Transcript cumanet_formation_J3 RGT

un Progiciel de Gestion Intégré
en ligne
pour le réseau CUMA
Formation Comptable – Jour 2
Session de formation Cum@net
Objectif 3 :
Règlement
•
•
•
•
•
Principes
Saisie des encaissements
Génération des bordereau de remise de chèque
Intégration comptable
Lettre de relance
•
Saisie des décaissements fournisseurs
Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA
Module règlement
Pointer et suivre les paiements pour la déclaration TVA, le suivi de la
trésorerie et le suivi des impayés.
Gérer au jour le jour les mouvements au niveau de la banque
(encaissements de chèques, règlements de fournisseurs…)
 Intérêt: génération automatique des écritures comptables
associées (compte tiers et TVA)
•
Lettrage
•
Gestion de la TVA
•
Gestion des échéancier adhérents/fournisseurs
•
Gestion des relances
Comptabiliser un règlement
3 étapes :
1- On constate l ’encaissement ou le décaissement
2- On confectionne le bordereau
3- On déverse les écritures en compta
Comptabiliser un règlement
1- On constate l’encaissement :
A saisir en entête :
code adhérent
date opération
valeur du chèque remis
Pointage :
le ou les encours (factures) qui sont concernés
(=qui seront lettrés) par ce règlement.
En pied de pièce:
code banque
domiciliation chèque adhérent (par défaut « Banque »)
Comptabiliser un règlement
1- On constate l’encaissement
:
a.
b.
Au choix :
a. Sélection d’une facture (<F8>)
b. Saisie du montant du chèque
Puis valider <entrée>)
Double-clic sur la ligne pour pointer ou icône
Note: pointage automatique si sélection facture (a.)
Comptabiliser un règlement
Le pied de pièce est automatiquement pré-rempli
Après chaque validation de règlement, proposition de:
• Passer à l’étape suivante : éditer bordereau de
remise de chèque
• Rester à cette étape pour saisir d’autres règlements
Comptabiliser un règlement
2 - Confection du bordereau
Accessible par Divalto Règlement => Édition des bordereaux => Confection des
bordereaux
Choisir :
code banque de la CUMA (si plusieurs banques).Par défaut : BA
Vérifier:
les bordereaux à confectionner en fonction du types règlements
(remises de chèques, prélèvement, virement, lettre de règlement aux
fournisseurs…). Par défaut, tout est déjà sélectionné
NOTE: Code banque pilote les écritures comptables pour la partie banque.
Notamment, le RIB y est renseigné :
Accessible par Divalto Règlement => Paramétrages => Banques =>
Comptes de banque
Le module règlement
Les étapes pour comptabiliser un règlement
2 - Confection du bordereau (suite)
Pointage / dépointage des lignes
Validation pour édition du bordereau
Par défaut comme tout est déjà pointé, il suffit la plupart du
temps de valider directement cet écran par la touche <entrée>
Le module règlement
Les étapes pour comptabiliser un règlement
Le bordereau concernant
TOUTES les remises de chèque à effectuer
pour LA banque sélectionnée est édité
Intégrer un règlement
en comptabilité
3- On déverse les écritures en compta
Lancement manuel du traitement
Seuls les règlements édités sur un
bordereau
sont
intégrés
en
comptabilité
Une fois les écritures générées les
bordereaux ne sont plus modifiables
Vérifications des acquis :
Exercice :
1. Vous recevez un chèque de l’adhérent 2 daté
du 05/01/2012 pour un montant de 189.88 €
2. Saisir la remise de chèque en banque
3. Editer le bordereau de remise de chèque
4. Intégrer le règlement en comptabilité
5. Vérifier dans la liste des impayées que le
règlement a été effectué
6. Consulter, dans le module comptabilité,
l’écriture comptable correspondant au
règlement
Cas particuliers
d’encaissement de règlement
Rappel des 3 étapes du règlement :
1- On constate l’encaissement ou le décaissement
A cette étape on peut saisir : règlement partiel, trop perçu,
différence de règlement, escompte
2- On confectionne le bordereau
3- On déverse les écritures en compta
Règlement partiel
1- Je pointe ma facture par
double clic ou <F5>
2- Je clique sur l’action à
réaliser « Règlement partiel ».
le montant calculé qui
s’affiche est le montant
restant dû.
Différence de règlement : trop perçu
Différence de règlement à l'avantage de la cuma.
Elle est enregistrée et sera gérée en comptabilité sur
le compte adhérent, comme un acompte
Différence de règlement : pertes
ou profits
1er cas : < 5,00 €
Différence de règlement gérée en pertes ou profits
Tolérance : + ou – 5 €
2nd cas : > 5,00 €
Utiliser le « règlement partiel » ou le « trop perçu »
Règlement aux fournisseurs
Saisie d’un décaissement
Même
principe
que
pour
encaissements des adhérents.
Menu spécifique.
saisie
des
A saisir en entête :
code adhérent
date opération
Pointage :
le ou les encours (factures) qui sont concernés
(=qui seront lettrés) par ce règlement.
Le bordereau édité correspond
d’accompagnement du règlement
au
courrier
Objectif 4 :
Capital Social
•
•
•
•
•
•
•
Bases de souscription
Consultation des éditions
Saisie des souscription
Génération des factures, intégration comptable
Saisie des règlements
Remboursement
Transfert
Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA
Menu Capital Social:
le capital social se gère dans le module Achats/Ventes.
un menu lui est entièrement dédié.
Part sociale est un article particulier :
• exclu des statistiques commerciales
• génère des écritures comptables
spécifiques
• pas disponible avec les autres
articles lors de la saisie d'un bon
RAPPEL: création « assistée » de
la base de souscription
Article
(facturation activité)
Le matériel
(fiche)
Point de départ
Immobilisation
(gestion des biens)
Axe statistique (code
article pour module
achat-vente)
Choix : oui / non
Capital social
(base de souscription)
Axe analytique
(affectation analytique
pour module cpta)
Bases de souscription
Par défaut: une unité de gestion
Bases de souscription
Rappel : lors de la création d’un Bien, le système propose la
création automatique de la base de souscription associée.
Il est possible de créer « manuellement » une base
Bases de souscription
Possibilité d’ajouter : n unités
Visualisation directe :
Adhérent(s) ayant du capital sur cette base
Matériel(s) associé(s) à cette base
Les états et les éditions du Capital Social
Les différentes écrans de
consultation et éditions sont
accessibles via le menu
Exemple d’édition :
Registre du Capital Social par adhérent
Pour afficher le « détail » d’une ligne :
clic sur le « + »
Exemple :
Registre du Capital Social par adhérent
Exemple :
Registre du Capital Social par adhérent
Pour tout « réduire »
ou tout « développer »
Exemple :
Registre du Capital Social par adhérent
Pour « filtrer » sur une période
Exemple :
Registre du Capital Social par adhérent
Pour « filtrer » selon le type de tiers
Impression des états
•
Il est possible d'imprimer l'état via
le bouton
•
Il est possible d'imprimer l'état
uniquement pour la ligne
sélectionnée via le bouton
•
Un clic droit sur une ligne permet
d'éditer l'état uniquement pour la
ligne sélectionnée.
Edition « stock PS » :
appelé versé ou non
Utile pour rechercher le problème
d’incohérence
Souscription du capital
Comme pour les factures de
travaux, la saisie est possible :
- Soit par adhérent
- Soit par base de souscription
Souscription capital par adhérent 1/2
Même principe que saisie facture de travaux
Je crée un nouvel appel de
souscription
Sélection adhérent (F8)
Souscription capital par adhérent 2/2
Indiquer la quantité engagée (volume de travail / unité)
Le nombre de parts correspondant est calculé
automatiquement
Souscription capital par Base 1/2
Similaire à la saisie des bons par activité
Souscription capital par Base 2/2
Comme pour la saisie par activité des bons de travaux, il y a une étape
supplémentaire:
Une fois les lignes saisie par base, il faut les générer en pièce
avant de pouvoir les facturer.
Habituellement, on utilise la génération multiple de Pièces, en
sélectionnant éventuellement les bases de souscription concernées.
Note: si on souhaite ne facturer que certaines bases, la sélection doit se
faire à ce niveau, elle ne pourra plus être faite ensuite.
Editions présentant les lignes saisies
en attente de génération en pièce.
Facturation du capital social 1/2
Les pièces créées lors de la souscription sont assimilée à des pièces
de type « bon de commande » (pour les distinguer des BL).
Il faut ensuite les facturer (même principe que pour les bons de
travaux)
2 solutions :
- Facturation groupée (toutes les bases
de souscription regroupées sur une
même facture par adhérent)
> cas le plus fréquent
- Facturation manuelle (aller chercher un
appel de fond dans la base de souscription
et lancer la facture)
Facturation du capital social 2/2
Les factures générées sont consultables dans la liste des factures.
Elles
ont pour code opération KS1 (appel), KS2 (remboursement) pour
La facturation
les distinguer des factures de travaux.
Rappel:
code OP = C factures aux adhérents de travaux
code OP = D factures d’avoir aux adhérents
Impression des factures
Différents modes d’impression au choix
Par défaut, seules les nouvelles factures pas
encore imprimées (case à coche Pièces actives)
sont éditées
Intégration en comptabilité
Seules les facture imprimées sont
intégrer en comptabilité.
Une fois intégrée, une facture n’est
plus modifiable.
Indiquer la date jusqu'à laquelle les
factures sont à intégrer
L’intégration de factures d’appel de capital
génère des écritures dans le journal VKS
pour crédité le compte 10121.
Remboursement de capital social
Le remboursement de capital social est comparable à un avoir de
parts sociales
Possibilité de saisir :
• Soit par base de souscription
• Soit par adhérent
• Soit Global pour un adhérent
Principe similaire à la souscription, sauf
qu’on ne passe pas par des pièces
intermédiaires (Commande) : la saisie est
directement générée en factures.
Pour modifier une erreur de saisie, il
faudra aller en consultation des factures
de rbt capital
Remboursement capital par Base
Possibilité de générer toutes les lignes en
même temps pour une base donnée
2. Clic sur ce bouton pour générer les factures
1. En répondant « oui » :
Préparation de tous les remboursements de tous les
adhérents ayant du capital sur la base sélectionnée
Les lignes sont modifiables avant validation
Permet un remboursement global très facile
Remboursement par adhérent
1. Saisir la quantité à
rembourser
On ne peut saisir plus que ce qui a été versé
parts libérées = parts versées
2. Impression automatique de la facture d'avoir
3. Après l’impression: faire Intégration comptable pour le déversement
en comptabilité (génére une écriture du 10131 vers le 4567 de
l’adhérent en journal VKS)
Remboursement global d’un adhérent
Menu spécifique pour gagner du temps :
Après validation du traitement :
Génération et affichage automatique de la facture,
Celle-ci reste modifiable si besoin avant intégration
Transfert du capital social
Le transfert peut être effectué avec ou sans génération de factures.
S’il y a factures, cela nécessitera la saisie du règlement par l’acquérant et
du remboursement du cédant.
Vérifications des acquis :
1. Saisir les engagements des adhérents sur la base de
souscription du cover crop
1. Adh 1 > 25 Ha
2. Adh 2 > 36.5 Ha
3. Adh 3 > 30 Ha
2. Générer les factures et les intégrer en comptabilité
3. Consulter les éditions de CS pour constater l’appel
4. Consulter les écritures comptables du journal VKS
5. Saisir un règlement de l’adh 1 pour la facture d’appel de
CS et une facture de travaux
6. Editer le bordereau et intégrer en comptabilité
7. Consulter les écritures comptables sur le compte Adh 1
8. Consulter le registre de capital de l’adh 1