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Sistemas de Información
Para la toma de decisiones (SITDs)
Tecnologías colaborativas
apoyadas por
computadora y Sistemas
de Apoyo Grupal
Sesión 4
SABÍAS QUE….
La gente trabaja junta, y son los
grupos los que toman la mayoría de
las decisiones complejas en las
organizaciones.
El incremento de la complejidad en la
toma de decisiones incrementa la
necesidad de reuniones y de trabajo
en grupo.
Trabajo en grupo (groupwork)
•Se refiere al trabajo hecho por una o más personas juntas.
Características:
•El grupo ejecuta una tarea
•Los miembros del grupo pueden ser localizados en diferentes
lugares
•Se puede trabajar a distintos tiempos
•Los miembros pueden trabajar en la misma o diferente
organización
•El grupo puede ser permanente o temporal
•El grupo puede estar a nivel gerencial o permear a distintos
niveles
•Existe la sinergia
•Puede experimentar pérdidas o ganancias en la productividad
•Puede completar tareas muy rápido
•Puede ser imposible o muy caro reunir al grupo en caso de
emergencia
•Los datos o conocimiento pueden estar localizados en
distintos lugares
Juntas /reuniones (meetings)
La situación de decisión es importante
Actividad conjunta que involucra a un grupo de
gente típicamente con el mismo o casi igual estatus.
Características
de las juntas
El resultado depende del conocimiento, opiniones y
juicios de sus participantes
El resultado depende de la composición del grupo
y su proceso de toma de decisiones
Puede ser cara a cara o virtual.
El proceso de toma de decisiones puede crear
beneficios así como disfunciones.
Beneficios y limitaciones del trabajo en grupo
Tipo
Ganancia del
proceso
Pérdida del
proceso
Características
•Son los beneficios del trabajo en grupo.
•P.e.: aprendizaje, toma de responsabilidad,
compromiso con la solución, evitar errores,
mayor conocimiento, sinergia, creatividad,
mejor comunicación, y riesgo balanceado.
•Disfunciones que ocurren cuando la gente
trabaja en grupo.
•P.e.: presión social, consumo de tiempo,
procesos lentos, influencias inapropiadas,
dejar a otros la mayor parte del trabajo, miedo
de
hablar,
soluciones
comprometidas,
repetición de argumentos, altos costos, exceso
de información, uso inadecuado de la
información, etc.
Goupware
“Muchas herramientas computarizadas han sido
desarrolladas para proveer soporte al grupo.
Estas herramientas son llamadas groupware
porque su objetivo primario es apoyar el trabajo
en grupo” (Turban, et al. 2007).
Herramientas Groupware
Tipo
Directas
Indirectas
Características
•Apoyan directamente el trabajo en grupo.
•P.e.: la generación creativa de soluciones.
•p.e.
E-mail,
chat
rooms,
instantáneo, teleconferencias.
mensajero
Matriz de Apoyo por computadora al trabajo cooperativo
La matriz CSCW - Computer Supported Cooperative
Work (Wikipedia, 2009)
Aspectos no soportados de
la comunicación
La comunicación puede ser problemática debido
a que los métodos de comunicación por
computadora no transmiten la mayoría de
nuestras señales no verbales, las cuales son
importantes para establecer el significado más
rico de un mensaje al agregar contexto.
Gran parte de lo que queremos decir (quizá más
del 50%) es mediante señales no verbales.
Herramientas Groupware
Los productos groupware proveen una forma
para los grupos de compartir recursos y
opiniones.
El Group ware implica el uso de redes para
conectar a la gente aún si están en el mismo
cuarto.
Sistemas de Juntas Virtuales: webex.com
gotomeeting.com
Herramientas de colaboración en tiempo real.
Teleconferencia electrónica. Incluye las
conferencias electrónicas y la video teleconferencia.
Herramientas
groupware
Conferencia Web. Es conducida en el Internet para
unas pocas o bien miles de personas. p.e.: Centra,
Emeeting, Genesys meeting center, Placeware, etc.
Pizarrones interactivos.
Compartición de pantallas. p.e. Groove.net
Video instantáneo (equivalente al video teléfono)
Espacios de trabajo en línea: permiten compartir
documentos, archivos, planes de proyecto, etc.
Suites Integradas de
Groupware
Una suite es creada con muchos productos
integrados dentro de un sistema: Integrar muchas
tecnologías puede ahorrar tiempo y dinero a los
usuarios,
p.e.:
Electronic brainstorming
Conferencias o juntas electrónicas
Programación de juntas, calendarización
Capacidades
de las suites
groupware
Planeación
Resolución de conflictos
Construcción de modelos
Video conferencia
Compartición de documentos electrónicos, votos
y memoria organizacional
Algunas suites de groupware
Group Systems
OnLine
Lotus
notes/domino
groupsystems.com
lotus.com
Microsoft
NetMeeting
microsoft.com
Groove
WebEx
groove.net
webex.com
Costo
Conclusiones
acerca de las
suites
groupware
Know-how
Reporte
de la
industria
•Aplicaciones como Lotus Notes/Domino
pueden ser caras para desarrollar y operar
•Personal bien entrenado
•Staff de soporte de tiempo completo para
desarrollar aplicaciones y operar el sistema
•Todas las formas de groupware
(audioconferencia, videoconferencia,
conferencia basada en la red) han
llegado a ser una parte más
establecida del proceso de toma de
decisiones
Sistemas de Apoyo a la toma de decisiones en grupo
•Es un sistema interactivo basado en computadora que
facilita la solución de problemas semiestructurados o no
estructurados por un grupo de tomadores de decisiones.
•Meta: Mejorar la productividad de la toma de decisiones en
juntas, ya sea acelarando el proceso de toma de decisiones
o bien mejorando la calidad de las decisiones resultantes.
Características de un SATDG
Apoya el
proceso de
los tomadores
de decisiones
en grupo
Es un sistema de
información
especialmente
diseñado
Requiere de un
facilitador /
coordinador
Promueve la
generación de
ideas, la
resolución de
conflictos y la
libertad de
expresión
SATDG
Apoyo
computarizado
directo para la
toma de
decisiones
Sistemas
de Apoyo
al Grupo (SAG)
Sistema de
Juntas
Electrónico
•Facilita la solución de problemas no
estructurados/semi estructurados por un
grupo
•Cualquier combinación de hardware y
software que mejora el trabajo de grupo –
de forma directa o indirecta – para la toma
de decisiones
•Es un sistema que apoya las
reuniones a cualquier hora / en
cualquier lugar
¿Cómo los SATDG (SAG) mejoran el trabajo en grupo?
•Proveen soporte para las reuniones de los participantes
•Mejoran la productividad y efectividad de las juntas
•Aceleran el proceso de toma de decisiones
•Mejoran la calidad de los resultados
•Incrementan las ganancias de las tareas y procesos, y
reducen las pérdidas de las tareas y procesos
Cuarto
de
decisión
Instalaciones
para los
SATDGs
Salón de
usos
múltiples
Groupware
en Internet /
Intranet
•Incluye de 12-30 PCs en red
•Servidor con una pantalla grande y
conectado a la red para mostrar el trabajo
individual
•Muestra información agregada por el
facilitador
•Este normalmente es un laboratorio de
cómputo de propósito general o salón de
cómputo
•Permite a los miembros del grupo
trabajar desde cualquier lugar a
cualquier tiempo (p.e.: Lotus Notes,
Groove, WebEx, Place Ware,
GroupSystems, NetMeeting).
Mucho del éxito de la sesión depende de un facilitador
para las dos primeras opciones, y de un coordinador
para la última.
Organización de una sesión SAG
Para una reunión cara a cara, mismo tiempo/mismo
lugar, se requiere:
1) El líder del grupo conozca al facilitador, seleccione
el software y desarrolle la agenda
2) Con los participantes en el cuarto de reuniones, el
facilitador ponga una pregunta o problema
3) Los participantes escriban sus ideas y las
compartan
4) El facilitador usa software de organización de ideas,
busca temas e ideas y las organiza en categorías
(ideas clave)
5) El líder inicia una discusión, verbal o electrónica, los
participantes priorizan una idea
6) Los 5 o 10 temas principales son enviados al
software de generación de ideas al terminar la
discusión
7) El proceso de generación-priorización de ideas
Proceso estándar de SAG
Generación
de ideas
Generación de
ideas
adicionales
Organización
de ideas
Priorización
Productos de GroupSystems
Groupware
MeetingRoom
Online
Características
•Versión LAN
•Diseñado para reuniones en un cuarto
•Versión habilitada para la red
•Para participantes en distintas localidades
Factores de éxito de SAG
Corta gastos (especialmente los de viaje)
Apoya a los participantes para tomar mejores
decisiones
Factor
Incrementa la productividad sustancialmente
Compromiso organizacional
Otros: Patrocinador ejecutivo, patrocinador
operativo, involucra y entrena al usuario, interface
de usuario amigable, etc.
Saber que
es lo que
se quiere
Creación de
Cultura
colaborativa
Determinar
las
restricciones
de recursos
Determinar que
tecnologías
pueden ser
usadas para
enfrentar las
restriciones de
recursos
•Conseguir que los miembros del equipo
articulen su definición de éxito (o
desempeño)
•Incluye desde la distribución geográfica de
los miembros del equipo hasta reportar las
relaciones para las motivaciones
•Es importante tener en mente las
necesidades del negocio en lugar de las
tecnologías divertidas, nuevas o convenientes
Puntos en la implementación de colaboración en línea
La colaboración
en línea no es
una panacea
Ambiente
colaborativo
efectivo
Conectar
herramientas
colaborativas
p.e. wiredred.com,
software.emc.com
Traducción
automática
del lenguaje
Crear un
verdadero
ambiente de
trabajo
colaborativo
Herramientas de colaboración
•Voz sobre IP (VoIP). Telefonía Internet
•Herramientas de flujo de trabajo colaborativo.
Estos productos permiten procesos orientados a
proyectos y de tipo colaborativo
•Wikis. Permiten a los usuarios libremente crear
y editar contenidos de páginas web, usando
cualquier navegador Web
•Wikilog (bliki). Es un blog que permite a
cualquiera participar.
•Nodos colaborativos. Es una de las formas más
populares de B2B, la cual es usada por los
miembros de la cadena de proveedores para
mejorar sus efectividad entre compañías
manufactureras
•Redes colaborativas. Los socios en cualquier
punto pueden interactuar con los otros (p.e.
Diseño colaborativo y desarrollo de productos
Involucra el uso del producto, el diseño y
desarrollo de técnicas entre múltiples compañías
para mejorar el lanzamiento de productos exitosos
y reducir los costos y el tiempo de su lanzamiento
al mercado.
•Uso de una red segura para el desarrollo del
producto, ingeniería y diseño de planos
•Compartir especificaciones, resultados de
pruebas, cambios de diseño, y uso de prototipos
en línea para obtener retroalimentación del usuario
Planeación colaborativa
Esta diseñada para:
•Sincronizar la producción, planes de distribución
y flujo de productos
•Optimizar la utilización de recursos
•Incrementar la respuesta de los clientes
•Reducir inventarios
Proyecto CPFR (Colaborative Planning, Forecasting, and
Replenishment - Planeación Colaborativa, Predicción y Resurtido)
(fuente: Turban et al., 2007)
VMI (Vendor Management Inventory –
Inventario Administrado por el Proveedor)
•Los vendedores a menudeo hacen que sus
proveedores sean los responsables para
determinar cuando ordenar y cuánto ordenar.
•El vendedor a menudeo provee al proveedor de
información en tiempo real (p.e.: datos en punto
de venta), niveles de inventario, y que ordenes
necesitan ser completadas.
•Las cantidades ordenadas son predeterminadas
y usualmente recomendadas por el proveedor.
Reflexiones
•Decisiones complejas
•Diferentes localidades / distintos tiempos
•Las cantidades ordenadas son predeterminadas
y usualmente recomendadas por el proveedor.
•Dos o mas gentes trabajando juntas
•En todas las reuniones tomamos decisiones?
•Groupware, apoyan las decisiones directa o
indirectamente
•Herramientas de trabajo colaborativo