Transcript E-mail - Web INTRANET PTP NUSANTARA V

In House Training
SOSIALISASI PENGGANTIAN SISTEM RATEL
KE APLIKASI SIMPELWEB/SISKOMDAT
PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO )
2010
LATAR BELAKANG
1. Unit kerja terkoneksi ke Jaringan Wide Area Network
2. Telah diimplementasikannya aplikasi Simpelweb dan Email.
3. Sudah
ada
SOP
yang
mengatur
Sistem
Pengiriman/berita/pesan/file Berbasis Aplikasi Komputer
(SISKOMDAT)
4. Saran Bagian Akuntansi melalui Memo No 399M/05.05/05.09/X/2010 Perihal : Pemanfaatan fasilitas
jaringan untuk E-mail.
5. Program P2TI yang sejalan dengan disposisi Dirpem dan
Renbang atas Memo Akuntansi Tersebut.
6. Rapat koordinasi Bagian P2TI, SDM, Akuntansi, Umum
dan Biro CS menindaklanjuti disposisi Dirpem dan
Renbang diatas
Tujuan
• Memperlancar sistem komunikasi dan
pengiriman berita perusahaan
• Penggunaan Aplikasi Simpelweb dan Email menggantikan Ratel
PEDOMAN
1. Menggunakan aplikasi SimpelWeb untuk pengiriman
berita di lingkungan internal perusahaan menggantikan
Ratel dan aplikasi e-mail PT PN V ( Persero ) untuk
komunikasi e-mail perusahaan.
2. Agar sistem pengiriman berita yang telah berjalan tidak
menimbulkan stagnasi maka penerapan penggantian
dari ratel ke aplikasi e-mail dan SimpelWeb dilakukan
secara bertahap.
JADWAL TAHAPAN IMPLEMENTASI
Tahap I ( Masa Sosialisasi ) tmt 23 s/d 30 Desember 2010
Tahap II ( Masa Percobaan ) tmt 31 Desember 2010 sd 28
Januari 2011 Seluruh unit kerja secara paralel menggunakan
ratel dan aplikasi e-mail serta Simpelweb (SISKOMDAT)
Tahap III ( Tahap Implementasi ) tmt 29 Januari 2011 dan
seterusnya seluruh unit kerja menghentikan penggunaan ratel
dan sepenuhnya menggunakan aplikasi Simpelweb
PEDOMAN UMUM
• SISKOMDAT adalah Sistem Komunikasi Data yang
merujuk kepada aplikasi e-mail dan SimpelWeb . E-mail
adalah sistem Surat Elektronis PT PN V ( Persero ) yang
menggunakan domain ptpn5.co.id. SimpelWeb adalah
Aplikasi Pengiriman Berita dan File Melalui Web.
• Koordinator SISKOMDAT di Kantor Pusat selama Masa
Percobaan dan Masa Implementasi adalah Biro Corporate
Secretary .
• Koordinator SISKOMDAT di Unit Kerja adalah Asisten
Urusan Administrasi yang bertugas memerintahkan
operator SISKOMDAT Mengirim Berita dan juga bertugas
melakukan verifikasi surat/file yang akan dikirim.
• Penanggung jawab e-mail perusahaan dengan alamat :
[email protected] adalah Biro CS.
PEDOMAN UMUM ( lanjutan )
• Pengoperasian aplikasi SISKOMDAT dilaksanakan oleh 2 ( dua )
orang petugas yang dapat menjalankan aplikasi SimpelWeb dan Email , yang kemudian disebut dengan Operator SISKOMDAT.
• Jadwal kerja Operator SISKOMDAT dalam bentuk shift sama dengan
waktu kerja petugas ratel
• Pengiriman Berita Internal adalah Berita ataupun File yang hanya
digunakan di lingkungan internal PT PN V ( Persero ) . Aplikasi yang
digunakan adalah SimpelWeb
• Pengiriman berita e-mail adalah Berita maupun File yang dikirim ke
pihak luar dengan sepengetahuan Manajemen PT PN V ( Persero ),
aplikasi yang digunakan adalah e-mail PT PN V.
• Untuk menjamin Legalitas Surat yang dikirim melalui aplikasi
SISKOMDAT maka Kebun/PKS/Unit harus mempunyai perangkat
Scanner.
• Bagian Umum agar tidak memperpanjang ijin lisensi perangkat ratel
setelah Masa Implementasi dan berkoordinasi dengan Bagian terkait
sehubungan dengan penonaktifan perangkat Ratel tersebut.
PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA
Langkah-Langkah Pengiriman Berita Di Lingkungan Internal PT PN V
dengan menggunakan aplikasi SIMPELWEB adalah sbb :
• Pada Masa Percobaan, Berita yang akan dikirim diketik di aplikasi
MS Word dalam format Surat Pengiriman Berita Ratel yang selama
ini berlaku seperti pada Lampiran I. Pada Masa Implementasi format
Surat diubah menjadi seperti pada Lampiran II.
• Pengiriman Berita Ratel tersebut dicetak oleh operator komputer
dan di paraf oleh Asisten / Maskep / Askep / Kaur
• Pengiriman Berita Ratel ditandatangani oleh GM / Kabag / Kabiro/
Manajer / Ka.Unit ybs
• Operator Komputer / SISKOMDAT men-scan Surat tersebut dan
menyimpan nya dalam bentuk file gambar atau format jpeg/jpg.
PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA
• Operator Komputer / SISKOMDAT membuka aplikasi SimpelWeb
dan membuka Menu Kirim Berita, kemudian mengisi Nomor, Hal dan
Tujuan surat sesuai dengan Surat yang telah discan. Tujuan surat
dari Kebun/PKS/Unit ke Kantor Pusat selain ke Bagian/Biro yang
dituju , Kebun/PKS/Unit harus mencantumkan Biro CS sebagai
Tujuannya juga. Contoh kebun Tandun mengirim surat ke Bagian
Akuntansi dan P2TI,maka padaaplikasi tujuan diisikan : Bagian
Akuntansi, P2TI dan Biro CS
• Operator Komputer/SISKOMDAT melampirkan File Hasil Scan ke
aplikasi SimpelWeb dan kemudian file/surat tersebut dikirim.
• Operator Komputer/SISKOMDAT unit kerja yang dituju menerima file
yang dikirim tadi kemudian mencetaknya untuk diteruskan kepada
tujuan.
• Biro CS sebagai Koordinator SISKOMDAT di Kantor Pusat mencetak
seluruh Surat yang masuk dari Kebun/PKS/Unit kemudian
meneruskannya kepada Bagian/Biro ybs.
• Petugas administrasi mengarsipkan hardcopy ( Hasil Cetak ) surat
tersebut dan mengisi Agenda Pengiriman/Penerimaan Surat seperti
pada Lampiran III
PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA
• Operator Pengiriman Berita dari Bagian/Biro Kantor Pusat ke
Kebun/PKS/Unit di atur sbb :
 Bagian/Biro mencetak Pengiriman Berita Ratel / Pengiriman Berita (
Pada Masa Percobaan ./ Pada Masa Implementasi) dan ditandatangani
oleh Kabag/Kabiro ybs
 Surat tersebut di serahkan ke Biro Corporate Secretary ( CS )
 Petugas Siskomdat Biro CS men-scan surat tersebut kemudian
membuka aplikasi Simpelweb dan mengisi Nomor, Perihal Surat, Tujuan
Unit Kerja sesuai dengan surat dari Bagian/Biro tadi serta melampirkan
file scan surat kemudian mengirim nya. Tujuan surat selain yang tertulis
pada surat juga ditujukan ke pengirim surat. Contoh Bagian Akuntansi
mengirim surat ke Kebun Tandun dan Kebun Sei Berlian, makapetugas
Biro CS pada aplikasi Simpelweb memasukkan tujuan surat ke Kebun
Tandun, Sei Berlian dan Bagian Akuntansi
 Petugas admi Biro CS mengarsipkan surat dan mengisi Agenda
Pengiriman dan Penerimaan Surat sesuai pada Lampiran III
PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN E-MAIL
Langkah-Langkah Pengiriman Berita e-mail dengan menggunakan
aplikasi e-mail PT PN V adalah sbb :
• GM/Kabag/Kabiro/Manajer/Ka. Unit menugaskan Operator
Komputer/SISKOMDAT untuk mengirim e-mail ke pihak luar
• Operator Komputer/SISKOMDAT membuka aplikasi e-mail PT
PN V, kemudian mengirim Tujuan e-mail, perihal, isi surat dan
kalau ada file yang akan dilampirkan sesuai dengan penugasan
yang diberikan di atas.Sebelum di kirim, harus dicek
kecocokannya dengan Surat yang aslinya oleh Asisten
Administrasi
• Operator Komputer/SISKOMDAT harus mengisi cc ke Biro CS
dan Unitkerja/Bagian Biro terkait.
• E-mail di cetak oleh operator SISKODMAT dan di arsip oleh
Petugas Administrasi.
• Operator Komputer/SISKOMDAT mengisi Agenda Pengiriman
dan Penerimaan Surat/File sesuai pada Lampiran III
PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN FILE MELALUI
SIMPELWEB
• GM/Kabag/Kabiro/Manajer/Ka.
Unit/Askep/Asisten
menugaskan Operator Komputer/SISKOMDAT untuk
mengirim file
• Operator Komputer/SISKOMDAT membuka aplikasi
SimpelWeb mengisi Perihal File, Isi Berita File, Tujuan
File dan melampirkan file tersebut kemudian
mengirimnya
• Operator Komputer/SISKOMDAT mengisi Agenda
Pengiriman dan Penerimaan Surat/File sesuai pada
Lampiran III
LAMPIRAN I
LAMPIRAN II
LAMPIRAN III
PENJELASAN LAMPIRAN
1. Lampiran I dan II Cukup Jelas
2. Penjelasan Lampiran III sbb :
• Kolom Nomor ( Cukup Jelas )
• Kolom Pengiriman dan Penerimaan di isi jika Surat/File Keluar maka
disii Pengiriman jika Surat/File masuk diisi Penerimaan
• Kolom Jenis Aplikasi diisi apakah Surat/File menggunakan E-mail
atau Simpelweb
• Kolom Tgl Kirim/Terima diisi tgl pengiriman atau penerimaan Surat/File
• Kolom Nomor Surat diisi Jika ada nomor Suratnya
• Kolom Perihal Surat/File isikan perihal surat atau perihal file yang
dikirim
• Kolom TTD pengirim/penerima File diisi tandatangan pengirim file atau
penerima file, contoh Askep memerintahkan operator membuat file
yang akan dikirim ke Kantor Pusat maka yang menandatangani kolom
ini adalah Askep ybs. Jika ada kiriman file operator memberikan file
tersebut ke tujuan dan sipenerima file me- TTD kolom ini
• Kolom Unit Kerja Yang Dituju/Mengirim isikan unit kerja dari Surat/File
yang dituju atau yang mengirim
• Kolom Ket, isi jika perlu
• Kolom Paraf Penerima Cetakan Surat /File diisi oleh sipenerima
Cetakan Surat atau File
• Kolom terakhir diisi paraf oleh GM/Manajer/Ka.Unit/Kabag/Kabiro
Mekanisme Pengiriman Berita
Surat Diketik dan
Dicetak
TTD
Manajer/Kabag
SCAN
KIRIM