Transcript Diapositive 1

Session de formation du personnel
administratif et technique de l’Université
Mohamed V-Souissi
 Thème:
Conduite et animation de réunion
 Animatrice : Chafika AGUEZNAY
Professeur à l’Ecole Nationale
d’Administration.
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Objectif général de la formation
Sensibiliser les participants à l’importance
de l’animation et de la conduite de réunion.
Mettre en exergue le rôle de l’animateur .
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Les objectifs
 Acquérir les techniques de conduite et
d’animation de réunion .
 Savoir adapter les techniques d’animation aux
objectifs, aux types de réunions choisies et à
son public.
 Maitriser les phénomènes de groupe
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APPROCHE METHODOLOGIQUE
 L’approche préconisée est celle d’une pédagogie active
et interactive. Elle suppose, à travers une démarche à la
fois individuelle et d’équipe, une réappropriation des
apprentissages, des méthodes et des outils.
 Pour cela, elle s’appuie sur :
 Discussion de groupe.
 Etude de cas (exercice et test).
 Présentation sur diapositives .
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Séquences pédagogiques de la formation.
Séquence I : Présenter les principaux éléments sujets de
la formation .
Préciser les notions de base .
Présenter les différents types de réunion .
Séquence II : Présenter les techniques et les outils
nécessaires aux différentes phases d’une
réunion .
Séquence III :Travailler sur le style de communication de
l’animateur.
Séquence IV :Insister sur la gestion du groupe et du
temps.
Eviter les mauvaises pratiques .
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Les principaux éléments du sujet (F°)
La réunion :
organisation, déroulement
L’animateur :
Communication(style)
Le groupe ou Equipe:
conduite/gestion
Le temps :
gestion et maitrise
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Réunion
Définition:
rapprochement, assemblage
Rassemblement, groupement
Assemblée, cénacle , colloque,
comité, commission…
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Types de réunion
Réunion d’information.
Réunion de travail .
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Réunion d’information et d’échange
Objectifs :
-Transmission d’informations aux
participants (groupe) par une ou plusieurs
personne successivement .
Taille du groupe : de deux personnes à
plusieurs (infini)
- Sensibiliser – donner envie d’agir – former
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La réunion d’information est efficace par la
maitrise de 3 dimensions :
l’information est porteuse d’efficacité et de
motivation.
Aspects aides ou supports à la prise de parole.
Aspects interaction.
Aspects méthodologiques.
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Aspects aides ou supports à la prise de parole:
- Tableaux (papier, blanc, noir ,avec photocopieur)
- Rétroprojection
- Films
- Logiciels (graphiques)…
(des règles sont à respecter pour chacun de ces supports)
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Aspects interaction
animateur(orateur)/ Participants( public)
Quelques éléments à observer :
- Disposition des participants, de l’animateur, les
supports……….
- La tenue vestimentaire, la voix, le gestuel…
- Apprendre à gérer son trac.
- La gestion de l’erreur.
- La gestion des questions.
- Adéquation entre la qualité du fond et de la forme .
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Aspects méthodologiques
 Avoir (et annoncer) un bon plan :
choisir le type de plan adéquat .
Introduction
 Sur le forme : prise de contact et prise de pouvoir sur le
groupe (public)
 Sur le fond : poser le sujet, accrocher (règles universelles)
Ouvrir la discussion (les questions/réponses)
Conclusion :
résumé / synthèse
ouverture sur un autre sujet (règles universelles (fond)
terminer au contact de son public (forme)
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Réunion de travail
Des objectifs multiples :
 La préparation ou la prise de décision
lancer un projet – construire ensemble
 Elaboration d’une stratégie
 Négociation
 Définition et résolution d’un problème…
 Annonce d’une mauvaise nouvelle .
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Lancement efficace d’une réunion
Aspects organisationnels
Aspects méthodologiques
Aspects relationnels
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Aspects organisationnels
- Quelle planification (temps / Espace)?
- Quelles conditions matérielles?
- Le choix des participants?
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Aspects méthodologiques
Quelle est la nécessité et/ou l'utilité
de la réunion?
Quels sont les objectifs de la
réunion?
Quel est l’ordre du jour?
Quelle est la méthode?
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Aspects relationnels
- Observer le principe d’égalité de
tous les participants à une réunion
de travail.
- Donner la parole à tous .
- Repérer les tensions éventuelles.
- Ne pas freiner la progression.
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Aspects organisationnels
 Planification à l’avance,
 Le choix des participants. (groupe)
 Annonce ,motivante, matérialisée par une invitation /
convocation.
 Confort physique :
-Visuel et auditif (chacun voit chacun et chacun voit
tout le monde ).
- Taille de la salle (espace).
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Aspects méthodologiques
Introduction de la réunion
les objectifs de la réunion
1 – le pourquoi : y a-t-il une utilité ou une nécessité de
cette réunion?
2 – le Quoi?
Quel(s) sujet(s) sera traité, quel est l’ordre du jour?
3 – Quelle(s) va en être la (les) production(s)?
4- Comment?
La méthode utilisée.
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Aspects relationnels
Sont étroitement liés au rôle de l’animateur.
(style de communication )
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L’Animateur
 Elément central dans la conduite d’une réunion
Définition :
qui anime une collectivité (avec ardeur) insuffle la vie
créateur ,vivifiant , présentateur , meneur……
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Son rôle
L’animateur a plusieurs rôles :
- Animateur, (directif sur la forme)
-Chef
-Expert
-Participant
-Décideur ( éventuellement)
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-Maitriser les aspects méthodologiques et relationnels
-Faire passer l’information de manière motivante
(réunion d’information)
- S’adapter à son auditoire
Il devient une autorité
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Ses tâches
Trois phases
Avant la réunion :Préparer et /ou faire préparer la réunion .
Lancement de la réunion : introduction à une réunion .
Animation de la réunion (outils d’animation d’un groupe) :
- Gérer collectivement le groupe (phénomène de groupe) .
- Gérer individuellement chaque participant .
- Gérer le temps .
- Conclusion de la réunion :synthèse et compte rendu .
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Avant la réunion
 Définir l’environnement physique et matériel:
- La taille de la salle par rapport au groupe (aspect
ergonomique)
-La disposition de la salle : (Au même niveau )
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 Veiller à la convivialité (austérité)
 Matériel de communication (micro, tableau, vidéo
projecteur………)
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L’animateur doit avoir plusieurs options en tête (pouvoir
anticiper).
– Repérer les désaccords éventuels .
– identifier les attentes.
- Liste des participants .
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La phase réunion = Trois temps:
 Lancement.
 Déroulement.
 Conclusion.
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Lancement
Ponctualité (gestion de temps).
 Commencer à l’heure même si tous les participants ne
sont pas arrivés .
 Respecter les horaires de début.
 Ne pas revenir sur les questions débattues à l’arrivée de
chaque retardataire (sauf exception).
 Banaliser l’arrivée des retardataires .
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Lancement
Ouvrir une réunion :
- Accueillir .
- Présenter (ou tour de table).
- Détendre l’atmosphère (mettre à l’aise) .
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Lancement
Proposer une méthode de travail .
Sur le fond :
-Présenter le thème, le(s) objectif(s),le plan (TOP) .
les respecter !
-Eventuellement un retour sur le travail préparatoire de
la réunion.
- Présenter les étapes successives de l’ordre du jour de la
réunion de travail.
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Lancement
 Voir avec les participants si d’autres points sont à
ajouter.
 Traiter les points les plus importants au début .
 Repousser les points litigieux à la fin de la réunion .
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Lancement
Sur la forme :
Proposer une méthode pour traiter chaque point de
l’ordre du jour selon une combinaison de 4 options
méthodologiques :
- Tour de table .
- Remue – méninges ( Brain – storming).
- Sous groupes (spécialisés ou non spécialisés).
- Débat.
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 L’animateur – président de séance – désigne le
secrétaire de séance (Rapporteur) qui prépare aussi le
compte rendu.
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L’animateur peut se faire assisté (selon l’objet et la nature
de la réunion) par des invités : (spécialiste – un
conseiller -un facilitateur…)
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Déroulement
Donner la parole à tous les participants, les impliquer
pour un démarrage effectif (principe de l’égalité de
tous à une réunion de travail).
Exercice I : communication .
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Déroulement
- Faciliter la communication entre les participants.
- Retenir toutes les idées émises.
- Réguler les tensions susceptibles de générer des
dérapages (discussions stériles).
- Questionner.
- Reformuler.
- Synthétiser .
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Déroulement
Gérer individuellement chaque participant .
- celui qui s’exprime trop, ou, pas assez .
- Allez vers le participant difficile, le regarder.
- parler de plus en plus fort (ou de moins en moins fort)
- Faire silence .
- Faire écran entre des participants qui s’invectivent.
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Déroulement
Des méthode d’intervention valables :
-Positiver la forme
« je crois que vous avez beaucoup de chose à dire ……. »
-Rappel de consignes :
« je vous rappelle que nous réalisons un tour de table où
chacun peut exprimer ces idées sur la question ».
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Déroulement
- Positiver sur le fond.
Deux options :
- Option report :
« je me propose de revenir à vous à la fin du tour de
table ».
- Option occupation positive :
« je vous propose de réfléchir à la synthèse des idées,
qui sont proposés dans ce tour de table ».
- …..
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Déroulement
 Veiller à la progression des idées (du travail) en
enregistrant des moments de synthèses clairement
exprimées.
 Rappeler les interventions positives, des questions
élucidées ,des problèmes résolus.
 Faire une synthèse ,un récapitulatif d’étape:
- 1) par sujet ou par question .
- 2) par décision, par informations complémentaires.
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Réunion pour annoncer une mauvaise
nouvelle
Une mauvaise nouvelle professionnelle ou personnelle à
annoncer .
 Méthodologie :
Définition du but .
Faire en sorte :
- d’assumer ses responsabilités.
- d’être perçu comme un être humain .
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Préparation de la réunion
 Sur deux points:
-Quelle est la gravité ,pour l’autre ,de la mauvaise
nouvelle ?
-Se rappeler la méthodologie .
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Déroulement
 Prise de contact :
- Bonjour
- I) Annoncer la mauvaise nouvelle de façon :
- directe
- simple
- courte
- factuelle
- Sans ‘’tourner autour du pot’’ :j’ai une mauvaise novelle
à vous annoncer………
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 II)Laisser réagir l’interlocuteur :
-quelle que soit sa réaction :agressive, attitude
constructive, passivité…
-observer le silence ,avec attitude d’écoute active.
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 III) Attitude d’empathie
« je suis désolé…. »
Sous entendu :je peux comprendre votre réaction …
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 IV Conclure selon la situation :
- suite éventuelle de la réunion, avec annonce du suivi
Cas du renvoi de quelqu’un :les causes, aide possible
etc.……
(Gestion des conflits)
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Groupe-Equipe
l’animateur maitrise la gestion des participants qualifiés
soit de groupe soit d’équipe .
L’importance du groupe ou de l’équipe dans une
organisation est en évolution croissante.
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Groupe
Le groupe est constitué de leader et de suiveurs qui dans
un temps limité visent à atteindre un objectif
commun.
La responsabilité est assumée par le leader.
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Gérer le relationnel au sein d’un groupe à travers:
 Le questionnement . Exercice II
 L’écoute (attitude dont le regard, reformulation orale
prise de notes….). Exercice III.
 Reformulation . Exercice IV .
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Le groupe connaît 4 phases de vie :
- Définition
- Tension
- Maturité
- Mort
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RELATIONNEL
PRODUCTION
1)
DEFINITION
- curiosité
- Observation
- dépendance
vous
- objectifs
- moyens
- ce que l’on attend de
(style : «tasse de thé»)
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RELATIONNEL
PRODUCTION
2) TENSION
- Faire sa place
- Besoin de reconnaissance
- Statut - rôle
- comportement
- ajustements
(phase 2 : normale, positive)
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PRODUCTION
RELATIONNEL
RELATIONNEL
3) MATURITE
- Interdépendance :
problèmes
autonomie
aide
- résolution des
- décisions
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RELATIONNEL
PRODUCTION
4) MORT
-
désintéressement
démotivation
individualisme
conflits
absentéisme
départ
Disparition pure et simple
- résultats atteints
- routine
- sclérose
Style : anciens combattants
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Equipe
 Dans une équipe tous les membres assument la
responsabilité de l’atteinte de l’objectif (équipe de
foot).
 L’équipe est source d’une énergie positive = la somme
des efforts de toute l’équipe grâce aux efforts de
coordination du chef (animateur).
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L’animateur (chef d’équipe occasionnel ) définit et
explique les règles et les repères pour les membres de
l’équipe .
Il engage sa responsabilité
Exercice :V
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Il doit obtenir l’adhésion et la collaboration des
participants (membre de l’équipe) en minimisant les
difficultés.
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Il doit susciter la complémentarité entre les participants:
En agissant équitablement, en tenant compte des
compétences de chacun et des moyens dont chacun
dispose pour mener à bien sa tâche. (Motivation)
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La pyramide de Maslow
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 Au cours d’une réunion selon la pyramide de Maslow,
deux besoins sont à observer par l’animateur:
- Les besoins d’appartenance
- Les besoins de considération
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Les besoins d’appartenance
 L’animateur doit:
Connaître les noms des participants .
Leurs attributions(tâches).
Mettre en valeur les compétences de
chacun(reconnaissance , lien entre elles).
Apprécier l’effort collectif.
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Etre à l’écoute des idées et suggestions exprimées.
Répondre aux questions.
Prodiguer l’aide et les conseils en temps opportun .
L’animateur doit faire preuve d’humilité.
Admettre le droit à l’erreur (le sien et celui des autres) .
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 Il est le trait d’union entre les membres de l’équipe et
la hiérarchie.
 La courroie de transmission .
 Il joue le rôle déterminant dans l’adéquation entre la
prise de décision et les idées avancées.
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Exercices : VI
(la couleur des mots )
Exercices : VII
(Communiquer en groupe )
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Gestion des cas difficiles dans un groupe
Comportement de l’animateur
Comportement de l’animateur
Participant
Adapté
Inadapté
Timide
Aide, soutien, écoute et reformulation, renforcement
positif.
Le mettre sur la sellette, lui demander son
avis en premier vouloir le faire parler à tout
prix .
Distrait (aparté)
Faire cesser l’aparté en le ramenant au sujet de la
discussion.
Le laisser continuer
Hautin
Etre diplomate, utiliser le groupe
Critique ouverte éviter l’agression
Fourbe, rusé
Renvoyer les questions au groupe sans y répondre soi
même et sans prendre parti
Entrer dans son jeu et le laisser monopoliser
l’animateur
Agressif , coléreux
Rester calme, utiliser le groupe proposer de traiter sa
question hors réunion
Se laisser entrainer vers l’agressivité.
Têtu,obstiné
Comme pour le précédent lui montrer qu’il fait perdre
du temps au groupe.
Entrer dans son jeu le laisser monopoliser la
parole
Imbu de sa personne
Utiliser des questions embarrassantes ou difficiles,
l’empêcher de monopoliser la parole
Le laisser prendre le pouvoir sur le groupe
ou (pire) sur l’animateur
Muet ou boudeur
Faire en sorte qu’il dise qq chose, lui demander
ouvertement ce qui lui pose problème
Ne pas s’occuper de lui et l’oublier .
Serviable
Le faire intervenir et le valoriser en le remerciant
Ne pas lui donner la parole ou le blesser par
une remarque désobligeante .
Bavard
Lui couper la parole, utiliser le groupe, lui faire prendre
conscience du temps qu’il fait perdre aux autres .
Le laisser continuer .
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 Une animation et une conduite réussie d’une réunion
obéit inéluctablement à la gestion du temps et à son
respect .
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Le temps
Le temps est une ressource précieuse et relativement
« gratuite »
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Nous sommes tous égaux par rapport aux volume –
temps :
168 heures / semaine pour tous les individus (86.400
seconde/j).
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« celui qui ne maîtrise pas le temps, ne maîtrise pas sa
vie; celui qui maîtrise son temps, maîtrise sa vie » .
Alain lakein
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Une gestion efficace et optimale du temps influence et
améliore sensiblement le style de vie (professionnelle
ou privée) que nous menons.
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Il est primordial de s’organiser en fonction des priorités.
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L’animateur d’une réunion prévoit les séquences de
temps pour l’atteinte de chaque objectif.
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Le respect des séquences favorise le déroulement de la
réunion.
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 Nous possédons tous des horloges internes.
 Les rythmes et les cycles d’énergie sont propres à
chaque personne.
 l’énergie culmine différemment selon chaque individu.
(il faut savoir l’utiliser au bon moment ).
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- Fixer l’heure du début et de la fin de la réunion .
- Partager de manière égale le temps de parole pour
chaque participant .
- Eliminer les interruptions .
- Prendre la décision de conclure.
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Conclusion :Etape importante
 Prendre le temps de récapituler sur les principales
questions (idées) évoquées et ou résolues (évaluation
de la réunion).
 Définir les suites à donner à la réunion ,suivi : (date –
objectifs – lien …)
 Rédiger les grandes lignes du compte rendu (ou si
possible un compte rendu final).
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 Le compte rendu peut être descriptif, analytique, ou
problématique.
 Les éléments clés du compte – rendu
 Sujets / questions débattues (1+2+3….)
 Résumé des propos et des points de vues.
 Décisions ou résultats retenus.
 Suivi – qui doit faire quoi?
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 Clore (terminer) la réunion au contact des
participants.
 En valorisant leur collaboration ,leur efficacité
 Remerciement s.
 Suivre l’application des décisions .
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Relations interpersonnelles
Exercice : VIII
Conclusion
Types de réunion à éviter …
 Les réunions sans objectifs .
 Les réunions longues et interminables.
 Les réunions stériles .
 Les réunions dont les résultats sont connus d’avance .
 Les réunions sans méthode.
 Les réunions répétitives (réunionite).
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Animation et conduite à éviter :
 Le point de vue de l’animateur prédominant .
 Refus de participation ,blocage.
 Arbitrer les conflits .
 Retour à des points déjà abordés (même en cas
d’éléments nouveaux .
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Merci pour votre attention
 PR. Chafika AGUEZNAY
 Ecole Nationale D’Administration
 TEL: 212(0)53 72 50 61
 Fax : 212(0)53 73 09 29
 E MAIL:[email protected]
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