Transcript P1_GMGA3013
BAB 1 PENGENALAN KEPADA REFORMASI PENTADBIRAN Company Name Selepas mengikuti bab ini, anda seharusnya dapat: 1. Mentakrif istilah pembangunan pentadbiran. 2. Mengenal pasti keperluan pembangunan untuk sesebuah negara. 3. Membincangkan perjalanan pentadbiran untuk sesebuah negara. 1.1 PENGENALAN • Sektor awam adalah suatu unsur yang perlu dalam usaha negara bergerak cepat ke arah pemodenan dan pembangunan yang berasaskan sebuah negara perindustrian. • Untuk melaksanakan peranannya dengan lebih berkesan dan mewujudkan suatu impak ke atas pertumbuhan ekonomi, maka peranan birokrasi perlu distrukturkan untuk mendukung sektor swasta sebagai jentera pertumbuhan atau ‘engine of growth’ 1.1 PENGENALAN • Istilah ‘pembangunan’ atau ‘development’ merupakan satu istilah yang popular dalam politik di kebanyakan negaranegara sedang membangun atau ‘developing countries’. • la adalah suatu konsep yang mempunyai pelbagai dimensi dan berterusan pula. • Objektif-objektifnya tidak sahaja untuk pertumbuhan ekonomi semata-mata tetapi juga termasuk beberapa matlamat. 1.2 PENTADBIRAN PEMBANGUNAN ATAU ‘DEVELOPMENT ADMINISTRATION’ • Pentadbiran pembangunan atau ‘development administration’ lazimnya berkait dengan soalsoal keupayaan pentadbiran kerajaan, di mana ia merupakan unsur yang perlu dalam penggubalan dasar-dasar pembangunan dan pelaksanaan projek-projek pembangunan. • la juga berkait dengan strategi untuk meningkatkan keupayaan pentadbiran dan menyelesaikan masalah-masalah yang melibatkan birokrasi awam untuk mempercepatkan pembangunan. 1.2 PENTADBIRAN PEMBANGUNAN ATAU ‘DEVELOPMENT ADMINISTRATION’ • Pentadbiran pembangunan bukan sahaja berkait rapat dengan mentadbir pembangunan, tetapi berkait dengan pembangunan pentadbiran itu sendiri, di mana suatu usaha dibuat bagi meninggikan lagi kecekapan dan keberkesanan di dalam sektor awam berkenaan. 1.3 BEBERAPA MASALAH KAJIAN DALAM REFORMASI PENTADBIRAN • Pengetahuan teknologi • Sistem-sistem pentadbiran berubah dalam keadaan yang berperingkat-peringkat atau incremental • Sistem-sistem pentadbiran yang mereka warisi daripada negara- negarabekas penjajah tidak sesuai untuk memenuhi cabaran pembangunan • Rakyat awam tidak puas hati dengan perkhidmatan kerajaan 1.3 BEBERAPA MASALAH KAJIAN DALAM REFORMASI PENTADBIRAN • Syarat-syarat perkhidmatan yang lebih baik serta diberikan juga keupayaan-keupayaan profesional dan autonomi. • Keputusan-keputusan dari usaha-usaha pentadbiran mengecewakan dan agensiagensi kerajaan terus mengalami kekurangan personel yang mampu memberi panduan ke arah penyempurnaan program-program dan projek projek pembangunan. 1.3 BEBERAPA MASALAH KAJIAN DALAM REFORMASI PENTADBIRAN • Rusuhan kaum 1969 dan kemunculan semangat kebangsaan yang berasaskan ekonomi di kalangan orang-orang Melayu (Malay economic nationalism) • Kemiskinan, ketidakseimbangan ekonomi dan ketidaksamaan dalam bidang pendidikan • Perubahan persekitaran politik yang menghasilkan satu dimensi dan halatuju baru dalam usaha-usaha pembaharuan. 1.3 BEBERAPA MASALAH KAJIAN DALAM REFORMASI PENTADBIRAN • Usaha-usaha pembaharuan yang telah mengukuhkan jentera kerajaan yang sedia ada semasa akhir tahuntahun 1970-an telah tidak dapat mengatasi pembangunan yang begitu deras. • Justeru itu, perkhidmatan awam terpaksalah menyesuaikan dirinya secara • Perubahan-perubahan persekitaran politik, ekonomi dan sosial agar ia dapat hidup terus dan kekal memainkan peranan sebagai suatu jentera yang berwibawa untuk mencapai matlamat negara. 1.4 REFORMASI PENTADBIRAN DITINJAU DARI PANDANGAN TEORI • Teori dari David Easton iaitu analisis sistem (system analysis). • Input mengandungi factor-faktor yang memberi kesan • Truput merujuk kepada jentera kerajaan akan menentukan bagaimanakah kerajaan itu akan bertindakbalas dalam bentuk kandungan-kandungan dasar dan arahan-arahan. • Output mengandungi pelbagai dasar dan tindakan kerajaan, sama ada yang berbentuk struktur, prosedur atau tingkah laku yang mana semuanya diarahkan untuk membaharui perkhidmatan awam. 1.4 REFORMASI PENTADBIRAN DITINJAU DARI PANDANGAN TEORI • Akhir sekali, sumber-sumber maklum balas yang baik dan tidak baik akan mengeluarkan sumber-sumber baru input dalam bentuk reaksi orang awam terhadap keputusanpencapaian berhubung dengan kecekapan, keberkesanan dan produktiviti terhadap birokrasi awam dan dasar-dasarnya. • Sebaliknya, imej birokrasi awam menjadi meningkat atau tidak meningkat bergantung kepada peningkatan kecekapan, keberkesanan dan produktivitinya, manakala dasar-dasar awam dikaji semula atau diubahsuai mengikut keadaan. 1.5 KESIMPULAN • Kajian pentadbiran pembangunan amat perlu dilakukan dari semasa ke semasa untuk memenuhi tuntutan rakyat bagi membangunkan negara. • Peranan pentadbiran tetap relevan sebagai agen pembangunan negara. • Tanpa pembangunan pentadbiran yang diperbaharui dari masa ke semasa menyebabkan tuntutan ekonomi dan sosial rakyat tidak dapat dicapai dengan sebaik mungkin. BAB 1 PENGENALAN KEPADA REFORMASI PENTADBIRAN TAMAT BAB 2 KONSEP REFORMASI PENTADBIRAN Company Name Selepas mengikuti bab ini, anda seharusnya dapat: 1. Membincangkan konsep pembaharuan pentadbiran dari pelbagai pendekatan. 2. Membincangkan konsep pembaharuan dari sudut struktur dan prosedur. 3. Membincangkan konsep pembaharuan dari sudut tingkah laku (behavior). 4. Membincangkan penambahbaikan personel. 5. Membincangkan penambahbaikan sikap. 6. Membincangkan konsep pembaharuan pentadbiran dari segi keberkesanan, kecekapan dan produktiviti. 7. Mengutarakan beberapa konsep yang sering menjadi ukuran pembaharuan pentadbiran seperti kecekapan teknikal, kecekapan berasaskan kos, pasaran lwn kriteria sosial untuk kecekapan dan kecekapan berasaskan kebajikan. KONSEP PEMBAHARUAN PENTADBIRAN • Menurut Kamus Oxford, pembaharuan pentadbiran ialah “semua pembaikan dalam pentadbiran, pembaikpulihan keseluruhan pentadbiran dalam keadaan kesukaran, pembaikan-pembaikan tertentu dalam perkara salah pentadbiran (maladministration), dan sebarang cadangan yang lebih baik untuk kerajaan”. • Yehezkel Dror mentafsirkan pembaharuan pentadbiran itu sebagai “perubahan yang terarah bagi ciri-ciri utama sesuatu sistem pentadbiran.” KONSEP PEMBAHARUAN PENTADBIRAN • Leemans yang mendefinisikan pembaharuan pentadbiran sebagai “apa-apa juga pembaharuan bagi jentera-jentera pentadbiran nasional dan juga peringkat kerajaan yang lebih rendah adalah dianggap sebagai perubahan yang terarah (directed change).” • Hahn-Been Lee menekankan suatu pernyataan di dalam definisinya yang berbunyi “pembaharuan dilihat sebagai satu proses yang generik atau yang umum melangkau ke semua peringkat pentadbiran; ianya pula digarapkan sebagai satu keupayaan yang pokok yang dikehendaki untuk pengenalpastian kreativiti ke dalam matlamatmatlamat pentadbiran”. KONSEP PEMBAHARUAN PENTADBIRAN • Jon Quah mentafsirkan pembaharuan pentadbiran dalam istilah kandungannya sebagai “suatu percubaan yang terancang untuk mengubah struktur dan prosedur birokrasi, dan tingkah laku birokrat awam yang terlibat supaya dapat meningkatkan keberkesanan organisasi serta memperoleh matlamat-matlamat pembangunan nasional”. KONSEP PEMBAHARUAN PENTADBIRAN • Pembaharuan pentadbiran merupakan suatu unsur pembangunan tanpa mengambil kira hala tuju perubahan, masa dan kecepatan (speed) • Kajian ini mendefinisikan pembaharuan pentadbiran sebagai suatu usaha bersepadu untuk membawa perubahan-perubahan dalam pentadbiran awam demi untuk meningkatkan keupayaan pentadbiran awam bagi mencapai matlamat-matlamat pembangunan nasional. • Definisi ini juga direkabentuk untuk memenuhi pembaikan-pembaikan organisasi (iaitu struktur dan prosedur) dan pembaikan-pembaikan di dalam tingkah laku pegawai awam. 1.1 PENGENALAN • Istilah ‘pembangunan’ atau ‘development’ merupakan satu istilah yang popular dalam politik di kebanyakan negaranegara sedang membangun atau ‘developing countries’. • la adalah suatu konsep yang mempunyai pelbagai dimensi dan berterusan pula. • Objektif-objektifnya tidak sahaja untuk pertumbuhan ekonomi semata-mata tetapi juga termasuk beberapa matlamat. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN STRUKTUR DAN PROSEDUR • Pembaharuan berbentuk struktur secara umumnya dilihat sebagai suatu yang berkesan dari segi intrinsiknya (intrinsic) dalam dua jenis organisasi, iaitu satu yang berbentuk tradisi dan yang satu lagi yang moden. • Asas struktural didapati daripada: • (i) Hubungan-hubungan struktur antara birokrasi, masyarakat dan politik; • (ii) Pembaharuan organisasi ke arah model Max Weber; dan • (iii) Prosedur-prosedur di dalam istilah istilah struktur dan organisasi (pengaruh fahaman Taylorism). KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN STRUKTUR DAN PROSEDUR • Prinsip asas pembaharuan struktur ialah sesuatu struktur yang optimal atau yang ideal itu adalah berdasarkan kepada ‘prinsip-prinsip yang sihat’ atau healthy principles bagi organisasi tersebut yang akan menyumbangkan prestasi tugas yang optimal. • Pembaharuan struktur dalam sesebuah organisasi juga mewujudkan kerangka asas di mana pelbagai kedudukan dan bahagian yang berfungsi itu dihubungkaitkan antara satu sama lain. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN STRUKTUR DAN PROSEDUR • Prinsip organisasi Weber ini menekankan struktur yang statik dan tidak menekankan dinamiknya bagi sesuatu organisasi itu. • Dengan kata lain, teori birokratik ini juga tidak membezakan dengan jelas di antara organisasi sebagai satu cara ke arah matlamatnya, dan objektif-objektif organisasi. • la juga mengabaikan aspek kemanusiaan dalam organisasi itu serta aspek ekologi yang akan terlibat. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN STRUKTUR DAN PROSEDUR • Pengurusan Saintifik Taylor atau Taylor's Scientific Management. • Fahaman Taylor menunjukkan sedikit penghormatan kepada perkerjaperkerja di peringkat bawahan di dalam hierarki organisasi. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN STRUKTUR DAN PROSEDUR • Objektif-objektif utama pembaharuan-pembaharuan struktur termasuklah pengurangan fungsi-fungsi yang samar dan bertindih (overlapping), pentafsiran semula tanggungjawab tanggungjawab, pengurangan jangkaan kawalan (span of control) dan merekabentuk semula organisasi dan institusi-institusi. • Dalam beberapa kes, pemimpin-pemimpin politik mungkin menimbangkan pembaharuan-pembaharuan struktur yang besar dan perlu untuk memperkukuhkan negara dan kedudukan mereka juga. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN STRUKTUR DAN PROSEDUR • Peringkat yang terendah pembaharuan struktur termasuklah pembaikan dalam prosedurprosedur atau mengubah amalan-amalan yang bersifat rutin dalam pentadbiran. Ketidakcekapan prosedur-prosedur pentadbiran dalam mengurus permintaan yang meningkat dalam perlaksanaan projek-projek pembangunan biasanya merupakan alasan yang kukuh untuk pembaharuan pentadbiran berbentuk prosedur. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN STRUKTUR DAN PROSEDUR KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN TINGKAH LAKU • Herbert Kaufman menggunakan ungkapan ‘tingkah laku atau kelakuan pentadbiran’ untuk memindahkan kelakuan manusia ke dalam pemasangan-pemasangan organisasi (organisational settings), terutamanya kelakuan-kelakuan orang lain. • Seterusnya, pembaharuan-pembaharuan kelakuan boleh dibahagikan kepada dua dimensi iaitu, pembaikan personel/pekerja; dan pembaikan kelakuan atau sikap personel/pekerja itu. • Adalah diharapkan bahawa dengan menukar/mengubah sikap dan kelakuan pegawaipegawai awam itu, maka kecekapan, keberkesanan dan produktiviti pun akan menyusul kemudian. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN TINGKAH LAKU • Pembaikan-Pembaikan Personel – Latihan dan pelajaran kepada pegawai-pegawai awam dianggap satu bahagian yang penting dalam proses mengubah sikap bekas-bekas pegawai yang berkhidmat di zaman kolonial. – Berhubung dengan kemudahan-kemudahan personel pula, istimewa upah dan gaji adalah agak nyata dilihat bahawa satu daripada objektifobjektif pembaharuan pentadbiran ialah untuk menaikkan gaji personel perkhidmatan awam. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN TINGKAH LAKU • Pembaikan Kelakuan atau Sikap • Usaha-usaha pembaharuan sejak kebelakangan ini nampaknya telah mula menekankan kepada perubahan nilai dan sikap tadi. • Nilai juga dianggap sebagai suatu yang meresap atau ‘mendalam’ atau terselindung dan sebagai suatu set sikap-sikap yang terselindung atau underlying. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN TINGKAH LAKU • Menurut Kamus Ensiklopedia Psikologi, istilah ‘sikap’ pada umumnya dianggap sebagai bentuk-bentuk kelakuan yang diterima, yang mana diperkenalkan dalam analisis kelakuan sosial sebagai pembinaan hipotesis bagi menghitung atau mengenal pasti pemboleh ubah-pemboleh ubah kelakuan yang kelihatan di dalam keadaan-keadaan yang sama. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN TINGKAH LAKU • Kamus Sains Kelakuan mendifinisikan sesuatu ‘sikap’ itu sebagai suatu yang diketahui atau dipelajari (predisposition) untuk bertindak secara • konsisten dalam sesuatu keadaan/perkara (sama ada berbentuk positif atau negatif) terhadap orang-orang tertentu, objek-objek atau konsepkonsep. • Sikap juga mempunyai komponen kognitif, keberkesanan dan tingkah laku. KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN TINGKAH LAKU • Menurut Lewin, model manipulatif telah direka bentuk untuk mengatasi halangan terhadap perubahan, dan ia responsif terhadap beberapa persoalan seperti “Bagaimanakah kita dapat mendorong manusia membuat apa yang kita mahu buat?” • Perkara tersebut adalah berhubung dengan mengubahsuai kelakuan manusia di dalam organisasi dengan cara memanipulasi penyertaan dan mengarahkan semula gerak kuasa kumpulan ke arah matIamat-matlamat perubahan yang diingini. • Ciri-ciri pokok model ‘penukaran nilai’ (rujuk m/s 19) KONSEP PEMBAHARUAN DITINJAU DARI PENDEKATAN TINGKAH LAKU • Strategi-strategi hubungan kemanusiaan ini dikatakan berguna bagi negara-negara sedang membangun, di mana usaha-usaha untuk menyemaikan nilai-nilai dan sikap-sikap birokrasi ke dalam sistem-sistem pentadbiran mereka yang sejajar dengan matlamatmatlamat pembangunan nasional. keberkesanan. • Nilai-nilai termasuklah nilai pengurusan Jepun seperti kepimpinan melalui tauladan, persyarikatan Malaysia, penswastaan, konsep kerajaan bersih, cekap dan amanah, anugerah perkhidmatan cemerlang dan sebagainya. KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Kecekapan adalah berkait dengan kos (cost-related), iaitu penggunaan kos yang sedikit (least cost) untuk mengeluarkan output semaksimum yang diingini. • Keberkesanan pula, di satu sudut yang lain, adalah yang berorientasikan keputusan atau hasil (result-oriented), iaitu satu tugas yang diberi dengan sejumlah input yang ada dan didalam satu set masa tertentu. • Produktiviti (daya keluaran) pula merujuk kepada pencapaian keputusan akhir (end-result achievement) yang disasarkan atau yang dirancangkan. KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Kesesuaian (Efficacy) atau kesesuaian merujuk kepada satu isu asas seperti bolehkah ia berfungsi? • Keberkesanan terbina di atas efficacy atau kesesuaian dan membicarakan soalan-soalan seperti: Adakah ia berfungsi secara praktiknya? – Tidak seperti kecekapan, keberkesanan memerlukan pertimbangan kebolehmungkinan (probabilistic judgements) mengenai keadaankeadaan realiti masa depan. • Kecekapan teknikal – Prosedur-prosedur yang berkesan dianggap secara teknikalnya cekap dan apabila hendak menjanakan/mengeluarkan output yang lebih cekap ia memerlukan tambahan. KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Konsep-Konsep Kecekapan Berasaskan Kos (Cost-based) – Memaksimumkan output bagi satu perbelanjaan yang diberi ke atas input-input; dan meminimumkan kos input-input yang digunakan untuk mengeluarkan sesuatu output tertentu. 1. Kecekapan kos/Keberkesanan kos 2. Peminimuman/Minimization kos 3. Pasaran lawan kriteria sosial untuk kecekapan KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Konsep-Konsep Kecekapan Berasaskan Kebajikan – Kecekapan sahaja tidak cukup. – Sumber-sumber keluaran mestilah digunakan untuk menghasilkan keluarankeluaran yang paling bernilai sekali. • (a) Kriteria Pareto dan kecekapan peruntukan • (b) Kegagalan pasaran: ketidakcekapan peruntukan KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Penilaian Keberkesanan dan Kecekapan • Keberkesanan dan kecekapan dalam perkhidmatan awam atau jabatanjabatan kerajaan lazimnya difokuskan kepada empat fungsi kecil (rujuk m/s 27) • Konsep produktiviti merupakan suatu ukuran bagaimanakah sesuatu sistem operasi itu berfungsi? • Bagi individu (pengurus) produktiviti adalah penting sebab ia menandakan tingkat kecekapan dan daya saingan jabatan atau firmanya. KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Peter Drucker menyatakan bahawa, “tanpa objektifobjektif produktiviti, sesuatu perniagaan itu tidak mempunyai hala tuju; tanpa pengukuranpengukuran produktiviti bererti tidak mempunyai kawalan”. • Bain menekankan bahawa produktiviti bukan sematamata sebagai satu ukuran pengeluaran atau output yang dikeluarkan tetapi ia juga sebagai satu ukuran bagaimanakah sumber-sumber itu digabungkan dan dipergunakan sebaik-baiknya untuk menyempurnakan keputusan-keputusan khusus yang diingini. KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Pengeluaran, prestasi, kos-kos dan hasilhasil/keputusan-keputusan adalah beberapa komponen daripada usaha produktiviti. • Salah satu dari segmen yang utama kerja yang berkait rapat dengan prestasi ialah pekerjapekerja (faktor-faktor manusia) dalam pengeluaran. KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • FAKTOR-FAKTOR MANUSIA DI DALAM PRODUKTIVITI • Nadler menyatakan bahawa produktiviti bererti mewujudkan peningkatan-peningkatan yang diingini dalam pengeluaran tanpa meningkatkan saiz tenaga kerja atau menambahkan peralatan baru, tetapi melalui kecekapan yang lebih tinggi kepada kedua-dua aspek tadi (tenaga kerja dan peralatan). KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Bain, menyatakan bahawa “manusia adalah faktor utama dalam meningkatkan produktiviti” dan keadaankeadaan mendesak memerlukan mereka mempunyai kebolehan untuk menyesuaikan/menyahut perubahanperubahan yang sedang berlaku itu. • Dorongan kerja didefinisikan sebagai satu set pekerja yang bertenaga yang berasal daripada dalam dan juga di luar dari sesuatu sistem individu itu, untuk memulakan tingkah laku yang • berkait dengan kerja, dan seterusnya menentukan bentuknya, hala tuju, intensiti dan jangka masa. KONSEP-KONSEP KECEKAPAN, KEBERKESANAN DAN PRODUKTIVITI • Tanpa program-program pembaikan, pengetahuan dan kemahiran yang telah membolehkan pekerja menjadi cekap di tempat kerjanya akan menjadi ketinggalan zaman. Ringkasnya, seorang pekerja di dalam suatu persekitaran yang sedang berubah akan mendapati pengetahuan dan kemahiran yang mendalam itu perlu diisi dengan pembelajaran semula. • Dalam hal ini, peranan pembangunan sumber manusia (HRD) bagi menghasilkan individu dengan pembelajaran dan pengalaman yang perlu untuk menentukan kebolehannya yang berterusan untuk terus berprestasi dengan cekap, berkesan dan produktif di dalam organisasinya. KESIMPULAN • Program pengukuran produktiviti adalah penting kepada kerajaan dalam usahanya untuk mempertingkatkan prestasi perkhidmatan awam. • Satu penilaian usaha pembaikan/peningkatan produktiviti akan dibincangkan dalam pelajaran seterusnya. BAB 2 KONSEP REFORMASI PENTADBIRAN TAMAT