Transcript Manajemen FIKOM - Etika & Komunikasi Bisnis

Etika & Komunikasi Bisnis
Manajemen Bisnis
Pertemuan ke 6
• PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS & REVISI
PESAN BISNIS
• Pengorganisasian pesan bisnis meliputi
memformulasikan pesan bisnis
• Revisi pesan bisnis meliputi menyunting pesan,
menulis ulang pesan, memproduksi pesan dan
mencetak pesan
PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
• Pengertian / maksud dari pengorganisasian
pesan bisnis adalah pengelompokan isi pesan
dan urutan butir-butir pesan agar pesan bisnis
mudah dipahami o/ si penerima
Hal-2 yg perlu mendpt perhatian dlm
pengorganisasian pesan bisnis
• Bagian awal jangan terlalu panjang (tdk
bertele-tele) agar ide pokoknya dpt lbh
mendpt perhatian dari si penerima
• Jangan membubuhkan hal-2 yg tdk relevan
dan tdk logis, agar tdk mengaburkan pesan
pokok
Hal-2 yg perlu mendpt perhatian dlm
pengorganisasian pesan bisnis
• Utamakan informasi penting dari pada
penyajian ide-2 pendukung a/ pelengkap
• Butir-2 pesan bisnis hrs dikelompokkan dan
diurutkan / disajikan secara kronologis agar
lbh mudah dipahami o/ si penerima
• Pesan bisnis berorientasi pada penerima
• Tujuan pesan bisnis = pemahaman penerima
• M’organisasikan pesan bisnis dgn baik akan
m’percepat & meningkatkan efisiensi
penyusunan pesan
Manfaat pesan bisnis yang
diorganisasikan dengan baik
• (1) m’bantu audiens memahami pesan
• (2) m’bantu audiens menerima pesan
• (3) m’hemat waktu bagi audiens
• (4) menyederhanakan tugas komunikasi
3 langkah/cara u/ m’capai
p’organisasian pesan bisnis yg baik
• (1) menetapkan ide / gagasan pokok
• (2) mengelompokkan ide /gagasan
• (3) menetapkan pola a/ p’dekatan urutan
gagasan
Menetapkan ide / gagasan pokok
• Brainstorming (bertukar pikiran)
• Minta petunjuk atasan
• Mengulang atasan
Mengelompokkan ide / gagasan
• Biasanya ide pokok didukung o/ bbrp ide
pendukung
• Dlm nenyiapkan pesan yg panjang &
kompleks, p’buatan diagram skematis a/
kerangka akan m’bantu m’beri gambaran
hubungan antara bagian-2 pesan
Menetapkan pola a/ pendekatan
urutan gagasan
• (1) pendekatan deduktif a/ langsung, yi. pola
urutan penyajian ide pokok yg ditempatkan di
bg awal, kmd diikuti dgn penempatan ide
pendukung / bukti-2. Pendekatan ini
dipergunakan apabila diperkirakan penerima
pesan akan bereaksi netral a/ merasa senang
saat menerima pesan tsb.
Menetapkan pola a/ pendekatan
urutan gagasan
• (2) pendekatan induktif a/ tdk langsung, yi. pola
urutan penyajian ide pendukung ditempatkan di bg
awal, kmd diikuti ide pokok. Pendekatan induktif ini
dipergunakan apabila diperkirakan pesan-2 yg akan
disampaikan bisa menimbulkan reaksi negatif a/ u/
berita yg tdk menyenangkan a/ penerima
diperkirakan menolak gagasan yg disampaikan a/
kmd bersikap skeptis
Berdasarkan reaksi audiens, terdpt 4
bentuk organisasi pesan bisnis
• (1) permintaan langsung
• (2) pesan rutin
• (3) bad news
• (4) pesan persuasif
Permintaan langsung
• Perminaan langsung = pesan yg penyampaianya
langsung pada yg dituju (to the point); dpt berbentuk
memo a/ surat
• Misal m’buat surat penawaran kpd audiens yg
tertarik & memiliki hasrat tinggi thdp su/ produk
• Pesan permintaan langsung sebaiknya m’gunakan
pendekatan langsung
Pesan rutin
• Pesan rutin (good news / good will) = pesan a/
informasi yg disampaikan secara rutin yg mrpk
bg dr bisnis tetap
• Penerima pesan rutin pd umumnya bersikap
netral
Pesan rutin
• Good news / good will = berita baik yg menimbulkan
reaksi positip dr si penerima. Misal info ttg
penurunan harga, undangan, ucapan selamat dll
• Pesan rutin / good news / good will sebaiknya
disusun dgn pendekatan langsung , krn reaksi
audiens bersifat netral / positip
Bad news
• Bad news = pesan-2 yg tdk menyenangkan &
berpotensi menimbulkan kekecewaan
• Misal, penolakan lamaran kerja, penolakan kredit,
penurunan pangkat & rasionalisasi pekerja
• Inti pesan dibuat dgn bahasa yg halus & tdk
ditempatkan di bg awal
• Sebaiknya m’gunakan pendekatan tak langsung u/
menyampaikan pesan bad news ini
Pesan persuasif
• Pesan persuasif bertujuan membujuk & si
penerima tdk tertarik pada pesan tsb
• Ada kemungkinan si penerima akan bereaksi
negatif --->gunakan pendekatan tdk langsung
Memformulasikan Pesan Bisnis
• M’formulasikan pesan bisnis = penyusunan
naskah pesan bisnis
• Dlm penyusuan naskah pesan bsnis hrs
diperhatikan GAYA & NADA
• Pilihan kata-2 disesuaikan dgn nada yg
dikehendaki
Dlm m’formulasikan pesan bisnis
• (1) kendalikan Gaya & Nada
• (2) kembangkan paragraf yang logis
Mengendalikan Gaya & Nada
• Gaya = cara m’gunakan kata-2 u/ m’capai nada a/
kesan secara keseluruhan
• Gaya dpt diubah-ubah u/ m’ciptakan nada yg sesuai
dgn peristiwa
• Struktur kalimat & kosa kata yg dipergunakan
disesuaikan dgn sifat pesan & hubungan dgn
penerima
Mengendalikan Gaya & Nada
• Gaya & nada yg sopan & bersahabat
memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka
• P’gunaan bahasa sederhana yg mirip bahasa
percakapan akan lbh mudah dipahami
Mengendalikan Gaya & Nada
• u/ m’capai nada yg hangat, humor digunakan dgn
sangat hati-2, tdk berkhotbah, dan tdk m’gunakan
bahasa berlebihan agar tdk terkesan sombong
• Selama berinteraksi, pahami situasi & gunakan kata-2
yg m’gambarkan rasa percaya diri agar m’peroleh
kredibilitas / kepercayaan
Kom-Bis Tertulis dikatakan efektif bila
memenuhi karakteristik sbb :
• (1) Sopan santun ; gunakan kata-2 berkonotasi
positip -- penerima merasa dihormati
• (2) Benar ; tdk terdpt kesalahan dlm
penulisan, format, tanda baca, ejaan & tata
bhs serta p’gunaan kata
Kom-Bis Tertulis dikatakan efektif bila
memenuhi karakteristik sbb :
• (3) Ringkas ; gunakan kata, kalmat & paragraf
yg relevan secara ringkas. Hindarkan
pengulangan kata-2 yg tdk perlu
• (4) Jelas ; kata-2 mudah dimengerti hanya dgn
sekali baca & tdk menimbulkan keraguan.
Kalimat bertalian secara logis
Kom-Bis Tertulis dikatakan efektif bila
memenuhi karakteristik sbb :
• (5) Tepat ; tdk menimbulkan salah persepsi
• (6) Lengkap ; info yg lengkap sesuai kebutuhan
si penerima
Mengembangkan paragraf yg logis
• Paragraf = kumpulan dari kalimat yg
berhubungan dgn satu topik umum
• Paragraf = satu kesatuan unit pemikiran
Mengembangkan paragraf yg logis
• Umumnya paragraf terdiri dari tiga unsur : (1)
kalimat topik ; (2) kalimat pendukung topik ;
(3) unsur peralihan
• Kalimat topik = mengungkapkan subyek dari
paragraf & bgm subyek akan dikembangkan
Mengembangkan paragraf yg logis
• Paragraf dikembagkan melalui deretan kalimat
berkaitan yg menyediakan rincian a/ dukungan
mengenai kalimat topik
• Agar paragraf dpt diatur dlm urutan yg logis &
terpadu, diperlukan bbrp unsur peralihan spt
p’gunaan kata sambung, ungkapan, kt.ganti & kata-2
yg dipasangkan (untung-rugi, legal-ilegal)
5 teknik yg paling umum digunakan u/
mengembangkan paragraf
• (1) ilustrasi, mengembangkan paragraf dgn
m’gunakan contoh-2 yg dpt m’perjelas ide
pokok
• (2) perbandingan, mengembangkan paragraf
dgn m’gunakan persamaan & perbedaan
5 teknik yg paling umum digunakan u/
mengembangkan paragraf
• (3) sebab akibat ; memusatkan uraian pada
alasan-2 mengenai sesuatu
• (4) klasifikasi ; dgn memecah ide umum
menjadi bbrp kategori spesifik
5 teknik yg paling umum digunakan u/
mengembangkan paragraf
• (5) masalah & penyelesaian ;
mengembangkan paragraf dgn menyajikan su/
masalah & kmd m’bahas penyelesaiannya
REVISI PESAN BISNIS
• Pesan bisnis yg telah disusun, dikaji ulang
(materi, format, tanda baca, & tata bhs)
• Revisi (perbaikan) pesan bisnis mrpk tahap
akhir dlm proses penyusunan pesan bisnis
REVISI PESAN BISNIS
• Kegiatan revisi pesan bisnis diperlukan u/
memastikan :
• (1) bhw pesan yg direncanakan & disusun sdh
bebas dari kesalahan
• (2) apakah ide / gagasan yg diungkapkan sdh
sesuai / memadai a/ belum
Tahapan kegiatan revisi
• Menyunting pesan
• Menulis ulang pesan
• Memproduksi pesan
• Mencetak pesan
Menyunting pesan
• (1) Mengevaluasi isi & organisasi ; proses
evaluasi dimulai dgn membaca secara cepat &
memusatkan perhatian pada isi, organisasi
dan format pesan. Draft pesan dibandingkan
dgn rencana semula
• (2) Meninjau ulang gaya & kemudahan
pembacaan
Menulis ulang pesan
• Dokumen bisnis yg ditulis ulang, pd umumnya
lbh mantap. Dokumen bisnis ini dpt
meningkatkan citra perusahaan
• Perhatian & waktu yg digunakan u/ melakukan
perbaikan kata & kalimat hendaknya
disesuaikan dgn batas waktu (dead line)
Menulis ulang pesan
• Perhatian ditujukan pada setiap kata yg
m’berikan kontribusi pada kalimat yg efektif
dan bertalian secara logis
• Simpanlah arsip-2 versi sebelumnya u/
digunakan apabila dibutuhkan kembali
Memproduksi pesan
• Dokumen bisnis yg masih berupa draft hasil
menulis ulang, kmd diproduksi dgn
menggunakan komputer
• Buatlah desain pesan bisnis yg efektif,
syaratnya :
Syarat desain pesan bisnis yg efektif
• Konsisten ; gunakan format yg menarik namun
konsisten (marjin, jenis huruf, spasi dll)
• Seimbang antara ruang teks, gambar, dan ruang
kosong
• Terkendali ; usahakan desain sederhana tapi menarik
• Rincian pesan yg ingin ditampilkan akan m’pengaruhi
desain
Mencetak pesan
• Cetak pesan bisnis di atas kertas yang
berkualitas