Transcript Презентация
Оцифровка архивных документов в центральных архивах Москвы Тихонов Владимир Иванович к.и.н., директор Центра автоматизированных архивных технологий Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив города Москвы» (ГБУ «ЦГА Москвы») Задачи презентации: Поделиться опытом оцифровки архивных аудиовизуальных и бумажных документов в центральных архивах Москвы Определить круг проблем, возникающих при организации постоянного хранения электронных образов и электронного НСА к документам на бумажном носителе Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив города Москвы» (ГБУ «ЦГА Москвы») Руководство архивом Отделы аппарата управления Центры хранения документов: Центр хранения документов до 1917 г. Центр хранения документов после 1917 г. Центр хранения документов общественно-политической истории Москвы Центр хранения документов личных собраний Центр хранения научно-технической документации Москвы Центр хранения электронных и аудиовизуальных документов Москвы Функциональные центры: Научно-информационный центр Центр автоматизированных архивных технологий Центр микрографии и реставрации документов Центр научного описания документов Центр публикации архивного фонда Миссия государственных архивов Обеспечение граждан, общества и органов власти архивной информацией Использование в работе архивов информационно-коммуникационных технологий – один из эффективных способов, повышающих оперативность и качество обслуживания пользователей архивными документами Цели оцифровки архивных документов Получение эффективных средств копирования и распространения архивной информации Создание фонда пользования архивными материалами Включение электронных образов документов в информационно-поисковые системы архива ГБУ «ЦГА Москвы» использует электронные копии документов в поисковых системах двух центров хранения документации: Центр хранения электронных и аудиовизуальных документов Москвы (ЦХЭАДМ) Центр хранения документов после 1917 г. (ЦХД после 1917 г.) Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте с 2004 г. Оцифровка фотодокументов (негативов, позитивов и слайдов) с 2005 г. Оцифровка видеодокументов с 2009 г. Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте Технические характеристики: Кодек – PCM (Pulse Code Modulation), преобразующий звуковые сигналы в цифровой формат несжатого (т.е. без потери качества) звука Частота дискретизации – 44,1 КГц Разрядность – 16 бит Объем оцифрованного ресурса: 1043 ед. хр. (бобин с лентой) из общего фонда в 4629 ед. хр. (22,5 %) Хранение: диски DVD-R (в двух экземплярах) Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка фотодокументов Разрешение: 2000 точек на дюйм Форматы хранения: TIFF – копия страхового формата JPEG – копия пользовательского формата Объем оцифрованного ресурса: около 17,5 тыс. фотодокументов (6,5 % всего фонда) Хранение: TIFF-файлы на дисках DVD-R (в двух экземплярах) и на файл-сервере АИПС архива (один экземпляр) JPEG-файлы на дисках CD-R (в двух экземплярах) и в СУБД АИПС архива (один экземпляр) Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Вместимость основной ленточной библиотеки: 1927 картриджей LTO-3 совокупной емкостью в 750 Тбайт более 10 тыс. часов видеодокументов Территориально разнесенное однотипное оборудование: по 2 видеомонтажных станции по 2 станции нелинейного видеомонтажа Avid Liquid Chrome HD сервера с дисковыми системами хранения видеоконтента ленточные библиотеки (одна основная и две удаленные по 30 картриджей LTO-3 для создания резервных копий) сетевое оборудование (Cisco, SAN и т.п.) выделенный канал связи в 100 Мбит/сек 14 рабочих станций для работников и посетителей архива Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Входные форматы для оцифровки: Betacam, VHS DV, DVcam, DV, DVCpro DVD Видеокодеки и форматы хранения в ленточной библиотеке: MPEG-2 (с битрейтом до 50 Мбит/с) в формате файлового контейнера MXF OP1A DV, DIF (до 50,3 Мбит/с) Rawvideo, uyvy422i, некомпрессионный (176 Мбит/сек) Объем оцифрованного ресурса: 228 ед. хр., более 200 часов архивных видеодокументов (16,2% от фонда) Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Запись и хранение копий на внешних носителях: на лентах DVcam – страховой фонд видеодокументов на дисках DVD-R (в двух экземплярах) – резервный фонд пользования видеодокументами Количество цифровых копий видеодокументов: две копии в страховом формате в основной библиотеке одна копия на картридже резервного хранения две копии низкого разрешения (битрейт 1 Мбит/с) на серверах АИПС архива одна копия страхового фонда две копии резервного фонда пользования Оцифровка документов ЦХЭАДМ Задачи Видеоархивного комплекса : создание страховых копий видеодокументов в цифровых форматах создание автоматизированного фонда пользования видеодокументами (интегрированного с АИПС архива) создание копий видеодокументов по запросам пользователей без дополнительного использования оригиналов использование в качестве временного хранилища при поступлении в архив на хранение видеодокументов в цифровых форматах Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Перспективы развития Видеоархивного комплекса: организация открытого доступа к копиям видеодокументов через Интернет-сайт архива приобретение и внедрение видеокодека MPEG-4 приобретение для архива технологий оцифровки кинодокументов и фонодокументов на виниловой основе и их интеграция с Видеоархивным комплексом Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Работы по оцифровке проводились в соответствии с п. 3.5.1 «Плана мероприятий по проектированию, разработке и внедрению информационных систем на 2008 год» утв. распоряжением Правительства Москвы от 11.04.2008 № 753-РП: Создание единой системы электронных архивов документов Правительства Москвы Цель оцифровки документов: создание автоматизированного фонда пользования архивными документами органов исполнительной власти Москвы через включение электронных образов документов и индексной информации в Интегрированную автоматизированную информационную систему (ИАИС) Главархива Москвы Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Решение предварительных задач: Выбор документального массива: распорядительные документы райисполкомов Москвы, использование которых имеет беспрецедентное социальное значение, главным образом в сфере имущественных отношений граждан Выбор объекта индексирования (описания): индексирование на уровне отдельного документа Интеграция с ИАИС Главархива Москвы: проведение модернизации структуры и модулей АИС «Научно-справочный аппарат по документам на бумажной основе» Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Решение предварительных задач: Реквизиты индексирования электронных копий документов райисполкомов Москвы: номера фонда, описи и единицы хранения (архивного дела), номер листа дела, с которого начинается документ вид документа райисполкома (решение, протокол и т.д.) номер, дата, заголовок документа фамилии и инициалы персоналий, встречающиеся в документе адреса зданий, встречающиеся в документе комментарий путь к папке с электронными копиями документа на передаваемом носителе Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Решение предварительных задач: Правила индексирования определялись в соответствии с нормативным документов Главархива Москвы по описанию распорядительных документов органов исполнительной власти Москвы: Методические рекомендации по описанию и классификации документной информации для создания АИПС «Организационно-распорядительные документы Московского городского совета и Исполнительного совета народных депутатов за 1931–1991 гг.». (Мосгорархив, 2003) Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Решение предварительных задач: Оцифровка документов проводилась на территории архива, но на оборудовании и специалистами Исполнителя по государственному контракту. Были оборудованы рабочие места: 10 рабочих мест с планетарными сканерами (9 сканеров для оцифровки документов форматом до A2, один сканер – для формата A1) 6 рабочих мест для расшивки и последующей сбрюшеровки оцифрованных дел промышленные сканеры с автоматической протяжкой листов не применялись, в связи с ветхим состоянием некоторых документов Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Работы по сканированию документов: Разрешение: 300 точек на дюйм Режим сканирования: «бинарный» – для документов в хорошем состоянии «градации серого» – для документов с нечетким текстом (пожелтевшая бумага, нечеткость машинописи и т.п.) Формат сохранения файлов: TIFF Объем получаемых файлов: от 50 Кбайт до 60 Мбайт (в зависимости от режима сканирования и формата документа) средний объем файла – 3-4 Мбайта Выборочный контроль качества электронных образов Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Индексирование электронных копий архивных документов проводилось специалистами Исполнителя по государственному контракту и на его территории Готовый информационный ресурс передавался архиву электронные копии документов записывались на диски DVD-R в двух экземплярах (в среднем на каждый диск помещались копии документов двух дел) база данных с индексной информацией (в формате MS Access) – на диски CD-R в двух экземплярах Передача осуществлялась по актам и описям дисков с электронными копиями архивных документов Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Завершающий этап: Прием информационного ресурса оформлялся только после проверки технического состояния поступивших дисков с помощью специализированного ПО в Информационном центре Главархива Москвы Трудозатраты на проверку дисков: 30-40 мин. на проверку одного диска DVD задействовались один-два работника на 2-3 ПК Объем выявленного брака: 8% (около 229 дисков) Рабочая рекомендация: Записывать экземпляры электронных документов на носители разных фирм-производителей Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Завершающий этап: Импорт электронных копий документов и индексной информации в ИАИС Главархива Москвы Исправление ошибок индексации (не более 0,01%): в составлении пути к электронным образам на переданных носителях в привязке электронных образов к идентификации документа в фамилиях персоналий, названиях улиц Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Затраты времени на реализацию проекта: Оцифровка документов: около 4 месяцев (3921 архивное дело, 802956 образов) Индексация документов: около 6 месяцев (420800 документов райисполкомов) Проверка дисков: более 9 месяцев (1812 дисков) Экспорт информационного ресурса в ИАИС: две недели Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. В 2011–2012 гг. работы по оцифровке архивных документов ЦАГМ были продолжены: Состав документов: распорядительные документы райисполкомов Москвы распорядительные документы Мосгорисполкома (Моссовета) Формат хранения: JPEG Электронные носители: DVD-R внешние жесткие диски емкостью 1-1,5 Тбайт (с 2012 г.) Наличие в составе ИАИС Главархива Москвы электронной картотеки «Решения и распоряжения Мосгорисполкома» сократило объемы работ по индексации документов Мосгорисполкома Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Промежуточные итоги проекта: Объем электронных копий фонда пользования: 8126 дел по фондам 6 райисполкомов Москвы (из 30), более 1,6 млн листов 8712 дел по фонду Мосгорисполкома, более 2,5 млн листов Всего: 16838 дел, около 4,2 млн листов Формы хранения информационного ресурса: в двух экземплярах на 2792 дисках DVD (райисполкомы) в двух экземплярах на 24 внешних жестких дисках (Мосгорисполком и райисполкомы) один экземпляр на 238 дисках BD-R в роботизированном дисковом накопителе, интегрированном с ИАИС Совокупный объем хранения – около 25 Тбайт Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Перспективы развития проекта в 2014–2018 гг.: Организация удаленного доступа к электронным копиям документов для органов власти Москвы и гражданам (через Интернет) Планируется оцифровать более 100 тыс. ед. хр., в том числе метрические книги (ЦХД до 1917 г.) и дела с научнотехнической документацией Центрального архива научнотехнической документации Москвы (ЦХНТДМ) При сохранении существующих темпов оцифровки потребуется не менее сотни лет на то, чтобы перевести в электронную среду лишь наиболее востребуемую часть фондов центральных архивов Москвы Спасибо за внимание! Вопросы?