Inwigilacja czy monitoring pracowników co może pracodawca?

Mariola Posiewka-Kowalska .

Prawnik Baker & McKenzie

Agenda

1

Wprowadzenie

2

Ramy prawne monitoringu

3

Metody monitoringu – narzędzia i granice ich wykorzystania

4

Klauzule tajności wynagrodzeń

5

Podsumowanie bakermckenzie.com

Wprowadzenie

Praca a prywatność

• • Koncepcja „uzasadnionego oczekiwania prywatności” w miejscu pracy Orzeczenie Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 16 grudnia 1992 r. w sprawie 1370/88 Niemietz v. Niemcy biura adwokata naruszyło jego prawo do prywatności – przeszukanie

Trudne pytania:

• Jaka powinna zawodową?

być granica wkraczania życia prywatnego w sferę • Jak bardzo pracodawca pracy, nie może kontrolować pracowników w miejscu narażając się na zarzut naruszenia ich prywatności?

bakermckenzie.com

Cele monitoringu

•

Rejestracja i kontrola czasu pracy

•

Kontrola efektywności pracowników

•

Wykrywanie przestępstw

•

Ochrona informacji (w tym zabezpieczenie przed szpiegostwem przemysłowym)

bakermckenzie.com

Ramy prawne monitoringu

Prawne ramy monitoringu pracowników

• •

Konstytucja RP.

Prawo do prywatności oraz gwarancja wolności i ochrony komunikowania się (art. 47 oraz art. 49 Konstytucji)

Prawo pracy.

pracownika (art.

Obowiązek pracodawcy poszanowania godności i innych dóbr osobistych 11 1 kodeksu pracy) • • • • •

Ustawa z dnia 29.09.1997 r. o ochronie danych osobowych

. Zasady przetwarzania danych osobowych

Prawo cywilne.

Ochrona 24 kodeksu cywilnego) dóbr osobistych, w tym prywatności i tajemnicy korespondencji (art. 23 i

Prawo karne.

Ochrona tajemnicy korespondencji (art. 267 kodeksu karnego)

Europejska Konwencja Praw

korespondencji (art. 8 Konwencji).

Człowieka.

Prawo do poszanowania

Orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka

(ETPC) życia prywatnego oraz bakermckenzie.com

Ochrona danych osobowych pracownika a monitoring

•

Dane osobowe:

wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (w tym określające jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne)

Wniosek: każdy monitoring – bezpośrednio lub pośrednio – prowadzi do przetwarzania danych osobowych.

• •

Podstawy przetwarzania danych osobowych:

zgoda osoby, której dane dotyczą niezbędność dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez pracodawcę, pod warunkiem, że przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą bakermckenzie.com

Co z tą zgodą?

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1.12.2009 r. (I OSK 249/2009)

„Brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania

dobrowolność wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 22 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika.

Uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jako okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22 Kodeksu pracy, stanowiłoby obejście tego przepisu

.

” • Zgoda jedyną podstawą monitoringu w zakresie tzw.

danych sensytywnych

(tj.

ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań i innych orzeczeń sądowych lub administracyjnych)

Wniosek: monitoring jest niedopuszczalny; prowadzący do przetwarzania danych sensytywnych konieczność niezwłocznego usunięcia takich danych, jeżeli do ich zebrania dojdzie.

bakermckenzie.com

Warunki dopuszczalnego monitoringu pracowników

Reguły wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych:

• Niezbędność podjęcia monitoringu • Prawnie usprawiedliwiony cel • Poszanowanie praw i wolności pracowników

Reguły wskazane w interpretacji Państwowej Inspekcji Pracy:

• Jasne i przejrzyste reguły monitoringu • Zgodność z prawem • Usprawiedliwiony cel • Proporcjonalność podjętych środków bakermckenzie.com

Usprawiedliwione cele i proporcjonalność środków

• • •

Pojęcie uzasadnionego celu:

względy bezpieczeństwa ochrona interesów pracodawcy (mienia, tajemnic przedsiębiorstwa) względy szkoleniowe • • względy dowodowe

Dobór środków monitoringu zgodnie z zasadą proporcjonalności

• Środki powinny w możliwie jak najmniejszym stopniu ingerować i naruszać prywatność pracowników, np.: zbieranie danych biometrycznych w celu ewidencji czasu pracy – NIE ukryty monitoring w celu wykrycia sprawcy przestępstwa - TAK bakermckenzie.com

Transparentność reguł monitoringu

• • • Reguły dotyczące środków kontroli powinny być ogólnodostępne

jasne i przejrzyste

oraz Pracownicy winni kontroli zostać

uprzednio poinformowani

o formie i zakresie Zasady monitorowania

w równym stopniu

pracowników w miejscu pracy

powinny pracowników

dyskryminacji czy nawet, w

obowiązywać wszystkich

– ryzyko szczególnych okolicznościach, mobbingu zarzutu

Formy regulacji:

− − − − regulamin pracy polityki wewnętrzne umowa o pracę układ zbiorowy pracy bakermckenzie.com

Pracodawca jako administrator danych osobowych

•

Obowiązek informacyjny

wynikający z faktu, że dane nie są zbierane bezpośrednio od pracownika (art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych), m.in. o: celu i zakresie zbierania danych oraz o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych • • • źródle danych (metody monitoringu) prawie dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz prawie do żądania zaprzestania przetwarzania danych • •

Obowiązek ochrony

danych osobowych, w tym: zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą lub zniszczeniem wyznaczenia administratora zasad ochrony bezpieczeństwa informacji nadzorującego przestrzeganie wyznaczenia osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych bakermckenzie.com

Bezpośrednia regulacja?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z dnia 10 grudnia 1998 r., dalej Rozporządzenie) Załącznik do Rozporządzenia: pkt 10 lit e): Przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a planowaniu wykonywania także przy zadań z użyciem ekranu monitora pracodawca powinien uwzględniać w szczególności następujące wymagania:

pracownika nie bez wiedzy można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy

.

Wniosek: monitoring systemu informatycznego wymaga uprzedniego poinformowania pracowników.

bakermckenzie.com

Metody monitoringu narzędzia i granice ich wykorzystania

Metody monitoringu

• • • • • • • Przeszukanie pracownika i jego rzeczy osobistych Monitoring telefoniczny Monitoring wizyjny Monitoring informatyczny Systemy rejestracji czasu pracy Badanie stanu trzeźwości pracownika Inne metody monitoringu: − moduły GPS − dane biometryczne − testy psychologiczne, narkotykowe, badanie wariografem bakermckenzie.com

Przeszukanie pracownika i jego rzeczy osobistych

• • •

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 kwietnia 1972 r. (I PR 153/72):

„

Przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 k.c.) o ile: pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia pracodawcy kontrola jest wykonywana w porozumieniu z przedstawicielstwem

załogi

kontrola jest wykonywana w społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub z zasadami współżycia społecznego.” sposób nie pozostający w sprzeczności ze swym

bakermckenzie.com

Monitoring telefoniczny

• • • • Orzeczenie ETPC z dnia 3 kwietnia 2007 r. w sprawie 62617/00 Copland v. Zjednoczone Królestwo Pracodawca będący abonentem usług telekomunikacyjnych, tym samym płacącym rachunki,

ma prawo do uzyskania wykazu połączeń wykonanych przez pracowników z telefonów służbowych

Jednakże

przetwarzanie danych dotyczących numerów

wybieranych przez konkretnych ingerencja w pracowników lub

analizowanie czasów połączeń

to sferę prywatności pracownika, która będzie dozwolona tylko przy zachowaniu zasad legalnego monitoringu Ustalenie miejsca pobytu pracownika przy pomocy służbowego telefonu to dopuszczalna forma kontroli, o ile wykorzystywana jest w czasie pracy bakermckenzie.com

Monitoring wizyjny

• • • • Co do zasady dopuszczalny, przy zachowaniu monitoringu warunków legalnego Zalecenie Państwowej Inspekcji Pracy – pracownik powinien wiedzieć, jakie miejsca są monitorowane Instalowanie kamer w miejscach, w których pracownik może zasadnie oczekiwać zachowania prywatności (np. w prywatnych gabinetach, szatniach) narusza prywatność i jest zakazane Orzeczenie ETPC w sprawie 420/07 K

ӧpke v. Niemcy

– „zasada czystych rąk” (dopuszczono monitoring ukryty w celu wykrycia sprawcy przestępstwa) bakermckenzie.com

Monitoring informatyczny I

• • Umożliwia pełny nadzór nad aktywnością pracowników Pozwala na kontrolę: − poczty elektronicznej − komunikatorów internetowych − przeglądanych stron internetowych − tworzonych lub modyfikowanych plików − wpisywanych danych − innej aktywności (na przykład przez zdalny dostęp do „pulpitu”) bakermckenzie.com

Monitoring informatyczny II

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 sierpnia 2007 r.

• •

Pracodawca może kontrolować zawartość służbowej skrzynki mailowej pracownika, czytać korespondencję służbową pracownika i udostępniać korespondencję służbową pracownika do wglądu innym pracownikom –

uprawnienie wynikające z obowiązku pracodawcy organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy

Pogląd Praw kontrowersyjny Człowieka na tle art.

8 Europejskiej Konwencji Prywatna korespondencja

pomocy pracowników, choćby wysyłana/odbierana przy komputerów służbowych

jest poza zakresem kontroli

• Rozporządzenie: bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy bakermckenzie.com

Systemy rejestracji czasu pracy

• • • • Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę System rejestracji czasu pracy powinien regulaminie pracy zostać unormowany w Różne metody np.:

systemy rejestracji podpis na liście obecności

, czasu pracy przy

elektroniczne

użyciu kart magnetycznych Monitoring czasu pracy przy

niedopuszczalny

, jako użyciu naruszający

danych biometrycznych

zasadę jest proporcjonalności (wyrok NSA z dnia 1 grudnia 2009 r. I OSK 249/09) bakermckenzie.com

Badanie alkomatem

• • • • Zgoda pracownika jest konieczna dla przeprowadzenia badania stanu jego trzeźwości przy użyciu alkomatu Badanie stanu jego trzeźwości pracownika może być przeprowadzone tylko za zgodą bądź na żądanie właściwego organu ścigania Odmowa poddania przypuszczenie się stosownemu badaniu stwarza uzasadnione spożywania przez pracownika alkoholu w czasie pracy (wyrok SN z dnia 5 listopada 1999 r. I PKN 344/99) W przypadku wątpliwości, co do stanu trzeźwości pracownika i jego odmowy poddania się badaniu alkomatem, rekomendowanym rozwiązaniem jest sporządzenie protokołu zdarzenia zawierającego opis zdarzenia, zeznania świadków oraz wezwanie Policji bakermckenzie.com

Inne metody monitoringu

•

Systemy GPS:

– umożliwiają lokalizowanie pojazdów wykorzystywanych przez pracowników – wykorzystywane przez firmy logistyczne lub spółki posiadające duże floty pojazdów •

Dane biometryczne

− umożliwiają dostęp do danych sensytywnych, np. o stanie zdrowia pracownika − ich zbieranie uznano za naruszające zasadę proporcjonalności •

Testy psychologiczne, narkotykowe, badanie wariografem

− umożliwiają dostęp do danych sensytywnych, np. o stanie zdrowia pracownika, jego nałogach, w sposób szczególny ingerują w sferę prywatności − dopuszczalność ich stosowania jest kwestionowana bakermckenzie.com

Klauzule tajności wynagrodzeń

Zakaz ujawniania wysokości wynagrodzenia

WEWNĘTRZNY ZEWNĘTRZNY

• • Nie może pracownika roszczeń płacowej z ograniczyć do tytułu prawa dochodzenia dyskryminacji Kontratyp par. 1 wynikający z art. 18(3e) kodeksu pracy (wyrok SN z dnia 26 maja 2011 r. II PK 304/10 oraz z dnia 15 lipca 2011 r.

I PK 12/11) • Dopuszczalny pracodawca ma prawo ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, w tym stosowanej przez niego polityki płacowej bakermckenzie.com

Podsumowanie

Inwigilacja, a monitoring

INWIGILACJA MONITORING

• Stała • Doraźny – stosowany gdy wymaga tego sytuacja • Tajna • Skierowana na konkretne zdarzenie lub konkretną osobę • • Jawny monitorowane poinformowane o monitoringu osoby są stosowaniu Skierowany na obserwację procesów, zjawisk, miejsc, grupy osób bakermckenzie.com

Panel dyskusyjny

Kontakt

Mariola Posiewka-Kowalska Baker & McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy sp. k.

Rondo ONZ 1 00 –124 Warszawa tel. 22 445 31 00 Baker & McKenzie International is a Swiss Verein with member law firms around the world. In accordance with the common terminology used in professional service organizations, reference to a "partner" means a person who is a partner, or equivalent, in such a law firm. Similarly, reference to an "office" means an office of any such law firm.

© 2012 Baker & McKenzie All rights reserved.

Baker & McKenzie | 31