Transcript Toma de decisiones gerenciales

TEMA Nº 6
PLAN DE LIBROS
PLAN DE
FORMULARIOS
Prof. Lenin Valeri – Prof. María Silguero
Mérida, 2010
CONTENIDO
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
PLAN DE LIBROS

Los Sistema de Contabilidad, por muy
pequeños que sean debe contar con
un sistema de registros los cuales van
a
permitir
el
adecuado
almacenamiento
de
información
organizada de una forma organizada,
completa, oportuna y exacta. Este
plan, como cualquier otro, siempre
debe estar regido por las leyes
vigentes que regulan la contabilidad
en los diferentes países.
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
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

OBJETO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

BASAMENTO LEGAL (VENEZOLANO)

Código de comercio

Código orgánico tributario

Ley de impuesto sobre la renta

Leyes especiales
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LIBROS QUE SE DISEÑAN EN UN SISTEMA DE
CONTABILIDAD GENERAL
* Nuevas exigencias
Libros Obligatorios
ARTÍCULO DEL
CÓDIGO DE
COMERCIO
LIBROS
Diario
Mayor
Inventario
Artículo 32
Actas de la
asamblea
Actas de la
junta de
administradores
Socios
Artículo 328
Actas de
asamblea
Actas de la
junta directiva
Accionistas
Artículo 260
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Libros auxiliares
LIBROS
ARTÍCULO DEL CÓDIGO
DE COMERCIO
De ventas
De compras
De caja
De nómina
Artículo 32
De Efectos por cobrar
De efectos por pagar
De gastos de administración y
ventas
De cuentas por cobrar y pagar
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NORMAS QUE
LEGISLAN
LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD EN
VENEZUELA
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CÓDIGO DE COMERCIO
Nº DE ARTÍCULO
NORMA
Artículo 32
Artículo 33
Libros de contabilidad
Habilitación de libros
Artículo 36
Artículo 37
Prohibiciones en los libros
Asientos de corrección
Artículo 38 y 39
Artículo 40 y 41
Valor probatorio de libros
Prohibición de revisión
Artículo 42
Artículo 43
Exhibición parcial de los libros
Negativa a exhibir los libros
Artículo 44
Conservación de libros
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CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO
Nº DE ARTÍCULO
NORMA
Artículo 94
Doble contabilidad
Artículo 106
Multa
Artículo 112
Intervención de los libros
Artículo 126
Obligación de llevar libros
Artículo 112 Y 169
Exhibición obligatoria de los
libros
Incautación de libros
Artículo 112
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LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Nº DE ARTÍCULO
Artículo 82
NORMA
Contabilidad obligada
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR
AGREGADO
Nº DE ARTÍCULO
Artículo 82
NORMA
Contabilidad obligada
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1
3
Libro Diario
2
4
5
6
RIF de la empresa
4.a
NIT de la empresa
4.b
Fecha
4.c
a. Nº b. asiento c.
explicación
Débitos
Créditos
Van
Total Débitos
Total Créditos
7
8
9
Prof. Lenin C. Valeri R.
Prof. María A. Silguero M
1
4
3
5
Libro Mayor
2
6
7
8
1
2
3
4
5
6
7
8
RIF de la
empresa
NIT de la
empresa
Nombre de la Cta
Fecha de
Transacc.
Descripción
Débitos
Créditos
Saldo
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Habilitación
de los Libros
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El número y clases de libros
a diseñar depende de:





LA NATURALEZA DEL NEGOCIO.
EL VOLUMEN DE LAS
TRANSACCIONES.
EL TIPO DE OPERACIONES.
LA INFORMACIÓN QUE SE
DESEA OBTENER.
EL MÉTODO DE
CONTABILIZACIÓN.
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LIBROS QUE SE DISEÑAN
NORMALMENTE EN UN SISTEMA DE
CONTABILIDAD
LIBROS PRINCIPALES
LIBROS AUXILIARES
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LIBROS PRINCIPALES
ART.
32
DEL
COMERCIO
CÓDIGO
DE 1. DIARIO GENERAL.
2. LIBRO MAYOR.
3. LIBRO DE INVENTARIO.
PARA
LAS
SOCIEDADES
DE 1. LIBRO
DE
ACTAS
DE
RESPONSABILIDAD LIMITADA
ASAMBLEA.
SEGÚN ART. 328 DEL CÓDIGO 2. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA
DE COMERCIO
DE ADMINISTRADORES.
3. LIBRO DE SOCIOS.
PARA
LAS
SOCIEDADES 1. LIBRO
DE
ACTAS
DE
ANÓNIMAS SEGÚN ART. 260
ASAMBLEA.
2. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA
DEL CÓDIGO DE COMERCIO
DIRECTIVA.
3. LIBRO DE ACCIONISTAS.
4. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA
DE ADMINISTRADORES.
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LIBROS AUXILIARES
DE VENTAS.

DE COMPRAS.

DE CAJA.

DE NÓMINA.
DE EFECTOS POR COBRAR Y POR

PAGAR.
DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Y DE VENTAS.
DE CUENTAS POR PAGAR Y POR

COBRAR.




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NORMAS QUE LEGISLAN LOS
LIBROS DE CONTABILIDAD


CÓDIGO DE COMERCIO
CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO

LEY DE ISLR.
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Logotipo de la
empresa
Página
Nombre
Capítulo
Manual de sistema de contabilidad general
Materia : plan de libros
FECHA
Asuntos: Libro diario
DESCRIPCION
REF.
DEBE
HABER
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(1)
(2)
Elaborado por:
(3)
Revisado por:
Autorizado Por:
Vigente desde:
Sustituye a:
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Logotipo de la
empresa
Página
Nombre
Capítulo
Manual de sistema de contabilidad general
Materia : plan de libro
Asuntos: libro mayor
Cuenta ______(1)
FECHA
DESCRIPCION
REF
DEBE
HABER
SALD
O
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(2)
(3)
(4)
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado Por:
Vigente desde:
Sustituye a:
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Logotipo de la
empresa
Nombre
Página
Capítulo
Manual de sistema de contabilidad general
Materia : plan de libros
Asuntos: libro auxiliar de egreso
COMPRAS:
AÑO:
Día
Proveedor
No de factura
RIF
Saldo
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado Por:
Vigente desde:
Sustituye a:
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A
LOS REGISTROS COMPUTARIZADOS

El reporte que arroje el sistema
computarizado
denominado
Diario
general Computarizado se convertirá
en un libro resumen y a la par deberá
llevarse en forma manual el Libro
Diario.

El Libro Mayor encuadernado, puede
ser sustituido por los reportes que
genera el sistema, los cuales se pueden
empastar y foliar, pero siempre es
recomendable, al igual que en el caso
anterior, llevar en forma manual dicho
libro.
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A
LOS REGISTROS COMPUTARIZADOS


El Libro de Inventarios y
Balances, se trata de acuerdo al
Código de Comercio.
Los Libros Auxiliares, se podrán
llevar tantos libros como se
consideren convenientes de
acuerdo a las características de
la empresa y su razón social.
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A
LOS REGISTROS COMPUTARIZADOS
La conservación de los reportes
computarizados, al igual que los
documentos
probatorios
como
comprobantes
de
las
operaciones
realizadas deberán ceñirse a las normas
establecidas en el Código de Comercio.
En toda clase de libros, el rayado y uso
de los mismos estará determinado por el
MÉTODO de registro o contabilización:





MANUAL
MECANIZADO O
COMPUTARIZADO
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PLAN DE FORMAS
O
FORMULARIOS
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
Son los registros inmediatos de los
detalles de cada transacción sirviendo de
documento probatorio o soporte contable.

Las formas contables y administrativas
destacan como un medio físico de
transmisión de datos y al mismo tiempo
constituyen una herramienta esencial para
producir:



Una acción coordinada.
La memoria de dicha acción.
El reporte del resultado obtenido.
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OBJETIVOS DE LOS
FORMULARIOS O FORMAS




Servir de documentos probatorios o
de soporte de las operaciones
realizadas.
Registrar la información de las
operaciones
y
demás
hechos
contables en su fase inicial para su
posterior registro en los libros.
Estandarizar el registro inicial de las
operaciones
y
demás
hechos
contables.
Permitir la rotación del personal sin
causar interrupciones al sistema.
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ZONAS O CAMPOS DE
DATOS DE UN FORMULARIO
IDENTIFICACIÓN:


Membrete de la organización, título y
del formulario, RIF, NIT.
número
INSTRUCCIONES:



Como llenar el formulario.
Como distribuir las copias, una vez lleno el
formulario.
INTRODUCCIÓN:



Consiste en los datos que preparan la acción o el
acto que tendrá lugar.
Señalan la persona a quien se dirige, cuando y
donde tendrá lugar la acción, entre otros.
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ZONAS O CAMPOS DE
DATOS DE UN FORMULARIO


EL CUERPO.
LA CONCLUSIÓN:



Comprende las firmas, las aprobaciones
y otros datos finales que tienen por
objetos dar validez al material del
cuerpo.
LUGAR Y FECHA.
CONTROL DE CONTABILIZACIÓN:

Operaciones que generan asientos
contables.
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CONTENIDO DE UN COMPROBANTE DE
INGRESO
Identificación de la empresa.
Identificación del comprobante.
Nombre de quien la empresa le cobra.
Cantidad en letras y números del monto recibido.
Motivo del ingreso.
Condiciones de pago
Conformidad de la empresa
Fecha del ingreso.
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MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD
GENERAL
Plan de Formas
Comprobante de
Ingreso
Asunto: Efectivo
PAMOR. CA
COMPROBANTE DE INGRESO
Av. Universidad
Nº_________
Rif. 013050-J NIT. 000654321
Hemos recibido de_____________ la cantidad de_________
por concepto de_________.
Forma de pago
E.
Ch.
Recibí conforme__________________.
C.I__________________.
Fecha ____/___/___/
Tarj.
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Capítulo VIII
Plan de Formas
Factura De Venta
La factura de venta es un documento que le va a permitir a los
gerentes o administradores tener un control sobre las ventas de la empresa
además de cumplir con los deberes formales exigidos por el SENIAT al
proceder a su llenado de manera correcta tal y como se describe en al
lamina anterior.
Por cada venta realizada se deberá otorgar la respectiva factura al
cliente dándole la parte original y la copia quedará y le servirá a la empresa
como comprobante de venta.
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
Formato De Factura
FACTURA / CONTROL
Nª 000001
MERICUEROS C.A.
LUGAR
DIA
MES
1
RIF: J-09023350-4 / NIT: 0080187230
Dirección: Calle 26 entre Av. 2 y 3 C.C.. Viaducto Local
Nº 3, Municipio Libertador, Mérida, Edo. Mérida. Telf:
0416-1150124
2
3
4
AÑO
5
Nombre
o
Razón
Social:
____________________________________________________________________________________________________
6
Dirección
Fiscal:
7
9
8
________________________________________________________________
Forma
de Pago: Efectivo
Cheque
______________________________
Código
Descripción
Visa
Master Card
Cantidad
RIF
Nº
__________________________________
_____________________________________
10
NIT
11
DESPACHADO POR
Nº
12
18
Precio Unitario
19
CONDICIONES DE VENTA
Legal:
Total Bs.
_______________________________
13
Total Gravable
I.V.A._______%
Total Factura
RECIBI CONFORME
Rep.
Telf:
14
15
16
17
1.Una vez que el cliente reciba la mercancía, serán por su propia
cuenta y riesgo todas las incidencias sobre las mismas.
2.Si su cheque es devuelto
administrativos de cobranza.
cobraremos
5%
por
gastos
ESTE DOCUMENTO VA SIN ENMIENDA NI TACHADURA
3.Exija su factura original al momento de cancelar.
4.Se elije como domicilio especial
efectos legales de esta factura.
la ciudad de Mérida para
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
Explicación De Llenado De La Factura
1. Se deberá colocar el nombre de la ciudad donde se emitió la factura.
2. Fecha de emisión de Factura, especificando el día, mes y año.
3. En caso de ser persona natural nombre y apellido, si es persona jurídica
el nombre de la empresa, especificando su forma legal; es decir si es S.R.L.,
C.A., S.A. o Firma Personal.
4. Dirección o domicilio fiscal de la persona o empresa en cuestión.
5. Nombre del representante legal de la empresa, si es el caso.
6. Registro de Información Fiscal de la persona o empresa.
7. Número de Información Tributaria de las personas jurídicas.
8. Numero de teléfono.
9. Se debe especificar si la cancelación por parte del cliente se hará en
efectivo, mediante cheque o pago con tarjeta; para lo cual deberá colocar una
“X” en el cuadro respectivo.
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
Explicación De Llenado De La Factura
10. Código de la mercancía objeto de venta.
11. Descripción o nombre de la mercancía objeto de venta.
12. Cantidad de mercancía vendida en unidades.
13. Precio Unitario de la Mercancía.
14. Precio total antes de la deducción del I.V.A.
15. Total Gravable antes de la deducción del I.V.A.
16. Aplicación del porcentaje del I.V.A. vigente para el momento.
17. Total a pagar
18. Firma del Despachador de la mercancía
19. Firma de la persona de la persona que recibe la mercancía comprada.
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
Orden De Pedido
1. La empresa MERICUEROS C.A. realizará sus pedidos a través de una orden
de pedido de la distribuidora principal . Dicha orden se enviará por fax la
cual contendrá lugar y fecha, código de las mercancías, descripción y
cantidad a solicitar.
2. Una vez que la distribuidora haya recibido la orden de pedido y lo envíe, la
orden de pedido vendrá junto con la factura, para de esta manera verificar si
lo que se pidió llegó a su destino.
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
FORMATO ORDEN DE PEDIDO
ORDEN DE
PEDIDO
ORDEN DE PEDIDO
Nº 001500
LUGAR
DISTRIBUIDORA NEW YORK C.A.
1
RIF: J-30575757-7 / NIT: 0090164309
Dirección: 2da Avenida San José, Pasaje 11, Edificio
Chipre, Piso 1, Local Nº 1-3, Maracay, Edo. Aragua.
Telf: 0416-2749950
4
DIA
3
Nombre
o
Razón
____________________________________________________________________________________________________
MES
2
AÑO
Social:
Dirección Fiscal: ________________________________________________________________
Código
5
Descripción del Producto
6
Cantidad
7
Precio Unitario
Total Bs.
TOTAL BS.
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
Explicación De Llenado De La Orden De Pedido
1.Para el llenado de la orden de pedido que MERICUEROS C.A, enviará a la
distribuidora principal , la persona deberá colocar en el espacio signado con el
número 1 el lugar y en los cuadros que tienen el número 2 la fecha.
2. En el cuadro signado con el número 3 el nombre o en este caso
MERICUIEROS C.A, en el número 4 la dirección fiscal, el código de la
mercancía a pedir en el número 5, en el número 6 la descripción de la
mercancía y en el 7 la cantidad a pedir. Finalmente deberá enviar el pedido por
fax.
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
Recibo de Egreso
Principalmente es usado para registrar la cancelación de
sueldos y salarios a los empleados de manera que el recibo
original le queda a la empresa como constancia de que el
empleado ha recibido el pago, en tanto que la copia quedará en
manos del empleado.
También los recibos de egresos sirven para justificar otro
tipo de gastos que la empresa en su momento requiera.
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
FORMATO DE RECIBO DE EGRESO
Recibo de Egreso Nº 00010
LUGAR
MERICUEROS
RIF: J-09023350-4 / NIT: 0080187230 C.A.
1
Dirección: Calle 26 entre Av. 2 y 3 C.C.. Viaducto Local
Nº 3, Municipio Libertador, Mérida, Edo. Mérida. Telf:
0416-1150124
5
DIA
MES
AÑO
2
3
Por Bs.
4
Hemos
pagado
a:
__________________________________________________________________________
_
6
9
8
7
10
La
cantidad
de:
_________________________________________________________________, Bolívares
11
12
Por
concepto
de:
__________________________________________________________________________
______________________
__ C.I.
_________________________________
__________________________________________________________________________
Recibí Conforme
____________________
Efectivo
__________________________
Cheque Nº ___________________
Banco
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
Capítulo VIII
Plan de Formas
Explicación de Llenado de Recibo de Egreso
1.Nombre de la ciudad
2.Fecha
3.Cantidad de Bolívares en número
4.Nombre de la persona a quién va dirigido el pago
5.Cantidad de Bolívares escrita
6.Motivo por el cuál se realiza el pago
7.Si el pago se realiza en efectivo marcar con una “X” el cuadro.
8.Si el pago se realiza con cheque marcar con una “X” el cuadro
9.El número de cheque
10.Entidad bancaria a la cuál pertenece el cheque0.
11.Número de cedula de identidad de la persona que recibe el pago
12.Firma de la persona que recibe el pago
Elaborado
Por:
Revisado
Por:
Aprobado
Por:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Vigencia :De:
Hasta
CLASIFICACIÓN DE LOS
FORMULARIOS
1.- SU PRESENTACIÓN:
1.1.- SIMPLES: están
representados por una sola
forma. No poseen formas anexas.
1.2.- COMPUESTOS: Poseen
mas de una hoja, elaborado bajo
un formato predefinido.
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
CLASIFICACIÓN DE LOS
FORMULARIOS
2.- SU UTILIDAD:
2.1.- PARA ORIGINAR UNA
ACCIÓN: Inician PROCEDIMIENTO DE
UN GRUPO DE TAREAS CON CIERTO
OBJETIVO.
2.2.- PARA REGISTRAR UNA
ACCIÓN: Guardan información que
luego puede ser requerida.
2.3.- PARA INFORMAR
RESULTADOS: Muestran cifras o
análisis de procesos.
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
CLASIFICACIÓN DE LOS
FORMULARIOS
3.- SU ELABORACIÓN:
3.1.- MANUALES.
3.2.- SEMIMECANIZADOS.
3.3.- MECANIZADOS.
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
“Si buscas resultados diferentes, no sigas
haciendo lo mismo”
Cristo Redentor
Río de Janeiro. Brasil
Albert Einstein
www.auladeeconomia.com
Gracias