Transcript Taklimat Penyediaan Data Asas SPA KPM

UNIT PENGURUSAN ASET ALIH
BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
LATAR
BELAKANG
Perakaunan Akruan memberikangambaran penuh prestasi dan kedudukan
kewangan Kerajaan.
1Government Financial Management Accounting System (1GFMAS)
Merekod aset dan liabiliti
1. Aset Alih
2. Aset Tak Alih
3. Akaun Belum bayar
4. Akaun Belum Terima
Hasil
Perbelanjaan
• Perbandingan hasil dan kos
• Maklumat kos bagi setiap
polisi dan aktiviti yang
dijalankan
Lebihan / Kurangan
Pengemaskinian data aset hendaklah
dilaksanakan melalui
Sistem Pengurusan Aset (SPA)
KPM telah diarahkan oleh Perbendaharaan untuk memastikan pelaksanaan peluasan
SPA ke semua 1,537 PTJ selesai selewat-lewatnya Jun 2014
SPA dibangunkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.5
Tahun 2007 dan berfungsi daripada penerimaan aset sehingga
kepada proses pelupusan atau hapuskira.
PENGGUNA
SISTEM
Pendaftar Aset
Pegawai
Penempatan
Pegawai
Pengesah
KEPERLUAN BAGI
PELAKSANAAN SPA
Penyediaan Data Asas SPA
Semakan Data Asas SPA
Kelulusan Perbendaharaan
Bengkel Peluasan SPA Fasa 1 dan
Task-Force kunci masuk data
Maklumat Organisasi
Sebelum SPA dapat
dilaksanakan di Jabatan,
Data Asas SPA perlu
disediakan. Ini bertujuan
untuk ‘membina rumah’
Jabatan masing-masing
dalam SPA sebelum
pendaftaran aset boleh
dimulakan.
Maklumat Kakitangan
Maklumat Lokasi
Pelan Lantai
KEW.PA-8 terkini
Maklumat organisasi yang diperlukan
adalah seperti berikut:
Nama
Agensi
Alamat
Kod label
Kod PTJ
Carta
organisasi
Borang yang perlu diisi
Kod EMIS
Contoh Carta Organisasi
1
2
3
4
Nama pegawai
Maklumat
perjawatan
hendaklah
yang
terkini dan
selari
dengan
carta
organisasi
No. Kad Pengenalan
Gred
Jawatan
E-mel
Bahagian
Status (Tetap / Kontrak dsb)
Borang yang perlu diisi
Format fail : MS Excel
Nama seperti dalam kad
pengenalan, huruf besar, tanpa
gelaran
Jawatan seperti
dalam waran,
tiada singkatan
Tetap / Kontrak / Sementara
/ Sambilan / Pinjaman
PPD: Unit-unit
utama
Sekolah:
Nama sekolah
No. KP
tanpa ‘-’
Gred
jawatan
semasa
E-mel rasmi
Sila rujuk kepada maklumat lokasi daripada
Sistem Pengurusan Aset Tak Alih (mySPATA)
Kaedah
penentuan dan
daftar lokasi perlu
mengikut
peringkat seperti
berikut:
Blok
Bangunan
Aras
Ruang
Bangunan atau suatu
binaan yang mempunyai
bumbung, dinding, pintu
masuk dan boleh diakses
dengan sempurna dalam
sesuatu premis
Aras lantai bagi setiap
tingkat bangunan
Bahagian bangunan
yang dikepung oleh
dinding atau bahagian
bangunan yang terbuka
dan mempunyai
elemen yang
memerlukan
penyenggaraan
• Pelan keseluruhan agensi yang telah dilabelkan kod perlu
dikemukakan
• Kod blok perlu selari dengan mySPATA
Contoh penentuan blok:
B
A
P
O
N
M
K
L
J
I
H
G
D
E
F
C
Kaedah penentuan aras:
Aras Atas
Tanah
Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh
tanah dan ke atas
Aras 3
Aras 2
Aras Tanah
Aras 1
Kaedah penentuan aras:
Aras Bawah
Tanah
Aras Tanah
Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh
tanah dan ke bawah
Aras 1
Aras B1
Aras B2
Kaedah penentuan aras:
Blok yang
mempunyai 2 aras
berbeza dan terletak
di atas tanah
Penentuan aras bagi blok ini adalah
berpandukan kepada pintu masuk utama blok
tersebut. Aras di mana terletaknya pintu masuk
utama itu akan dinamakan Aras 1.
* Pintu utama ditentukan oleh agensi itu sendiri.
Contoh penentuan ruang:
RUANG MULA
001
016
002
003
004
005
015
007
006
014
008
009
013
010
012
011
Borang yang perlu diisi
01, 02, 03,.. (2 digit)
• A, B, C,.., AA, AB,…., ZZ
• Senarai perlu mengikut
turutan
Diskripsi hendaklah
unik, tidak sama
dengan ruang lain
001, 002, 003,.. (3 digit)
Mengikut nama bangunan asal /
sebenar
Borang yang perlu diisi
01, 02, 03,.. (2 digit)
• Sila ikut kod binaan luar
MySpata.
• Senarai perlu mengikut
turutan.
Diskripsi hendaklah
unik, tidak sama
dengan ruang lain.
PASTIKAN:
Kod bangunan, kod aras dan kod ruang mengikut format SPA.
Kod ruang ditentukan mengikut arah pusingan jam.
Kod ruang aras/blok yang berlainan tidak bersambung.
Ruang yang terbuka, tidak dipisahkan secara fizikal (dinding) dan mempunyai fungsi
yang berbeza perlu diberi kod ruang yang berbeza. Contoh: Ruang kerja Unit
Kewangan dan Unit Aset Alih berada di ruang terbuka yang sama dan tidak
dipisahkan secara fizikal. Oleh yang demikian ruang tersebut dibahagikan kepada
dua dan masing-masing diberi kod ruang tersendiri.
Kubikel tidak perlu diberi kod ruang individu.
Kontraktor / Pembekal tidak dinamakan sebagai pegawai bertanggungjawab ruang.
Tandas, pantri, tangga, stor dan koridor perlu diberi kod ruang tersendiri.
Kod ruang untuk tandas ditentukan mengikut pintu masuk utama tandas. Kubikel
tandas tidak perlu diberi kod ruang satu persatu.
Kod ruang untuk kuarters ditentukan mengikut unit kuarters. Ruangan di dalam
kuarters tidak perlu diberi kod ruang satu persatu.
Bumbung dan lif tidak perlu diberi kod ruang.
Diskripsi ruang hendaklah unik dan tidak sama dengan ruang lain.
Borang yang perlu diisi
RUANG MULA
001
016
002
003
004
005
015
007
006
014
008
009
013
010
012
011
Pastikan setiap
pelan lantai
dilabel dengan
jelas
KEW.PA-8 yang dikemukakan akan menjadi asas
perkiraan prestasi daftar masuk aset ke SPA
Peratus Kemasukan =
Data
KEW.PA-8 SPA
KEW.PA-8 Manual
x 100 %
Borang yang perlu diisi
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:
• Kod ruang dikira terus menerus daripada aras/blok pertama hingga aras/blok
terakhir
• Kod ruang ditentukan tidak mengikut arah jam atau tidak berturutan
Menyatakan status
perkahwinan dalam
Lampiran B
Maklumat kod ruang dalam pelan lantai (Lampiran
D) tidak selari dengan senarai kod lokasi
(Lampiran C)
Meletakkan kontraktor /
pembekal sebagai
pegawai
bertanggungjawab di
lokasi
Menggunakan kod ruang
yang salah. Contoh:
“B01”, “R1”, “01.002” dsb
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
•
Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:
Kod ruang dikira terus menerus daripada aras/blok pertama hingga aras / blok terakhir
RUANG
MULA
RUANG
MULA
017
001
032
016
002
003
018
005
004
006
014
030
024
025
009
010
013
Blok A
Aras 1
022
023
008
012
021
020
031
015
007
019
011
026
029
028
Blok A
Aras 2
027
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
•
Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat:
Kod ruang ditentukan tidak mengikut arah jam atau tidak berturutan
RUANG MULA
001
006
009
010
008
011
005
007
016
004
002
012
014
013
003
015
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Meletakkan kontraktor / pembekal sebagai pegawai bertanggungjawab di lokasi
Pegawai
bertanggungjawab
lokasi hendaklah
merupakan
kakitangan agensi
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Menggunakan kod lokasi yang salah. Contoh: “B01”, “R1”, “01.002” dsb
Format kod ruang SPA ialah
tiga digit (001, 002, 003,…)
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Maklumat kod ruang dalam pelan lantai (Lampiran D) tidak selari dengan senarai kod
lokasi (Lampiran C)
RUANG
MULA
001
016
002
003
005
004
015
006
007
014
008
009
010
013
012
Semua kod ruang perlu
disenaraikan dalam
Lampiran C
011
SEKIAN, TERIMA KASIH
SYUHAIDA SAFIAN | 8884 6836 | [email protected]
NORZULSYAZWANI ZULKIFLI | 8884 6924 | [email protected]