International Organisational Communication

Who communicates what?

IRUAS 15 Guido Keel, ZHAW Institut für Angewandte Medienwissenschaft Dozent Cornelia Soland, ZHAW LSFM Mobilitätsverantwortliche International Relations Office IRO

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Ziel dieses Workshops

1. Ein Verständnis für die Logik, wie Medien und Journalisten funktionieren 2. Ein vertieftes Verständnis dafür, wie man in chaotischen Situationen mit lückenhafter Information kommunizieren kann und soll.

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Goals of this Workshops

1. Understand how journalists and the media work 2. A better understanding of how to communicate in situations when vital information is lacking

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Medienarbeit

• • • • Wie funktionieren Medien?

Was ist für Journalisten eine Geschichte?

Wie gehen Journalisten vor?

Und wie reagiert man darauf?

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Media relations

• • • • How do media work?

What is a story in the eyes of a journalist?

How do journalists work?

And how should one react to it?

IRUAS 15 Politik Wirtschaft Demonstration Recht Kunst Public Relations Urteil Öffentlichkeit Film Journalismus Wissenschaft Forschungsbericht Religion Verkündigung etc.

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Vor welcher Situation standen die IRO’s?

PHS Mitarbeiter IRO’s Studenten Öffentlichkeit

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What Situation were the IRO’s facing?

PHS staff IRO’s Students public

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von Partnerhochschulen PHS

„Ich glaube manchen Leuten wird wohl erst jetzt bewusstwerden, für was sie da abgestimmt haben  . Aber irgendeine Lösung wird man sicherlich finden.“ „…. Wir möchten Ihnen mitteilen, dass wir diese Entwicklung außerordentlich bedauern und uns freuen würden, wenn sich auf dem Verhandlungsweg noch eine Änderung herbeiführen ließe. Zwischenzeitlich möchten wir Ihnen mitteilen, dass wir die Kooperation mit unseren Schweizer Partnerhochschulen auf jeden Fall aufrecht halten wollen. Wenn Sie diesbezüglich Wünsche, Vorschläge oder Ideen haben, bitten wir einfach um Ihre geschätzte Mitteilung. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit….“ „…. Wissen Sie denn schon, wie es nach der "Volksinitiative 'Gegen Masseneinwanderung'" mit ERASMUS+ in der Schweiz weitergehen wird? Es kursieren Gerüchte, dass ERASMUS+ ab 2014/2015 mit Schweizer Hochschulen nicht mehr möglich sein wird. Ich möchte keine Panik machen, sondern hoffe, dass der europäische Austausch im Bildungsbereich vernünftigerweise weitergeht. Dennoch bin ich wissbegierig zu hören, wie Sie aus Schweizer Sicht die Lage beurteilen. „ «… We regret to inform you that, despite the fruitful and good collaboration between our Universities, University of Udine staff board has decided to abide by the decision of the European Commission on the suspension of Switzerland in ERASMUS+ mobility Program. Therefore we have to suspend any type of incoming and outgoing mobility for the academic year 2014/2015. We are actually sorry and confide to restart a collaboration with you in the next future .

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….mit Studenten

NZZ/24.7.14

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….with students

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Step I

Finde heraus, was du weisst und was nicht • • • • • What we know: dass die CH Institutionen (ZHAW) alles daran gaben, die Fortführung der Mobilität zu erreichen dass die CH schon lange vor der EU Beteiligung (Unterzeichnung des Abkommens in Brüssel vom 2011) Mobilitäten gefördert und unterstütz hat dass unsere PHS unsere Kooperationen prinzipiell sehr schätzen und zum Ausdruck gebracht haben, dass sie «trotzdem» bereit sind die Zusammenarbeit weiterzuführen dass die Nationalen Agenturen zum Teil Fehlinformationen weitergeleitet haben, weit bevor das SBFI in den Medien von einer Übergangslösung informierte dass die CH Institutionen alles daran gaben • • • • • • What we don’t know: zu welchem Zeitpunkt, die Übergangslösung fertig ausarbeitet wurde wer wird die finanziellen Mittel (mit)finanzieren und wie hoch werden diese sein ob die incoming Mobilitätsaktivitäten auch aus bezahlt werden können was die bilateralen, bundesrätlichen Gespräche mit der EU erreichen werden Wer von unseren PHS wird zu uns halten und trotz der «Krise» einen Vertrag unterschreiben wer von den PHS sich zurückzieht und nicht bereit ist, weiterhin mit uns zu kooperieren

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Step I

• • • • • • Find out what you know and what you don’t know What we know: That the Swiss institutions (ZHAW) are strongly committed to the principles of mutually beneficial cooperation between European educational institutions That we state an unwavering will to co-operate and to always keep open paths to each other That long before the full participation in the EC LLP, Switzerland has been running a “shadow” Erasmus programme in which the Swiss government provided Swiss universities with funds to pay grants to incoming students and staff.

That almost all HEI partners estimate and express the continuing cooperation with us That some National Agencies were obviously misinforming with wrong facts - long before the SBFI informed about a probable Swiss interim solution What we don’t know The exact date/month the SBFI will work out the interim solution Who exactly would pay the grants and how much If the incoming exchange activities (such as SMS/SMP/STA/STT) could be granted as well What could be expected from the bilateral discussions of the Federal Council with the EU Which of our PHS would continue to cooperate with us , despite this «crises» What would be the reasons for our PHS to interrupt the cooperation with us

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Step II

Was darfst du beantworten: Finde heraus, bis wann/oder abhängig von was, eine konkrete Antwort gegeben werden kann • Keine Informationen auf einen bestimmten Zeitpunkt ankünden, wenn nicht sicher ist, dass sie auch kommen wird.

• Antworten überzeugend/positiv formulieren aber mit unbekannten Zeithorizont.

• Keine Versprechen machen.

• Die Zuständigen Instanzen um laufende Informationen bitten.

• Informationen auf der Website publizieren auf E + D.

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Step II

For what you can’t answer: Find out by when / depending on what you will be able to answer the question • Don’t promise information for a specific point of time if you are not absolutely sure you will have the information.

• Answer with convincing facts or a positive wording, but with an open time frame.

• Do not make any general promises.

• Ask the responsible bodies/authorities for current information.

• Keep the websites continuously updated in German and English

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Step III

Vorgesetze über Reaktionen und Schwierigkeiten informieren • Weitergeben der Reaktionen und Unsicherheitsfaktoren • Entscheide von Vorgesetzten für die weitere Kommunikation abholen/einfordern • Stand der Diskussionen besprechen. Wie weiter? • Wer kommuniziert von offizieller Stelle und über welche Kanäle

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Step III

Keep your superiors in the loop….

• Pass on reactions, statements and uncertainties • Request decisions and missing communicational commitments • Status of the discussion. How shall we go on? • Who is the official speaker, and through which channels will she/he inform?

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Principles: Basis und Verhaltenscodex

Informiere so viel wie nötig und nicht mehr als möglich.

Versprich nicht mehr, als du halten kannst.

Informiere inhaltlich so einheitlich wie möglich.

Weise auf Erfolge in der Vergangenheit hin, um Zuversicht zu schaffen.

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Principles: codes of practice/behavior

Do not promise more than you can or know.

Do not make promises you are unable to keep.

Inform as steady and clear as possible Point out positive results from the past in order to build up trust and restore confidence.

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