Transcript Propuesta ITO - COPEC - UEPI - Secretaría de Turismo de la Nación

Pioneers in IT Value Management
Proyecto: Tablero de Gestión para RRHH
Secretaría de Turismo de la Nación
Ministerio de Producción
Mayo de 2009
1
Contenidos

Objetivos

Fases del Proyecto

Introducción

Enfoque Conceptual

Indicadores

Un ejemplo
2
Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Objetivos
Capacitar a la Dirección de Recursos Humanos para un
correcto entendimiento de los beneficios de un Tablero de
Gestión.
Desarrollar un Modelo de Tablero de Gestión para la
Dirección de Recursos Humanos que permita traducir la
misión en indicadores claros y un sistema de alerta que facilite
la toma de decisiones.
Período
Indicador
Promedio de
ausencias por
agente
Enero - Porcentaje de
Junio ausencias
2009 injustificadas
2009
Frecuencia
Meta
Valor Real
Anual
35 Días
#DIV/0!
Semestral
15%
#DIV/0!
Status
Observaciones
Promover una Cultura de la Medición y Seguimiento que
permita la comparación con metas establecidas y visualizar los
desvíos producidos.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Fases del Proyecto
1
2
Definición del Modelo
de Proyecto,
detallando el alcance,
las funciones y las
responsabilidades de
los consultores y del
personal involucrado de
la SECTUR, las
actividades y las etapas
clave del proyecto.
3
Estudio de la situación
actual, la estructura de
la Dirección,
responsabilidades,
procesos claves,
controles y necesidades,
mediante entrevistas
individuales y reuniones
del equipo de trabajo.
4
Diseño de un Modelo
de Tablero de
Gestión que sea útil
para el proceso de
toma de decisiones y
traduzca la misión y los
objetivos de la
Dirección.
Proceso de puesta
en marcha del
Modelo del Tablero
de Gestión
capacitando en su
uso a todos aquellos
miembros de la
Dirección
involucrados.
4
Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Introducción
Enfoque de Nuestro Modelo de Tablero de Gestión:

Hoja de ruta evolutiva – Gradualidad

Proceso vivencial de uso de Indicadores y Cultura de la Medición – Implicación supervisores

Contexto de la actualidad de la Secretaría y la Dirección – Pragmatismo

Incorporación del valor de uso – Nueva cultura

Foco en los procesos operativos – Adaptación a la realidad organizativa y no a la inversa

Elaboración de una plataforma simple, fácil de usar y modificable – Aprovechando
herramientas existentes o en proceso
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
“Distinguir es comprender”
Jacques Maritain
¿Qué es un Indicador?
Medida utilizada para determinar
la eficacia, eficiencia y evaluación de una actividad o proceso crítico
Cada indicador es:
MEDIBLE
ENTENDIBLE
CONTROLABLE
cuantificable
reconocido fácilmente por aquellos que lo usan
se puede impactar con acciones correctivas
Cada indicador posee:
Estado
Umbral / Meta
Rango de Gestión
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
Ejecutar
Planificar
Medidas
Correctivas /
Preventivas
Medir
Evaluar
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
Planificar
Ejecutar
Gestión de la
Dirección
Medir
Eficiencia
Dirigir
Seguimiento
de Gestión
MIDE LA CALIDAD
VALOR AGREGADO
+ DESEMPEÑO
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
Importancia de la Medición y el Seguimiento:
 Ayuda a cumplir los objetivos
 Genera productos de mejor calidad
 Previene y resuelve problemáticas
 Permite mejorar la efectividad y la eficiencia
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
Gestión de Recursos Humanos:
Creación de Valor
Desafío de Recursos Humanos
Herramienta de Soporte
Tablero de Gestión basado en
Indicadores claros y alertas que
posibiliten la toma de decisiones
Tablero de Gestión
Ayuda a mostrar por medio de
indicadores la marcha de la gestión y
el grado de cumplimiento de
actividades y procesos internos
Nuestro Modelo de Tablero de Gestión considera
actividades clave de la Dirección de RRHH que poseen objetivos múltiples
Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
10
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
Medir la gestión de Recursos Humanos permite:

Foco en procesos claves

Involucrar a través del seguimiento

Acercar a Recursos Humanos a las otras Áreas

Aumentar eficiencia y productividad
…”no se puede mejorar lo que no se mide”…
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Enfoque Conceptual: Hacia una Cultura de la Medición y el Seguimiento
Beneficios de Nuestro Modelo de Tablero de Gestión
 Facilita la información relevante en el momento oportuno
 Auspicia una cultura de la medición
bajo un método de comparación y análisis de tendencias
 Es flexible para responder a los procesos de cambio
 Facilita una gestión eficaz, supervisando las decisiones tomadas y
acciones acometidas
 Mide la contribución de RRHH al desempeño global
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Indicadores: ¿Qué es lo que quiero medir?
Atributos del Indicador
•
Orientado a los objetivos
•
Relevante
•
Confiable
•
Claro e inequívoco
•
Comparable
BASE DE COMPARACIÓN
PUNTOS DE ALERTA
TENDENCIAS Y COMPORTAMIENTOS
PLANES DE ACCIÓN
Un mayor seguimiento de la gestión
no siempre es económico / deseable
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Indicadores: Metodología de Selección
 ¿Qué se realiza?
 ¿Qué se debería medir?
 ¿Quién utilizará la información?
 ¿Cada cuánto tiempo?
 ¿Con qué se compara?
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Indicadores: Metas
 Los Tableros de Gestión deben poseer
las referencias comparativas que permitan
establecer si se está cumpliendo o no con
lo esperado
 Las Metas definidas pueden cambiar
de valor a lo largo del tiempo
El valor esperado del indicador al final de un ciclo se
llama META
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Indicadores: Sistemas de Alertas Tempranas
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Indicadores: Cursos de acción
Ante un desvío con respecto a la meta se deberán tomar acciones que tiendan a
devolverle al indicador su estabilidad.
El análisis previo al establecimiento de acciones correctivas debe cumplir con los
siguientes pasos:
1. Revisar si el valor / rango meta fue establecido correctamente.
2. Evaluar si el valor / rango meta debe ser alterado por algún factor del
entorno.
3. Analizar la causa del desvío.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Pioneers in IT Value Management
Un Ejemplo
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Construcción del Tablero: Aspectos a Considerar
INDICADOR
Siglas y denominación
DESCRIPCIÓN
Objetivo e información que brinda la evolución del indicador.
FÓRMULA
Cálculo a utilizar para obtener el indicador
RESPONSABLE
Persona encargada de l seguimiento del indicador.
FRECUENCIA
Período de Revisión
ORIGEN DE LOS DATOS
Área / archivo / sector donde pueden obtenerse los datos
necesarios
PRESENTACION
Períodos que cubre
Gráficos auxiliares
OBSERVACIONES
Comentarios o consideraciones
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Tableros de Gestión de la Dirección de RRHH y Organización
Como producto final del proyecto, se generó un Tablero de Gestión para cada
área / departamento.
La plataforma técnica
seleccionada en este caso es la herramienta de
Microsoft, Excel en su versión de 2003, debido a su flexibilidad, bajo costo y
familiarización con su uso.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Estructura del Tablero
Cada solapa hace referencia a un
indicador. Haciendo clic en cada
solapa se accede a la Ficha de
cada indicador.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Estructura del Tablero
En algunos casos, las solapas
hacen referencia a un grupo de
indicadores. En este caso, los
indicadores se agruparon por
procesos.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Ficha de Indicador
Haciendo clic en las
solapas se accede a la
Ficha de cada Indicador.
Todas las fichas poseen
la misma estructura .
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Ficha de Indicador: Contenido
En el sector superior de cada Ficha de Indicador, se
encuentra el nombre del indicador y los datos generales
del mismo.
Responsable de
realizar el control
y seguimiento
del Indicador
Unidad de
medida
Forma en la
que se
obtendrán los
datos que
alimentan al
Indicador
Frecuencia
con la que se
realizará el
control del
indicador
Fórmula
matemática
a través de la
cual se
obtendrá el
valor del
indicador.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Ficha de Indicador: Contenido
En el sector medio de cada Ficha de Indicador, se
encuentra el cuadro de Relevamiento de Datos con
sus referencias y un gráfico representativo.
En este cuadro se
ingresarán los datos
relevados para cada valor
de la fórmula del
indicador según indiquen
las referencias.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Ficha de Indicador: Contenido
Cuadro de Relevamiento de Datos
Este valor se calcula automáticamente
respondiendo a la fórmula del cuadro de
Datos Generales. En este caso:
Este dato
corresponde al
período de
evaluación y ya
viene dado en el
cuadro.
Estos datos
deberán ser
relevados por el
responsable.
Estos valores
pueden
modificarse
escribiendo
sobre ellos.
Este valor
surge por
diferencia entre
Verde y Rojo.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Ficha de Indicador: Contenido
Gráfico
El gráfico muestra la situación planteada en el cuadro de
Relevamiento de Datos de una forma mas visual.
Nuevamente, los colores de
alerta responden a las
referencias ya mencionadas.
Los gráficos varían de
acuerdo al tipo de indicador
buscando la mejor exposición
posible.
En todos los casos son
fácilmente modificables como
cualquier gráfico de Excel.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Ficha de Indicador: Contenido
Carga de datos
A medida que los datos se cargan en el cuadro, la fórmula calcula el Valor Real del
Indicador. Este valor se compara contra el valor cargado como meta y automáticamente
se le asigna un color a la situación.
El gráfico refleja la situación del cuadro
mostrando, en este caso, los valores
reales como columnas .
Las columnas muestran el valor del
indicador y el color de fondo indica si se
trata de un valor normal o si presenta un
desvío.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Ficha de Indicador: Contenido
En el sector inferior de cada Ficha de Indicador, se
encuentra una zona de registro de cambios y acciones
referidas al indicador que permitirá obtener un historial
rápido de lo ocurrido.
Se entiende como cambio a las modificaciones que se realicen en valores o datos
fijos de los indicadores (metas, fórmulas, responsables, frecuencia, etc). Esto
permitirá obtener un historial rápido de los cambios y sus causas.
Se entiende como Acción a toda aquella actividad que se realice para corregir o
prevenir un desvío en el Indicador.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Informe de Situación: Hoja Resumen
La Hoja de Resumen tiene el objetivo de poder obtener un informe rápido de los
indicadores mas críticos del área o departamento.
En el cuadro de Observaciones
se podrán incluir todas las
aclaraciones que se consideren
pertinentes para una mejor
comprensión de la situación del
indicador.
El Valor Real se carga automáticamente a medida
que se ingresen datos en las Fichas de Indicadores.
Sin embargo, la fórmula deberá actualizarse al
finalizar cada período de análisis.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Informe de Situación: Hoja Resumen
El concepto de STATUS se deberá llenar a mano y dependerá del tipo de Indicador.
Por ejemplo:
En los indicadores de Variación, el status será
• Constante
si el Valor Real es igual a 1
• En disminución
si el Valor Real es menor a 1
• En aumento
si el Valor Real es mayor a 1
En los indicadores que poseen un Valor Meta se completará con alguno de los
colores según corresponda.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
Informe de Situación: Informe a Dirección
El Informe a Dirección tiene el objetivo de poder obtener rápidamente un resumen del
comportamiento de los indicadores de gestión más importantes que incluye los valores
reales adoptados en periodos anteriores y cuadros que grafican este comportamiento.
Los cuadros con los periodos
y los valores reales, junto con
el gráfico, se actualizan
automáticamente al cargar los
datos en las Fichas de
Indicadores.
En el cuadro de Comentarios
se podrán incluir todas las
aclaraciones que se consideren
pertinentes para una mejor
comprensión de la situación del
indicador.
Este informe se utiliza
para dar mayor detalle
del status del indicador
si así se lo requiriese.
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza
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Independencia
Integridad
Pragmatismo
Foco
Alianza