Transcript Vejledning ledelsestilsyn

Hvad er ledelsestilsyn
Ledelsestilsyn er de budgetansvarliges
månedlige opfølgning på deres budget
(se nærmere under ”Anvisning”)
Ledelsestilsynet skel ske tidligst den 12. og
senest den 24. i den efterfølgende
måned.
Ledelsestilsynet og anvisningen sker
elektronisk i Prisme.
Ledelsestilsyn
1/1
Anvisning
En anvisning indebærer, at den
budgetansvarlige gennemgår forbruget
på sit område, og vurderer om der er
bevillingsmæssig dækning for forbruget.
Dvs. at den budgetansvarlige med sin
månedlige anvisning siger god for at der
er budgetmæssig dækning for udgifter og
indtægter– både det hidtidige forbrug og
det forventede forbrug resten af året.
Hvis der i de månedlige anvisninger er
forhold, der kunne indikere problemer
med budgetoverholdelsen (både mer- og
mindreforbrug), er det den budgetansvarliges ansvar at gøre opmærksom på dette, således at der kan arbejdes mod at
sikre budgetoverholdelse eller alternativt
ske overflytninger fra andre områder.
Ledelsestilsyn
2/1
Bevilling
Ved en bevilling forstås en bemyndigelse fra
Byrådet til at afholde udgifter eller oppebære
indtægter indenfor de fastsatte rammer og i
overensstemmelse med de vilkår hvorunder
bevillingen er givet.
Det fastslås i den kommunale styrelseslov, at det
er Byrådet der er bevillingsmyndigheden
Heri præciseres det, at foranstaltninger, der vil
medføre indtægter eller udgifter, som ikke er
bevilliget i forbindelse med vedtagelsen af
årsbudgettet, ikke må iværksættes, før
Byrådet har meddelt den fornødne bevilling.
I Gribskov kommune afgives disse bevillingsrammer fra Byrådet på rammeniveau. Disse
rammer er fordelt indenfor udvalgene. Fagudvalgene kan således disponere over bevillinger mellem egne delrammer.
Ledelsestilsyn
3/1
Hierarki – bevillingsniveau
Ramme-hierarki
Til styring af bevillingsniveauet i Gribskov
kommune er der opbygget et hierarki, der
angiver den politiske og den administrative
ansvarsopdeling af enhver aktivitet.
Rammer (T2)
Rammer kan karaktiseres ved:
- Hovedaktivitetsområde
- Bevillingsniveauet er ØU og BY
Overflytninger mellem rammer /
anlægsbevillinger kun kan besluttes af
Økonomiudvalget og Byrådet.
Ledelsestilsyn
4/1
Hierarki – bevillingsniveau
Delrammer (S2)
Delrammer kan karaktiseres ved:
- Delaktivitetsområde
- Bevillingsniveauet er Fagudvalg
Overflytninger mellem delrammer indenfor den
samme 3 cifrede ramme kan besluttes af
Fagudvalget.
Budgetansvar (V2)
Budgetansvar kan karaktiseres ved:
- Disponeringsområde
- Bevillingsniveauet er administrativt
Overflytninger mellem budgetansvars-områderne
indenfor den sammen 5 cifrede delramme kan
derfor besluttes administrativt og skal ikke
behandles i Fagudvalget.
Ledelsestilsyn
5/1
Budget på rammer og delrammer
33 Børneudvalget
2013
330 Skoler og FO
342.815
33020 Centrale udgifter
25.250
33030 Skoler, drift
225.540
331 Dagtilbud
156.418
33120 Centrale udgifter
573
33130 Dagtilbud, drift
139.017
332 Børn og Familier
104.772
33220 Foranstalt. efter
Serviceloven
64.356
33250 Myndighed, PPR
og forebyggelse
40.416
Ledelsestilsyn
6/1
Ledelsestilsyn
Hvor ligger Prisme?
Prisme er placeret i Fujitsu mappen, som ligger på
forsiden af applikationsområdet i citrix.
Disse to ikoner fører til klientdelen af Prisme. Prisme Test er et midlertidigt
testmiljø til undervisningsbrug. Prisme Drift anvendes, når vi går i drift med Prisme,
og vil blive kortvarigt benyttet i slutningen af introkurset, når den brugerspecifikke
opsætning skal foretages. Ikonet Prisme Web Drift giver adgang til web-delen af
Prisme, men man skal ikke tilgå web-delen på den måde. Man skal derimod åbne
web-delen via et link i klienten, idet startsiden i Prisme er ufuldstændig, hvis man
ikke benytter dette link.
1
Ledelsestilsyn
Startside
Ledelsestilsyn
8
Ledelsestilsyn
Kontoplan hierarki
Skriv månedsnavnet på
den måned ledelsestilsynet vedrører.
Under ”Fra niveau” er der mulighed
for at vælge hvilket niveau
forespørgslen skal vises fra.
Her henvises til beskrivelse af
hirarkiet i kontoplanen.
Her henvises til niveauoversigt.
Ledelsestilsyn
Via ”træstrukturen er det muligt at
bore sig ned i kontoplanens
dimensioner.
I forespørgslen medtages kun
konti, der er åbne.
9/1
Ledelsestilsyn
Niveauoversigt
Niveauoversigten indeholder følgende valgmuligheder:
- F1: IM's funktion 1. niveau (hovedkonto)
- F2: IM's funktion 2. niveau (hovedfunktion)
- F3: IM's funktion 3. niveau (funktion)
- D1: Dranst
- E1: Ejerforholdskode
- S1: Sted 1 (sted 1 bruges til de autoriserede omkostningssteder fra den
autoriserede kontoplan på de funktioner, hvor der eksisterer autoriserede
omkostningssteder, eksempelvis skoler, FO'er og diverse institutioner)
- S2-S7: Sted 2-7 (angiver Gribskovs rammestruktur – S2 er de 5-cifrede
rammer, som svarer til delrammer. S3-S7 er 2-cifrede knuder, som er en
underopdeling af hierarkiet på lavere niveauer)
- G1-G4: Grupperinger 1-4
- A1-A3: Art 1-3
Ledelsestilsyn
10/1
Ledelsestilsyn
Detaljering af forbrug og budget
På det område, som indgår i forespørgslen er det muligt på et
vilkårligt niveau i kontoplanens dimensioner via klik med musen
at se følgende:
- Saldo pr. dimension
- Finansposteringer
- Finansbudget
- Lønspecifikationer
- Ikke bogførte fakturaer (Fakturapulje) - anvendes ikke
- Ikke bogførte fakturaer (Indkøbsordre)
Ledelsestilsyn
11/1
Ledelsestilsyn
Saldo pr. dimension
Saldo pr. dimension:
Under specifikation er det muligt at detaljere forbrug og budget på
følgende dimensionerne:
- Afdeling: viser hvilket center eller enhed, som har bogført på
området. Det styrer indlæsning af E-faktura.
- Bærer: Ekstra dimension, som bruges til en detaljering af
kontoplanen for at få en yderligere opdeling af forbrug og budget på
forskellige områder.
- Formål: Anvendes ikke pt.
Ledelsestilsyn
12/1
Ledelsestilsyn
Finansposteringer
Finansposteringer:
Under finansposteringer vises en specifikation af sum på forbrug på det valgte niveau i
oversigten. Her er der følgende muligheder:
- Kontrolleret: markere for foretaget stikprøvekontrol
- Dokumenthåndtering: se og tilføje dokumentation til bilag. Se vejledning fra
Introkursus.
- SD Løn: foretage opslag i Silkeborg Løn. Ved at markere en eller flere linier er det
muligt at se specifikation af lønposter.
- Primoposter: Viser primoposter på statuskonti
- Vis sum: få vist summen på specifikationen samt antal poster.
- Rediger filter: Her er det muligt at udsøge, foretage afgrænsning og sortere på
finansposteringerne. Det er også muligt at tilføje flere filtre.
Ledelsestilsyn
13/1
Ledelsestilsyn
Finansbudget
Finansbudget:
Under finansbudget vises en specifikation af sum på budget på det valgte niveau
i oversigten. Oversigten viser hvordan budgettet er placeret på de forskellige
registreringskonti.
- Rediger filter: Her er det muligt at udsøge, foretage afgrænsning og sortere på
finansposteringerne. Det er også muligt at tilføje flere filtre.
Faciliteterne under knapperne Ny, SD Løn og Slet markerede anvendes ikke pt.
Ledelsestilsyn
14/1
Ledelsestilsyn
Lønspecifikation
Ledelsestilsyn
15/1
Ledelsestilsyn
Ikke bogførte fakturaer
(Indkøbsordre)
Ikke bogførte fakturaer (Indkøbsordre):
Under ikke bogførte fakturaer (Indkøbsordre) vises de
fakturaer med tilhørende dokumentation, der endnu ikke
er bogført og betalt.
Ledelsestilsyn
16/1
Ledelsestilsyn
Foretage ledelsestilsyn
Skriv Kommentar: På de forskellige niveauer på området er der
mulighed for at skrive kommentarer til f.eks. forbruget. Klik på den
gule firkant og skriv bemærkninger til det foretagne tilsyn under
dokumentation. Teksten gemmes automatisk undervejs.
Anvis rapport:Når alle bemærkninger til tilsynet er skrevet, anvises
rapporten ved at trykke på knappen ”Anvis rapport”.
Rapport med bemærkninger, initialer og tidspunkt gemmes i
anvisningsarkivet
Ledelsestilsyn
17/1
Forespørgsler,
anvisningsarkiv
Findes under Basis/Forgespørgsel/Anvisningsarkiv/find dit
navn(under ”anvises af”)/Dokumentoversigt
Fra anvisningsarkivet kan udskrives og sendes.
Trin 1:
Trin 2:
Trin 4:
Trin 3:
Ledelsestilsyn
18/1
Forespørgsler,
anvisningsarkiv
Stå på 1. linie
Stå på 2. linie
Ledelsestilsyn
19/1
Påmindelse og rykker
Der vil hver måned blive udsendt påmindelse til
alle budgetansvarlige, om at det nu er tid til at
foretage deres ledelsestilsyn.
Efter udløbet af fristen for ledelsestilsynet, vil der
blive sendt rykkere til alle de budgetansvarlige,
der ikke har gennemført deres budgetansvar
inden fristen den 24.
Det er ved udsendelse af påmindelser og rykkere
muligt at stilføje en Cc: modtager af beskederne
Det skal ske individuelt for den enkelte
budgetansvarlige.
Ledelsestilsyn
20/1