Transcript 11-mekanisme

BIRO PERENCANAAN DAN KERJASAMA LUAR NEGERI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2012
Usulan Beasiswa
Peserta mengajukan secara tertulis permohonan Beasiswa
Unggulan kepada Kepala Biro Perencanaan dan Kerjasama
Luar Negeri, Kemdikbud, dengan melampirkan:
1
2
3
4
5
6
7
8
Daftar Riwayat Hidup/curiculum vitae
surat diterima diperguruan tinggi
mengisi form Beasiswa Unggulan
draft usulan sekripsi/tesis/destertasi
ijasah dan transkrip terakhir
surat rekomendasi
fotokopi nilai toefl atau yang lain
fotokopi sertifikat atau penghargaan lainnya
Surat Lulus
1. Berdasarkan usulan dari calon Penerima yang
memenuhi syarat akademik, adminstrasi dan lainnya,
Biro PKLN mengeluarkan surat lulus yaitu surat
penegasan atas persetujuan pemberian beasiswa
2. Pemberitahuan ini, disampaikan melalui email, faksimili
dan atau telephone kepada calon penerima, dengan
memberitahukan tahap-tahap selanjutnya guna
pemrosesan lebih lanjut
3. Calon penerima akan menerima draft lampiran berita
acara dan tata cara/tahap-tahap penerimaan beasiswa.
Penetapan Beasiswa
 Berdasarkan usulan yang diterima (proposal dan
usulan beasiswa), sekretariat Beasiswa Unggulan
memeriksa kembali berkas usulan khurusnya
mengenai usulan pendanaan
 Berdasarkan usulan dilakukan penilaian kelayakan
beasiswa
 Dimintakan persetujuan kepada pimpinan untuk
selanjutnya ditetapkan sebagai besaran beasiswa yang
diterimakan kepada peserta Beasiswa Unggulan
Berita Acara/Kontrak
 Sesuai surat lulus yang disampaikan dan berdasarkan
penetapan beasiswa, peserta beasiswa dipanggil beserta
satu orang saksi (untuk program S1 biasanya orang
tuanya), menandatangani berita acara/kontrak beasiswa
unggulan SEBAGAI lampiran surat keputusan pemberian
Beasiswa Unggulan
 Dalam kontrak/BA disampiakan maksud dan tujuan
pemberian beasiswa, jangka waktu, beasiswa yang
diberikan, tata cara pembayaran, hak dan kewajiban, monev.
 Bagi peserta yang jauh berita acara dilakukan secara desk
to desk dengan terlebih dahulu dilakukan pengecekan
kebenaran.
SK Penyaluran Dana
 Sesuai dengan usulan, surat lulus, dan kontrak
dibuat Surat Keputusan (SK) penyaluran Dana
Beasiswa Unggulan
 SK ini mencantumkan peserta yang mendapatkan
beasiswa, besaran beasiswa yang dibayarkan
 SK ini juga sebagai dasar pengajuan dana atau
Surat Pencairan Dana (SPP)
Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
 Merupakan dokumen permohonan pencairan kepada
Bendahara Umum Negera (BUN)
 Adapun dokumen SPP berupa: Surat Keputusan penyaluran
dana, Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB),
kontrak/BA
 SPP ini dari Bendahara Pembantu Pengeluaran (BPP)
Beasiswa Unggulan di sampaikan kepada Kepala Biro
Keuangan, untuk dimintakan permintaan pembayaran (SPM:
Surat Perintah membayar) kepada KPPN III Jakarta
Surat Perintah Membayar (SPM)
 Surat otorisasi perintah membayar dari Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan terdahap alokasi dana yang
telah ditetapkan dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
(DIPA) yang telah disetujui Pemerintah dan DPR dalam tahun
berjalan kepada Kementerian Keuangan dhi KPPN III jakarta
 SPM dikeluarkan oleh Biro Keuangan, Kemdikbud untuk
selanjutnya dibawa oleh petugas khusus kepada KPPN III
Jakarta
 KPPN III Jakarta akan melakukan pengecekan dokumen
pengajuan, verifikasi data dan alokasi anggaran yang
dicantumkan
Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
 Berdasarkan usulan dari Biro Keuangan, Kemdikbud dan telah
dilakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen dan
pembebanan anggaran KPPN III Jakarta mengeluarkan SP2D
 SP2D adalah surat perintah kepada Bendahara Umum Negara
(BUN) kepada Bank Persepsi BUN untuk melakukan
pemindahbukuan/transfer sesuai Mata Anggaran Keluaran (MAK)
yang telah diajukan kepada Penerima Beasiswa Unggulan
 Berdasarkan SP2D ini Bank persepsi (Bank BRI-mitra KPPN III
Jakarta) melakukan pengiriman dana/tranfer kepada penerima
Beasiswa Unggulan
Retour
 Bank BRI selaku bank persepsi, dalam waktu satu kali 24 jam




akan melaporkan proses penyaluran dana kepada lembaga atau
masyarakat baik yang lolos ataupun gagal/retour
Berdasarkan data tersebut, KPPN III Jakarta akan
memberitahukan surat pemberitahukan gagal kirim/retour
kepada Biro Keuangan, Kemdikbud
Selanjutnya Biro Keuangan, Kemdikbud akan memberitahukan
kepada BPP atas gagal kirim/retour
BPP akan kembali mengajukan SPP retour
Kendala utama pada retour adalah terjadi pengulangan dua kali
pada ratai birokrasi berdampak pada lamanya proses
penerimaan anggaran kepada penerima beasiswa unggulan
Prosedur pembayaran dana tahap II dst..
 Mengajukan usulan pembayaran Beasiswa, dengan
melampirkan: laporan akademik dan keuangan
 Penerima Beasiswa atau provider beasiswa unggulan
sesuai kewajibannya melaporkan kegiatan baik
akademik maupun keuangan
 Bila terjadi perubahan rekening segera melakukan
koreksi terhadap perubahan rekening
 Hal pokok terhadap laporan keuangan total kewajiban,
total realisasi, total kekurangan pembayaran dan
laporan umum penggunaan dana beasiswa
Mekanisme Pencarian Dana