Transcript Estructuras 2

Estructuras
y
Control
MBA Caniggia, Norberto
Presentador: Errecalde, Esteban
Cátedra: Vazquez
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
 Definición de Estructura Organizacional.
 Parámetros de Diseño y Objetivos.
 Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
 Mecanismos de Control.
 Nuevas Tendencias.
 Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Definición de Estructura Organizacional
Denominamos Estructura Organizacional al modo en que se
dividen, agrupan y coordinan las actividades dentro de una
organización.
Se utiliza para regular la actividad diaria y las relaciones entre
los distintos miembros que conforman la Organización con el
fin de cumplir con los objetivos organizacionales.
El Diseño Organizacional brinda una clara
y rápida imagen de cómo está
estructurada la empresa, sus funciones, y
sus procesos internos.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
 Definición de Estructura Organizacional.
 Parámetros de Diseño y Objetivos.
 Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
 Mecanismos de Control.
 Nuevas Tendencias.
 Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Definición de Estructura Organizacional
Los parámetros de diseño organizacional dependen de la
naturaleza de la Organización y del Mercado en el que está
inmersa:
• Mercado e Industria en el que se encuentra la empresa: determina el
nivel de flexibilidad requerido por la Organización.
• Alcance Internacional y Variedad de Productos: el alcance de una
Organización puede requerir de una organización más especializada
por zona geográfica o por producto para llevar un mayor nivel de
especialización.
• Nivel de Capacitación de los miembros de la Organización: determina el
nivel de control y estandarización de los procesos y funciones internas
de una Organización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Definición de Estructura Organizacional
Por Zona
Geográfica
CEO
LATAM
EMEA
OCTG
ENERGY
IT
SUPPLY
CHAIN
PROD
COBRANZAS
ARGENTINA
COLOMBIA
MEXICO
BRASIL
LAMINADO
ROLLING
HEATING
IT
OFFSHORE
APAC
COILED
Por
Producto
NORAM
Por
Área
Por
Planta
Por
Proceso
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Definición de Estructura Organizacional
CEO
Por
Área
VENTAS
COBRANZAS
PAGOS
IT
SUPPLY
CHAIN
DEPÓSITO
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
COMPRAS
Parámetros de Diseño y Objetivos
El Diseño Organizacional siempre se encuentra supeditado a los objetivos
organizacionales y a la estrategia a implementar.
• Especialización: grado en que las actividades de la organización se
dividen en tareas especializadas
 Especialización Horizontal: Amplitud del puesto. Define la
cantidad de actividades que una persona realiza dentro de
un mismo nivel jerárquico.
 Especialización Vertical: Control del trabajo. Define la
cantidad de actividades que una persona realiza de forma
vertical (planificación, ejecución, control).
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
Especialización Horizontal:
Alta
Contacto de Clientes para coordinar Cobranzas.
Emisión de Recibos.
Empleado
Cobranzas
Contabilización de la cobranza.
Generación de Reportes de Flujos de Fondos
Contacto de Clientes para coordinar Cobranzas.
Emisión de Recibos.
Baja
Empleado
Cobranzas
Contabilización de la cobranza.
Generación de Reportes de Flujos de Fondos
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
Especialización Vertical:
Gerente de Cobranzas
Alta
Proceso
De
Cobranzas
Agente de Cuenta
Registrador de Cobranzas
Proceso
De
Cobranzas
Baja
Planificación de Cobranzas
Encargado de contactar Clientes
Único
Registrador de Cobranzas
encargado de
Cobranzas
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• Formalización: permite definir el grado de normalización de los
procesos de trabajo en la organización y el uso de reglas dentro de la
misma.
 Organizaciones Burocráticas: presentan como característica
fundamental la formalización de los procesos.
 Organizaciones Orgánicas: Presentan una mejor fluidez en
los procesos internos, característico por la falta de
formalización. El control es manejable en empresas
pequeñas.
Excepción a la regla:
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
Formalización:
Alta
Cómo registrar
una cobranza
Cómo contactar
Un cliente
Cómo declarar Cómo contabilizar Cómo registrar
Un moroso
Un moroso
Una regularización
Baja
Cargar los datos en un Excel y darle seguimiento
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• Capacitación: permite lograr la estandarización del conocimiento dentro
de la organización. De esta manera, la Organización se caracteriza por
tener los puestos marcados de acuerdo al conocimiento de las
personas que los ocupan.
• Adoctrinamiento: permite que todos los miembros de la organización
compartan una misma cultura organizacional y se desempeñen en base
a la misma.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
EMEA
OCTG
ENERGY
IT
SUPPLY
CHAIN
PROD
COBRANZAS
ARGENTINA
COLOMBIA
MEXICO
BRASIL
LAMINADO
ROLLING
HEATING
IT
OFFSHORE
APAC
NORAM
COILED
Formalización
LATAM
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Especialización
Horizontal
CEO
Especialización
Vertical
Parámetros de Diseño y Objetivos
VENTAS
COBRANZAS
PAGOS
IT
SUPPLY
CHAIN
DEPÓSITO
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Especialización
Horizontal
Formalización
CEO
COMPRAS
Especialización
Vertical
Parámetros de Diseño y Objetivos
Parámetros de Diseño y Objetivos
• Comportamiento
Organizacional
de
la
Formalización
en
base
al
crecimiento
Crecimiento Organizacional:
• Número de Miembros
• Número de Actividades
Formalización
Tiempo
Tiempo
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• Comportamiento
Organizacional.
de
la
Especialización
en
base
al
desarrollo
Cantidad de Puestos
Crecimiento Organizacional:
• Número de Miembros
• Número de Actividades
Especialización
Horizontal y Vertical
Tiempo
Tiempo
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• La cantidad de personal por área o grupo de trabajo también es un fiel
reflejo de la estructura organizacional, de la actividad a llevar a cabo y
de la estrategia de la Organización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
 Definición de Estructura Organizacional.
 Parámetros de Diseño y Objetivos.
 Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
 Mecanismos de Control.
 Nuevas Tendencias.
 Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
¿Qué lleva a que una Organización se estructure de una
manera y no de otra?
COSTOS
ACTIVIDAD
ESTRATEGIAS
CONTROL
CLIENTES
EXTERNOS
CLIENTES
INTERNOS
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
Costos
• La limitación presupuestaria afecta directamente a la posibilidad de
incorporar personal y, de esta manera, ampliar la estructura
organizacional con el objetivo de aumentar los niveles de control y de
estructurar una organización orientada al cliente (interno o externo).
Control
• Existen Organizaciones que requieren altos niveles de control de los
procesos internos debido a regulaciones externas o aspectos de calidad
a cumplir.
•
Formalización de Procesos (generación de tickets para pasajes a producción.
•
Fijación de estándares de producción.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
Actividad
• La actividad define el nivel de flexibilidad de la organización, afectando
la burocratización.
•
A mayor flexibilidad requerida, menor estandarización y rigidez.
•
A menor flexibilidad requerida, más niveles de jerarquía.
Clientes Externos
• El nivel de respuesta a los Clientes Externos impacta en los procesos
internos de la organización, obligando a la empresa a ser más flexible y
adaptativa. La estructura se orienta hacia los clientes.
•
Las estructuras se orientan hacia los clientes, al igual que sus procesos.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
Estrategias
• La estrategia organizacional impacta en la estructura al definir las
funciones y la cultura organizacional.
•
Una estrategia orientada hacia la innovación constante, requiere una estructura
flexible y adaptativa, impactando en la formalización y la burocratización.
Clientes Internos
• Existen áreas “Core” dentro de una organización que requieren de una
especial atención por parte de las áreas “complementarias”. Esto afecta
el nivel de respuesta y las funciones de estas últimas.
•
Estructuración con alto nivel de respuesta hacia el área “Core”.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
Clientes Corporate
=
70% de la Facturación
Clientes Consumer
=
30% de la Facturación
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
• Estructura orientada por Agrupación de clientes: Corporate y Consumer.
• Mayor partida presupuestaria al área de Corporate.
• Estructura de Tecnología orientada, en mayor medida, hacia los clientes
“Corporate”.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
 Definición de Estructura Organizacional.
 Parámetros de Diseño y Objetivos.
 Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
 Mecanismos de Control.
 Nuevas Tendencias.
 Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Mecanismos Existentes
• Las organizaciones cuentan con distintos mecanismos de control que
se ajustan a sus necesidades para cumplir con las funciones y
actividades del día a día.
• Tales actividades regulan las relaciones entre los miembros de la
Organización, limitando su capacidad de acción.
Adaptación Mutua
Estandarización del
proceso de trabajo
Estandarización de
las Habilidades
Supervisión
Directa
Estandarización de
los Resultados
Estandarización de
las Normas
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Adaptación Mutua
 Consiste en acuerdos informales entre los miembros de una
organización que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.
 Suele implementarse en Organizaciones sencillas que no requieren
mayores niveles de control o en altos niveles jerárquicos en donde el
contacto entre los miembros es continuo e informal.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Supervisión Directa
 Consiste en la coordinación del trabajo a partir del uso de órdenes de
parte de una persona, hacia uno o más subordinados.
 Es necesaria la presencia de un jefe o supervisor que, a través de
instrucciones, coordine el trabajo de uno o más miembros.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Estandarización de Procesos
 Uso de la especialización, la programación del contenido del trabajo,
y la definición de los procedimientos a seguir, con el objetivo de
coordinar las actividades entre los miembros de la organización..
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Estandarización de los Resultados
 Uso de los resultados esperados como herramienta para coordinar el
trabajo entre los distintos miembros de la organización.
 Se deben fijar los objetivos y comunicarse de forma efectiva a las
personas que estarán a cargo del cumplimiento de los mismos para
que se efectúe la asignación de recursos correspondientes y su
ejecución.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Estandarización de las Habilidades
 Se trabaja sobre el miembro de la organización a través de un
proceso de capacitación, o a través del proceso de contratación
(previa definición de las tareas a efectuar y de las habilidades
necesarias por parte del contratado).
 Se controla al individuo a través de los conocimientos que éste tiene
y de cómo los aplicará una vez incorporado en la organización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Estandarización de las Normas
 Se definen las normas que rigen el comportamiento organizacional y,
a través de las mismas, los individuos que conforman la Organización
se coordinan mutuamente.
 Es imprescindible que las normas sean de conocimiento general y
que sean compartidas por los miembros de la Organización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
 Definición de Estructura Organizacional.
 Parámetros de Diseño y Objetivos.
 Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
 Mecanismos de Control.
 Nuevas Tendencias.
 Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Nuevas Tendencias
Estructuras Celulares
FINANZAS
Supply
Chain
I&D
Calidad
CORE
Compras
Marketing
IT
PRODUCCIÓN
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
 Definición de Estructura Organizacional.
 Parámetros de Diseño y Objetivos.
 Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
 Mecanismos de Control.
 Nuevas Tendencias.
 Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Conclusión
 No existe una única respuesta en materia de Estructuración
Organizacional
 La distribución Organizacional se encuentra deilmitada por el Core
del negocio y por factores tales como “Actividad”, “Estrategia”,
“Costos”, “Clientes Externos”, “Clientes Internos” y el nivel de
“Control” que se espera.
 La estructura de una Organización brinda un buen diagnóstico de
cómo opera la misma y cuál es el nivel de interacción de los
miembros que la componen en el día a día.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Finalización
MUCHAS GRACIAS
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013