Transcript Chương 5: Quản lý chi phí thực hiện dự án

Chương 5.
QUẢN LÝ CHI PHÍ
THỰC HIỆN DỰ ÁN
Ths Hồ Nhật Hưng
1
5.1 KỸ THUẬT KIỂM SOÁT CHI PHÍ
THỰC HIỆN DỰ ÁN
a. Kỹ thuật xây dựng tập hợp các đường
cong chi phí hình chữ S


Trục tung là % chi phí lũy kế thực tế và kế
hoạch tại từng thời điểm cụ thể so với tổng
chi phí của toàn bộ dự án.
Trục hoành thể hiện thời gian thực hiện dự
án.
Ths Hồ Nhật Hưng
2
5.1 KỸ THUẬT KIỂM SOÁT CHI PHÍ
THỰC HIỆN DỰ ÁN
a. Kỹ thuật xây dựng tập hợp các đường
cong chi phí hình chữ S
=> So sánh độ dốc của hai đường cong này
sẽ cho biết việc sử dụng chi phí tại từng
thời điểm bất kỳ là nhiều hơn hay ít hơn so
với kế hoạch đề ra.
Ths Hồ Nhật Hưng
3

Thí dụ: Tổng thời gian thực hiện một
dự án là 17 ngày, hôm nay đang là
ngày thứ 8, người quản lý dự án đã lập
được bảng sau:
Ths Hồ Nhật Hưng
4
% chi phí lũy kế
% chi phí lũy kế
theo kế hoạch
theo thực tế
1
0
0
2
1
1
3
9
9
4
16
17
5
24
28
6
32
35
7
40
42
8
47
55
9
55
10
63
11
71
12
82
13
92
14
96
15
100
16
100
17
100
Ngày
Ths Hồ Nhật Hưng
5
Phoá
i hôïp caù
c ñöôø
ng cong chöõS
100%
90%
80%
%Chi phí
70%
55%47%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
Thôø
i gian thöïc hieä
n döïaù
n (ngaø
y)
ĐỒ THỊ
Phản ánh đến cuối ngày thứ 8, chi phí thực hiện dự án vượt 8%
Ths Hồ Nhật Hưng
6
Nhận xét:
Vào cuối ngày thứ 8, chi phí lũy kế theo
kế hoạch được sử dụng là 47% (đường
dưới), nhưng thực tế đã sử dụng là 55%
(đường trên), vượt chi ngân sách cho
phép 8%.
=>Đây là dấu hiệu không tốt.
Ths Hồ Nhật Hưng
7






Nguyên nhân
Lập dự toán ngân sách sai
Điều kiện làm việc thay đổi bất thường
Giá cả nguyên vật liệu thay đổi
Tiền công lao động tăng
Khối lượng công việc hoàn thành được
nhiều hơn…
Ths Hồ Nhật Hưng
8
b. Kỹ thuật xây dựng bảng so sánh
chi phí thực tế và kế hoạch

Đây là một kỹ thuật đơn giản với
nội dung là so sánh chi phí thực tế
với chi phí kế hoạch thực hiện dự án
trong từng khoảng thời gian cụ thể.
Ths Hồ Nhật Hưng
9
b. Kỹ thuật xây dựng bảng so sánh
chi phí thực tế và kế hoạch

Thí dụ: Tổng thời gian thực hiện
một dự án là 17 ngày, hôm nay đang
là ngày thứ 8, người quản lý dự án
đã lập được bảng sau:
Ths Hồ Nhật Hưng
10
Ngày
1
2
3
4
5
6
7
8
Chi phí kế hoạch (trđ)
0
100
108
120
90
150
125
146
Chi phí thực tế (trđ)
0
100
108
121,2
94,5
154,5
127,5
156,2
% so với KH mỗi ngày
0
100
100
101
105
103
102
107
Chi phí kế hoạch lũy kế
0
100
208
328
418
568
693
839
Chi phí thực tế lũy kế
0
100
208
329,2
423,7
578,2
705,7
861,9
% so với KH mỗi ngày
0
100
100
100.4
101.4
101.8
101.8
102.7
Ths Hồ Nhật Hưng
…
11
Nhận xét:
- Các ngày 1, 2 và 3 sử dụng chi phí thực
hiện dự án theo đúng kế hoạch. Các ngày
còn lại 4, 5, 6, 7 và 8 chi phí thực tế sử
dụng nhiều hơn kế hoạch
- Đến ngày thứ 8 chi phí tích lũy thực tế đã
tăng 2,7% so với kế hoạch
- Muốn có kết luận chính xác cần phải so
sánh trong mối liên hệ với tốc độ tăng
khối lượng công việc thực tế đã hoàn
thành.
Ths Hồ Nhật Hưng
12
5.2 KỸ THUẬT TÍCH HỢP KIỂM SOÁT
CÔNG VIỆC VÀ CHI PHÍ VỚI THỜI GIAN
THỰC HIỆN DỰ ÁN
5.2.1 Kỹ thuật tích hợp:là kỹ thuật
kiểm soát khối lượng công việc được hoàn
thành trong mối liên hệ với chi phí bỏ ra
và thời hạn thực hiện các công việc của
dự án.
=>đánh giá một cách chính xác tình hình
thực hiện tiến độ thời gian, tiến độ chi phí
và tiến độ hoàn thành khối lượng công
việc của dự án .

Ths Hồ Nhật Hưng
13
Thí dụ: Tổng thời gian thực hiện một
dự án là 17 ngày, hôm nay đang là
ngày thứ 8, người quản lý dự án đã
lập được bảng sau:
Ths Hồ Nhật Hưng
14
Ngày
% chi phí lũy kế thực tế
% khối lượng công việc hoàn thành lũy
kế
Theo kế hoạch
Thực tế
Theo kế hoạch
Thực tế
1
0
0
4
4
2
1
1
7
8
3
9
9
14
15
4
16
17
21
22
5
24
28
29
32
6
32
35
36
37
7
40
42
43
50
8
47
55
50
57
9
55
57
10
63
64
11
71
71
12
82
79
13
92
86
14
96
89
15
100
93
16
100
96
17
100
Ths Hồ Nhật Hưng
100
15
100%
200%
90%
180%
80%
160%
70%
140%
Hoaïch ñònh
60%
Thöïc
teá
50%
120%
100%
40%
80%
30%
60%
20%
40%
10%
20%
0%
0%
0
2
4
% Coâ
c
ng vieä
%Chi phí
Phoá
i hôïp caù
c ñöôø
ng cong chöõS
6
8
10 12 14 16 18
Thôø
i gian thöïc hieä
n döïaù
n (ngaø
y)
ĐỒ THỊ
Phối hợp các đường cong chữ S chi phí và khối lượng công việc của dự án
Ths Hồ Nhật Hưng
16
Ghi chú


Đường nằm trên biểu diễn các mức độ thực tế.
Đường nằm dưới biểu diễn các mức độ kế họach
Trục tung bên trái là 100%, bên phải là 200%.
Cách biểu diễn đó nhằm phân biệt rõ ràng hơn
đường cong chi phí với đường cong khối lượng
công việc mà không
Ths Hồ Nhật Hưng
17
100%
200%
90%
180%
80%
160%
70%
140%
55%47%
60%
50%
120%
100%
40%
57%
80%
30%
50%
60%
20%
40%
10%
20%
0%
% Coâng vieä
c
%Chi phí
Phoá
i hôïp caù
c ñöôø
ng cong chöõS
0%
0
2
4
6
8
10 12 14 16 18
Thôø
i gian thöïc hieä
n döïaù
n (ngaø
y)
ĐỒ THỊ
Phản ánh đến cuối ngày thứ 8, chi phí thực hiện dự án vượt 8%,
khối lượng công việc vượt 7%
Ths Hồ Nhật Hưng
18


Tình hình thực hiện dự án đến cuối ngày
thứ 8 như sau:
Chi phí thực tế đã sử dụng là 55%, trong
khi đó chi phí kế hoạch là 47% so với
tổng chi phí. Như vậy chi phí thực tế vượt
8%.
Khối lượng công việc thực tế đã hoàn
thành đạt 57% so với khối lượng công
việc theo kế hoạch phải hoàn thành là
50% vượt 7%.
Ths Hồ Nhật Hưng
19
Nhận xét:
 Đồ thị thể hiện: đến cuối ngày thứ
8 chi phí và khối lượng công việc
thực hiện bằng của ngày thứ 9. Như
vậy tiến độ thực hiện sớm 01 ngày
so với kế hoạch đề ra.
Ths Hồ Nhật Hưng
20
100%
200%
90%
180%
80%
160%
70%
140%
Thöïc
teá
60%
50%
120%
(4)
(3)
100%
40%
80%
30%
(2)
20%
10%
% Coâng vieäc
%Chi phí
Phoá
i hôïp caù
c ñöôø
ng cong chöõS
60%
Ñaõhoaïch
ñònh
0%
40%
20%
0%
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
Thôø
i gian thöïc hieä
n döïaù
n (ngaø
y)
ĐỒ THỊ
Đồ thị phản ánh dự án thực hiện đúng chi phí tính theo
khối lượng công việc đã hoàn thành và tiến độ sớm 1 ngày
Ths Hồ Nhật Hưng
21
5.2.2 Các trường hợp có thể xảy ra
giữa chi phí với tiến độ thực hiện dự
án
Trong thực tế có 4 trường hợp có thể xẩy ra khi thực hiện
dự án:
Thường xảy ra nhất
 Vượt chi ngân sách đã dự trù
 Chậm tiến độ
Ít xảy ra nhất

Chi dưới ngân sách đã dự trù

Vượt tiến độ
Ths Hồ Nhật Hưng
22
5.2.2 Các trường hợp có thể xảy ra
giữa chi phí với tiến độ thực hiện dự
án
Trong thực tế có 4 trường hợp có thể xẩy ra khi
thực hiện dự án:
Thông thường
- Vượt chi ngân sách đã dự trù
- Tiến độ nhanh
Thông thường
- Chi dưới ngân sách đã dự trù
- Chậm tiến độ
Ths Hồ Nhật Hưng
23
5.3 KIỂM SOÁT CHI PHÍ HOÀN
THÀNH TRƯỚC THỜI HẠN
5.3.1 Yêu cầu

Hoàn thành dự án trước thời hạn với yêu cầu kỹ thuật
và chất lượng công trình vẫn đảm bảo là mong muốn
của chủ dự án với chi phí thâp nhất
 Cách duy nhất để rút ngắn thời gian thi công dự án là
rút ngắn thời gian thực hiện của một hay một số công
việc nằm trên tiến trình tới hạn (đường găng).
 Tuy vậy, có khi thời gian của tiến trình tới hạn đã được
rút ngắn theo yêu cầu đặt ra, nhưng lại xuất hiện tiến
trình tới hạn mới. Với trường hợp này lại phải tiếp tục
rút ngắn thời gian của tiến trình tới hạn mới như đối
với tiến trình tới hạn đầu tiên…
Ths Hồ Nhật Hưng
24
5.3.2 Quy trình xác định chi phí rút
ngắn thời gian hoàn thành dự án
Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT với các công việc và
thời gian thực hiện dự tính ban đầu của từng
công việc (te).
Bước 2. Xác định thời gian thực hiện mong
muốn ngắn nhất của từng công việc (tn)
Bước 3. Xác định thời gian rút ngắn của từng
công việc (tr) : tr = te – tn
Bước 4. Xác định chi phí tăng thêm khi phải
rút ngắn thời gian thực hiện từng công việc
(cr)
Ths Hồ Nhật Hưng
25
5.3.2 Quy trình xác định chi phí rút
ngắn thời gian hoàn thành dự án
Bước 5. Xác định yêu cầu rút ngắn thời gian của toàn bộ dự án
Bước 6. Tính chi phí của nhiều phương án rút ngắn thời gian
thực hiện dự án
Bước 7. Chọn phương án có chi phí rút ngắn thấp nhất với việc
bảo đảm thời gian thực hiện đã được rút ngắn theo yêu cầu
Bước 8. Vẽ lại sơ đồ PERT với thời gian thực hiện của các công
việc đã được rút ngắn. Kiểm tra lại tiến trình tới hạn, với yêu cầu
tiến trình được rút ngắn vẫn còn là tiến trình tới hạn.
Bước 9. Nếu tiến trình tới hạn vừa được rút ngắn không còn là
tới hạn nữa. Lúc này xuất hiện tiến trình tới hạn mới. Lại phải rút
ngắn thời gian của tiến trình tới hạn mới xuất hiện bằng với thời
gian rút ngắn như mong muốn. Cách tiến hành tương tự theo quy
trình trên.
Ths Hồ Nhật Hưng
26
5.5 CÁC LOẠI CHỈ SỐ PHẢN ÁNH
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN
5.5.1 Chỉ số thực hiện chi phí
CPI=BCWP/ACWP
5.5.2 Chỉ số thực hiện tiến độ
SPI=BCWP/BCWS
5.5.3 Chỉ số hoàn thành khối lượng công
việc
PCI=BCWP/BAC
Với BAC là tổng chi phí (ngân
sách) của cả dự án.
Ths Hồ Nhật Hưng
27
5.6 DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC TẾ CỦA
TOÀN BỘ DỰ ÁN
Chi phí dự báo cho việc hoàn thành dự án:
EAC=ETC+ACWP
Trong đó ETC là chi phí được ước lượng để
hoàn thành phần còn lại của dự án
ETC=Phần còn lại của công việc/CPI=(BACBCWP)/CPI
Ths Hồ Nhật Hưng
28
5.7 QUẢN LÝ TỔNG THỂ NHIỀU DỰ ÁN
BẰNG MA TRẬN % HOÀN THÀNH
Đây là một công cụ đơn giản để quản lý nhiều
dự án khác nhau. Ma trận % hoàn thành dự án
cho biết tiến độ thực hiện từng loại công việc tại
một thời điểm nhất định của mỗi dự án và có
thể so sánh mức độ hoàn thành của tất các dự
án mà bạn đang trực tiếp quản lý. Qua đó, bạn
có thể đưa ra các biện pháp nhằm đẩy nhanh
tiến độ thực hiện của mỗi dự án
Ths Hồ Nhật Hưng
29
Công việc
Thiết kế
Tư vấn
Xây lắp
Dự án A
Dự án B
Tổng chi phí
Tổng chi phí
hiện tại
CP ước tính
% khối lượng
CP ước tính
% khối lượng
% hoàn thành
% dự án
% hoàn thành
% dự án
CP hiện tại
% hoàn thành
toàn bộ
CP hiện tại
% hoàn thành
toàn bộ
50 trđ
3,70%
140 trđ
3,19%
190 trđ
67 trđ
50%
0,87%
30%
2,44%
3,31%
1,17%
25 trđ
0,44%
42 trđ
0,73%
100 trđ
7,41%
250 trđ
5,69%
350 trđ
55 trđ
20%
1,74%
14%
4,36%
6,10%
0,96%
20 trđ
0,35%
35 trđ
0,61%
1200 trđ
88,89%
4000 trđ
91,12%
15%
20,91%
10%
69,69%
180 trđ
3,14%
400 trđ
6,97%
Tổng chi phí
1350 trđ
4390 trđ
% toàn bộ
23,52%
76,48%
Ths Hồ Nhật Hưng
ước tính
5200 trđ
90,59%
5740 trđ
100%
580 trđ
10,10%
702 trđ
12,23%
30