Transcript Welkom - Protestantse Kerk in Nederland

Welkom
SEPA bijeenkomsten maart-april 2013
Henk van Loenen, gemeenteadviseur LRP
Henk Jansen, gemeenteadviseur LRP
Kees Hommersom, gemeenteadviseur LRP
Bertil Prins, accountmanager SKG
Rob Scheffer, accountmanager SKG
Ad van Toorn, accountmanager SKG
Definities
SEPA = Single Euro Payments Area
• Betalen wordt overal gelijk
IBAN = International Bank Account Number
• Alle rekeningnummers in Europa veranderen
Programma:
14.00 uur Welkom
14.05 uur SEPA/LRP
14.50 uur Pauze
15.05 uur SEPA/SKG
15.35 uur Vragen
16.05 uur Afsluiting
16.05 – 16.20 uur Splitsing LRP/SKG
t.b.v. gemeente specifieke vragen
Programma:
19.30 uur Welkom
19.35 uur SEPA/LRP
20.20 uur Pauze
20.35 uur SEPA/SKG
21.05 uur Vragen
21.35 uur Afsluiting
21.35 – 21.50 uur Splitsing LRP/SKG
t.b.v. gemeente specifieke vragen
Te behandelen onderwerpen:
• Algemene info
• SEPA /LRP
-
Registratie bankrekeningnummers
Gevolgen IBAN en acceptgiro
Bankcontracten
Mandaten
Toezeggingsformulieren
Registreren
Aanmaken incasso’s
Verwerken
Storneren
• SEPA/Bankzaken (SKG)
SEPA: Achtergrond en doel
(SEPA: Single Euro Payments Area)
• De huidige betaalwijze met uw
rekeningnummer komt te vervallen
• Met SEPA wordt het mogelijk om op een
eenvoudige wijze binnen de EU te betalen
en incasseren
• Lagere kosten en sneller betalingsverkeer
• Uniforme regelgeving
• Bescherming consument
Het betalingsverkeer verandert
Wat betekent SEPA voor u?
• De DO zal u zoveel mogelijk ontzorgen,
maar ook u zult in actie moeten komen
o
o
o
o
Controles moeten worden uitgevoerd
Werkwijzen moeten worden aangepast
Contracten moeten worden vernieuwd
Gemeenteleden zullen moeten worden
geïnformeerd
Wat moet er vóór de zomer gebeuren?
SEPA wordt in heel Europa per 1 -2-2014 ingevoerd. Voor
kerken is dat geen handige datum, omdat de Actie Kerkbalans dan
nog loopt. In overleg met het LRP-team (Leden Registratie
Protestantse Kerk) is daarom besloten om als Protestantse Kerk
een eigen SEPA-deadline aan te houden: 1-7-2013.
Als we zorgen dat we op die datum SEPA-proof zijn, als
gemeenten en landelijke kerk, dan kunnen we in het najaar zonder
problemen de brieven met acceptgiro’s voor bijvoorbeeld lokale
doelen, de Solidariteitskas en de Actie Kerkbalans 2014 voorbereiden.
Langer rekeningnummer
•
•
•
•
Iedereen krijgt een langer rekeningnummer
Uiterlijk per 1-2-2014
U hoeft hier zelf niets voor te doen
Iedereen krijgt vanzelf een nieuw pasje
Voorbeelden
SHO: NL08 INGB 0000 0005 55
Hartstichting: NL06 INGB 0000 0003 00
Greenpeace: NL31 INGB 0000 0000 44
Kerk in Actie: NL62 INGB 0000 0004 56
Vernieuwde bankafschriften
• Bankafschriften worden langer en groter:
meer tekens te verwerken
• Ook digitale afschriften binnen
telebankieren veranderen
Nu:
Straks:
Machtigingskaarten en acceptgiro’s
Machtigingskaarten krijgen ander uiterlijk
• Ook regels rond bewaren veranderen
Acceptgiro wordt IBAN-acceptgiro
• Oude niet meer bruikbaar na 1-2-2014
• Ander uiterlijk, maar niet ingrijpend
• IBAN-acceptgiro blijft bestaan tot 1-1-2019
Machtigen via internet
• Andere regels
•
•
•
Vinkje volstaat niet meer
E-mandaat op termijn
Fysieke handtekening donateur nodig
(op papier, tot komst E-mandaat)
• iDEAL wordt automatisch aangepast
Nieuwe regels voor machtigingen
Incassant moet vooraf melden dat geld wordt
geïncasseerd
Dit geldt ook voor doorlopende machtigingen
• Minimaal één keer per jaar verplicht laten weten
wanneer wordt geïncasseerd
‘Witte lijsten’ en ‘zwarte lijsten’
• Ter bescherming van de rekeninghouder
gaan de banken een ‘witte lijst’ en een
‘zwarte lijst’ hanteren
• Wit = veilig
• Zwart = blokkeren
• Wij willen op de witte lijst worden
geplaatst!
SEPA en LRP
Registratie bankrekeningnummers (1)
• Rekeningnummer wordt IBAN-nummer
Maximaal (EU) 34 tekens, (NL) 18 tekens
NL56FVLB0699315077
• Elke bank een identificatiecode (bic) van
8 tot 11 tekens
Registratie bankrekeningnummers (2)
• Invoervelden bic:
• KSO menu financieel; fonds/abonnement bewerken
• Geregistreerdendossier; tabblad financieel-overzichtrekeningnummers
• Invoerveld IBAN komt bij alle huidige
bankrekeningnummervelden
Registratie bankrekeningnummers (3)
• Het huidige invoerveld van het bankrekeningnummer wordt eerst afgegrijsd en verwijderd
per 1-2-2014
• Bankrekeningnummers worden geconverteerd
naar IBAN en bic
• Hoe IBAN-rekeningnummers in overzichten
wordt getoond wordt nog uitgezocht
Registratie bankrekeningnummers (4)
• In februari 2013 is een conversie
aangeleverd bij ibanservice.nl
• Er was een gemiddelde uitval van 4%
• N.a.v. van de test-conversie zal de
daadwerkelijke conversie zo dicht mogelijk
tegen de release aan zitten
IBAN en acceptgiro (1)
• Huidige acceptgiro wordt IBAN-acceptgiro
• Servicebureaus kunnen per 1-3-2013 hun
S-contract vernieuwen
• Gemeenten moeten tussen 1-5-2013 en 1-7-2013
hun A/S contract verlengen
• Gemeenten moeten tussen 1-5-2013 en 1-7-2013
hun C-contract vernieuwen
IBAN en acceptgiro (2)
• Incassant wordt op acceptgiro vermeld
• Sjabloon voor acceptgiro’s en combola’s
worden aangepast
• Vanaf 1-5-2013 kan er een testbestand met
IBAN-acceptgiro’s worden ingediend bij
Currence/ING door BA
IBAN en acceptgiro (3)
• Vanaf 1-7-2013 alleen IBAN-acceptgiro’s
vanuit LRP
• De tenaamstelling op de souche wordt
anders geprogrammeerd i.v.m. lengte IBAN
Bankcontracten (1)
• Bestaande incassocontracten moeten
worden vernieuwd
• Verwinfo bestanden vervallen dit wordt
Camt.053, Camt.054 of MT940 / GMU2
• Voorwaarden algemene incassocontracten
(B-to-C, Bedrijf naar Consument)
Bankcontracten (2)
• Elke rechtspersoon krijgt één Incassanten-ID
• Contracten worden afgesloten per rechtspersoon
• Per bankinstelling krijgt de rechtspersoon één
contract
• De voorwaarden worden per bankrekening
vastgelegd, bijv.:
₋ Verantwoording acceptgiro’s en/of
incassoverwerking door het LRP-Team
Registratie van bankcontracten in LRP (1)
• In KSO financieel
• Per rekeningnummer is te zien bij welke
rechtspersoon dit rekeningnummer hoort
(diaconie of gemeente) met de daaraan
gekoppelde voorwaarden
• Rekeningnummers kunnen maar één keer
worden ingevoerd in LRP i.v.m. contract
Registratie van bankcontracten in LRP (2)
• Het incassanten-ID wordt getoond in KSO
menu financieel per rechtspersoon; i.v.m. de
werking van fondsen/abonnementen en
sjablonen
• De lokaalbeheerder is verantwoordelijk voor
het onderhouden van de contractgegevens
Mandaat (1)
• Voor automatische incasso is een getekend
mandaat vereist
• Iedere financiële actie met incasso heeft
een eigen mandaat nodig
• Het mandaat is voorzien van een uniek
machtigings-ID. van max. 35 cijfers
• De datum van ondertekening mandaat
moet worden geregistreerd
Mandaat (2)
• Een incasso moet minimaal 14 dagen en maximaal
1 jaar van te voren worden aangekondigd
• Het lid moet geïnformeerd worden over:
Incassanten-ID; Bedrag; Machtiging-ID en de
incassodatum
• Machtiging via digitale toezeggingen komt pas in
2016 beschikbaar
• Bestaande doorlopende machtiging mogen
worden verlengd (vanaf 1-11-2009)
Mandaat (3)
• In het fonds komt er op jaarbasis een
functie om vooraankondigingen te
versturen voor bestaande deelnemers
• Er komt een export van mandaten met
referenties
Toezeggingsformulier (1)
• Toezeggingsformulier wordt mandaat
• Toezeggingsformulier wordt vooraankondiging
• Er komt een extra sjabloon voor
vooraankondiging doorlopende toezegging
• Het machtigings-ID per mandaat bestaat uit
geregistreerdenummer; actienummer; jaar
• De tekst eisen uit mandaat komen op het
toezeggingsformulier
Toezeggingsformulier (2)
• IBAN komt op toezeggingsformulier
• Er komt een mogelijkheid om de incasso-datum
te registreren bij het fonds of abonnement
₋ Incassodatum komt op toezeggingsformulier
• Betaalwijze kan worden geregistreerd per
fonds/abonnement
• Gewenste datum van ondertekening kan
worden vastgelegd bij fonds/abonnement
Registreren van de toezegging (1)
• Per toezeggingstermijn wordt een unieke
referentiecode gecreëerd
• Deze referentiecode is end-to-end en bevat
maximaal 35 tekens
• Automatische incasso zonder mandaat is
niet mogelijk
• Datum ondertekening moet worden
geregistreerd
Registreren van de toezegging (2)
• Bij toezeggingen worden de volgende
gegevens vastgelegd:
- Machtiging-ID
- IBAN van de donateur
- Datum ondertekening
- Transactiesoort (herhalend of eenmalig)
- Referentiecode per machtigingstermijn
Registreren van de toezegging (3)
• Het machtigings-ID wordt automatisch
gevuld a.d.h.v. de registratie bij uitnodiging
• Het incassoreferentienummer bestaat uit
geregistreerdennr.; fonds/abonnementsnr.;
jaar en incassotermijn
• Het incassoreferentienummer wordt
automatisch ingevuld
Registreren van de toezegging (4)
• Genereer toezegging voor hele selectie:
₋ Niet mogelijk bij:
₋
₋
₋
herhaaldelijk fondstype
betaalwijze AI
laatste toezegging
₋ Wel mogelijk bij:
₋
eenmalig fondstype, maar resulteert in
vooraankondigingen. De gemeente is zelf
verantwoordelijk om deze te verzenden
• Gegenereerde vooraankondigingen mogen
niet worden verwijderd
Verwerking betaalopdrachten bij de bank
• Bestandsindeling van Clieop03 naar
Pain008 (XML)
• Aanlevertermijn 5 of 6 werkdagen: one-off
en first
• 2 of 3 werkdagen: recurrent en final
Aanmaken van betaalopdrachten in LRP (1)
• Er worden geen incassoopdrachten met het
kenmerk FINAL aangemaakt
• In het Pain bestand wordt minimaal meegenomen:
Machtiging-ID | Incassanten-ID | referentiecode |
IBAN | datum machtiging | Incassotype
• Gemeenten in eigen beheer zijn zelf
verantwoordelijk voor tijdige aanlevering
Aanmaken van betaalopdrachten in LRP (2)
• Er komt een aparte functionaliteit voor het
genereren van acceptgiro’s, incasso’s en
SKG iDeal in het fonds op jaarbasis
• Er wordt één incassobestand gegenereerd
bestaande uit incassodatum -2 en
incassodatum -6
• De incassodatum uit fonds/abonnement
wordt overgenomen in het incassobestand
• Incasso’s worden gelijk ingelezen als
ontvangen
Verwerken ontvangstinformatie (1)
• Ontvangstverwerking kan op basis van
verschillende bestandtypen:
- Ontvangst op AC op Campt. 054 of MT940
- Ontvangst Dagafschrift op nieuwe Mt940,
GMU2 of CAMT.053
- Storno’s en Fail op AI via Pain.002
• Verwinfo komt geheel te vervallen
Verwerken ontvangstinformatie (2)
• De huidige 5 typen ontvangsten worden
teruggebracht naar 3 typen (Batchbetalingen,
digitale dagafschriften en handmatig)
• Er is een duale periode tot 1 februari 2014
• Dubbel inlezen van bestanden is niet mogelijk
• Incassoreferentie wordt als eerste
matchingscriteria opgenomen
Storneren
• Standaard storno termijn van 56 dagen
blijft bestaan
• Zonder mandaat mag gemeentelid binnen
13 maanden storneren
• Wijziging aan mandaat blijft een recurrent
incasso type voor de volgende opdracht
IBAN acceptgiro
1. Er staat geen blauw vlak met het gele 4. Boven het vak voor de handtekening 7. De formuliercode van een IBANEuro teken op de controlestrook.
staat bij betalen uw IBAN invullen’.
acceptgiro is altijd 17>.
2. Bovenaan staat Acceptgiro in plaats
van Euro-acceptgiro.
5. Het vak voor de handtekening staat
lager. Het staat nu op dezelfde hoogte
als de naam, het adres en de
woonplaats van de betaler.
8. BIC en IBAN van de
Acceptgiroverspreider staan in de
coderegel.
3. Er staan 18 vakjes in plaats van 10
vakjes om een IBAN in het vullen. Boven
9. Het bedrijf dat de IBAN-acceptgiro
die 18 vakjes staat de tekst ‘van
6. Er staat geen blauw vlak met het gele gestuurd heeft, heeft zijn IBAN ingevuld
bankrekening (IBAN)’.
Euro teken aan de rechterkant van de bij de tekst: ‘op rekening’, zowel op de
Acceptgiro. Op die plek staat nu het vak controlestrook als op de IBANvoor de handtekening.
acceptgiro zelf.
)
Machtigingen
• Het woord ‘SEPA’ in de titel van de machtiging, ‘Door ondertekening van dit formulier geeft u
bijvoorbeeld ‘Doorlopende SEPA machtiging’ of
toestemming aan
‘Eenmalige SEPA machtiging’.
o {naam van incassant} om eenmalig een incasso• Naam, adres, woonplaats en land van de
opdracht te sturen naar uw bank om een bedrag
incassant.
van uw rekening af te schrijven wegens
• De incassant-ID (deze ontvangt de cliënt bij het {omschrijving dienstverlening/bestelling} en
afsluiten van de SEPA incasso-overeenkomst).
o uw bank om eenmalig een bedrag van uw
• Het kenmerk van de machtiging: dit kenmerk mag rekening af te schrijven overeenkomstig de
de cliënt zelf toekennen en moet aan de volgende opdracht van {naam van incassant}. Als u het niet
voorwaarden voldoen:
eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten
• het moet uniek zijn in combinatie met de
terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na
incassant-ID;
afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw
• het mag niet langer zijn dan 35 posities
bank naar de voorwaarden.’
(alfanumeriek).
• Vermelding van de terugboekingstermijn en de
De cliënt mag dit kenmerk eventueel toekennen
verwijzing om voor een terugboeking contact op te
nadat de machtiging al getekend is door de
nemen met zijn eigen bank. Zie de hierboven
debiteur.
genoemde ‘toestemmingsteksten’.
De cliënt moet de debiteur dan wel op de hoogte • Naam, adres, woonplaats en, eventueel, land van
stellen van het kenmerk van de machtiging vóórdat de debiteur.
hij daadwerkelijk gaat incasseren.
• De IBAN van de debiteur.
• De volgende ‘toestemmingstekst’ in geval van
• Plaats en datum van ondertekening.
SEPA Incasso Algemeen Doorlopend: ‘Door
• Handtekening van de debiteur.
ondertekening van dit formulier geeft u
Een machtiging moet duidelijk gescheiden zijn van
toestemming aan
enig andere tekst en mag bijvoorbeeld niet
o {naam van incassant} om doorlopend incasso- uitsluitend deel uitmaken van de voorwaarden van
opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag een contract.
van uw rekening af te schrijven wegens
Een machtiging bevat fraudegevoelige gegevens.
{omschrijving dienstverlening/bestelling} en
Daarom is het advies aan de cliënt om met het
o uw bank om doorlopend een bedrag van uw
machtigingsformulier een retourenvelop mee te
rekening af te schrijven overeenkomstig de
sturen en de debiteur te verzoeken om het
opdracht van {naam van incassant}. Als u het niet machtigingsformulier in een gesloten envelop te
eens bent met deze afschrijving kunt u deze
retourneren. In ieder geval moet duidelijk zijn voor
laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht
de debiteur naar welk adres hij de machtiging moet
weken na afschrijving contact op met uw bank.
terugsturen.
Vraag uw bank naar de voorwaarden.’
De volgende ‘toestemmingstekst’ in geval van
SEPA Incasso Algemeen Eenmalig:
Belangrijke LRP data voor gemeenten
• Februari-maart,
₋ Corrigeren uitval bankrekeningnummers
• Mei-juni,
- C- en AS contracten aanpassen
- Goedkeuring testbestand verkrijgen
(indien eigenbeheer)
• 1 juli,
₋ alleen nog maar IBAN-acceptgiro’s te printen
• Oktober-december,
₋ vooraankondiging doorlopende incasso’s
Aan de slag!
Deel informatie met alle mogelijke
belanghebbenden in uw gemeente!
•
•
•
•
•
•
Het college van kerkrentmeesters
De diaconie
De ZWO-commissie
De redactie van het kerkblad
De webmaster
Overig …
Reserveer tijd en budget
• Veranderingen in financiële systemen
kosten geld en tijd
• Informeer uw gemeenteleden tijdig over
de veranderingen waar zij mee te maken
krijgen
• Kerkbalans 2014 wordt helemaal SEPA!
Informeer, informeer, informeer!
Enkele mogelijkheden:
•
•
•
•
Artikel in het kerkblad
Presentatie op een gemeente-avond
Persoonlijke voorlichting
Sticker met nieuwe rekeningnummers plaatselijke
gemeente voor op overschrijvingsformulieren
• SEPA-folder
• Er komt voor de zomer een SEPA-filmpje met
uitleg die u op uw website kunt plaatsen
• Wat u verder maar kunt bedenken…
Doe alvast wat u kunt
• Nieuwe rekeningnummer snel op alle
uitingen
• Duidelijke informatie op uw website
• Neem contact op met uw bank: zij helpen!
• Inventariseer uw voorraad: wat ligt er
nog?
Belangrijke aandachtspunten (1)
• Er komt een nieuwe acceptgirokaart
• Vanaf 1-7-2013 kunt u vanuit LRP alleen
nog maar IBAN-acceptgiro’s printen
• Het voordeel daarvan is: LRP is per 1-72013 SEPA-proof
• Informeer vóór 1 juli bij uw bank (of SKG)
of uw acceptgirocontract vernieuwd moet
worden (C of A/S)
• Vernieuw bij uw bank uw incasso-contract
voor 1-1-2014
Belangrijke aandachtspunten (2)
• De procedure voor het incasseren van
toezeggingen zal belangrijke wijzigingen
ondergaan
• U bent verplicht uw incassogevers
minimaal één keer per jaar van tevoren te
informeren over:
₋ datum van incasso
₋ welk bedrag u gaat incasseren
De Protestantse Kerk helpt!
• Website
• www.pkn.nl/sepa
• www.kerkinactie.nl/sepa
• Folder SEPA
• Hand-out,
www.pkn.nl/lrpnetwerk/Actueel/downloads/presentaties
• Vragen: [email protected]
Meedenken met ontwikkeling?
Vacatures GPL!
Bereikbaarheid:
E-mail:
[email protected]
Info:
Website: www.gpl-lrp.nl
Pauze