Transcript Point d`avancement - Plateforme régionale des achats hospitaliers

Appui au calcul des gains
PAA
18 avril 2014
Pourquoi une telle approche ?
Au niveau national
• Des objectifs fixés pour chacune des régions.
• Objectifs 2014 pour la Basse-Normandie: 3,6M€ pour les ES hors
mutualisation (4,1M€ pour la mutualisation).
• Une très forte sollicitation de la DGOS à la remontée de ces données pour
valoriser la fonction Achat.
Au niveau régional
• Des remontées chiffrées des PAA non fiabilisées.
• Un questionnement des établissements sur le mode de calcul.
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Un chantier prioritaire pour les organisations…
 La mesure de la performance régionale ne peut se dispenser des gains générés
par les établissements.
 Montant estimés des dépenses d’exploitation régionales: 470M€ pour 30 ESP
 34% dépensés par le CHU
 30% dépensés par les 5 plus gros ESP (hors CHU)
 Le calcul des gains permets:
 La valorisation du travail des équipes Achats.
 La reconnaissance de la fonction Achat dans les établissements, par l’ARS et
à un niveau national.
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Les objectifs de cette démarche:
 Déployer collégialement une méthodologie:
 Harmonisée pour l’ensemble des PAA.
 Consensuelle
 Solide
 Lever les points de blocage:
 Charge de travail supplémentaire.
 Gains sur Achat versus économies budgétaires.
 Mobiliser autour des enjeux de cette démarche:
 Participation de l’ensemble des acteurs hospitaliers à cette dynamique.
 Identification des pistes de progression.
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Proposition de conduite de ce chantier
 Proposition d’une méthodologie de départ simple.
 Diffusion de ce guide aux établissements.
 Guide pouvant être complété au fil de l’eau par des exemples concrets que
vous pouvez rencontrer et qui ne rentrent pas dans ce cadre général.
 Méthodologie similaire en cours d’élaboration pour le calcul des gains liés à
l’adhésion aux groupements régionaux.
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Qu’est-ce qu’un gain achat ?
 Les gains achats mesurent la performance de l’acheteur.
 Les gains achats mesurent ce qui a été fait différemment et mieux que la fois
précédente.
 Sur l’ensemble des dépenses d’investissements et d’exploitation d’un
établissement.
A quel moment calculer les gains sur achats ?
Identifier les
opportunités
Objectifs:
Conduire le
projet achat
Suivre la
bonne
exécution
Objectifs de gains
Gains réalisés
Gains budgétaires
Prioriser
Mobiliser
Reporting
Contrôle
Contrôle à
postériori
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Pourquoi mesurer les gains générés par les actions Achats ?
 Valoriser la fonction Achat et dégager des marges de manœuvre financières.
 Mobiliser les acteurs hospitaliers autour de cet enjeux en donnant de la visibilité sur les
gains générés.
 Donner du crédit à vos actions de changement.
 Susciter de nouvelle marge de progression en communicant largement sur vos résultats.
 Manager la performance Achats de vos établissements en identifiant des pistes de
progression.
Partageons-nous cette ambition ?
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Objectifs opérationnels proposés:
 Présenter un PAA 2014 chiffré avec remontées bi annuelles.
 Juin 2014: Point d’étape.
 Janvier 2015: Atterrissage 2014 et perspectives 2015.
 Communiquer sur la démarche et sur les résultats:
 En interne
 Régionalement (ARS)
 Nationalement (Dans le cadre de la remontée des gains demandée par la DGOS)
 Allons vers un schéma simple et tentons d’éviter:
 Une « usine à gaz »
 Une saturation de votre dynamisme dans la conduite de ce chantier Achat
 Une démultiplication des méthodes
Partageons-nous cette ambition ?
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Définition d’une méthodologie commune.
Référentiel temps:
Base 12 mois
(Pouvant être ventilée au prorata temporis sur deux années d’exercice en fonction de la mise en œuvre opérationnelle des projets.
Ex: Projet lancé en juin 2013: Au prorata de la dépense indiquer 7 mois en 2013 et 5 mois en 2014).
Cas identifiables:
Achats récurrents
1
Achats
ponctuels
2
Action de
progrès
3
La méthodologie du montant des gains Achat liés à la mutualisation sont détaillés
dans un autre support nommé « Appui au calcul des gains – Groupement
d’Achats ».
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Définition d’une méthodologie commune.
1
Achats récurrents
Gain = (Prix historique – Prix nouveau) * Volume n-1
 Gains sur achat liés à:
 La baisse de prix due à la concurrence (travail en amont sur l’allotissement).
 La négociation après réception des offres.
Ex1: Offre 1 = 50€; Offre 2 = 55€ et Offre 3 = 60€ Après négo: Offre 1 = 40€.
Gains = 10€
Ex2: Après un an de marché, demande du fournisseur de révision des prix: + 3%.
Après négo avec le fournisseur: Augmentation des prix de : + 2%
Gains = 1% à rapporter à la dépense concernée.
 La négociation sur la gratuité.
Ex: Après négociation gratuité d’un service. Maintenance par ex.
Gain = Estimer le coût du prix de la maintenance (demande fournisseur, ancien marché…)
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Définition d’une méthodologie commune.
2
Achats ponctuels
Gain = (Prix de référence – Nouveau prix) * Volume
n-1
Prix de référence:
Px moyen de 3 Etbs
OU
Px UGAP
OU
Px d’un Etbs ciblé
Ou
Moyenne/médiane offres reçues
(écarter les offres trop dispersées)
NB: Ne pas prendre comme prix de référence les prix catalogues que les fournisseurs n’appliquent jamais.
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Définition d’une méthodologie commune.
3
Action de
progrès
Gain = Situation
de référence –
Situation
améliorée*
*Important: La situation améliorée prend en compte les investissements nécessaires. (Travail en coût complet).
Dans ce cas:
- Quantifier les gains totaux sur la durée de vie des produits/ durée de l’amortissement.
- Soustraire des gains les investissements nécessaires.
- Rapporter le gain total à 12 mois et l’intégrer dans le PAA au cours duquel le projet est mis en place.
Ex: Changement franges coton pour microfibres.
Intérêt de mettre en place des
fiches projets avec le détail des
calculs.
Gains en poids de linge traité. (-4 T linge à partir de 2013 à 4000€ T)
Investissement de microfibres. (Achat pour 12K€ en janvier 2013 - Durée de vie 3 ans).
Gains = (4*4000)-(12000/3)=12 000 € gains sur Achat.
Soit gains sur Achat lié à cette action de progrès à inscrire sur le PAA 2013 = 12 000€.
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Définition d’une méthodologie commune.
Ex: Standardisation:
Transfert de plusieurs lots/produits en n-1 en un lot/produit unique en n.
2013: 1000 x Pdt A à 100€
500 x Pdt B à 120€
2014: 1500 x Pdt A à 98€
GAIN = ((1000*100)+(500*120))-(1500*98)= 13 000€
Ex: Substitution:
Pour un même besoin, choix différent entre n et n-1 pouvant influer sur les
qtés.
Ex1:
2013: 1000 x Pdt A à 100€
2014: 800 x Pdt B à 110€
GAIN = (1000x100)-(800x110) = 12 000€
Ex2:
Mise en place de LED pour éclairer les parties communes.
(Baisse des conso d’électricité de 5%)
GAIN = (PU Elect ( Vol n-1 – Vol n)) – (coût Led – coût ampoules))
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Définition d’une méthodologie commune.
Ex: Baisse des volumes:
Pour un même besoin, baisse des volumes entre n-1 et n liée à l’action de
l’acheteur. Ex: Réajustement des besoins, Mise en place d’action de formation
influant sur la baisse des consommations.
2013: 1000 x Pdt A à 100€
2014: 800 x Pdt A à 100€
GAIN = (1000-800)*100 = 20 000€
Ex: Passage au forfait à la séance de dialyse:
2013: Achat de consommables + amortissement/location de machine +
maintenance = Dépense A
2014: Forfait à la séance: 30€ la séance. 100 séances en 2014.
GAIN = (30*100) – dépense A
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