Transcript Descarca aici prezentarea proiectului

“Îmbunătăţirea procesului decizional la nivelul Ministerului
Tineretului şi Sportului – Inovaţie şi învăţare”
Proiect cofinanţat din FONDUL SOCIAL EUROPEAN prin Programul
Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative 2007-2013,
codul SMIS al proiectului 32923
Conferința de lansare a proiectlui
București, 28.03.2014
Hotel Minerva
1
Informații despre proiect:
Beneficiar: Ministerul Tineretului şi
Sportului
Perioada de implementare :
septembrie 2013 – septembrie 2015
Durata proiectului: 24 luni
2
Obiectivul general al proiectului este îmbunătăţirea procesului decizional şi
întărirea capacităţii operative în cadrul Ministerului Tineretului şi Sportului,
prin dezvoltarea şi implementarea unui instrument modern pentru gestionarea
şi managementul resurselor umane, materiale, tehnice şi financiare.
Aceste deziderate se vor realiza prin implementarea unei soluţii informatice
moderne, care va asigura eficientizarea activităţilor desfăşurate şi măsurarea
performanţelor organizatorice. Prin activităţile prevăzute şi realizarea
obiectivelor fundamentate, proiectul constituie un instrument indispensabil de
management performant.
3
Obiectivele specifice (I)
 Implementarea unui sistem eficient de susţinere a procesului decizional, de
planificare strategică, monitorizare şi implementare a deciziilor în cadrul
instituţiei;
 Eficientizarea procesului de planificare şi management al cheltuielilor publice
prin reducerea duratei de generare a rapoartelor;
4
Obiectivele specifice (II)
 Creşterea eficienţei sistemului de comunicare între aparatul central şi
instituţiile din subordine/coordonare, prin implementarea unui sistem
informatic de gestiune şi transmitere a documentelor şi informatiilor;
 Realizarea unui instrument de analiză privind utilizarea resurselor de
finanţare, în funcţie de sursele de constituire şi destinaţiile de utilizare;
 Creşterea competenţelor personalului, în vederea utilizării şi administrării
corespunzătoare a aplicaţiilor implementate prin proiect;
5
Descrierea sistemului (1)
Acest proiect complex a fost iniţiat ca urmare a nevoilor identificate la nivelul
Ministerului Tineretului şi Sportului, respectiv a necesităţilor de îmbunătăţire
a integrării şi eficienţei fluxului informaţional.
Proiectul se încadrează în priorităţile naţionale şi europene şi aduce o
contribuţie semnificativă la crearea unei administraţii publice mai eficace, în
beneficiul societăţii româneşti.
6
Descrierea sistemului (2)
Proiectul îşi propune:
 să furnizeze beneficiarului instrumente performante de
gestionare şi management al resurselor;
 să creeze o arhivă informatizată privitoare la documentele
implicate;
 să creeze instrumente pentru gestionarea activităţilor
operative în scopul îmbunătăţirii procesării datelor,
reducând astfel întârzierile în procesul decizional cu impact
asupra activităţilor;
 să îmbunătăţească procesul de informare şi oferirea de
suport decizional structurilor de conducere pe baza unui set
de indicatori implementaţi conform activităţilor specifice.
7
Descrierea sistemului (3)
Proiectul conţine de asemenea o componentă de instruire a utilizatorilor,
asigurându-se astfel o eficienţă ridicată în utilizarea noului sistem
implementat.
Planificarea şi evidenţa corectă a acestor resurse va duce la eliminarea
blocajelor financiare şi materiale, precum şi la reducerea timpilor necesari
personalului în obţinerea raportărilor, analizelor şi altor documente specifice.
Raportările şi analizele obţinute din acest sistem vor fi generate într-un timp
redus, erorile de procesare vor fi eliminate, iar complexitatea lor va fi
variabilă, în funcţie de factorii aleşi de utilizator.
8
Descrierea sistemului (4)
O componentă importantă a proiectului o reprezintă instruirea grupului ţintă
(personal operativ şi decizional) al proiectului. În acest scop, se vor realiza
materiale de curs dedicate, pe nivele de competenţă, în baza analizei efectuate
la nivelul Ministerului Tineretului şi Sportului.
În concluzie, având în vedere preocupările Ministerului Tineretului şi
Sportului de a utiliza instrumente moderne pentru gestionarea resurselor şi
activităţilor operative în procesele de planificare şi monitorizare pe care le
desfăşoară, corelate cu raportarea coerentă şi exactă, acest proiect îşi propune
să identifice şi să elaboreze un instrument de analiză a activităţilor din cadrul
instituţiei, astfel încât să se pună bazele cheltuirii eficiente a banilor publici, în
conformitate cu obiectivele stabilite. Această preocupare are ca finalitate
îmbunătăţirea conţinutului rapoartelor financiare şi non-financiare care sunt
necesare în activităţile decizionale.
9
Arhitectura funcţională a sistemului
Arhitectura Sistem
Managementul
Financiar Contabil
Managementul
Stocurilor
Managementul
Mijloacelor fixe si al
Obiectelor de inventar
Analiza Economica si
Suport Decizional
Managementul
Achizitiilor
Managementul
Resurselor Umane si
Salarizarii Personalului
Managementul
activitatii financiar
contabile si control
financiar preventiv
Managementul
Documentelor
SERVERE APLICATIE
Baza de date
Sistem de operare
SERVER BAZA DE DATE
10
Necesitatea proiectului (I)
Acest proiect complex a fost iniţiat ca urmare a nevoilor identificate la nivelul
Ministerului Tineretului şi Sportului, respectiv a necesităţilor de îmbunătăţire a
integrarii şi eficienţei fluxului informaţional.
Proiectul se încadrează în priorităţile naţionale şi europene şi aduce o
contribuţie semnificativă la crearea unei administraţii publice mai eficace, în
beneficiul societăţii româneşti.
11
Necesitatea proiectului (II)
Proiectul îşi propune:
 să furnizeze beneficiarului instrumente performante de gestionare şi
management al resurselor;
 să creeze o arhivă informatizată privitoare la documentele implicate;
 să creeze instrumente pentru gestionarea activităţilor operative în scopul
îmbunătăţirii procesării datelor, reducând astfel întârzierile în procesul
decizional cu impact asupra activităţilor;
 îmbunătăţirea procesului de informare şi oferirea de suport decizional
structurilor de conducere pe baza unui set de indicatori implementati
conform activităţilor specifice.
12
Grup țintă (1)
Grupul țintă al proiectului este format din 260 persoane, din care
minim 30% femei, și cuprinde angajaţi ai Ministerului Tineretului şi
Sportului şi ai structurilor din subordine/coordonare, care vor beneficia
de suportul oferit de sistemul informatic implementat şi de cursurile de
perfecţionare realizate în cadrul proiectului.
Dintre aceştia, 20 persoane vor participa la vizitele de studiu pentru
acumulare de expertiză şi schimb de bune practici.
13
Beneficii proiect
Prin activităţile propuse de proiect, grupul ţintă va putea beneficia de noile
tehnologii care vor avea drept efect:
 ordonarea şi ritmicizarea activităţii;
 verificarea intrisecă a fiecărei activităţi;
 creşterea coerenţei şi corectitudinii datelor primite, prelucrate si transmise;
acurateţea şi integritatea circuitului informaţional;
 controlul activităţilor la nivelul managementului;
 fluidizarea fluxului de informaţii;
 scurtarea timpului de fundamentare a deciziilor.
Prin generarea de statistici şi rapoarte în timp real, se va realiza o mai bună
gestionare a întregii activităţi a Ministerului Tineretului şi Sportului.
14
Activitățile proiectului (1)






Coordonarea şi monitorizarea implementării proiectului
Managementul proiectului
Organizarea şi desfăşurarea procedurilor de achiziţie şi contractare
Informare şi publicitate privind derularea proiectului
Asigurarea infrastructurii necesare implementării proiectului
Participarea la stagii pentru schimb de bune practici în 2 ţări membre UE,
pentru acumularea de expertiză în vederea întocmirii unui ghid de bune
practici în domeniul vizat de proiect
15
Activitățile proiectului (2)
• Instruirea personalului: cursurile realizate în cadrul proiectului sunt:
 Instruire pentru utilizarea sistemului informatic
 Cursuri ECDL
 Cursuri de formator
• Implementarea unui sistem informatic integrat pentru optimizarea şi
remodelarea fluxurilor informaţionale
• Auditul proiectului
16
Rezultatele proiectului (1)
Prin proiect se va implementa o soluţie de management informaţional integrat şi
se va facilita comunicarea internă şi externă. Se va asigura de asemenea
creşterea competenţelor profesionale ale angajaţilor, pentru utilizarea eficientă a
soluţiilor avansate.
Ca urmare, principalele rezultate ale proiectului se pot defini astfel:
 implementarea unei soluţii informatice de gestiune integrată şi eficientă a
proceselor interne şi a informaţiilor.
 realizarea unui Ghid de bune practici, pe baza expertizei acumulate în urma
celor două stagii desfăşurate în două state membre.
 infrastructură tehnică îmbunătăţită.
 certificarea ECDL a 100 angajaţi din cadrul Ministerului Tineretului şi
Sportului şi din unităţile din subordine/coordonare.
 formarea unui grup de 40 de formatori care să poată fi utilizaţi în formarea
noilor angajaţi ai instituţiei.
17
Rezultatele proiectului (2)
Proiectul de faţă va optimiza fluxurile informaţionale, urmând a aduce
următoarele beneficii concrete:
 monitorizarea şi controlul sistemului şi a activităţilor desfăşurate de către
fiecare utilizator;
 vizualizarea instrucţiunilor de lucru centralizat;
 accesul securizat şi protecţia informaţiilor;
 extinderea securizată a mediului de colaborare pe Web sau în Intranet;
 reducerea timpului de comunicare în medie cu 70-80%, o diminuare
consistentă a timpului alocat pentru realizarea diverselor rapoarte de
activitate;
 monitorizarea şi corelarea la toate nivelele a activităţii Ministerului
Tineretului şi Sportului, permiţând o prelucrare a datelor în timp real.
18
Rezultatele proiectului (3)
Instrumentul implementat va asigura, în afara instituţiei, un nivel ridicat de
transparenţă, prin prezentarea informaţiilor de interes public şi a activităţii
desfăşurate, reducerea timpului de răspuns la solicitări, posibilitatea de realizare
a schimbului de informaţii cu alte organizaţii folosind mecanisme informatice,
alinierea la standardele tehnologice europene şi internaţionale.
Toate fluxurile informaţionale vor fi identificate şi reconfigurate, luându-se în
considerare specificităţile Ministerului Tineretului şi Sportului.
Achiziţionarea unor echipamente şi componente software va contribui la
îmbunătăţirea infrastructurii tehnice de care dispune Ministerul Tineretului şi
Sportului, astfel încât să crească gradul de eficienţă, precum şi nivelul de
securitate în managementul informaţional.
19
Indicatorii proiectului
• Număr zile-participant la instruire: 900
• Număr instrumente integrate de management informaţional şi de facilitare a
comunicării interne şi externe: 1
• Număr module implementate: 7
 gestiune financiar-contabilă
 gestiune resurse umane
 achizitii publice
 gestiune (mijloace fixe, obiecte de inventar, stocuri)
 gestiunea salarizării
 gestiunea documentelor
 raportare managerială
• Participanţi la instruire certificaţi: 140
20
Egalitatea de șanse (1)
Definiție: Egalitatea de şanse – conceptul conform căruia toate fiinţele umane
sunt libere să-şi dezvolte capacităţile personale şi să aleagă fără limitări impuse
de roluri stricte; faptul că diferitele comportamente, aspiraţii şi necesităţi ale
femeilor şi bărbaţilor sunt luate în considerare, evaluate şi favorizate în mod egal
înseamnă că femeile şi bărbaţii se bucură de aceeaşi libertate de a-şi realiza
aspiraţiile.
21
Egalitatea de șanse (2)
În implementarea proiectului, un factor important îl va constitui respectarea
principiului egalităţii de şanse pe toate planurile. Astfel, prin proiect se va
asigura o participare echitabilă din punct de vedere al tuturor criteriilor legate
de rasă, sex, religie, dizabilităţi, vârstă etc. Sistemul propus nu limitează accesul
grupurilor culturale sau al celor care aparţin unei anumite culturi, încurajând
dimpotrivă, prin prisma conceptelor sale de bază, schimburile culturale libere.
Principiul egalității de șanse a fost, este și va fi respectat pe toată perioada
ciclului de viață a proiectului.
22
Egalitatea de șanse (3)
Echipa de implementare a proiectului este alcătuită pe principiul
nediscriminării, asigurându-se nu doar egalitatea de șanse între femei și bărbați,
ci și accesul salariaților la funcțiile din echipă indiferent de rasă, vârstă,
apartenența religioasă, dizabilități, opinii politice.
Acest principiu va fi respectat şi în desfăşurarea întregului proiect, inclusiv în
ceea ce priveşte activitatea de instruire, având ca scop facilitarea utilizării
soluţiei informatice propuse. Acest aspect este considerat foarte important la
nivelul proiectului, întrucât contribuie la diminuarea decalajului de cunoştinţe,
competenţe şi oportunităţi care s-a perpetuat în domeniul tehnologiei
informaţiei.
Pe toata durata proiectului va fi respectat principiul egalității de șanse în ceea ce
privește atribuirea contractelor pentru achiziția de bunuri și servicii.
23
Dezvoltare durabilă (1)
Din punctul de vedere al noii Strategii europene de dezvoltare durabilă,
adoptată de Consiliul European în anul 2006, tehnologiile informaţiei şi
comunicaţiilor au un efect pozitiv, per ansamblu, asupra dezvoltării durabile,
fiind promovate investiţiile în acest domeniu.
Prin implementarea unor procese informatizate, proiectul va contribui la
dezvoltarea societăţii informaţionale, o societate în care informaţia şi TIC se
utilizează la scară largă şi la costuri reduse, precum şi la dezvoltarea societăţii
bazate pe cunoaştere. În contextul reglementărilor din Cadrul Strategic
Naţional de Referinţă 2007-2013 (CSNR), care urmăreşte îmbunătăţirea
abordării strategice a politicilor regionale şi de coeziune economică şi socială din
România şi realizarea unei coordonări cu Politicile Comisiei Europene, proiectul
de faţă îşi propune să contribuie la îmbunătăţirea durabilă a capacităţii
administrative, prin realizarea unor îmbunătăţiri de structură şi proces ale
managementului ciclului de politici publice şi procese specifice.
24
Dezvoltare durabilă (2)
Eficientizarea sistemului de management al informaţiei document, prin
dezvoltarea şi implementarea unor procese informatizate de lucru, la nivelul
autorităţii şi reţelei, va contribui la promovarea şi adoptarea unui
comportament ecologic în ceea ce privesc problemele de mediu, în special prin
faptul ca suportul hârtie va fi înlocuit în mare măsura cu cel digital în cadrul
activităţilor curente.
Echipamentele nou achiziţionate şi utilizate vor fi eficiente din punct de vedere
energetic, utilizând tehnologii de ultima generaţie, cu consum redus de energie.
Din punctul de vedere al noii Strategii europene de dezvoltare durabilă, adoptată
de Consiliul European în anul 2006, tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor au
un efect pozitiv per ansamblu asupra dezvoltării durabile, fiind promovate
investiţiile în acest domeniu.
25
Dezvoltare durabilă (3)
Proiectul, prin natura obiectivelor şi rezultatelor prevăzute, are o contribuţie
semnificativă la dezvoltarea durabilă, deoarece conduce la eficientizarea
proceselor interne ale Ministerului Tineretului şi Sportului, ceea ce favorizează
îmbunătăţirea activităţii instituţiei.
Din punct de vedere al aspectelor măsurabile legate de dezvoltarea durabilă în
proiectul de faţă, amintim:
• Toate echipamentele achiziţionate sunt performante, caracterizate de o
eficienţă ridicată şi consumuri reduse de energie electrică. Din acest punct de
vedere, beneficiile pe linia dezvoltării durabile vor fi menţinute şi după
finalizarea implementării proiectului, în toată perioada de exploatare.
• Pentru tipărirea materialelor necesare implementării proiectului, se va utiliza
hârtie reciclată în proporţie de minim 25%.
26
Dezvoltare durabilă (4)
•
•
•
În cadrul sesiunilor de instruire desfăşurate va fi atins periodic şi subiectul
dezvoltării durabile;
Materialele de informare şi publicitate realizate în cadrul proiectului vor
conţine un mesaj legat de principiile dezvoltării durabile;
Asimilarea tehnologiei informaţiei în activităţile de coordonare metodologica
va permite reducerea consumului de resurse de hârtie, prin trecerea de la
suportul fizic la mediile de stocare hardware.
27
Vă mulțumesc pentru participare!
Manager de proiect – Irina TURCU
Ministerul Tineretului şi Sportului
28