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Tema 2: Informática
empresarial
La información en la empresa
Objetivos
• Describir aspectos fundamentales de la teoría
de sistemas imprescindibles para la
comprensión y desarrollo de los sistemas
informáticos.
• Aprender una serie de conceptos necesarios
para el modelado de los sistemas de
información que nos ayudarán a tener una
representación de la información relevante del
proyecto del que nos ocupemos, descartar
información no significativa.
Definición de sistema
• Conjunto de componentes relacionados entre sí que
cooperan para lograr un objetivo común. Consta de:
- Componentes: conjunto de elementos básicos que forman el
sistema.
- Estructura: la forma en que los componentes del sistema están
organizados.
- Función: tarea, actividad, trabajo que realiza el sistema.
- Objetivo: meta o propósito que el sistema debe alcanzar para
realizar su función.
- Ejemplos: ordenador, sistema solar, coche.
Análisis de sistemas
• Es una de las actividades más complicadas.
• La complejidad de un sistema puede ser
elevada y no sólo por su tamaño.
• Podemos encontrarnos con sistemas mal
estructurados y mal organizados.
• Necesitamos métodos y herramientas para
poder abordarlos.
Estructura de los sistemas
Estructuras clásicas:
- Jerárquica
- Matricial
- Red
Estructura de un sistema => definirlo y
aislarlo.
Existen muchos sistemas con una estructura
difícil de definir.
Estructura jerárquica
• Todos los elementos o componentes están
subordinados excepto uno que impera
sobre los demás.
Ej.: Estructura de una empresa.
Jefe
Empleado
Empleado
………..
Empleado
Estructura en árbol
• Caso particular de estructura jerárquica
con un sentido “descendente” de los
nodos.
Nodo raíz  ramas  nodos  hojas
Nodo raíz
Nodos hojas
Directivo
Directivo


Empleado
Empleado
Presidente
………..
Directivo
………..
Empleado

Nivel de
jerarquía
Estructura en matriz
• La localización de las componentes está determinada
por la combinación de uno o más factores.
 Ej.: empresa donde existen diferentes proyectos y
diferentes funciones.
Proy. 1
Desmonte
Cimentar
Tabiques
Interior
Proy. 2
Proy. 3
Estructura en Red
• Nodos + arcos
o Los enlaces permiten el flujo de información entre
pares de nodos con un sentido determinado.
 Ej.: Circuitos eléctricos
Límites de los sistemas
• Definir límites del sistema para no vernos desbordados por su
complejidad.
• Comenzar con un sistema reducido y al ir procesando su
información nos encontraremos cada vez con un sistema de ámbito
más extendido y complejo.
• Cuanto más entendamos el sistema en su conjunto, más fácil de
establecer soluciones eficientes.
 Definir los límites del sistema, puede ser una de las tareas más
complicadas para el análisis.
Límites del sistema
Interacción
Sistema
Interacción
Modelado y representación
• Describir el sistema.
• Reducir la complejidad del sistema a través de
sucesivas simplificaciones.
• El modelado consiste en describir el sistema
utilizando algún sistema de representación.
• Determinar las características principales,
obviando las menos relevantes.
Motivación para el modelado
• Estudiar el comportamiento de los sistemas (es
difícil trabajar con el sistema directamente).
• Mejor entendimiento del sistema  más fácil de
explicarlo a los demás y enseñarles cómo
funciona.
• Crear un modelo
 conocer bien el sistema
 medir futuros rendimientos del mismo
Definición de sistema de
información
Representación abstracta de un sistema físico.
• Fluye la información de los datos entre elementos del SI.
• Proporcionan sentido al resto de elementos de la organización y
enlazan sus componentes de forma que trabajan con eficiencia para
alcanzar el mismo objetivo.
• Una organización: sistema y sus componentes trabajan
conjuntamente para crear un conjunto que beneficie a la empresa. - Componentes pueden formar sistemas en sí mismos.
- Relaciones entre los subsistemas importante para el éxito en el trabajo.
 Ej.:
Sistema de Almacén, formado por:
compras, ventas, pedidos extraordinarios, etc.
Características de los SI
• Sistemas abiertos
- sistemas que interaccionan con el entorno. Debe destacar la existencia
de un mecanismo de control que incide sobre el sistema para su
correcto funcionamiento.
• Sistemas cerrados
- no tienen interfaces con otros sistemas.
• Fuera de valores aceptables  no ofrece garantías de cumplir su
objetivo  establecer cauces para la recuperación  sistema de
control:
-
Un estándar que indica los valores aceptables
Un mecanismo para medir valores actuales
Un mecanismo para comparar el estándar y valores actuales
Un método de realimentación. Volver al estándar.
Sistema de control
Mecanismo de comparación
Salida
Entrada
Valores
actuales
Realimentación
Valores
estándar
Niveles en una organización
• En una organización jerárquica suelen aparecer los siguientes
niveles:
- Nivel operacional: se realizan la mayor parte de las funciones de la
empresa a diario: la venta de productos, la compra de materias primas,
almacén de productos, etc.
- Nivel de dirección: supervisa y planifica.
- Control operacional: supervisa las operaciones día a día.
Ej.: la gestión de entregas a clientes, reordenación de almacén de
objetos.
- Control de dirección: planificación a corto plazo (máximo 1 año).
Ej.: confección de presupuestos, planificar mano de obra.
- Planificación estratégica: establecimiento de objetivos de las empresa,
decisión de políticas a seguir, futura acciones.
Ej.: estudio de mercado de productos nuevos.
Planificación
Estratégica
Control de dirección
Control operacional
Nivel operacional
Estructura de un SI para una
empresa
• Un sistema de estas características suele
dividirse en subsistemas. Cada empresa tendrá
una organización propia.
Organización de empresa X
Clientes
Personal
Publicidad
Contabilidad
Almacén
Gerencia
Ejemplos de SI
• Niveles de los subsistemas, ya que son habituales en
muchas de las empresas. No tomarlos como
representaciones exactas de modelos de empresas.
Cada empresa u organización tendrá sus propias
estructuras.
Subsistema de Contabilidad
Pagos
Contabilidad General
Cobros
Subsistema de Cliente
Recibir
Pedidos
Verificar
Pedido
Comprobar
Existencia
Comprobar
Crédito
Servir
Pedidos
Modificar
Inventario
Validar
Pago
Interacción
con el subsistema
de stocks
Prepara
Factura
Interacción con
el subsistema
de stocks
Interacción con
el subsistema de
contabilidad
Subsistema de producción
Adquisición
Planificación
Logística
Subsistema de Inventario
Salida de
Productos
Reposición
Relacionado con
clientes y contabilidad
Recepción
de mercancía
Relacionado
con subsistema
contabilidad
Control de
Stocks
Sistema de
Verificación
Tipos de SI
• Determinar qué clase de sistema coincide mejor con el
problema organizacional que estemos tratando.
- Diferentes clases de sistemas  diferentes metodologías,
técnicas y herramientas para el desarrollo.
• Existen cuatro clases de SI principalmente:
- Sistemas de procesamiento de transacciones
- Sistemas de manejo de información
- Sistemas de ayuda a la decisión
- Sistemas expertos
También:
- Sistemas científicos o técnicos.
- Sistemas de oficina.
Sistemas de Procesamiento de
Transacciones
•
Automatizan el manejo de datos de las actividades de la empresa o
transacciones.
-
Se capturan los datos de cada transacción.
Se verifican las transacciones  se aceptan o rechazan.
Se almacenan las transacciones validadas.
Se pueden producir informes inmediatamente para proporcionar sumarios
estándar de las transacciones.
•
Análisis y diseño de SPT  procedimientos (manuales o automáticos) que
la empresa lleva a cabo para el procesamiento de transacciones  seguir la
pista de la captura de datos, el flujo, el procesamiento y la salida.
•
Finalidad del desarrollo SPT:
-
Mejorar el procesamiento de las transacciones acelerándolo, utilizando menos
gente, mejorando la eficiencia y funcinalidad, integrándolo con otros sistemas de
información organizacional o proporcionando información no disponible
previamente.
Funcionamiento SPT
Fichero
Entrada
Validar la
entrada
Respuesta
¿Existe?
Actualiza
Ejemplo SPT
Almacén de equipos de deporte
- Una transacción ocurre cuando alguien compra un balón de
baloncesto.
- Se crea un registro para cada transacción que ocurre.
- Procesar el número de ventas por hora o por día permite al
almacén monitorizar el inventario de forma más sencilla.
- Las transacciones proporcionan el registro oficial de las
actividades de la empresa, que conduce a otros sistemas como
los de las cuentas de los clientes, pagar a vendedores y
empleados, y reordenar el inventario, o los materiales
almacenados.
Sistemas de Manejo de
Información
• Transforman datos de los SPT (sin apenas formato) en formularios
significativos que los directores de proyecto necesitan para cumplir
con sus responsabilidades.
• Desarrollar un SMI  comprender el tipo de manejadores de
información que los directores necesitan.
- A veces, los directores no saben de forma precisa lo que necesitan o
utilizarán de información.
- El analista debe desarrollar una buena comprensión del negocio y del
SPT que proporciona los datos al SMI.
-
Con frecuencia se requieren datos de diferentes SPT
(procesamiento de las peticiones de los clientes, la compra de
material).
 Debido a la importancia de obtener los datos de diversas áreas, el
desarrollo de un modelo de datos preciso y exhaustivo es esencial en la
construcción de SMI.
Tipos de informes SMI
- Sumario, presentan toda la actividad en un determinado periodo
de tiempo, una región geográfica o cualquier otro tipo de
categorización.
- Excepción, presentan información que está fuera de los rangos
normales.
- Bajo demanda, presentan resúmenes anticipados sólo cuando
un director quiere o necesita comprobar el estado de las
actividades. Los contenidos precisos de los informes bajo
demanda pueden cambiar según la necesidad inmediata del
director (por ejemplo, pueden incluirse sólo periodos específicos
de tiempo, líneas de producto, o regiones geográficas).
- Ad hoc proporcionan información específica según se necesite,
pudiendo cambiar los contenidos de los mismos según las
necesidades del director.
Sistemas de Apoyo a la Decisión
• Ayudar en las decisiones organizacionales.
- proporciona un entorno interactivo en el que los organizadores pueden
manipular los datos y modelos de las operaciones de la empresa, de
forma rápida.
• Ayudan a los usuarios a tomar decisiones complejas. Ej.:
- Cartera de valores: cuándo comprar, qué comprar, etc.
- Planificación de entregas: cómo y cuándo entregar productos para
establecer rutas óptimas, para reducir los costes, etc.
-
Son de naturaleza experimental, los usuarios prueban diferentes
entradas para ver sus efectos. La respuesta se utiliza para probar
nuevas entradas y el proceso continúa hasta obtener los resultados
satisfactorios. Un factor de gran relevancia en este tipo de sistemas
es determinar la información adecuada en el momento preciso.
Componentes de un SAD
- BD (que se puede extraer de SPT o SMI)
- Modelos gráficos o matemáticos de los procesos de la
empresa
- Interfaz de usuario (o módulo de diálogo) que
proporciona una forma a los organizadores, a
comunicarse con los SAD.
• Puede utilizar tanto datos históricos como algunos
deducidos (a partir de escenarios “what if”).
Análisis y diseño SAD
• Se concentra en los tres componentes principales: la base de datos,
el modelo de base y el diálogo de usuario.
• Documentarán de forma cuidadosa las reglas matemáticas que
definen las interrelaciones entre diferentes datos. Estas relaciones
se usan para predecir datos futuros o a encontrar las mejores
soluciones para problemas de decisión. Por lo tanto, la lógica de
decisión debe de entenderse de forma precisa así como ser
documentada.
• Es importante un diseño sencillo, ya que los que trabajan con estos
sistemas no tienen por qué ser personas técnicas.
Sistema de Información Ejecutiva
• Enfatiza la capacidad no estructurada para el manejo
superior de la información, empezando a un nivel muy
general, y bajando a mayor nivel de detalle en áreas
específicas para las que se necesite una comprensión
más detallada sobre el negocio.
• Se caracteriza por un uso menos estructurado y
predecible. Es un recurso software destinado a soportar
un cierto ámbito de actividades de decisión (dado un
problema, elegir un curso de acción).
 Ej.: visualizar la comunidad con menos ventas, y de ahí
la ciudad, etc.
Sistemas Expertos
• Çodifican y manipulan el conocimiento más que en sí la
información.
• Conocimiento = adquisición de comprensión a través de
- Experiencia.
- Aprendizaje profundo y exhaustivo.
• Se basan en principios de investigación de la inteligencia artificial
- Reglas if-then-else u otras formas de representación de conocimiento
describen la manera en la que un experto debería afrontar situaciones
en un dominio específico de problemas.
• Normalmente los usuarios se comunican con un SE a través de un
diálogo interactivo. El SE formula preguntas (que un experto haría)
y el usuario final proporciona las respuestas, que se utilizan para
determinar qué reglas aplicar para proporcionar una recomendación
basada en reglas.
Desarrollo de SE
• Lo más importante es adquirir el conocimiento
de un experto en un dominio de problema
específico.
• Ingenieros de conocimiento realizan la
adquisición de conocimiento. Están preparados
para usar técnicas especializadas, ya que
determinar conocimiento se considera que es
más difícil que determinar simplemente datos.
Sistemas de Información Científica
• Se pueden necesitar simulaciones por ordenador o modelos
analíticos de propiedades físicas o químicas.
• El diseño asistido por computador (CAD) permite a los ingenieros
crear simulaciones gráficas de los productos que diseñan. Los
ingenieros pueden manipular y observar estas simulaciones,
permitiendo ver qué apariencia tendría el producto y cómo se
comportará, sin tener que llegar a implementarlo.
• Relacionado con CAD están los sistemas de fabricación asistida por
computador (CAM) que ayudan a controlar y automatizar el proceso
de fabricación en las industrias.
• La informática científica permite a los científicos de muchos campos
simular cualquier cosa, desde movimientos moleculares a patrones
del tiempo global, proporcionando una comprensión que de otra
manera no sería posible o resultaría excesivamente caro.
Sistemas de Automatización de
Oficina
• Suelen ser bastante básicos e incluyen herramientas de
procesamiento de textos y sistemas para el manejo de cuentas.
• También las hay que incluyen aplicaciones de correo electrónico,
calendarios y ficheros recordatorios.
- El correo electrónico permite a los trabajadores enviarse entre sí
mensajes y ficheros desde sus ordenadores y normalmente es mucho
más apropiado que intentando contactar con alguien por teléfono.
- Los calendarios permiten a los trabajadores coordinar sus planes para
reservar salas de conferencias y para organizar reuniones.
- Los ficheros recordatorios nos recordarán las fechas de reuniones y
otros compromisos.
Definición de sistemas informáticos
• Sistema de información que utiliza los
ordenadores para almacenar y comunicar
la información que fluye a través del
mismo.
• Conjunto de elementos organizados para
llevar a cabo algún método, procedimiento
o control mediante el procesamiento de
información.
Elementos de un sistema
informático
Procedimientos
y Métodos
Hardware
Documentación
Bases de
Datos
Software
Personal
• Los procedimientos definen la secuencia en la que se aplican los
métodos, que son el conjunto de tareas que se aplican para la
construcción efectiva del software (planificación, estimaciones,
análisis de requisitos, etc.). El Software define los programas de
ordenador, estructuras de datos y documentación asociadas, que
representan el sistema.
• El Hardware está formado por los dispositivos electrónicos que
proporcionan la capacidad de computación y los dispositivos
electromecánicos que realizan las funciones del mundo exterior.
• El personal está constituido por los usuarios del sistema que hacen
uso efectivo tanto del software como del hardware.
• Los documentos son los manuales y cualquier información asociada
al sistema.
• La Base de Datos es la representación de la información de forma
lógica con una estructura determinada.
Funciones de los sistemas
informáticos
•
•
•
Comunicación
Transmiten información entre los diferentes elementos del sistema. Función
fundamental para compartir datos, tanto sean transacciones como soporte
para la decisión. Es importante definir los flujos de información entre los
elementos del sistema. Existe un emisor y un receptor, y alguna forma de
codificar la información y control de errores.
Transformación
Cada elemento del sistema procesará la información que recibe y generará
información a otro sistema. Todo sistema de información realiza la
transformación de flujos de datos provenientes de sistemas externos.
Internamente existe comunicación entre los diferentes subsistemas. Cada
uno recibe o genera cierta información a los demás.
Almacenamiento
Los flujos de datos entre elementos del sistema son temporales, no existe
la idea de almacenamiento. La necesidad de almacenamiento está
presente en todos los sistemas de información. Nos interesa almacenar la
información para poder recuperarla en situaciones donde sea necesario.
Cada sistema tendrá sus formas de almacenamiento propios.