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GESTIÓN DOCUMENTAL I (Archivo)
UNIDAD II
RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO Y PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO
Facilitadora: Martha Libia Sierra Gil
MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO
1.
FICHEROS Y TARJETEROS
Las fichas o tarjetas se colocan horizontal
o verticalmente, se desplazan, las unas
en relación con las otras, por un espacio
constante que asegura la visibilidad de
las referencias y la señalización. Hoy en
día existen ficheros modernos, de fácil
manejo o aquellos de gavetas o
compartimientos, con cierre o sin él y de
gran capacidad. Es muy importante
diferenciar los archivadores de los
tarjeteros o ficheros. En los archivadores
se guardan documentos, en los tarjeteros
o ficheros se guardan fichas donde
registros y datos.
2. CLASIFICADORES
Los clasificadores se fabrican en distinto tamaño, modelos y
materiales, y sus usos son diversos, por ejemplo para organizar
tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios,
puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que
utilice la empresa. Para esto hay clasificadores con rótulos en
blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada
organización. Eje:
Clasificador de Acordeón
3. CARPETAS
Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado o fibra,
con pliegues adicionales o dobleces marcados que permiten
ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se
llama pestaña y viene de diferentes tamaños. La rotulación o
marcación de la carpeta se hace sobre la pestaña y es el nombre
que adquiere la carpeta. Una carpeta tiene capacidad máximo
para 100 documentos conservando su forma original.
Veamos algunas ilustraciones que nos muestran la forma como las
carpetas deben ser utilizada de acuerdo a su capacidad de albergue.
Uso incorrecto
Uso correcto
Primera figura: abertura
normal.
Se amplia a
medida que se introducen
los documentos.
Segunda figura
Si la abertura se
abre de manera
natural, alberga
hasta 100 hojas
Si la abertura no se abre de
manera natural, las hojas se
trepan como lo muestra la
figura
Carpetas con su máxima
capacidad o sea 100 hojas
Carpetas con más de 100
hojas.
4. BOLSAS
• Llamadas también sobre o fundas. Un ejemplo claro son las
historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que
más se usan tienen separadores o compartimentos dentro de
ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.
5. LEGAJOS
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar
los documentos. No deben ir sujetos a la carpeta principal sino
al legajo y este va dentro de ella. En cuanto a los documentos
que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o
el más actualizado al principio o al final. En el caso de las hojas
de vida, se prefiere que al final se queden las recibidas de
último.
El legajo se identifica con los siguientes datos:
• -Identificación de la empresa
• -Nombre de la dependencia a la cual pertenece
• -Título para el archivo
• -Año al cual pertenecen los documentos
5. RÓTULOS O MARBETES
• Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que
se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas. Se
consiguen en tiras perforadas, y gran variedad de colores. Eje:
6. INDICE
• Es una tarjeta de
cartulina que identifica
el contenido de la
gaveta. Se coloca en el
portaíndice que tiene
cada gaveta y se
acostumbra protegerlo
con un pedazo de
acetato.
7. GUÍAS
• Son cartulinas o cartones
para separar distintos
grupos de documentos
dentro de una carpeta.
Pueden ser simples o
complejos.
8. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen
básicamente, en dos: Alfabético y numérico. Separados o
unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación.
En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son
sólo combinaciones realizadas con ellos. Los sistemas de
clasificación se subdividen en:
 Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del
abecedario, tomando en consideración el nombre de las
personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más
conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres
de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico),
por categoría o tema (asunto).
Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres
de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los
diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un
archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad
en estricto orden alfabético.
Reglas para ordenar alfabéticamente:
Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de
archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los
sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son
de uso universal. Aquí se estudiarán las más usadas.
USOS GENERALES DEL SISTEMA ALFABÉTICO:
 En las empresas pequeñas para el archivo de las hojas de vida
 En los departamentos de investigaciones científicas, donde la
documentación es solicitada por áreas o temas.
 Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa,
para sus asuntos profesionales, sociales y personales.
 Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan
sus operaciones por medio de distritos geográficos,
sucursales, regionales, etc.
 En las empresas en general para la correspondencia de sus
clientes
El sistema alfabético se subdivide en:
1) Por nombres de personas naturales: «Las personas
naturales son todos los individuos de la especie humana,
cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición»
(Código Civil)
2) Por nombres de razones sociales: Razón social o firma
social es el nombre con el cual se conoce la empresa. En
Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio.
3) Por nombres de lugares geográficos: También se llama
archivo geográfico.
4) Por nombre de asuntos, conceptos, temas, ideas,
materia: Conocido más comúnmente como archivo por
asuntos, o por temas, o clasificación analítica, por
fundamentarse en el análisis del texto o contenido
 NOMBRES DE PERSONALES NATURALES
«Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por
consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. Este
comprende el nombre, los apellidos, y en su caso, el
seudónimo» (Código Civil)
Si interpretamos esta definición para fines del archivo, los
nombre de las personas naturales constan de dos unidades
importantes: los nombres de pila y los apellidos (paterno y
materno).
Así, tenemos entonces que los nombres constan de varias
UNIDADES y cada unidad en varios ELEMENTOS que se
desglosan de la siguiente manera en este ejemplo: PAULO
ALFONSO COSTA TABARES
Algunas personas llevan un solo apellido, por razones
personales, por costumbres.
En tales casos, la primera
unidad sólo tendría un solo elemento e irá separado de la
segunda unidad con una coma.
 REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES
PRIMERA REGLA: Los nombres de las personas constan de
dos unidades: los apellidos y los nombres. Eje:
Gaspar Contreras Vélez
Genaro Atistizábal Torres
Luis Felipe Castro
José Daniel Betancur Muñoz
Gloria María Colón Ch.
Ramón Cruz Colorado
PRIMERA UNIDAD-APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD-NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
ARISTIZÁBAL
Torres,
Genaro
BETANCUR
Muñoz
José
CASTRO,
Segundo elemento
Luis
Felipe
María
COLÓN
Ch.,
Gloria
CONTRERAS
Vélez,
Gaspar
CRUZ
Colorado,
Ramón
Observe cuidadosamente el siguiente ejemplo cuya característica
es que todos los apellidos empiezan por la misma letra. Para
facilitar la organización de cada unidad de clasificación, es
conveniente descomponerla por letras así:
NOMBRE COMPLETO
NOMBRE POR UNIDADES
Gaspar Carazo Vélez
CARAZO Vélez, Gaspar
Oliver Castelar García
CASTELAR García, Oliver
Luis Felipe Castro
CASTRO, Luis Felipe
Michael Castañeda Jaramillo
CASTAÑEDA Jaramillo, Michael
Gloria María Canales Paéz
CANALES Páez, Gloria María
Lidia Casas Solano
CASAS Solano, Lidia
Ramón Carranza Jaramillo
CARRANZA Jaramillo, Ramón
Teodoro Camacho Cano
CAMACHO Cano, Teodoro
Para ordenar es necesario comparar letra por letra como se
observa en el ejemplo siguiente. Esto es siguiendo un total y
correcto orden alfabético.
OBSERVEMOS:
C
A
M
A
C
H
O
C
A
N
A
L
E
S
C
A
R
A
Z
O
C
A
R
R
A
N
Z
A
C
A
S
A
S
C
A
S
T
A
Ñ
E
D
C
A
S
T
E
L
A
R
C
A
S
T
R
O
A
VEAMOS COMO QUEDA ORDENADOS EN ORDEN ALFABÉTICO:
PRIMERA UNIDAD
APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD
NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
CAMACHO
Cano,
Teodoro
CANALES
Páez,
Gloria
CARAZO
Vélez,
Gaspar
CARRANZA
Jaramillo,
Ramón
CASAS
Solano,
Lidia
CASTAÑEDA
Jaramillo,
Michael
CASTELAR
García,
Oliver
CASTRO,
Luis
Segundo elemento
María
Felipe
SEGUNDA REGLA: Si los nombres tienen la primera unidad
igual, se considera la segunda.
PRIMERA UNIDAD
APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD
NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Segundo elemento
Ríos
Rojas
Alberto
Ríos
Rojas
Ana
Cristina
Ríos
Rojas
Ana
María
Ríos
Rojas
Dagoberto
Ríos
Rojas
John
Ríos
Rojas
José
Ríos
Rojas
José
Manuel
Al ordenar recuerde que
nada va primero que algo
TERCERA REGLA: Si los nombres de los individuos son
totalmente iguales, se considerará el documento de
identidad o de identificación respectivo, la dirección o
cualquier otro dato para diferenciarlos. El nuevo dato no
representa una unidad, sino un elemento adicional.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO
ROSAS TABARES,
Carmen Cecilia
Calle 40 40ª-21
ROSAS TABARES,
Carmen Cecilia
Diagonal 20 80-10
REYES ALVAREZ,
Fabio Alfonso
Cédula 3.976.220
REYES ALVAREZ,
Fabio Alfonso
Cédula 5.227.310
 CUARTA REGLA:
apellidos con prefijos y apellidos
compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y
otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se
consideran elementos separados dentro de cada unidad sino
que hacen parte integral de cada elemento.
PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Segundo elemento
De la Fuente
Rizo,
María
José
De la Osa
Mejía,
Raúl
De la Rosa
Amado,
Ángel
De la Torre,
De la Vega
O`Neill,
Juan
Delgado,
Fabián
Rober
Diego
 QUINTA REGLA: Títulos académicos, religiosos, militares,
nobiliarios.
Cuando están acompañados del nombre
completo, porque así son solicitados, este dato se coloca al
final, entre paréntesis.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO
Cardenal Aníbal Duque
Duque, Aníbal (cardenal)
Coronel Fausto Martínez
Martínez, Fausto (coronel)
Ingeniero Antonio Páez
Páez, Antonio (ingeniero)
Sor Consuelo Pérez
Pérez, Consuelo (sor)
Hermana Mariana Restrepo
Restrepo, Mariana (hermana)
Monseñor Ángel Trujillo
Trujillo, Ángel (monseñor)
 SEXTA REGLA: Nombres de mujeres casadas. Existen dos
criterios originados por dos necesidades específicas:
 En los países de habla hispana, el apellido paterno no
desaparece para efectos legales o comerciales. Basados en
esta norma, las entidades toman como primer apellido el
paterno y la clasificación es así según el ejemplo:
María Victoria Rueda de Pérez
Rueda de Pérez, María Victoria
Martha Dora García de Suárez
García de Suárez Martha Dora
Emilia Posada viuda de Escobar
Posada viuda de Escobar, Emilia
Martina Morales de Mora
Morales de Mora Martina
Rosario Espinosa de Polanco
Espinosa de Polanco, Rosario
Gloria Cristina Russo de Gómez
Russo de Gómez, Gloria Cristina
Observemos el ejemplo anterior ordenado alfabéticamente
y por sus respectivas unidades:
PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Espinosa (de)
Polanco,
Rosario
García (de)
Suárez
Martha
Morales (de)
Mora
Martina
Segundo elemento
Dora
Posada (viuda de) Escobar,
Emilia
Rueda (de)
Pérez,
María
Victoria
Russo (de)
Gómez,
María
Cristina
La preposición de y la expresión viuda de pueden escribirse entre paréntesis, pero no es
indispensable hacerlo. De todas maneras no debe considerarse como unidad de clasificación.
Algunas mujeres acompañan sus nombres con los dos apellidos del esposo (de Ospina Pérez)
para efectos de archivo.
 El segundo criterio difundido por algunas empresas privadas y
oficiales, tiene su origen en la costumbre norteamericana, de
tomar como primer apellido el del esposo y con base en este
criterio, observemos el siguiente ejemplo:
María Victoria Rueda de Pérez
Pérez, María Victoria Rueda de
Martha Dora García de Suárez
Suárez, Martha Dora García de
Emilia Posada viuda de Escobar
Escobar, Emilia Posada viuda de
Martina Morales de Mora
Mora, Martina Morales de
Rosario Espinosa de Polanco
Polanco, Rosario Espinosa de
Gloria Cristina Russo de Gómez
Gómez, Gloria Cristina Russo de
Cuando se presentan dudas en la escritura de nombre de una persona natural, es
conveniente optar por la forma como aparece registrado en el documento de identificación
 NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES
«Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos
y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y
extrajudicialmente» (Código Civil)
 REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS
SOCIALES
 PRIMERA REGLA: Los nombres de razones o firmas sociales se
ordenan tal como aparecen registrados. Eje:
Banco Mundial
Primera unidad
Segunda unidad
Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales,
hoteles, restaurantes, tabernas, librerías, instituciones religiosas,
civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.
Las empresas tienen tantas unidades cuantas resulten salvo el caso
de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se
consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán
considerados únicamente cuando vaya al comienzo de la razón
social, por ejemplo:
La Casa de los Jóvenes
Primera unidad
Tercera unidad
Segunda unidad
Descompongamos en unidades los siguientes nombres de empresas:
Industria Nacional de Automóviles
La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario «El Liberal»
PRIMERA
UNIDAD
Diario
«Tribuna
Libre» SEGUNDA UNIDAD
TERCERA UNIDAD
Industria
Nacional de
Automóviles
La
Industria del
Calzado
La
Ermita
Bar y
Restaurante «La
Diario El
Liberal
Diario
Tribuna
Cabaña»
Libre
En las razones sociales o firmas se debe evitar
toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté
registrada en esa forma. Igualmente debe evitar el abuso de
siglas cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ya que
ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato
aclaratorio.
 SEGUNDA REGLA:
Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA)
Asociación Protectora de Animales
Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario (IDEA)
Observemos la división en Unidades de estas empresas:
PRIMERA UNIDAD
SEGUNDA UNIDAD
TERCERA UNIDAD
Instituto
Colombiano de
Administración
Asociación
Protectora de
Animales
Instituto de
Desarrollo
Económico
CUARTA UNIDAD
Agropecuario
Cuando en el nombre de una empresa
existen números, deben tratarse como si estuvieran
escritos en letras. Sin embargo cuando en el nombre de
una razón social existe un número que es consecutivo,
como es el caso de notarías, juzgados, almacenes de
cadena, etc., este conserva el orden y la escritura
numéricos. Eje:
 TERCERA REGLA:
Juzgado 25 civil municipal
Emisora 110
Almacén Avenida 39
Notaría 13
Juzgado 25 civil municipal
Emisora mil cien
Almacén Avenida treinta y nueve
Notaría 13
Clasificado por unidades quedaría de la siguiente manera:
PRIMERA
UNIDAD
SEGUNDA
UNIDAD
TERCERA
UNIDAD
CUARTA
UNIDAD
Emisora
Mil
Cien
Juzgado
25
Civil
Municipal
Almacén
Avenida
Treinta y
Nueve
Notaría
13
QUINTA
UNIDAD
 CUARTA REGLA: Los nombres completos de personas naturales, en
algunas ocasiones forman parte de la razón social. El criterio más
común para organizarlos es la regla general: tal como aparecen, pero
también existe otra norma que es aceptada y es ordenarla tal como se
hace con los nombres de las personas naturales o sea por el primer
apellido. Eje:
Juan Iguazú e Hijos Limitada
Iguazú e Hijos Limitada, Juan
 QUINTA REGLA: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales
como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén. Cuando en un
archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, éstas
constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de
orden o sea que vayan al comienzo, sino a partir de la segunda unidad.
Observemos los siguientes ejemplo:
NOMBRE NORMAL
NOMBRE ORGANIZADO
Empresa Colombiana de Gas S.A.
Empresa Nacional de Electricidad S.A.
Empresa Venezolana de Aviación & Cía.
Empresa Mexicana de Módulos S.A.
Colombiana de Gas S.A. (Empresa)
Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)
Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa)
Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)