Transcript BENCHMARKING2
KONSEP PENANDAARASAN
Disampaikan oleh NORDIN B SADALI Ketua Unit Unit Kokurikulum IPGKPP
OBJEKTIF
Memahami konsep penandaarasan.
Memahami prinsip-prinsip penandaarasan Mengetahui tentang kaedah-kaedah pelaksanaan penandaarasan.
Mengetahui tentang jenis-jenis penandaarasan.
Dapat menguruskan amali penandaarasan dengan berkesan.
INTRO
Mengapa perlunya Amalan Penandaarasan?
INTRO
Meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan
INTRO
Satu proses yang sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-amalan terbaik daripada organisasi yang sama atau daripada organisasi yang lain untuk mencapai prestasi unggul.
PENADAARASAN
AMANAT
1.
2.
3.
4.
5.
MESEJ Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Sesebuah jabatan atau agensi akan menjadi organization a learning sekiranya ia memenuhi 5 syarat seperti berikut : Kebolehan pegawai dan staf untuk berfikir secara menyeluruh atau holistic thinking di mana keputusan dibuat berdasarkan fakta dan data dan bukan berdasarkan tanggapan; Pegawai dan staf berani untuk cuba bereksperimen dengan cara atau penyelesaian yang baru dimana sekiranya gagal ia tidak akan membawa kepada tindakan punitif Pegawai dan staf belajar daripada pengalaman supaya yang baik diteruskan dan yang tidak baik tidak diulangi; Pegawai dan staf belajar daripada pengalaman orang atau organisasi lain melalui proses penandaarasan atau benchmarking; dan dan yang terpenting sekali ialah pewujudan mekanisma bagi berkongsi data, maklumat, pengalaman dan penemuan dengan semua pegawai dan staf dengan secara yang cepat dan cekap.
PENANDAARASAN
DEFINISI
DEFINISI RAKAN RUJUKAN
Rakan Rujukan adalah punca rujukan yang mana amalan terbaik akan dirujuk oleh Agensi Pelaksana bagi proses pembelajaran.
AGENSI PELAKSANA
Agensi Pelaksana merupakan agensi kerajaan yang terlibat dalam proses melaksanakan penandaarasan
DEFINISI TANDA ARAS
Tahap/Prestasi cemerlang rakan rujukan yang ingin dicontohi dan dipraktikkan.
AMALAN TERBAIK
Amalan cemerlang yang telah menyumbang kepada kecemerlangan rakan rujukan
DEFINISI PASUKAN PELAKSANAAN PROSES
Pasukan yang diwujudkan sekiranya perlu dan bertanggungjawab untuk melaksana penambahbaikan
PASUKAN PETUGAS PENANDAARASAN
Mempunyai seorang ketua dan ahli-ahli yang terdiri daripada Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti atau yang dilantik khas bagi melaksanakan penandaarasan
DEFINISI FAKTOR PENENTU (ENABLER)
sistem, kaedah, dokumen,latihan, budaya, pengalaman atau teknik tertentu yang dilaksanakan oleh agensi untuk mencapai kejayaan.
FAKTOR KEJAYAAN KRITIKAL ( CRITICAL SUCCESS FACTOR)
penentu /penyebab utama yang memberi kesan terhadap produk/perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan
DEFINISI
BOND – (Benchmarking Online Networking Database) Pangkalan data mengenai amalan amalan terbaik dan pengukuran prestasi yang dikendalikan oleh Perbadanan Produktiviti Negara
KONSEP PENANDAARASAN RAKAN RUJUKAN
(Punca Rujukan) •Buat perbandingan •Alat mengenalpasti bagi mencapai sesuatu standard kecemerlangan.
AGENSI PELAKSANA
KONSEP PENANDAARASAN AGENSI PELAKSANA
• Mengenalpasti produk atau perkhidmatan yang perlu ditambahbaik • Mengenalpasti amalan yang terbaik bagi proses kerja berkenaan • Mengkaji proses kerja berkenaan • Menggunakan daya kreativiti untuk merekacipta semula proses kerja berkenaan serta melaksanakan amalan yang terbaik
FALSAFAH DI SEBALIK AMALAN PENANDAARASAN
Mewujudkan sikap rendah diri dan mengakui hakikat bahawa masih banyak yang perlu dipelajari dari pihak lain yang lebih baik dari diri sendiri.
Lebih open-minded menerokai idea-idea baru bagi meningkat kualiti produk atau perkhidmatan.
untuk
RASIONAL PELAKSANAAN PENANDAARASAN
Mengapa pentingnya pelaksanaan penandaarasan dalam Perkhidmatan Awam?
RASIONAL PELAKSANAAN PENANDAARASAN
Mendorong agensi supaya sentiasa menjalankan penambahbaikan berterusan untuk menjamin kecemerlangan agensi.
Menggerakkan agensi supaya sentiasa mengamalkan pembelajaran setiap masa.
Mengelakkan agensi bersikap selesa dengan prestasi masa kini.
Membantu agensi meningkatkan kepakaran dalam sesuatu proses.
RASIONAL PELAKSANAAN PENANDAARASAN
Mewujudkan satu sistem perkongsian maklumat antara agensi pelaksana dengan rakan rujukan.
Membolehkan agensi beprestasi tinggi membantu agensi yang sedang melaksanakan penandaarasan.
Mewujudkan rangkaian kerjasama yang rapat di kalangan agensi Kerajaan dan sektor-sektor lain.
Melengkapkan lagi pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh.
HUBUNGKAIT BM & TQM HUBUNGKAIT DI ANTARA PENANDAARASAN DENGAN PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH ??
PEK. KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. : 1 TAHUN 1992 “ PANDUAN PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH [TQM] DALAM PERKHIDMATAN AWAM.” Konsepnya :
Proses pengurusan kualiti yang berorientasikan pelanggan.
Proses transformasi budaya.
Melibatkan semua aspek dalam pengurusan.
PRINSIP YANG MENYOKONG TQM.
Sokongan Pengurusan Atasan
Perancangan Strategik Kualiti.
Mengutamakan pelanggan.
Latihan dan pengiktirafan.
Semangat berpasukan.
Pengukuran prestasi Kepastian kualiti.
PEK. KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. : 1 TAHUN 1999
Garis Panduan Pelaksanaan Penandaarasan Dalam Perkhidmatan Awam.
Konsep: Satu proses yang sistematik dan berterusan untuk ; Mengenalpasti, Mempelajari, Mengubahsuai dan melaksanakan amalan terbaik dari organisasi sama atau lain untuk mencapai keunggulan.
Meninjau amalan terbaik oleh pihak lain, Mengkaji proses kerja berkenaan, Daya kreativiti utk. merekacipta semula proses kerja.
Hubungkait Program-program Peningkatan Kualiti Dengan Pengurusan Kualiti Menyeluruh
Penglibatan Keseluruhan Organisasi Dalam Pelaksanaan Penandaarasan
J/K Pemandu Kualiti & Produktiviti Pasukan Petugas Penandaarasan
PIHAK PENGU RUSAN ATASAN PERINGKAT PERTENGAHAN
Pasukan Petugas Penandaarasan/ Pasukan Pelaksanaan Penandaarasan
PEGAWAI/STAF
Tentukan keutamaan Penandaarasan Laksana Proses Penandaarasan & Tindakan Penambahbaikan Laksana Proses Penandaarasan & Tindakan Penambahbaikan
Penglibatan Keseluruhan Organisasi Dalam Pelaksanaan Penandaarasan 7 PRINSIP PENGURUSAN DLM PELAKSANAAN KONSEP PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH (TQM)
Sokongan pengurusan atasan
Perancangan Strategik Kualiti Mengutamakan pelanggan
Memberi latihan dan pengiktirafan Mengukuhkan semangat berpasukan
Mengadakan pengukuran prestasi Menekankan kepastian kualiti
Struktur Pelaksanaan Penandaarasan
Di dalam pelaksanaan penandaarasan, struktur yang telah diwujudkan di bawah Pengurusan Kualiti Menyeluruh masih digunakan. Struktur yang mempunyai tiga peringkat iaitu Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan Produktiviti, Mesyuarat Pengurusan, Penyelaras dan Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti dan Pasukan-pasukan Kerja (di peringkat pengurusan dan staf) boleh digunakan untuk penandaarasan.
STRUKTUR PELAKSANAAN PENANDAARASAN
PENANDAARASAN
JENIS-JENIS PENANDAARASAN
JENIS-JENIS PENADAARASAN
• Penandaarasan Secara Dalaman • Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain yang Mempunyai Fungsi Yang Sama • Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain yang Mempunyai Fungsi Yang Berlainan • Penandaarasan Dengan Sektor Lain • Penandaarasan Dengan Agensi Di Luar Negara
JENIS-JENIS PENADAARASAN
1
Penandaarasan Secara Dalaman
Penandaarasan secara dalaman dapat dilaksanakan di dalam organisasi itu sendiri dengan merujuk kepada bahagian atau unit lain yang mempunyai amalan yang baik. Oleh yang demikian, perkongsian maklumat ini akan membuahkan kerjasama di antara bahagian-bahagian di dalam organisasi dan akhirnya meningkatkan prestasi organisasi keseluruhannya.
JENIS-JENIS PENADAARASAN
2.
Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain Yang Mempunyai Fungsi Yang Sama
Penandaarasan yang seterusnya ialah dengan agensi Kerajaan lain yang mempunyai fungsi yang sama. Contohnya majlis perbandaran memperbaiki sistem pelupusan sampahnya boleh merujuk kepada majlis perbandaran lain.
JENIS-JENIS PENADAARASAN 3.
Penandaarasan Dengan Agensi Kerajaan Lain Yang Mempunyai Fungsi Yang Berlainan
Penandaarasan juga boleh dirujuk dengan agensi Kerajaan yang mempunyai fungsi yang berlainan. Walau bagaimanapun, penandaarasan hanya boleh dilaksanakan jika ada persamaan dalam proses kerja. Sebagai contoh, Jabatan Pelajaran bercadang untuk memperbaiki sistem perpustakaan bolehlah merujuk kepada Dewan Bahasa dan Pustaka yang mempunyai proses amalan yang baik untuk digunakan.
JENIS-JENIS PENADAARASAN 4 . Penandaarasan Dengan Sektor Lain
Sektor swasta dan yang lainnya boleh juga dirujuk bagi melaksanakan penandaarasan. Sebagai contoh, Hospital A ingin memperbaiki pengurusan dalam perkhidmatan sajian makanan kepada pesakit pesakit. Pihak Hospital A boleh merujuk kepada Syarikat Penerbangan yang mempunyai amalan terbaik dalam perkhidmatan sajian makanan untuk pelanggan-pelanggan di dalam pesawat penerbangannya sebagai Rakan Rujukan.
JENIS-JENIS PENADAARASAN 5 . Penandaarasan Dengan Agensi Luar
Boleh juga melaksanakan penandaarasan dengan agensi luar negeri jika ia mempunyai amalan proses kerja yang terbaik yang tidak terdapat di negara kita. Walau bagaimanapun, agensi pelaksana perlu mengambilkira implikasi kewangan yang terlibat di dalam melaksanakannya. Untuk mengelakkan kos yang tinggi, kita tidak perlu mengadakan lawatan kepada Rakan Rujukan kita yang berada di luar negeri berkenaan tetapi kita bolehlah memperolehi maklumat yang diperlukan melalui e-mail atau melalui perhubungan surat menyurat.
PENANDAARASAN
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN PROSES PENANDAARASAN
Langkah-Langkah Dalam Proses Pelaksanaan Penandaarasan Mengenalpasti & Memilih Projek Penandaarasan Mewujudkan Pasukan Petugas Penandaarasan Menjalankan Latihan Mengenalpasti Amalan Terbaik & Memilih Rakan Rujukan
Langkah-Langkah Dalam Proses Pelaksanaan Penandaarasan ….SAMBUNGAN
Mengumpul Maklumat Mengukur Jurang Perbezaan Mengambil Tindakan Penambahbaikan Melaksanakan Penilaian
PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM ORGANISASI PERINGKAT PERTAMA Memulakan Proses Penandaarasan
Pendedahan pegawai kanan mengenai konsep penandaarasan Komitmen pihak pengurusan atasan Pemilihan projek pertama
PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM ORGANISASI PERINGKAT KEDUA Pelan Pelaksanaan Proses Penandaarasan
• Kesediaan organisasi untuk melaksanakan
penandaarasan
• Pewujudan sistem yang menyokong proses
pelaksanaan penandaarasan
• Pengurusan atasan sebagai ‘role model’ • Komunikasi dalam latihan
PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM ORGANISASI PERINGKAT KETIGA Penerusan Usaha Penandaarasan
• Pihak pengurusan yang komited • Kesediaan untuk proses pembelajaran dan pengubahsuaian idea-idea baru • Keupayaan untuk melaksanakan perubahan • Pengiktirafan • Pemilihan ahli pasukan yang bertanggungjawab • Pemilihan projek yang kritikal
PENANDAARASAN
PERKARA YANG PERLU DIELAKKAN DLM PELAKSANAAN PROSES PENANDAARASAN
PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIELAKKAN SEMASA MELAKUKAN PENANDAARASAN
• Memilih Rakan Rujukan yang kurang sesuai di mana rakan rujukan itu bukan pengamal terbaik bidang yang dipilih.
• Melaksanakan penandaarasan hanya sekali dan tidak berterusan • Melaksanakan penandaarasan dengan kos yang tinggi
PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIELAKKAN SEMASA MELAKUKAN PENANDAARASAN ….SAMBUNGAN
• Melaksana penandaarasan sebagai lawatan semata-mata.
• Memilih Rakan Rujukan yang keberatan untuk berkongsi maklumat.
• Tidak menghormati rahsia Rakan Rujukan.
PENANDAARASAN
PRINSIP-PRINSIP PENANDAARASAN
ETIKA PENANDAARASAN
• Prinsip Perundangan • Prinsip Perkongsian • Prinsip Kerahsiaan • Prinsip Kegunaan • Prinsip Perhubungan • Prinsip Kesediaan • Prinsip Penyudahan • Prinsip Kesefahaman dan • Tindakan
PRINSIP PERUNDANGAN
• Jika wujud soalan yang berkaitan dengan undang-undang, rujuk dengan penasihat undang-undang syarikat/ organisasi.
• Jangan menyoal / menjawab soalan yang ada kaitan dengan perundangan • Tidak memaklumkan maklumat penandaarasan kepada pihak lain tanpa kelulusan rakan rujukan
PRINSIP PERKONGSIAN
• Bersedia untuk mengongsi maklumat yang sama dengan rakan rujukan.
• Berkomunikasi dengan baik sesama rakan rujukan untuk mengelakkan kekeliruan dan salah faham.
• Jujur dan ikhlas .
PRINSIP KERAHSIAAN
• Merahsiakan segala perbincangan dengan rakan rujukan daripada pengetahuan pihak lain.
• Menganggap segala maklumat adalah rahsia.
PRINSIP PERSEDIAAN
• Bersedia dengan rapi sebelum mengunjungi rakan rujukan.
• Sediakan soalan-soalan untuk diajukan kepada rakan rujukan dan hantar terlebih awal kepada rakan rujukan untuk persediaan.
PRINSIP PENYUDAHAN
Ikuti segala persediaan yang telah dibuat sehingga selesai dengan sabar untuk mengelakkan salah faham dengan rakan rujukan.
PRINSIP KESEFAHAMAN DAN TINDAKAN
• Memahami dan melayan rakan rujukan sepertimana mereka mahu dilayan.
• Memahami kehendak rakan rujukan berkaitan maklumat dan data yang telah diberikan serta mematuhi kehendak mereka.
PERANAN PIHAK PENGURUSAN
• Memberi komitmen, penglibatan, sokongan tinggi, & menentukan penandaarasan.
• Menetapkan matlamat penandaarasan.
• Memilih ahli pasukan penandaarasan yang sesuai.
• Memberi latihan secukupnya.
PERANAN PIHAK PENGURUSAN
• Memberi persetujuan ke atas kaedah pengutipan data.
• Memastikan hasil penandaarasan diserap ke dalam operasi harian.
• Menyediakan segala keprluan bagi memastikan penambahbaikan boleh dilaksanakan.
• Memantau kemajuan dan hasil penandaarasan.
• Memberi pengiktirafan yang sewajar.
PRINSIP KESEFAHAMAN DAN TINDAKAN
• Memahami dan melayan rakan rujukan sepertimana mereka mahu dilayan.
• Memahami kehendak rakan rujukan berkaitan maklumat dan data yang telah diberikan serta mematuhi kehendak mereka.
PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN PENADAARASAN
PENANDAARASAN
KAEDAH PENANDAARASAN
PENDEKATAN / KAEDAH BAGI MELAKSANAKAN PENANDAARASAN
1 . Rancangan Penambahbaikan Prestasi (PIP)
2. Program Kumpulan Kerja Cemerlang (KKC) 3. Program Anugerah Cemerlang Perkhidmatan Awam (ACPA)
PENDEKATAN / KAEDAH BAGI MELAKSANAKAN PENANDAARASAN
1 . Rancangan Penambahbaikan Prestasi (PIP) Rancangan Penambahbaikan Prestasi atau lebih dikenali sebagai “ (PIP) ” dan Performance Improvement Planning penubuhan Kumpulan Tindakan (Kumpulan Pengurusan) adalah di antara beberapa strategi yang digunakan bagi melaksanakan program Penelitian Semula Ke Atas Perkhidmatan Awam. Di dalam proses penelitian semula ini, pihak pengurusan atasan memainkan peranan yang penting sebarang masing.
dalam memimpin usaha/inisiatif dan menggerakkan penambahbaikan dan pembaharuan dalam Kementerian/Jabatan masing-
PENDEKATAN / KAEDAH BAGI MELAKSANAKAN PENANDAARASAN 2. Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK/PICC)
Penyelesaian dahulu masalah-masalah sebelum membentuk kerja di peringkat pegawai dan kakitangan bawahan atau di tempat kerja adalah merupakan tumpuan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja.
Setentunya program KMK ini akan dapat melancarkan lagi usaha-usaha penandaarasan dalam Perkhidmatan Awam keseluruhannya seperti menggunakan penandaarasan terlebih sebarang matlamat dan/atau sasaran projek.
PENDEKATAN / KAEDAH BAGI MELAKSANAKAN PENANDAARASAN 3. Program Anugerah Cemerlang Perkhidmatan Awam (ACPA)
memberikan dorongan dan penghargaan kepada pegawai dan kakitangan yang telah memberikan sumbangan cemerlang bagi meningkatkan lagi prestasi, kualiti dan produktiviti organisasi masing-masing, iaitu melalui pelaksanaan amalan pengurusan dan penyampaian perkhidmatan yang berkualiti. Setentunya, terdapat projek projek yang dicalonkan/memenangi Anugerah berkenaan dapat digunakan sebagai penandaarasan ( benchmarking ) di lain-lain agensi Kerajaan.
TAMAT