Transcript 办公室实务第一章

办公室实务第一章
本章重点：
1． 办公室的职能；
2． 办公室实务的含义；
3． 主要办公器械的使用；
4． 办公用品的准备；
5． 办公室和接待室的管理 。
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1、办公室的含义与职能
办公室的含义
-------广义：泛指一切办公场所。
-------狭义：某一类职业人员或
某一级职员办公场所。
-------特指：党政企事业单位
-------专指：某种专门的独立的工作机构。
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办公室的职能与特征
政务（业务）服务
办公室的职能
事务管理
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办公室的职能与特征
服务性
办 分散性
公
室 专业性
的
事 主动性
务 繁杂性
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为上司、组织、公众服务。
工作分散、人员分散。
一是特定能力、
二是通用能力。
有安排事务的主动权和余地。
涉及各方面，有形的无形的。
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2、办公室实务的范围和内容
⑴我国秘书工作；
⑵国际秘书工作；
⑶我国外资企业、合资企业办公室实务。
同学们从P3－5
找出它们的共同点和不同
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3、办公室环境的布置和管理
环
境
布
置
目
的
创造舒适而又工作效率高的环境
给上司和其他工作人员一个
能激发创意的好环境。
塑造组织形象 展示组织。
建立挡驾制度
保证上司有效地工作。
有利于保密工作
接待与工作间的一道屏障。
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3、办公室环境的布置和管理
环
境
布
置
内
容
8－10
办公室的配置
照明
一般采用自然光，
还有电脑控制灯光。
色彩搭配 基调统一，反差小。
隔音
控制好办公器械发出的噪音。
空气调节 风不能直吹人体，
用温度计调控室内温度。
盆景、掛画 净化空气、消除疲劳、
调节情绪。
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11－13
3、办公室环境的布置和管理
办公室的整理
⑴上司办公室和接待室的整理 P11
⑵清理和清扫的方法 P11
⑶文员办公室的布置
力求简单实用、整洁高效的原则。
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办公室的配置——办公室的家具布置和空间设计。
考虑因素：沟通、保密、心理、情绪、休息等。
办公室类型：小办公室
15－20平方米，独立性好
但浪费空间联系不便；
大办公室 100－200平方米，方便联系
节省空间但易受干扰；
公寓式办公室 三五人的办事处，
分内外间。
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4、办公器械的使用
使用传真机的注意事项：
考虑到要占用对方时间，使用成本，保密性，
表达情感的不适宜用传真机。
自学各种办公器械的使用。P14-18.
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A
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D
6、办公室和接待室的管理 P21
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传真机最好用来传送以下哪种邮件? （ A ）
A．一般的图纸
C．很长的文件
B．机密文件
D．感谢信
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A
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5、办公用品的准备
1）种类 P19
2）订购和储备办公用品
为上司配置办公用品：
要考虑效率性和舒适性，
还要了解上司的工作内容、
爱好、年龄和个性。
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5、办公用品的准备
•以下哪些不是文员在准备办公用品时
的职责（ B ）
A．订购
C．分配
B．制造
D．储备
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B
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6、办公室和接待室的管理 P21
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7、办公室零用现金管理
⑴建立零星收支基金
从财务处领取一定数额的现金以作备用金；
⑵用零用现金付账 记好流水账
⑶补充基金
⑷文员处理好基金 不得借出，不能擅作主张。
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