Transcript Motivation - Executive Assistants` Network

Motivation og resultater
Strategi- mål
Ledelse
Taktisk ledelse
Medarbejdere – operationelle niveau
Træskolisten
Hvad er motivation?
At motivere er en proces, hvor du kan skabe og fastholde en målrettet adfærd,
så mennesker præsterer noget bestemt. Der er flere teorier om motivation men det er vigtigt at finde det, der virker for det enkelte menneske i den
konkrete situation.
Privat bruger jeg
Træskolisten
•
•
•
•
Interviewe Hillary Clinton.
Skrive en personlig bog.
Opholde mig på et refugium.
Bo på en Ø i 2 måneder, hvor formiddagen går med at skrive og
eftermiddagen med at observere lokale beboere på torvet.
• Sikre PS4 A/S har et solidt fundament at stå på, så jeg får ovenstående
muligheder.
Arbejdsmæssigt bruger jeg Hovedopgaveoversigt
Opgaver jeg er ansvarlig for:
% prioritering i hverdagen
Tidsmæssig prioritering i hverdagen
Tidspunkter på dagen – hvor disse er i centrum
Drift og lederskab med fokus på medarbejdere
50 %
Hvis arbejdsugen er på ca. 40 timer går 20
timer af den med ledelse – medarbejder fokus
Fra middag og til sidst på dagen prioriterer jeg
medarbejderne – spontant eller aftalt
Udvikling af nye projekter
15 %
To gange om ugen bruger jeg -3 timer med
fokus på nye projekter
To gange om ugen tirsdag og torsdag
formiddage arbejder jeg med udviklingsprojekter
Samarbejde og møder med fokus på forretning
25 %
10 timer om ugen bruger jeg på møder og
forretning
Formiddage mandag onsdag fredag
Planlægning og forberedelse
10 %
Tidlig morgen og sen eftermiddag
Som minimum mandag og fredag
Vækst og succes!
Øg jeres bevidsthed og styrk jeres vilje til,
at udvise en adfærd, som afspejler:
At det er medarbejderne, der løfter virksomheden
At det er medarbejderen som er et aktiv
At medarbejderne har differentieret evner – udnyt dem
At udøve differentieret personalemotivation
At mennesker har forskellige baggrunde – udnyt det
At give fleksible benefits
At delegere ansvarlighed
Vækst og bevidste valg!
• Er dine medarbejdere dine vigtigste ressourcer?
– Hvordan ved de det?
• Hvilke tiltag gør du jævnligt for at sikre, at du får medarbejderens bidrag til, at virksomheden vokser/vækster?
– Hvordan fokuserer I på det?
• Hvordan skaber I fleksible arbejdsbetingelser med de forskellige generationer, der er repræsenteret i jeres
virksomhed?
– Ved I, hvad der motiverer hvem?
• Hvordan tiltrækkes de nye generationer ?
– Hvordan blev du tiltrukket?
3 gode råd
 Vær ambitiøs

Sæt baren højere, end det synes muligt at nå.
 Retning

Giv en klar retning, der er til at forstå og enkelt at kommunikere. En
organisation vil først for alvor levere, når man er klar og tydelig omkring,
hvad man kræver.
 Sæt holdet

Sæt det rigtige hold til at eksekvere ambitionerne. Og vær ærlig over for
det hold på godt og ondt.
Forudsætninger for vækst
•
•
•
•
•
•
•
At der både er virtuel og fysisk samværsform
– Hjemmearbejdspladser og central mødested
Afstand ingen hindring
– Teknologien er her
Viljen til at ville noget større end en selv
– Til fordel for totaloptimeringstanken
Stort engagement
– Som smitter fra lederen
Videndelingslyst en forudsætning
– Som initieres af lederen
At turde rose hinanden og sætte i centrum
Troen på, at det kan lykkes
– Visionen er altafgørende for effektivitet og succes.
I det 21. århundrede
•
•
•
•
•
•
Strukturelle forandringer accelerer
Hurtig bliver hurtigere
Konkurrencen bliver hårdere
Vi skal hele tiden gøre mere på mindre tid
Profit magien indsnævres
Nøglearbejdsmarkedet strammes
I det 21. århundrede
•
•
•
•
Internationale fusioner fortsætter
Der vil være arbejde til alle
Vi træner medarbejdere til arbejde cross- funktionelt
Succes kræver fokus - vi vil gøre en ting excellent og resten
succesfuldt
Det 21. Århundredes arbejdskraft
• Omkring 2015-2025 vil vi opleve at 70% af arbejdsstyrken vil være ikke permanent.
• Medarbejderne vil være fleksible. De vil arbejde både i og uden for de organisatoriske
rammer.
• Medarbejderne vil have anderledes evner end tidligere tiders medarbejdere
Situationsbestemt adfærd
Støttende
Lad os hjælpe
-Vi vil gerne finde en
løsning!
Informativ
”Hvad kan lade sig
gøre hos os?”
1. Lyt
2. Beslut
3. Udfør
Spørg:
-Hvad
-Hvordan
-Hv-ord
Coachende
Hensigtsmæssig
bydende taleform
Instruktiv
Hvad er ledelse?
 Ledelse er en række handlinger, som udøves af dig som leder eller koordinator.
Du skal sikre dig, at medarbejderens aktuelle handlinger sikrer fremdrift mod bevidste mål.
 Ledelse har til formål at få andre mennesker til at gøre noget.
Dette betyder, at du som mellemleder skal bevidstgøre dig om, hvilken type lederadfærd og
lederstil, der er mest effektiv i forhold til at påvirke andres adfærd i retning af at opnå mål og
resultater.
 Ledelse skal bidrage til, at organisationen når sine mål.
Du skal fordele arbejdsopgaver og ressourcer mellem enkeltpersoner og grupper i
organisationen og skabe de bedst mulige betingelser for løsning af opgaverne.
Forskellige generationer
ledelsesforventninger
Er automatisk
Generation X
1961-1976
"Fortæl mig
HVORDAN jeg skal
gøre"
Er høfligt
Regeringen
Kommunikation
"Kun hvis det er
nødvendigt"
"Kan være det
trænger til hjælp"
"Er der uærlighed"?
Forældrenes telefon
"Når som helst jeg
ønsker det"
"Det trænger til
hjælp"
"Der er uærlighed"
Personlig telefon
Chock Rock Idol
Forandring
Almen viden
Teknologi
Videospil
Pornografi
Elvis/Alice Cooper
Kan ikke lide
Naiv
Uvidende
Pong
I biografen
Boy George
Accepterer
Bevidst
Komfortabel
PacMan
I videobutikkerne
Løse forhold fører
til
Gonoré
Herpes
Født mellem
Instruktion
Respekt for
alderdommen
Kredit/lån
Miljøet
Baby Boomers
1946-1960
"Fortæl mig HVAD
jeg skal gøre"
Generation Why
1977-1994
"Hvorfor har jeg
brug for at vide
det"?
Er et tegn på
svaghed
"Tilbagebetaling er
et valg"
"Det er for sent nu.."
"Er der ærlighed"?
Personsøger/mobiltel
efon/e-mail
Marilyn Manson
Forlanger
Erfaren
Mester
Mortal Combat
På TV eller et "klik"
væk
AIDS
Kilde: Beverly Kaye & Sharon Jordan Jones: “Love`em or loose`em.
Forskellige generationer
ledelsesforventninger
Født mellem
Fremtiden
Fjernsyn
Velstand
Baby Boomers
1946-1960
"Den er vores!"
"Brady Bunch"
"Jeg vil fortjene det"
Helte/Rollemodell
er
Børn slår børn
ihjel
For sjov
Ansættelse
Mænd med karakter
Loyalitet
"Til enden"
Forældre
"Forsøg at stille dem
tilpas"
"sker altid fyldest"
Retfærdighed
Utænkeligt
Drive-In's
"Heldigt at finde"
Generation X
1961-1976
"Stinker!"
"Family Ties"
"Jeg vil ikke have
det"
Mænd og kvinder
med karakter
Muligt
Generation Why
1977-1994
"Sker ikke"
Jerry Springer
"Giv mig det, eller
jeg tager det!"
"Hvad er karakter"?
Drive Thru's
"Kun hvis jeg er
nødt til det"
"Et stykke tid"
Drive By's
"Kan vælge og
vrage"
"Til jeg får et bedre
tilbud"
"Er ikke i nærheden"
"Forsøg at finde sig i
dem"
"sker som regel
fyldest"
Sker igen og igen
"kan købes"
Forskellige generationer
ledelsesforventninger
Født mellem
Generationsidentitet
Forhold til
virksomheden
Ansættelsesperiod
e
Forhold til
teknologi
Individuel succes
Familiebaggrund
Autoriteter
Baby Boomers
1946-1960
Velstand og vækst fremtidsoptimisme
store årgange
Korea og Vietnamkrigen
Fællesskab
Generation X
1961-1976
Økonomisk
stagnation og
pessimisme
Arbejdsløshed
Kold krig
Ironi
Generation Why
1977-1994
Velstand og vækst –
fremtidsoptimisme
Små årgange
Golfkrigen
Egocentriske
Monogame
Serielt monogame
+ 10 år
+ 5 år
Projektansættelser
distancearbejde m.v
+ 2 år
Skeptiske brugere
Glade brugere
Naturlige brugere
Materiel velstand
Kernefamilie
Oprør mod
autoriteter
Det hele menneske
Skilsmisse
Passiv accept af
autoriteter
Personlig udvikling
Projektbarn
Ligeglad med
autoriteter
Født mellem
Hvilken rollemodel har
de haft som leder?
Ønsker instruerende –
trænende – støttende
– coachende ledelse
Hvilken holdning har
de til samarbejde
Motivationsfaktorer
Hvordan bliver de
motveret?
Værdier omkring
arbejde
Holdning til
vidensdeling
Hvad er deres
Feed-back behov
Hvad ønsker de som
belønning for
veludført job?
Hvilke holdning har de
til forandringer?
Baby Boomers
1946-1960
Generation X
1961-1976
Generation Why
1977-1994
Motivation og produktivitet
Sammenligning af
produktiviteten hos højt
motiverede medarbejdere vs.
gennemsnitligt motiverede
medarbejdere.
Highly Motivated
% More Productive than
Averagely Motivated
150%
127%
100%
85%
52%
50%
0%
Low
Source: Seven Pillars of Visionary Leadership
--- Cox and Rock
Medium
Job Complexity
High
CDP Corporate Development Process alias
DMA Det Motiverende Arbejdsmiljø
- Måler graden af motivation
- Synliggør og konkluderer hovedårsagerne
- Analyser effekten af motivation
- Giver beslutningsgrundlag for
udviklingsområder
HR
Management
Konflikt
håndtering
Motiverende kultur
Klare Mål
Tillid
Samarbejde
Vision
Bidrag
Engagement
Stolthed
Udholdenhed
anerkendelse
Ejerskab
Værdisætter
forskelligheder
Respekt
Kreativitet
Støtte
Sociale
interaktioner
Motivation, arbejdsmiljø og kultur
”Virksomheden kan kun vokse, hvis menneskene i
De 10 væsentligste
faktorer
virksomheden
er motiveret
til, atfor
denmotivation
kan vokse”*
Velfærd
Klare mål
Træning
Støtte
Resultater
Ejerskab
Respekt
Anerkendelse
Tillid
Engagement
* Kilde: Professor Petri Schutte (2)
The Corporate Development Proces (CDP)
Forventningsafstem med dine medarbejdere
En vigtig del af ledelse er at lede medarbejdernes/kollegaernes daglige handlinger og sikre, at det går fremad
mod de aftalte mål. Som leder skal du derfor være i stand til at forventningsafstemme med dine
medarbejdere/kollegaer. Fortæl, hvad dine forventninger er. På den måde sikrer du, at I får en fælles
forståelse for indhold, kvalitet og deadline, samt at alle ved, hvor meget tid der skal bruges på opgaven.
Noget af det, der kan virke mest motiverende for et menneskets arbejdsindsats, er at vide, hvordan man er
med til at skabe resultater.
Når medarbejderne forstår din taktik, kan de lettere tage ansvar og føle ejerskab. Når de forstår, hvad der
forventes af dem, og hvilke rammer de skal arbejde ud fra, kan de også bedre selv være med til at planlægge
og tage ansvar for, hvordan de udfører opgaven.
Bidrag
Fortæl mig hvad du forventer af mig.
Giv mig mulighed for at udføre det.
Fortæl mig undervejs, hvordan det går.
Hjælp mig, når og hvor det er nødvendigt.
Bedøm og beløn min indsats og opfyldelse af mål retfærdigt.
Motivationsmåling / 1
• Får du tilfredsstillet dit behov for socialt samvær?
• Anerkendelse?
• Selvrealisering?
• Oplever du mulighed for personlig og faglig vækst?
• Giver stillingen en rimelig tilfredsstillelse af grundlæggende behov (løn, sikkerhed, tryghed i
ansættelsen mv.?)
• Får du tilgodeset behovet for at præsentere noget væsentligt, have tæt social kontakt med andre
og opleve indflydelse på arbejdssituationen?
Motivationsmåling / 2
• I hvilken grad af handlefrihed oplever du at du har i jobbet?
• Oplever du dig retfærdigt behandlet?
• Hvordan er stressbetingelserne? Er der for lidt spænding og udfordring eller er der så store
belastninger, at du føler dig stresset?
• Hvordan er dine muligheder for at bevare lysten til at forandre? Har du siddet i jobbet for
længe? Er der behov for nye udfordringer?
Motivationsmåling / 3
• I hvilken grad indfries dine forventninger til jobbet?
• Bliver du stillet goder eller udviklings-muligheder i udsigt, som ikke bliver indfriet?
• Bliver der givet feed-back nok til dig?
Mit bidrag er og derfor er jeg værd at have ansat!
Mit bidrag øvelsen er et værktøj , der hjælper dig til at konkretisere, hvad der er vigtigt for dig i forhold til dit bidrag til
din virksomhed. Samtidig skal værktøjet være med til at bevidstgøre andre om dit bidrag til virksomheden.
Forestil dig, at du har inviteret alle dine kollegaer til din gennemgang af dit bidrag til virksomheden.
Hvad skal der til, for at du kan sige: “Jeg ved præcist, hvad jeg bidrager med”?
Spørgsmål til inspiration:
•
•
•
•
Hvor er du i værdikæden?
Hvad vil du gerne bidrage med?
Hvad kendetegner en succesfuld dag for dig?
Hvilke resultater skal du nå for at virksomheden får succes?
Gør forskel på dine medarbejdere
Som leder skal du være bevidsthed om, hvilken lederadfærd og lederstil, der er mest
motiverende og effektiv i din organisation. Din adfærd og tilgang til tingene påvirker
nemlig dine medarbejderes adfærd og deres vej til at opnå mål og skabe resultater. Du
skal kende dine medarbejdere, så du ved, hvad der motiverer lige nøjagtigt ham eller
hende. Hanne skal måske udfordres, mens Søren skal roses i sit daglige arbejde.
Generelt er tillid, respekt og engagement elementer, der virker motivende for de fleste,
ligesom ligeværd og anerkendelse i dagligdagen også er vigtig. Men mennesker er
forskellige og motiveres forskelligt, og derfor skal du som leder også behandle dem
forskelligt
Vigtige fokus områder.
Definér hvilke mål der skal vil arbejdes med!
Prioritere mål og aktiviteter i forhold til hinanden!
Anvende effektive systemer/metoder.
Find og fang dine tidsrøvere.
Vurderer løbende medarbejderens aktiviteter og at mål effektiviteten.
Den effektive og bevidste leder/kollega




Resultatorienterede
Tidsbevidste
Selektive
Målbevidste
Hvordan gør du?
Planlægning
Hvad gør du?
Organisering
Hvad gør du?
Delegering
Hvad gør du?
Vigtige fokusområder
Problemløsning
Identificere vigtige problemer, analysere og definere dem, finde årsager og løsninger, træffe beslutninger og sørge for at iværksætte løsninger.
Klargøring
Anvise arbejdsopgaver, give vejledning i, hvordan arbejdet skal udføres, formidle en klar forståelse af målsætninger, ansvarsfordeling, prioriteringer,
tidsfrister og forventede resultater.
Information
Formidle relevante oplysninger om beslutninger, planer og aktiviteter til dem, der har behov for oplysningerne til at udføre deres arbejdsopgave.
Overvågning
Holde øje med fremdriften i arbejdet, kontrollere kvalitet og vurdere effektivitet.
Motivation
Stimulere til arbejdsglæde og engagement i arbejdsopgaverne.
Anerkendelse.
Give ros og anerkendelse for godt arbejde og særlige indsatser.
Støtte.
Være venlig, hensynsfuld, tålmodig og hjælpsom. Vise sympati og støtte, når medarbejdere har det vanskeligt.
Vil du vide mere?
Om AnotherStep: www.anotherstep.dk
Om enneagrammet: http://www.ps4.dk/ydelser/ledelse-og-medarbejderudvikling/uddannelser/enneagram/
Om PS4 A/S: www.ps4.dk