa. Zadaća informacijskoga sustava s
motrišta ovog cilja analiza je raspoloživog kapitala, mogućnosti povećanja rezervi i
transformiranja udjela nekretnina u svrhu jačanja mobilnosti kapitala.
Proizvodnost. Zadaća informacijskoga sustava je analiza realizacije planova
proizvodnje u cjelini i po djelatniku, u kvaliteti i kvantiteti.
Razvoj ljudskih potencijala. Informatičko osposobljavanje menadžerskih i
djelatničkih struktura u korištenju suvremenih informacijskih tehnologija jača
njihovu zainteresiranost za povećanjem doprinosa poslovnom rezultatu i povećava
učinkovitost organizacijske strukture poslovnog sustava.
Inovacija. Informacijski sustav u ovom segmentu treba omogućiti kreiranje novih
proizvoda i usluga, bolju strategiju marketinga, novu tarifnu politiku i ostale
inovacije u skladu s tržišnom situacijom.
Kvalitetno povezivanje s okružjem. Uporaba otvorenih informacijskih sustava
temeljenih na suvremenoj informacijskoj i komunikacijskoj tehnologiji trebaju
omogućiti kvalitetnije povezivanje sa svim aktualnim i potencijalnim sudionicima
poslovnog sustava.
Odlučivanje
• Odlučivanje je kognitivni proces koji se
sastoji od prepoznavanja problema i
biranja mogućih rješenja koja vode do
nekog željenog stanja.
Odlučivanje – uža definicija
Većina autora u odlučivanju vide izbor
između više opcija, stoga u konačnici
Sikavica (1999; 12-14) odlučivanje definira
kao proces izbora između dvije ili više
mogućnosti rješavanja nekog problema
Čimbenici uspješnosti odlučivanja
•
•
•
•
•
•
•
Za uspješnost odlučivanja važno je poznavanje ključnih
dimenzija menadžerskog odlučivanja. Ključne su dimenzije
menadžerskog odlučivanja (Bahtijarević-Šiber, Sikavica,
Pološki Vokić, 2008; 342):
organizacija, mjesto menadžerskog odlučivanja
razina menadžmenta na kojoj se donose odluke
važnost odluka za budućnost organizacije
racionalnost, s obzirom na to da je menadžersko odlučivanje
nadasve racionalno jer je orijentirano postizanju dugoročnih
ciljeva organzacije
strategija kao sastavni dio menadžerskog odlučivanja, s
obzirom na to da ona pokazuje kad i kako treba postići ciljeve
organizacije
rezultat, tj. postizanje cilja organizacije
nesigurnost, kao stalna konstanta u menadžerskom odlučivanju
koja se nikada ne može ukloniti.
Informacijski sustavi i proces odlučivanja
•
•
•
•
Da bi se što bolje razumjelo ulogu i način
upotrebe informacijskih sustava u
menadžerskom odlučivanju, razmatra se proces
donošenja odluka koji se sastoji iz sljedećih faza
(Turban, Aronson, 2001; 41):
Inteligencija (prikupljanje i vrednovanje
informacija)
Dizajn (projektiranje, definiranje i oblikovanje
opcija)
Izbor (izbor optimalne opcije)
Implementacija.
Značajke međuodnosa informacijskih sustava za potporu
operativnim, taktičkim (srednjim) i strateškim razinama
odlučivanja
Razina potpore
informacijskog
sustava
operativno
odlučivanje
taktičko
odlučivanje
strateško
odlučivanje
Korisnici
menadžeri na
operativnoj
razini
Vrsta
informacija
analitičke,
dnevne
Vrsta problema
strukturirani
djelomično
Izvor:
12)
12
menadžeri
na Turban, Aronson (2001;
djelomično
sintetizirane,
taktičkoj razini
strukturirani
periodičke
jako
slabo
menadžeri na
sintetizirane
strukturirani i
strateškoj razini (agregirane),
nestrukturirani
ad hoc
Izvor: Čerić et al. (1998; 39)
Dio
informacijskog
sustava
sustav za obradu
transakcija (TPS)
upravljački
izvještajni sustav
(MIS)
sustav za potporu
odlučivanju
(DSS)
Razvoj informacijskih sustava
za potporu odlučivanju
Bakić i Crnković (1990) su sistematizirali pet faza
razvoja informacijskih sustava. One nisu strogo
odijeljene, već se viša faza oslanja na nižu. To su:
1) sustavi za obradu podataka (DP - Data Processing),
2) upravljački informacijski sustavi
(MIS – Management Information Systems),
3) sustavi za potporu odlučivanju
DSS – Decision Support Systems),
4) ekspertni sustavi (ES – Expert Systems) i
5) sustavi za potporu vrhovnom menadžmentu
(EIS – Executive Information Systems).
(Šehanović, Hutinski, Žugaj, 2002; 53-54) .
Međuodnos upravljačkih informacijskih sustava
(MIS) i sustava za potporu odlučivanju (DSS)
Brojne su rasprave o značenju izraza upravljački
informacijski sustav, MIS (Management Information
System), kao i o odnosu upravljačkog informacijskog
sustava i sustava za potporu odlučivanju.
Razvoj informacijskih sustava za potporu
odlučivanju, ali i analiza različitih pogleda na
definiciju i značenje informacijskih sustava za
potporu odlučivanju, može se ilustrirati razmatranjem
pristupa međuodnosu upravljačkih informacijskih
sustava (MIS) i sustava za potporu odlučivanju.
Pritom valja naglasiti važnost pristupa definiranju
upravljačkog informacijskog sustava (MIS), odnosno
definicije MIS–a u užem i širem smislu.
Pristupi međuodnosu upravljačkih informacijskih
sustava (MIS) i sustava za potporu odlučivanju (DSS)
Temeljem istraživanja prema McLeod (1990; 298302), Turban, Aronson (2001; 110-111), Balaban et.
al. (2002; 41-43) mogu se identificirati tri pristupa:
1) pristup prema kojem upravljački informacijski
sustav (MIS) uključuje sve računalne aplikacije,
2) pristup prema kojem je
sustav za potporu
odlučivanju (DSS) zamjena za upravljački
menadžment informacijski sustav (MIS) i
3) pristup prema kojem su MIS i DSS međusobno
komplementarne aplikacije poslovnog sustava.
Usporedna analiza značajki upravljačkih (izvještajnih) informacijskih
sustava (MIS) i sustava za potporu odlučivanju (DSS)
Značajke
upravljačkih
(izvještajnih)
informacijskih sustava (MIS)
MIS je usmjeren prema strukturiranim
zadacima gdje su standardne operativne
procedure i pravila odlučivanja, a tijekovi
informacija mogu se pouzdano predvidjeti
Značajke sustava za potporu odlučivanju
(DSS)
DSS je usmjeren na potporu rješavanju
djelomično i slabije strukturiranih problema
čija je strukturiranost na dovoljnoj razini da
se mogu računalno i analitički rješavati, ali za
čije je rješavanje presudna menadžerska
procjena
DSS je usmjeren na proširivanje ranga i
mogućnosti računalne potpore menadžerskim
procesima odlučivanja kako bi se unaprijedila
taktička i strateška učinkovitost
Značenje u menadžerskom odlučivanju je
mogućnost izravnih zahtjeva i uporabe
računalne potpore u procesu odlučivanja
MIS je usmjeren na operativnu učinkovitost
reduciranjem
troškova,
skraćivanjem
vremena, zamjenom kancelarijskog osoblja ili
povećanjem njihove produktivnosti
Značenje za menadžersko donošenje odluka
je
uglavnom
neizravno
(primjerice,
stvaranjem izvješća ili omogućavanjem
pristupa podacima)
MIS aplikacije su rutinske i izvode se DSS aplikacije manje su rutinske, a više
periodički
fleksibilne
u
funkciji
ispunjavanja
informacijskih zahtjeva menadžera
Izvor: Turban, Aronson (2001; 110-111)
Pojam i određenje informacijskog sustava za
potporu menadžerskom odlučivanju
Pojam i određenje informacijskog sustava za potporu
menadžerskom odlučivanju može se razmatrati kao
ishodište u razmatranju informacijskih sustava za
potporu odlučivanju. Sukladno tome, u nastavku će se
detaljno raspraviti pojam i određenje informacijskog
sustava za potporu menadžerskom odlučivanju u 1)
užem kontekstu i 2) širem kontekstu:
• u užem kontekstu, kao upravljački izvještajni
informacijski sustavi za potporu operativnim
razinama menadžerskog odlučivanja
• u širem kontekstu, kao cjeloviti informacijski sustav
za integralnu potporu svim fazama i razinama
menadžerskog odlučivanja s naglaskom na potporu
srednjim i gornjim razinama menadžmenta.
Pojam i određenje cjelovitog i integriranog
informacijskog sustava za potporu
menadžerskom odlučivanju
Kao bliža odrednica cjelovitog i integriranog informacijskog
sustava za potporu menadžerskom odlučivanju, u novijoj se
literaturi javlja “sustav potpore donošenju odluka uprave”
(MDSS – Management Decision Support Systems). Certo
(2006; 550-552) kao osnovne komponente MDSS-a navodi
korporacijsku bazu podataka, skup kvantitativnih alata u
tipiziranoj bazi i sposobnost dijaloga. Korištenje MDSS-a je
moguće, a njegove aplikacije su dostupne gotovo svim
menadžerima, zahvaljujući tehnološkom napretku povezanim s
mikroračunalima. Uz to, popularnosti ovog sustava doprinosi i
stalni razvitak sveobuhvatnih računalnih programa za analizu
informacija povezanih sa subjektivnim odlučivanjem (Certo,
2006; 550-552).
Pojam i određenje cjelovitog i integriranog
informacijskog sustava za potporu menadžerskom
odlučivanju
• Na temelju prethodno navedenog može se
zaključiti da MDSS predstavlja integrirani
informacijski sustav za potporu menadžerskom
odlučivanju koji je usmjeren prema srednjim i
gornjim razinama menadžmenta, pri čemu
uključuje sustave za potporu odlučivanju
(DSS), sustave za potporu vrhovnom
menadžmentu (EIS) i inteligentne sustave kao
što su ekspertni sustavi i sustavi za upravljanje
znanjem.
Životni ciklus informacijskog sustava
S motrišta integralnog informacijskog sustava
svih pet navedenih područja primjene (DP, MIS, DSS,
ES, EIS) predstavljaju jedan cjeloviti sustav informacijski sustav temeljen na računalnoj potpori
(Computer-Based Information System - CBIS).
Koristeći se analogijom sa živim organizmima,
ovakvi informacijski sustavi temeljeni na računalu,
nastaju, rastu, sazrijevaju i nestaju pa se taj proces
označava izrazom "životni ciklus sustava" koji u
pojedinim slučajevima može trajati samo nekoliko
mjeseci, a u drugim nekoliko godina. Životni ciklus
računalno
podržanog
informacijskog
sustava
uključuje nekoliko faza: planiranje sustava, analizu i
oblikovanje sustava, testiranje i održavanje sustava,
implementaciju, kontrolu i ocjenjivanje sustava
(Balaban et. al., 2002; 40).
Životni ciklus funkcioniranja informacijskog sustava
u kontekstu stvaranja informacija
Funkcioniranje informacijskog sustava za potporu menadžerskom odlučivanju
može se opisati kratkim sažetkom koraka koje treba napraviti kako bi on
normalno funkcionirao i analizom različitih vrsta informacija koje menadžerima
trebaju prilikom odlučivanja. Životni ciklus funkcioniranja informacijskih
sustava može se prezentirati, prema Certo (2006; 539), u šest koraka koji se
izvode u međusobnoj povezanosti i prema odgovarajućem redoslijedu:
• Definiranje potreba za informacijama. U utvrđivanju potreba za informacijama
analiziraju se sljedeće stavke: a) područja odlučivanja u kojima menadžeri
donose odluke, b) odluke svojstvene navedenim područjima odlučivanja koje
menadžeri uistinu moraju donijeti i c) alternativna rješenja koja treba procijeniti
kako bi se donijele te specifične odluke.
• Izbor i prikupljanje relevantnih podataka i informacija. Drugi važan korak je
izbor i prikupljanje podataka u skladu s definiranim potrebama za podacima i
informacijama u prvom koraku. Na temelju prikupljenih podataka i informacija
generirat će se informacije relevantne za organizaciju.
• Sažimanje podataka. Sažimanjem podataka omogućava se stvaranje agregiranih
vrijednosti koje se dobivaju obradom i analizom vrijednosti niže razine.
Sažimanje podataka temelji se na hijerarhijskom uređenju podataka koje
omogućuje da se u okviru dimenzije pojava prati detaljizirano ( analitički ) i
agregirano ( sintetički ). Na primjer, prodaja se može, kroz dimenziju tržišta,
pratiti detaljizirano po gradovima, djelomično agregirano po područjima i
potpuno agregirano po regijama..
Životni ciklus funkcioniranja informacijskog
sustava u kontekstu stvaranja informacija
• Organizacija podataka je postupak kojim se podaci i informacije informacijskog
sustava dovode u određeni red da bi se mogli kvalitetnije obraditi (procesirati),
odnosno prihvatiti, memorirati, ažurirati, diseminirati i prikazati odgovarajućim
korisnicima. Organizacija podataka temelji se na datotekama, bazama podataka,
skladištima podataka i bazama znanja
• Analiza podataka. Analiza se sastoji od aktivnosti kao što su kalkuliranje,
kompariranje, sortiranje, klasificiranje i sumiranje. Ove aktivnosti se
automatiziraju i integriraju računalno podržanim kvantitativnim metodama i
modelima koji su relevantni za proces odlučivanja, temeljen na kvantitativnim
poslovnim analizama.
• Prijenos i razmjena informacija. Informacije stvorene u procesima prikupljanja,
organizacije i analize predstavljaju informacijske produkte namijenjene krajnjem
korisniku – menadžeru. Tako stvorene informacije prenose se menadžerima u
obliku poruka, izvještaja, obrazaca i grafičkih prikaza koji se mogu osigurati
pomoću videodispleja, audioodgovora, papirnog produkta ili multimedije.
• Uporaba informacija. Na temelju informacija koje su generirane i prezentirane
informacijskim sustavom, menadžeri pristupaju donošenju odluka. Pri donošenju
odluka, menadžeri mogu koristiti računalno podržane metode simulacije,
prognoziranja, kreiranja scenarija (...) za različite opcije odlučivanja koje mogu
dodatno podržati izbor najbolje opcije i najkvalitetnije odluke.
Odrednice i definicija modernih sustava za
potporu odlučivanju
Temeljem razmatranih odrednica većine autora
Alenljung (2008; 80) predlaže definiciju prema
kojoj je sustav za potporu odlučivanju (DSS)
„računalno utemeljen informacijski sustav koji
individualno i na razini grupe omogućava
potporu
menadžerima
u
rješavanju
nestrukturiranih
i
slabo
strukturiranih
problema s ciljem donošenja efektivnih
odluka“.