Transcript Introkursus Prisme

Hvor ligger Prisme?
Prisme er placeret i Fujitsu mappen, som ligger på
forsiden af applikationsområdet i citrix.
Disse to ikoner fører til klientdelen af Prisme. Prisme Test er et midlertidigt
testmiljø til undervisningsbrug. Prisme Drift anvendes, når vi går i drift med Prisme,
og vil blive kortvarigt benyttet i slutningen af introkurset, når den brugerspecifikke
opsætning skal foretages. Ikonet Prisme Web Drift giver adgang til web-delen af
Prisme. Man kan derudover tilgå web-delen via et link på startsiden i Prisme Drift.
1
Startside
Microsoft Dynamics knappen
- dette er en universalknap, der åbner for en række undermenuer, hvor
man kan foretage brugerspecifikke justeringer til opsætningen i prisme.
Bl.a. opsætning af e-mail, indstillinger for auto-udførelse mv. Derudover
kan man via denne knap administrere Foretrukne samt valg af moduler.
Brødkrummesporet
- her vises, hvor man pt. befinder sig i Prisme (i dette tilfælde Startsiden).
Man kan via brødkrummesporet navigere mellem de valgte moduler.
Et klik på Indkøb på
startsiden fører
brugeren til web-delen
af Prisme.
Navigationsruden
- her kan der i det nederste
vindue vælges det modul,
man gerne vil arbejde med.
Under Steder og Forms er
der foruddefineret nogle
hyppige genveje, som er
knyttet op på det modul, man
pt. befinder sig i.
Foretrukne
- i dette område kan den enkelte bruger
oprette personlige grupper med mapper til
selvvalgt indhold, eksempelvis til daglige,
ugentlige og månedlige opgaver. En
forespørgsel, som kører fast med samme
interval, kan med fordel lægges under
Foretrukne. Så skal forespørgslen kun
defineres én gang og kan køres med ét klik.
2
Navigationsruden
1. Antal viste moduler kan
reguleres ved at trække her.
2. Ved tryk på de to små
højrepile åbnes en menu, der
dels viser de moduler, der
ikke er plads til i
navigationsruden, dels giver
adgang til indstillingerne for
navigationsruden.
3. Klik her for at foretage
tilvalg/fravalg af moduler og
ændre på rækkefølgen af de
valgte moduler.
3
Brødkrummesporet
Tryk på anden pil fra venstre for at åbne en menu
hvorfra man kan tilgå de moduler, man har tilvalgt
under indstillinger for navigationsrude.
Det gør ingen forskel, om man vælger sit modul via brødkrummesporet eller via
navigationsruden, da begge valg bevirker, at man havner i samme modul. En
fordel ved at benytte brødkrummesporet er dog, at alle tilvalgte moduler altid
vises, hvorimod enkelte moduler i navigationsruden kan være skjulte, hvis der
ikke er plads nok. Dog skal man være opmærksom på, at eventuelle tilvalg og
fravalg først fremgår af modulmenuen i brødkrummesporet, når man har
opdateret brødkrummen. Dette kan gøres ved at klikke i det blanke område af
brødkrummen og trykke enter.
4
Foretrukne 1/2
Fordelen ved området ”Foretrukne” er, at brugeren kan opnå nemmere adgang til
hyppigt anvendte skærmbilleder i Prisme, at man kan omdøbe elementer i
”Foretrukne” og, at man kan tilknytte forespørgsler til elementer i ”Foretrukne”.
1. Et tryk på denne pil åbner menuen for
foretrukne.
2. Tryk her for at oprette en
gruppe, hvis man ønsker at
sortere det foretrukne. Herefter
vises følgende boks, hvor
mappen skal navngives.
3. Menuen under foretrukne ser nu
sådan ud.
4. Den ny gruppe ”Ugentlige” er nu synlig, og
ligger sammen med den oprindelige gruppe
”Foretrukne”.
5. Da der nu er to grupper, bliver der åbnet
op for muligheden for at slette en gruppe.
Den gruppe, der slettes, er den, som er valgt,
og dette angives ved et lille v-tegn til venstre
for den valgte gruppe, som i dette tilfælde er
gruppen ”Foretrukne”.
5
Foretrukne 2/2
1. Når man har oprettet de grupper, man har behov for, hvis man har behov for andre
end den foruddefinerede, skal der fyldes indhold i grupperne. Dette indhold kan
yderligere fordeles i mapper. For at oprette en mappe i en gruppe kan man
højreklikke i området Foretrukne. Dette åbner en menu med punktet opret mappe.
2. Ved at venstreklikke på opret mappe åbnes
dette vindue, hvor man kan navngive mappen.
3. Ved at højreklikke i en mappe kan man
oprette en undermappe. Nu kan området
foretrukne eksempelvis se således ud.
4. Elementer kan lægges i
mapperne på to måder i Prisme.
Man kan trække og slippe fra
navigationsruden over til det
ønskede sted i foretrukne. Ønsker
man at tilknytte elementer fra
områdesiden i Prisme, kan man
ikke trække og slippe, men skal i
stedet for højreklikke på det
element, man ønsker at tilknytte.
Dette åbner menuen til højre
herfor, hvor man kan vælge føj til
foretrukne. Det valgte bliver altid
placeret øverst i ”Foretrukne”
udenfor eventuelle mapper. Man
skal efterfølgende selv trække og
slippe til den ønskede placering.
6
Finanskontoplan
Får at åbne Finanskontoplanen i
Prisme skal man klikke på
”Oplysninger om kontoplan” som
ligger i menuen Almindelige forms
i højre side af områdesiden.
Hvis menuen Forespørgsler
er klappet sammen, kan den
åbnes ved at trykke på pilen.
Finanskontoplanen indeholder alle registreringskontonumre i Prisme, og
den indeholder følgende standardkolonner.
 Reg.kontonr.: Registreringskontonummeret
 Kontonavn: Det navn, der er påført registreringskontonummeret
 F1: IM's funktion 1. niveau (hovedkonto)
 F2: IM's funktion 2. niveau (hovedfunktion)
 F3: IM's funktion 3. niveau (funktion)
 D1: Dranst
 E1: Ejerforholdskode
 S1: Sted 1 (sted 1 bruges til de autoriserede omkostningssteder fra den
autoriserede kontoplan på de funktioner, hvor der eksisterer autoriserede
omkostningssteder, eksempelvis skoler, SFO'er og diverse institutioner)
 S2-S7: Sted 2-7 (angiver Gribskov rammestruktur – S2 er de 5-cifrede
rammer og S3-S7 er 2-cifrede knuder)
 G1-G4: Gruppering 1-4
 A1-A3: Art 1-3
 Saldo: Saldoen i standardvaluta
7
Tilretning af skærmbillede
Hvis man som bruger ønsker en anden opsætning i det skærmbillede i Prisme,
man befinder sig i, har man mulighed for at foretage justeringer. Det har kun
betydning for en selv, og Prisme husker ændringerne til næste gang, når man
lukker skærmbilledet på X'et i øverste højre hjørne.
Hvis man ønsker at skjule en kolonne, skal man højreklikke i
den pågældende kolonne et sted imellem venstre
kolonnevæg og den lille drop-down pil. Da vil den viste menu
åbne sig, og man har mulighed for at vælge skjul.
Man kan ikke åbne menuen ved højreklik i en
kolonneoverskrift.
Hvis man efterfølgende ønsker at se skjulte kolonner, skal
man højreklikke på samme måde, som da man skjulte
kolonnen, og menupunktet vis bliver nu synligt i drop-dowm
menuen.
8
Dataafgrænsning 1/2
I alle skærmbilleder, hvor der er søgbare data, kan der foretages afgrænsninger. De
næste 2 sider gennemgår de forskellige muligheder.
Filtrer efter gitter (ctrl-G)
Ved at trykke på den markerede tragt eller ved at taste ctrl-G åbnes en gitterlinie
under kolonneoverskrifterne. Gitterlinien fjernes igen på samme vis.
Man kan nu taste sine afgrænsninger ind til venstre for drop down pilen i den
kolonne, man ønsker at foretage afgrænsning i. I dette tilfælde er der afgrænset på
værdien 51 i kolonne F3 (IM funktion 3. niveau), og alle linier med værdien 51 i den
kolonne vises herefter. Hvis man trykker på drop down pilen i højre del af gitteret i en
given kolonne, åbnes en menu med avancerede afgrænsningsmuligheder. En
nærmere beskrivelse af disse følger af bilaget ”Søgetegn, værdier og datosøgning”.
9
Dataafgrænsning 2/2
Filtrer ved hjælp af ctrl-K
Hvis man er placeret et sted i dataområdet i et givent skærmbillede med
søgbare data, kan man ved at taste ctrl-K åbne et vindue, der giver mulighed
for at afgrænse på data i den kolonne, man er placeret i. Dog må gitterlinien
ikke samtidigt være aktiveret.
Filtrering ved hjælp af avanceret filter
Ved at trykke på den markerede tragt åbnes forespørgselsvinduet, hvor der
er mulighed for at foretage avanceret filtrering og sortering af data. Det bliver
uddybet på de efterfølgende sider.
OBS! De afgrænsninger, man allerede har foretaget enten ved hjælp af gitterfiltreringen eller ved hjælp af ctrl-K, bliver automatisk overført til det avancerede filter.
10
Forespørgsler
En forespørgsel kan foretages fra alle skærmbilleder og kan betegnes som en nem
måde at afgrænse posteringer. Forespørgselsvinduet åbnes ved at trykke på tragten
for avanceret filtrering som vist på forrige side. Herunder vises, hvorledes der
afgrænses i ”Posteringer på bilag”. ”Posteringer på bilag” er et menupunkt i menuen
”Forespørgsler”, som ligger i højre side af områdesiden i Prisme. ”Posteringer på
bilag” indeholder finansposteringer sorteret kronologisk.
Når der trykkes på ”Posteringer på bilag”
åbnes forespørgselsvinduet automatisk.
Forespørgselsvinduet er vist på næste side,
og det indeholder den sidst anvendte
afgrænsning.
Hvis menuen
Forespørgsler er
klappet sammen, kan
den åbnes ved at trykke
på pilen.
11
Forespørgselsvinduet 1/2
I opbygningsvinduet er vist de tabeller, der ligger i
standardopsætningen i Prisme. Ved højreklik på
den nederste tabel (her ”Finansposter”) åbnes en
menu, der giver mulighed for at vælge nye
tabeller via 1:n-relationer eller n:1-relationer, som
er en del af terminologien vedr. databaser.
Forståelsen af disse betegnelser er ikke så
væsentlig, da man blot kan lede efter det, man
ønsker i begge undermenuer.
I kolonnerne tabel, felt og afgrænsning specificeres den
egentlige afgrænsning, og ved venstreklik i et givent felt
vises en pil, hvorfra man kan tilgå en menu. Under tabel
kan man vælge blandt de tabeller, der er vist i
opbygningsvinduet. I felt kan man vælge et af de
parametre, der findes i den valgte tabel, og i
afgrænsning kan man ved hjælp af det udleverede bilag
”søgetegn og værdier” taste kriteriet for den
afgrænsning, man ønsker. Til højre i vinduet er der to
knapper Tilføj og Fjern, som henholdsvis tilføjer en
række før den række i dataområdet, der er markeret
med blåt, og fjerner den række, der er markeret med
blåt.
Denne pil åbner en liste,
hvorfra eksisterende
forespørgsler kan hentes.
Ved tryk på OK udføres
forespørgslen, og data
vises i henhold til den
afgrænsning, man har
foretaget.
12
Forespørgselsvinduet 2/2
Hvis man vil redigere den nuværende forespørgsel
eller ønsker at gemme en genial forespørgsel til
senere anvendelse, kan man åbne
forespørgselsvinduet fra et givent skærmbillede
ved at klikke på tragten for det avancerede filter.
Inde i forespørgselsvinduet
giver knappen ” Rediger”
mulighed for at gemme eller
slette forespørgsler. Vælges
gem som åbnes dette vindue.
Det vil kun være muligt for
nogle få administratorer at
vælge gem for alle brugere.
13
Genveje til andre områder
I mange skærmbilleder er der en række genveje til andre områder af Prisme, som er
en nem måde at navigere rundt og skabe overblik på.
Fra ”Finanskontoplan” kan man ved at venstreklikke på Posteringer se alle
posteringer på det registreringskontonummer, der står angivet i den med blåt
markerede række.
Fra skærmbilleder, hvor der figurerer et reg.kontonr., kan man højreklikke på et
reg.kontonr. og vælge Gå til hovedtabelform. Dette fører en til Finanskontoplanen
med markering af det reg.kontonr. man højreklikkede på.
Ved at klikke på
Posteringer
åbnes en
menu, hvor
man kan vælge
mellem alle
posteringer,
indeværende
års posteringer
og forrige års
posteringer.
Derefter vises
kun posteringer
på det markerede
reg.kontonr. i
den valgte
periode.
14
Dokumentation 1/2
Man kan normalvis
også tilgå vinduet
dokumentoversigt
ved hjælp klik på
denne knap, men i
skærmbilledet
”posteringer på bilag”
virker denne funktion
ikke.
Det er i Prisme muligt at tilknytte dokumentation i form
af en vedhæftet fil eller et notat til en given postering,
hvis dette skønnes hensigtsmæssigt. Dokumentationen
knytter sig til alle posteringerne, der er på pågældende
bilagsnummer. Når dokumentationen er udført, vises et
X i kolonnen dokument ud for alle posteringerne med
det bilagsnummer. For at tilknytte dokumentation klikkes
på Vis, hvorefter en undermenu åbnes. Her vælges
Dokumentation, hvilket åbner vinduet
”Dokumentoversigt for bilag: XXX-XXXXXX”. Dette
vindue gennemgås på næste side i vejledningen.
15
Dokumentation 2/2
3. Når man har gjort en række i gitteret færdig, og forlader rækken eller lukker
vinduet, låses rækken, hvilket markeres med et v-tegn i kolonnen Låst. En låst række
kan hverken redigeres eller slettes. Hvis en række er låst, kan den åbnes ved at
klikke på fjern lås. Dette fjerner låsen i den markerede række, og det ”åbner” det røde
X (slet-ikonet) til højre for gem-ikonet. Den ulåste række kan nu slettes ved at trykke
på slet-ikonet.
2. Hvis den valgte type dokumentation er
notat, åbnes der for mulighed for at skrive
en kommentar i notatområdet. Man klikker
blot i notatområdet og skriver sin relevante
dokumentation.
1. Man starter med at trykke på
Vedhæft. Dette åbner en menu
med mulighed for at vælge notat
eller fil (se boks til venstre herfor).
Ens valg danner en række i
gitteret med angivelse af den
valgte type. Vælges notat kan der
skrives i notatområdet under
gitteret. Vælges fil åbnes et
traditionelt ”Vedlæg fil” vindue,
hvorefter man finder sin fil. I
rækker med typen fil vil der i
kolonnen beskrivelse være en
angivelse af navnet på filen.
16
Autorapporter 1/2
1. Autorapporter er en hurtig måde, hvorpå man kan få en pæn udskrift af den
forespørgsel, man netop har foretaget. For at få en autorapport skal man starte med
at klikke på printer-ikonet eller taste ctrl-P.
2. Herefter åbnes vinduet ”Autorapport”, hvor man skal foretage en række valg inden,
man trykker på OK.
Under Indstillinger
vælges det medie, man
ønsker autorapporten
udskrevet til.
Under udskriftsmedie
står angivet hvilket
medie, man ønsker sin
udskrift foretaget på.
Her er valgt udskrift til
skærm. OBS! Pas på
udskrift til printer ved
sparsom afgrænsning.
Knappen Udvælg fører en til forespørgselsvinduet, hvor man udover at afgrænse
yderligere også kan sortere på de forskellige kolonner ved at trykke på sortering.
17
Autorapporter 2/2
Indledningsvis skal man oprette en ny række i gitteret ved at taste ctrl-N eller klikke
på Tilføj.
I kolonnerne Tabel og Felt vælges
det, der skal sorteres på. Der
foregår på samme måde som ved
afgrænsninger.
Kolonnen Søgeretning angiver i
hvilken retning, der skal sorteres.
Ved valg af Gruppetotaler kan man specificere
hvilke dele af det valgte felt, der skal udskrives
gruppetotaler for, eksempelvis de to første tegn
i datoen eller de tre første tegn i reg.kontonr.
Der skal sættes flueben i
Gruppetotaler, hvis man ønsker
gruppetotaler. Det vil næsten
altid være tilfældet, at man
vælger en grupperet
præsentation af autorapporten.
Afslutningsvis klikkes på OK, og man returnerer til vinduet ”Autorapport”, hvor man
kan vælge indstillinger mv., hvis man ikke allerede har gjort det, eller klikke på OK for
at udskrive autorapporten til det valgte medie.
OBS! Vær opmærksom på, at det, efter man har trykket på OK, ser ud som om, man
udskriver til printer, også selvom man har valgt udskrift til skærm. Hvis man ønsker at
fortryde en udskrift, man har igangsat, kan man taste ctrl-pause og derefter taste ja til
at afbryde handlingen.
18
Guiden Auto-rapport 1/2
Hvis man ønsker at designe sin egen auto-rapport, kan man via guiden Autorapport gøre dette. Ved at trykke på ”Rediger” og vælge ”Ny” åbnes guiden
auto-rapport. Det første trin springes over ved at trykke på ”næste”, og i det
andet trin skal autorapporten navngives, og der afsluttes med tryk på ”næste”.
I det tredje trin skal man
vælge felter. Hvis man intet
vælger vil felterne være
enslydende med standard
autorapporten.
Disse tre knapper benyttes
ved tilvalg og fravalg af felter.
Klik på en knap med enkeltpil
flytter det markerede felt i
den retning pilen peger, og et
klik på dobbeltpilen rydder
området ”valgte felter”.
Disse to knapper bruges til at
ændre på rækkefølgen af de
allerede valgte felter.
19
Guiden Auto-rapport 2/2
I det fjerde trin kan man
ændre på summationen af
de valgte felter. Udover at tilog fravælge felter kan man
hakke af under hvert felt hvis
man ønsker summation på
andet end totalen.
I det femte trin kan man
foretage ændringer til
layoutet og trykke på
”næste”. Herefter er der ikke
flere trin og guiden rapport
afsluttes med klik på udfør.
Når man har afsluttet guiden
rapport kan man fremover vælge
sin brugerspecificerede rapport fra
menuen vælg rapport.
20
Microsoft Dynamics AX
1. Venstreklik på Microsoft Dynamics AX
knappen åbner en række undermenuer.
2. Placer musen over
”værktøjer” og en ny menu
åbner til højre.
3. Ved venstreklik på indstillinger åbnes et nyt vindue med mulighed for
at tilpasse brugerspecifikke indstillinger.
21