Transcript organización interna del evento.

Formación Alumnos
INTRODUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS
Y EVENTOS
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN
DE CONGRESOS Y EVENTOS
 OBJETIVOS:
- Introducción al Sector Turístico de
Organización de Congresos, Eventos y
Actos Públicos.
-
Enseñar tanto la metodología de trabajo
como estrategias para organizar con éxito
todo tipo de evento:
Congresos jornadas, presentaciones, convenciones,
ferias, exposiciones, etc.
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN
DE CONGRESOS Y EVENTOS
 METODOLOGÍA:
- Explicación teórica basada en el
Turismo MICE a nivel general y en la
Región de Murcia.
- Entrega de Manual de Gestión de
eventos y ejercicios prácticos del
mismo.
PROGRAMA DEL CURSO:
INTRODUCCION, OBJETIVOS Y DEFINICIONES.

TURISMO DE REUNIONES.

CAPACIDADES Y TAREAS DE UNA OPC.
DIFERENTES TIPOLOGIAS DE EVENTOS.

CONGRESOS Y CONFERENCIAS CIENTIFICAS.

EVENTOS DE EMPRESA.

EVENTOS DEPORTIVOS.

ACTOS INSTITUCIONALES Y CULTURALES.

BANQUETES Y CELEBRACIONES.
PROGRAMA DEL CURSO:
ORGANIZACIÓN INTERNA DEL EVENTO.

EQUIPO HUMANO.





LA PLANIFICACION.
ORGANIZACIÓN INTEGRAL.
PERSONAL AUXILIAR.
LOGISTICA Y SOPORTE TECNICO.
IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES.
FINANCIACION ,SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

VIABILIDAD, RIESGOS Y RESPONSABILIDADES
REUNIONES, INCENTIVOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES:



SECRETARIA TÉCNICA
SECRETARIA CIENTÍFICA
SECRETARIA TURÍSTICA
ACTUALIDAD EN EL MERCADO DE REUNIONES Y EVENTOS
LEGISLACION OPC MURCIA

DECRETO Nº 280 /2007 DE 3 DE AGOSTO, REGULADOR DE LOS ORGANIZADORES
PROFESIONALES DE CONGRESOS DE LA REGIÓN DE MURCIA.
¿Qué es un EVENTO?
¿Qué es un EVENTO?
“Los eventos son sucesos temporales …
tienen una duración limitada, y para
eventos planificados esto es
normalmente fijado y publicitario”.
(Getz 1997, p4)
¿Qué es un EVENTO?
“ Un momento único en el
tiempo celebrado con una
ceremonia y un ritual que
satisfaga las necesidades
específicas”.
(Goldblatt, 2005).
¿Qué es un EVENTO?
 En el ámbito empresarial / profesional un evento es
un acto que sirve a una empresa para presentar o
potenciar un determinado producto/servicio o una
determinada marca, o para poder dar a sus clientes la
oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo
que facilita en todo caso nuestros objetivos de
fidelización frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo
con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y
facilita la adaptación de su producto de forma directa
sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del
mismo.
Tipología de Eventos
-
Eventos
Eventos
Eventos
Eventos
de Ocio ( ocio, deportes…)
Personales ( bodas…)
Culturales ( arte, folklore…)
Organizativos (políticos…)
Evento Deportivo
COPA DAVIS ESPAÑA – ISRAEL 2009
Evento Personal
Fuente:Fotografía Federico Zanfagnini
Evento Cultural
 FESTIVAL SOS 4.8 2010
Evento Organizativo
¿Qué es el Turismo de Reuniones?
Turismo de Reuniones
El Turismo de negocios
individual, se entiende por la
persona que se desplaza y visita un
destino turístico específico en
función de las actividades laborales
y profesionales que desarrolla,
además de realizar actividades
basadas en el negocio (trabajo), por
el cual viaja, frecuentemente
llamados viajeros de negocios.
Fuente:http://www.sectur.gob.mx/wb/sectur/sect_Turismo_de_Negocios
Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini.
Turismo de Reuniones

Turismo de negocios grupal se tiene la posibilidad
de seleccionar el destino turístico donde se realice un
congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y
cuando cumpla con los requisitos para su
organización.
Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini
TURISMO DE REUNIONES
MICE
MEETINGS
INCENTIVES
CONVENTIONS/CONGRESS
EXHIBITIONS/EVENTS
TURISMO DE REUNIONES
 Meetings / Reuniones
TURISMO DE REUNIONES
 Incentives/ Incentivos

Fuente Eventos en Plural y Experienzial
TURISMO DE REUNIONES
 Conventions – Congress /Convenciones Congresos
TURISMO DE REUNIONES
 Exhibitions – Events / Eventos
TURISMO DE REUNIONES
 SEDES DE LAS REUNIONES PROFESIONALES
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0

(fuente: I.C.C.A.)
Hoteles
Centros de
Congresos
Intalaciones
Universitarias
Sedes Singulares
otros
Sedes Reuniones Profesionales
TURISMO DE REUNIONES
 COLECTIVOS CONVOCANTES
30
Educación, Ciencias
Sociales,Economía,
Comercio, Management
25
Comunicaciones, Cultura,
Deporte, Ocio, Trasnporte,
Arte, Seguridad,
Agricultura
Ciencias Médicas
20
15
10
Tecnología
5
Otras Ciencias
0
Colectivos Convocantes
Industria

(fuente: I.C.C.A.)
TURISMO DE REUNIONES
DIMENSIÓN DE LAS REUNIONES POR PERSONA
· Cabe destacar que el 68 % son reuniones de 50 a 500 participantes
30
25
De
De
De
De
De
De
20
15
10
5
0
50 - 149
150 -249
250- 499
500 - 999
1000 - 1999
2000 - 2999
Dimensión de las Reuniones
Esto abre de manera significativa el abanico de destinos susceptibles de albergar todo tipo de
Reuniones
Fuente: Spain Convention Bureau de 2007
TURISMO DE REUNIONES

TIPOS DE REUNIONES PROFESIONALES
60
50
40
30
Seminarios,
Jornadas y
Simposios
Convenciones
20
10
0
Tipos de Reuniones
Profesionales
Fuente: Spain Convention Bureau de 2007
Congresos
Capacidades y Tareas de una
OPC
Incluye: La administración completa del
evento, incluyendo el registro y la
entrega de material a participantes,
ponentes e invitados especiales.
 La coordinación de la inauguración,
el desarrollo de las sesiones y la
clausura.
 La distribución de las salas, acorde
con la asistencia al congreso o reunión
y establecimiento de un sistema claro
de letreros direccionales.
Fuente 1º Fotografía Wikipedia
Capacidades y Tareas de una
OPC

La realización de eventos sociales,
actos de promoción, coordinación,
control y ruedas de prensa u otras
actividades en torno al evento.
 El trabajo de secretaría y
coordinación.
Capacidades y Tareas de una
OPC
 La coordinación con la agencia de viajes
Implicada para la recepción y registro de
participantes, ponentes, dignatarios invitados
especiales, cuando fuere necesario.
 Aquellas otras funciones de dirección y
control que les sean propias y hayan asumido
contractualmente.
ORGANIZADOR PROFESIONAL DE
EVENTOS
El organizador de EVENTOS,
traduce los deseos del cliente a los
muchos proveedores, como pueden
ser los centros de congresos, las
autoridades, los hoteles, las agencias
de viajes, los decoradores, las
orquestas o artistas …
Diferentes Tipologías de Eventos
-
Congresos y Conferencias Científicas
Eventos de Empresa
Eventos Deportivos
Actos institucionales y culturales
Banquetes y celebraciones.
Congreso y Conferencias
científicas
Convenciones
 Convención:
“Es una reunión formal, con carácter
de asamblea… destinada a
suministrar información sobre una
situación particular, intercambiar
ideas, dar a conocer nuevos sistemas
o métodos de trabajo…”.
Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227
Asambleas
 Asamblea:
“ Reunión general y formal de una
asociación, un club, una organización
o compañía cuya finalidad es la de
decidir sobre políticas a seguir, elegir
comités, aprobar balances,
presupuestos”.
Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227
Eventos de Empresa
EVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOS
 Presentaciones de producto
 Inauguración de nuevas instalaciones
 Ferias
 Workshops
 Ruedas de Prensa
Eventos de Empresa
EVENTOS CORPORATIVOS INTERNOS




Convenciones
Seminarios
Aniversarios de Empresa
Outdoor training
Eventos de Empresa
-Incentivos
 Eventos Especiales
 Cruceros a Medida
 Golf & Resorts
 Destinos Exóticos
 Programas Antiestrés
 Acceso a Espectáculos
 Shows Exclusivos
 Concentraciones
Fuente: Experienzial
Espacios únicos o singulares
Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini
Espacios únicos o singulares
Fuente: Castillo de Lorca. Imagen cedida por Lorca Taller del Tiempo
Eventos Deportivos
Los Eventos deportivos
conforman en sí mismos
un género específico y
cuenta con unas
Características
especiales, por ejemplo,
en el mundo del
Protocolo.
Fuente: Cross Urbano ENAE 2010
Eventos Deportivos
 Los eventos deportivos son
cada vez más numerosos y
cada vez son más dependientes
de casas patrocinadoras Sponsors y del propio
marketing publicitario que
rodea a un acontecimiento de
este tipo.
Fuente:http://www.protocolo.org/ceremonial/protocolo_deportivo/protocolo_deportivo_even
tos_deportivos_organizacion.html
Eventos Deportivos
Fuente: Fotografía Copa Davis 2009
Eventos Deportivos
 Actividades Deportivas (Golf, tenis,
vela ,buceo etc.)
 Concentraciones
 Partidos Benéficos
 Etc.
Actos Culturales e Institucionals
 Actividades Culturales (rutas históricas,
exposiciones, Catas de vino, …)
 Comisariado de Exposiciones
 Gestión Cultural
 Inauguraciones
(Primera Piedra, Izado de bandera,
Corte de Cinta)
 …
Banquetes y Celebraciones
“El término Banquete implica un
servicio de comida y bebida que se
desarrolla en conmemoración de un
acontecimiento especial. Suele ser el
acto social de mayor relevancia en el
mercado de reuniones”.
Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227
Banquetes y Celebraciones
Fuente: Fotografías Federico Zanfagnini.
Banquetes y Celebraciones
-
Bodas
Comuniones
Bautizos
Aniversarios
Catering
Fiestas en general
Banquetes y Celebraciones
Fuente: Fotografía Eventos en Plural y Federico Zanfagnini
Organización Interna del Evento
La Planificación
Equipo Humano
- Organización Integral
- Personal Auxiliar
Logística y Soporte Integral
Importancia de los Proveedores
Organización Interna del Evento
Organización Integral
- Desarrollo y producción
•
•
•
•
•
Supervisión y coordinación de todos los actos.
Confirmaciones de cada uno de los servicios, horarios, número de personas,
protocolos a seguir,etc.
Asesoramiento y resolución de gestiones de los distintos participantes.
Coordinación de todos los aspectos del evento.
Solución de imprevistos
- Cierre
•
•
Evaluación
Memorias técnicas y cierre de cuentas
Organización Interna del Evento
 La Planificación:
Un evento perfectamente planificado es un éxito
asegurado.
- ¿Qué evento queremos realizar?
- ¿Qué ambito tiene?
- ¿A qué area pertenece?
Organización Interna del Evento
 La Planificación:
- ¿Perfil del asistente?
- ¿Quiénes son los organizadores?
- ¿Qué instalaciones utilizaremos?
- ¿Con qué financiación cuento?
Organización Interna del Evento
Los beneficios de la Planificación:
 Capacita a los gestores el detectar y
solucionar problemas.
 Se destacan las estrategias alternativas
para su consideración.
 Se clarifican las responsabilidades del
personal.
 Se reduce la incertidumbre sobre el futuro.
Organización Interna del Evento
 Equipo Humano:
El equipo humano es la parte esencial
de la organización de un evento. Un
equipo competente es capaz de
solventar cualquier incidencia.
Organización Interna del Evento
 El Equipo Humano
Organización Interna del Evento
 Personal y Soporte Técnico
El personal que interviene en la
organización y desarrollo de un
evento es esencial para asegurar el
éxito del mismo.
Organización Interna del Evento
Organización Interna del Evento
 Personas que intervienen en la organización de
un evento:
-
Azafatas
Traductores
Artistas
Departamento Administración
Departamento RRHH
Departamento Creativo
Catering
Hoteles
Empresa de Autobuses
Alquiler de vehículos…
Organización Interna del Evento
Organización Interna del Evento
- Logística y Soporte Técnico:
Desde el punto de vista de la logística cada
evento especial es interesante.
La logística une la producción y el
marketing.
La misión de la logística es la de llevar los
bienes o servicios correctos al lugar
adecuado, en el tiempo adecuado y en la
condición deseada.
Organización Interna del Evento
- Importancia de los Proveedores:
La selección del proveedor equivocado puede
causar grandes costos. De ahí reside la
importancia de elegir a buen proveedor.
Organización Interna del Evento
Debemos realizar una ficha técnica
en la que aparezcan los datos del
proveedor y la calidad del trabajo,
además de la relación calidadprecio.
Organización Interna del Evento
Organización Integral
- Plan de Viabilidad
Briefing del Acto:
•
•
•
Definición y Clasificación del Acto
Diseño y creatividad
Información necesaria para el desarrollo del evento
Planificación: Organización, gestión y producción
•
•
•
•
Elaboración del proyecto del evento
Plan financiero y presupuestos o “Business plan”
Diseño, contenidos y objetivos
Cronograma y timing
Organización Interna del Evento
Organización Integral
- Desarrollo y producción
•
•
•
•
•
Supervisión y coordinación de todos los actos.
Confirmaciones de cada uno de los servicios, horarios, número de personas,
protocolos a seguir,etc.
Asesoramiento y resolución de gestiones de los distintos participantes.
Coordinación de todos los aspectos del evento.
Solución de imprevistos
- Cierre
•
•
Evaluación
Memorias técnicas y cierre de cuentas
Financiación, Seguimiento y
Evaluación
 Viabilidad
 Riesgos
 Responsabilidades
Financiación, Seguimiento y
Evaluación
 Una vez que conocemos el tipo de
evento que vamos a organizar
debemos saber si es posible llevarlo a
cabo y hacer lo necesario para tener el
presupuesto de ingresos y gastos.
Financiación, Seguimiento y
Evaluación
-
Demos responder a una serie de
cuestiones:
¿Qué es lo que quiero organizar?
¿Por qué, cuál es el propósito?
¿Cómo es?
¿Para cuando es?
¿Cuánto va a costar?
Financiación, Seguimiento y
Evaluación
 Riesgos que nos podemos encontrar:
-
Falta de previsión
Falta de fondos
Organización pobre
Responsabilidades
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones
- Secretaría Técnica:

PROYECTO DE VIABILIDAD Y PRESUPUESTO

PROVEEDORES:



Reserva y confirmación de servicios a proveedores
OFICINA TÉCNICA:

Puesta en marcha del evento

Prospección Sedes

Control de invitados

Organización del Programa Social
DOCUMENTACIÓN OFICIAL:

Preparación, entrega y seguimiento de la documentación oficial necesaria para Ayudas
Económicas
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones

PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN:

Gabinete de diseño creando la imagen del
evento

Elaboración y envío de mailings (1º, 2º, 3º
según importancia del evento).

Envío de documentación a prensa especializada

Convocatoria de ruedas de prensa

Confección y presentación de la Página web
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones

EXPOSICIÓN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIAS:

Gestión y coordinación de la exposición comercial y patrocinadores

PERSONAL AUXILIAR

OTROS SERVICIOS:

Seguros.

Elementos Auxiliares: Decoración floral,
iluminación, mobiliario.

Servicios de audiovisuales.

Traducción simultánea e intérpretes.

Etc
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones
- Secretaría Científica:
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones
Secretaría Científica:
-
Programa Científico
-
Recepción de Comunicaciones científicas, posters y
demás trabajos.
-
Correspondencia con los autores de las comunicaciones
de recepción y confirmación de la aceptación o rechazo.
-
Envío de Comunicaciones a Referees.
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones
-Secretaría Turística:
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones

TRASLADOS:




Facilidades para desplazamientos al lugar sede del evento
Colaboraciones con compañías de transporte
(aéreas, ferrocarril y autobuses)
Alquiler de vehículos privados con y sin conductor
HOTELES Y RESTAURACION:

Gestión hotelera, reserva de alojamiento asistentes

Almuerzos de trabajo y Cafés

Selección y contratación de catering

Cenas de inauguración y gala
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones
 ACTOS SOCIALES Y CULTURALES:

Excursiones y programa de visitas turísticas con
documentación de los lugares a visitar

Preparación programa de visitas técnicas a
entidades, empresas etc. que tengan interés
profesional para los asistentes.

Programa social: Cóctel o Recepción de Bienvenida,
Cenas de Gala, Espectáculos, Actos Culturales, etc.…

Programa pre y post congreso de acompañantes.
Reuniones, Incentivos, Congresos y
Convenciones
Fuente Fotografías: Eventos en Plural y Cartagena Puerto de Culturas
Actualidad en el mercado de eventos
 Eventos sostenibles









Edificios con eficiencia energética
- Uso de energías limpias
- Luz natural en las salas
- Utilización de elementos reciclables
- Ahorro de agua
- Accesibilidad para personas de movilidad reducida
- Tratamiento de residuos y sistemas de reciclaje
- Empresas certificadas según Normas ISO 14.000/EMAS
- Construcción no agresiva con el entorno
-
Actualidad en el mercado de eventos
Responsabilidad Social Corporativa






-
Política clara de RSC
Colaboración con organizaciones tipo ONG´s
Accesibilidad para todos
Utilización de productos locales
Reducción y compensación de emisiones de CO2
Utilización de transporte público no contaminante
Actualidad en el mercado de eventos
Austeridad
 - Reuniones sin lujo ni boato
 - Reducción en conceptos tales como:
 - Decoración
 - Catering
 - Regalos
 - Más sesiones de trabajo que programas lúdico/sociales
LEGISLACIÓN OPC MURCIA
Decreto
n.º280/2007, de 3
de agosto,
regulador de los
Organizadores
Profesionales de
Congresos de la
Región de Murcia.
FIN
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Carmen Mª Antón Ortín
Eventos en Plural
E-mail:[email protected]