Transcript Omówienie istotnych zagadnień w zakresie kwalifikowania

Instytucja Pośrednicząca dla Priorytetu IV PO KL
Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
1
31 lipca 2013 r.
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
z dnia 1 lipca 2013 r.
Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
z dnia 24 grudnia 2012 r.
2
31 lipca 2013 r.
Konstruowanie budżetów projektów – istotne kwestie:
Przy konstruowaniu budżetu obowiązuje zasada należytego
szacowania
kosztów,
z
uwzględnieniem
Wytycznych,
w szczególności uwzględniająca stawki rynkowe.
Na etapie negocjacji projektu wnioskodawca jest zobowiązany do
przedstawienia potwierdzenia należytego szacowania kosztów.
3
31 lipca 2013 r.
1. Zarządzanie projektem
Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na etapie wyboru
projektu, która obejmuje w szczególności:

zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w zależności od
stopnia złożoności projektu i okresu jego realizacji;

zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu
zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten
personel wykonywanych;

zasadność wydatków na promocję – koszty promocji powinny być ujęte w
zarządzaniu projektem, nie stanowią odrębnego zadania (wyjątkiem są
projekty
informacyjno-promocyjne);
wydatki
związane
z
działaniami
informacyjno - promocyjnymi powinny być adekwatne do realizowanych
działań – wydatki na gadżety promocyjne – szczególnie uzasadnione;
4
31 lipca 2013 r.
 ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne
zadanie w ramach kosztów bezpośrednich.
Limit kosztów zarządzania
projektem
Wartość projektu
30% wartości projektu
do 500 tys. włącznie
25% wartości projektu
powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie
20% wartości projektu
powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie
15% wartości projektu
powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie
10% wartości projektu
powyżej 5 mln zł
5
31 lipca 2013 r.
W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec
zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż
łącznie o 10 pkt procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu
wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia
zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera.
6
31 lipca 2013 r.
2. Wydatki w ramach cross-financingu – prawidłowe oznaczanie
 cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których
poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne
uzupełnienie działań;
 powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu oraz
powinny być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w
ramach projektu;
 zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą stanowić
odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami merytorycznymi projektu;
 analiza potencjału projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku
o dofinansowanie projektu (np. w pełni wyposażone sale dydaktyczne a
zakupy komputerów, laptopów, projektorów, ekranów, mebli w ramach crossfinancingu);
7
31 lipca 2013 r.
 zakup wartości niematerialnych i prawych np. oprogramowania nie stanowi
cross-financingu;
 dostosowanie i adaptacja budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy – crossfinancing;
 remont stanowi wydatek niekwalifikowalny;
 zakupy banerów i roll-banerów oraz tablic informacyjnych, których wartość
jednostkowa jest równa lub większa niż 350 zł stanowią wydatki w ramach
cross-financingu;
 w ramach cross-financingu powinien być uwzględniany sprzęt zakupiony
w celu przekazania uczestnikom projektu – uczestnik projektu nie może zbyć
za uzyskaniem korzyści finansowej otrzymanego sprzętu.
8
31 lipca 2013 r.
3. Personel projektu – stosunek pracy
określenie formy zatrudnienia - etat wraz z wymiarem, umowa cywilno-prawna wraz
z godzinami;
 wydatki związane z zatrudnieniem osoby zaangażowanej w więcej niż jeden
projekt są kwalifikowalne, o ile obciążenie wynikające z pracy w kilku projektach:
 nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich
zadań powierzonych tej osobie,
 łączne zaangażowanie w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie
przekracza 240 godzin miesięcznie
oraz osoba ta:
 prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów,
z wyłączeniem przypadków, gdy zadania w kilku projektach są wykonywane w
ramach jednego stosunku pracy;
 przekazuje beneficjentowi ww. ewidencję w odniesieniu do okresu realizacji zadań.
w ramach projektu beneficjenta
9
31 lipca 2013 r.
 wszystkie zadania, w których realizację zaangażowany jest dany pracownik w
projekcie lub projektach beneficjenta powinny zostać uregulowane w ramach umowy
o pracę;
 wydatki związane z wynagrodzeniem personelu muszą odpowiadać stawkom,
które
beneficjent
stosuje
w
przypadku
angażowania
personelu
do
zadań
realizowanych przez ten podmiot poza projektem. Dotyczy to także pozostałych
składników wynagrodzenia, w tym nagród i premii.;
 nie
są
kwalifikowalne
wynagrodzenia
określane
na
podstawie
stawek
wynikających z regulaminów wynagradzania utworzonych wyłącznie do angażowania
personelu do projektów unijnych.
10
31 lipca 2013 r.
 dodatki do wynagrodzeń – są kwalifikowalne, jeżeli:
 przyznane zostały zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy;
 do wysokości 40% wynagrodzenia - przekroczenie wskazanego limitu może
wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego;
 wysokość dodatku powinna być uzależniona od zakresu dodatkowych zadań
wykonywanych w projekcie;
 przy wykonywaniu zadań w kilku projektach przyznawany jest wyłącznie jeden
dodatek.
11
31 lipca 2013 r.
4. Personel projektu - stosunek cywilnoprawny
 zgodność z prawem krajowym,
 brak możliwości zawierania umów cywilnoprawnych z personelem projektu
zatrudnionym na podstawie stosunku pracy do dodatkowych zadań w
projekcie - zaangażowanie do nowych zadań = zmiana obowiązków w ramach
stosunku pracy.
Umowa cywilnoprawna z własnym pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o
pracę - dozwolone wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i po spełnieniu przesłanek
określonych w Wytycznych.
Warunki zaangażowania:
• zgodne z przepisami krajowymi tj. praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej
jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy,
• zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony,
• zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w
ramach umowy cywilnoprawnej,
• osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych w realizację zadań w ramach
umowy cywilnoprawnej.
Finansowanie w ramach umowy cywilnoprawnej zadań osoby stanowiącej
personel projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków służbowych
wynikających ze stosunku pracy stanowi podwójne finansowanie.
12
31 lipca 2013 r.
5. Precyzyjność określania wydatków – wydatki niezbędne do realizacji
projektu
określone
w
sposób
umożliwiający
KOP
ocenę
ich
kwalifikowalności.
6. Zaznaczanie faktu zlecania zadań merytorycznych – zlecone zadania
merytoryczne mają wpływ na wysokość kosztów pośrednich rozliczanych
ryczałtem.
7. Koszty wyposażenia stanowiska pracy – kwalifikowalne w pełnej
wysokości wyłącznie w przypadku zaangażowania pracownika na
podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu.
13
31 lipca 2013 r.
8. Koszty pośrednie - mogą być rozliczane na dwa sposoby:
 ryczałtem- bez konieczności dokumentowania wydatków;
 na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.
Koszty pośrednie nie mogą być rozliczane jednocześnie w oparciu o dwa ww.
sposoby.
Rozliczenie tego samego wydatku w ramach kosztów pośrednich oraz
kosztów bezpośrednich stanowi podwójne finansowanie.
Partnerowi ponadnarodowemu nie przysługują koszty pośrednie w związku
z realizacją zadań objętych projektem PO KL i finansowanych ze środków
Programu.
14
31 lipca 2013 r.
9. Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków – koszty osobowe:
 przyznane jako część wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia
u beneficjenta, przypisana do projektu w oparciu o rzetelną metodologię – udział
wydatku kwalifikowalnego w projekcie musi być uzasadniony i podlega kontroli;
 koszty zarządu w kosztach pośrednich mogą być wykazywane wyłącznie
w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w dotychczasowej
działalności, a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni żadnej
funkcji w projekcie,
 brak możliwości zawierania dodatkowych umów.
Partnerowi ponadnarodowemu nie przysługują koszty pośrednie w związku
z realizacją zadań objętych projektem PO KL i finansowanych ze środków Programu.
15
31 lipca 2013 r.
10. Projekty partnerskie
Realizacja projektów w partnerstwie z innymi podmiotami stanowi
odmienny sposób realizacji zadania niż zlecenie zadania publicznego
innym podmiotom spoza sektora finansów publicznych, jak również
zakup towarów lub usług.
Przede wszystkim należy wskazać, iż beneficjent (lider) może
przekazywać środki partnerom na finansowanie ponoszonych przez nich
kosztów.
Idea partnerstwa nie dopuszcza możliwości zlecania świadczenia
usług, czy zakupu towarów pomiędzy beneficjentem (liderem) a
partnerami,
w
tym
także
angażowania
pracowników
/
współpracowników partnerów przez beneficjenta (lidera).
13 kwietnia 2015
16
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
– zasada wzajemności
W przypadku realizacji projektu współpracy ponadnarodowej co
do zasady partnerzy ponadnarodowi ponoszą koszty
proporcjonalnie
do
uzyskanych
korzyści
wynikających
z
nawiązanej
współpracy,
natomiast
budżet
wniosku
o dofinansowanie projektu uwzględnia jedynie te koszty
współpracy ponadnarodowej, które są finansowane w ramach
projektu.
Powyższa zasada nie zakłada przepływu środków finansowych,
co w najpełniejszy sposób odzwierciedla ideę współpracy
ponadnarodowej – zasada rekomendowana przez IZ PO KL.
13 kwietnia 2015
17
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
W przypadku finansowania w ramach projektu PO KL zadań, za które
odpowiada partner ponadnarodowy:
-
umowa o współpracy ponadnarodowej powinna przewidywać możliwość
dokonania kontroli w siedzibie partnera ponadnarodowego. Prawo do kontroli
powinno przysługiwać właściwym organom kontrolnym (np. IZ, IP, KE), jak
też samemu beneficjentowi (liderowi),
-
partner zobowiązany jest ponosić wydatki zgodnie z Wytycznymi
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki,
-
każdy z partnerów składa odrębne oświadczenie o kwalifikowalności podatku
VAT. Wydatki, które partner przedstawia do refundacji beneficjentowi
(liderowi) mogą zawierać kwotę podatku VAT wyłącznie, jeśli partner nie ma
prawa odzyskania podatku VAT. Ponadto partner powinien złożyć
oświadczenie, iż poniesione przez niego wydatki nie były / nie będą
refundowane z innych źródeł.
13 kwietnia 2015
18
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
W przypadku finansowania w ramach projektu PO KL zadań, za które
odpowiada partner ponadnarodowy:
-
-
jeżeli podmiot zagraniczny nie jest zobligowany do stosowania przepisów
dotyczących zamówień publicznych obowiązujących w jego kraju,
wówczas powinien stosować Zasadę konkurencyjności,
zapisy umowy o dofinansowanie projektu dotyczące ochrony danych
osobowych nie mają zastosowania do partnerów ponadnarodowych,
paragrafy dotyczące praw autorskich oraz postanowień końcowych
obowiązują partnera ponadnarodowego
W przypadku kiedy partner ponosi wydatki samodzielnie, poza środkami
z budżetu projektu realizowanego w ramach PO KL – wówczas nie
obowiązują go zapisy dotyczące kwestii finansowych, natomiast ogólne
zapisy umowy o dofinansowanie nadal maja zastosowanie.
13 kwietnia 2015
19
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej –
przekazywanie środków w ramach PO KL
Środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań
przez partnerów ponadnarodowych w projekcie mogą być
przekazywane przez beneficjenta do partnerów wyłącznie
jako refundacja poniesionych wydatków.
13 kwietnia 2015
20
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
W przypadku dokonywania operacji w ramach PO KL w walutach obcych
beneficjenci powinni w ramach prowadzonej działalności stosować kursy
przeliczeniowe zgodne z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi
podatku dochodowego, podatku VAT oraz zasad prowadzenia rachunkowości.
Na potrzeby rozliczeń wydatków we wnioskach o płatność przyjmuje się
następujące zasady:
1) w przypadku płatności bezgotówkowych dokonywanych w walutach obcych
do przeliczeń walutowych należy stosować procedury dotyczące przeliczania
wartości płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych na złoty
spisane i obowiązujące u beneficjenta, o ile nie uwzględniają one ujemnych
różnic kursowych (dotyczy to w szczególności rozliczania płatności
gotówkowych w ramach delegacji zagranicznych); w przypadku braku
przedmiotowych procedur jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs
sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank
beneficjenta do realizacji transakcji (udokumentowany potwierdzeniem
wystawionym przez bank lub wyciągiem bankowym).
13 kwietnia 2015
21
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
W przypadku płatności gotówkowych dokonywanych w walutach
obcych wartość transakcji należy przeliczać na złoty według kursu,
po którym waluta została zakupiona (udokumentowany dowodem
zakupu waluty).
Jeżeli beneficjent załącza do wniosku o płatność wydruk
z ewidencji księgowej jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs
ujęcia płatności gotówkowej w księgach rachunkowych, zgodny
z polityką rachunkowości określoną przez beneficjenta.
13 kwietnia 2015
22
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
W przypadku, w którym beneficjent nie ma możliwości
przedstawienia rzeczywistego kursu, po jakim została
przeliczona transakcja zapłaty np. gdy transakcja ta
dokonywana jest w walucie obcej poza granicami Polski
w banku, który nie prowadzi tabel kursów walut przeliczanych
na złoty, jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży
walut ogłoszony przez Narodowy Bank Polski (NBP) w dniu
dokonania transakcji zapłaty.
Jeżeli beneficjent nie ma możliwości przeliczenia na złoty
według kursu sprzedaży waluty obcej ogłoszonego przez NBP,
gdyż NBP nie publikuje takich tabel (np. dla waluty lit litewski),
należy zastosować kurs średni NBP obowiązujący w dniu
dokonania transakcji zapłaty.
13 kwietnia 2015
23
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
Rozliczenia pomiędzy partnerami a beneficjentem (liderem),
odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów
potwierdzających poniesione wydatki sporządzanego przez
poszczególnych partnerów.
Rozliczenia partnerów nie mogą polegać na przedstawieniu
faktury VAT, ponieważ partnerzy nie realizują usług zleconych
przez beneficjenta (lidera) tylko współuczestniczą w realizacji
projektu.
13 kwietnia 2015
24
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
Beneficjent (lider) składając wniosek o płatność do Instytucji
Pośredniczącej
przedstawia
w
tabeli
Zestawienie
dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem poniesione przez siebie wydatki.
Wydatki, które beneficjent (lider) zrefundował partnerom są
wykazywane łącznie (jako jedna pozycja w odniesieniu do
jednego partnera, chyba że zrefundowane wydatki dotyczą
różnych zadań w ramach projektu) w Załączniku nr 1 do
wniosku o płatność.
13 kwietnia 2015
25
11. Projekty w ramach współpracy ponadnarodowej
Umowa o współpracy ponadnarodowej powinna określać język,
w którym będą sporządzane przez partnerów Zestawienia
dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
W tym zakresie dopuszcza się w szczególności język roboczy
partnerstwa lub język, w którym sporządzona jest umowa
o współpracę ponadnarodową. Umowa o współpracę ponadnarodową
może przewidywać obowiązek załączania przez partnera
dokumentów księgowych do przedkładanego przez niego Zestawienia
(zalecane).
Dokumentów księgowych załączanych do Zestawienia beneficjent nie
tłumaczy na potrzeby rozliczeń w PLN, przy czym wymagane jest
opisywanie przez partnerów dokumentów, tak aby opis ten
potwierdzał związek wydatku z projektem oraz fakt jego
sfinansowania w ramach projektu PO KL.
13 kwietnia 2015
26
Teresa Wacławska
Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
e-mail: [email protected]
www.ncbr.gov.pl
27