Transcript kommunikáció

A KOMMUNIKÁCIÓ ÉS A VEZETÉS
ÖSSZEFÜGGÉSEI
2012. szeptember 7.
1
A vezetés mint komplex tevékenység
Egy vezető számára a kommunikáció kiemelkedő
fontosságú, hiszen ennek segítségével
érvényesítheti vezetői szerepét, funkcióit.
Egy iskola vezetői tevékenysége bonyolult
feladategyüttes, amely különböző részekre
tagolható.
2
A vezetés fő funkciói
Fayol szerint a vezetésnek 4 fő funkciója létezik:
•
•
•
•
tervezés,
szervezés,
emberek irányítása,
ellenőrzés.
3
A vezetői funkciók viszonya,
szerkezete
Mindegyik vezetői funkció egyformán fontos,
nincsenek alá-; fölérendeltségi viszonyban.
A szakmai feladatok jellege, a vezetés szintje, a
szervezet struktúrája (külső és belső
környezete), valamint a vezető és a beosztottak
személyisége befolyásolja, hogy az adott
időszakban melyik funkció kerül jobban előtérbe.
4
A vezetői funkciók viszonya,
szerkezete
A vezető munkája során egyidejűleg különféle
feladatokat lát el. Ebből következik, hogy szinte
naponta gyakorolja valamennyi funkcióját.
A funkciók jellege olyan, hogy egymást is
tartalmazhatják. Így például az ellenőrzés
folyamatában a tervezési, szervezési,
szabályozási, ösztönzési és minősítési
funkciókat is megtalálhatjuk.
5
A vezetői funkciók viszonya,
szerkezete
Minden vezetői funkció ellátásához szükség van
megfelelő információn alapuló döntésre, vagyis
választásra.
Ha a vezető ezeket tudatosan alkalmazza, akkor
célirányos tevékenységről beszélhetünk.
A vezetési funkciók ekkor összehangoltan és
pozitívan fejtik ki hatásukat.
6
Tervezés
A tervezés a vezetésnek az a funkciója, amelynek
során a kitűzött célhoz vezető utakat,
lehetőségeket és eredményeket fogalmazzuk meg.
Középpontjában a jövő áll. (Mit? Hogyan?)
Eredménye: a szervezet céljai és azok eléréséhez
vezető akciók, cselekvések.
7
Tervezés
A tervezés komplex lépéssorozat:
•
•
•
•
•
célkitűzés,
célokhoz vezető utak,
erőforrások (emberi tárgyi),
terv bevezetése,
előrehaladás mérése.
8
Szervezés
Erőforrásokat és tevékenységeket rendel
egymáshoz, hangol össze.
9
Szervezés – konkrét feladatok
Folyamatok koordinálása:
munkaszervezés, szervezettervezés
Hatáskörgyakorlás:
centralizáció-decentralizáció, írásos szabályok
kialakítása
Munkakör meghatározása:
munkakörtervezés, elemzés, munkaköri leírás
készítése
10
Szervezés – konkrét feladatok
Munkamegosztás:
emberekből álló szervezetet (fő-osztály, divizió) hoz
létre
Osztályba szervezés:
A feladatokat emberekből álló csoporthoz rendeljük
Szervezetfejlesztés-szabályozás:
alapja a munkamegosztás, majd munkakörök
kialakítása, a szabályozás: írásos dokumentálás
(SZMSZ, belső utasítások, munkaköri leírások)
11
Szabályozás
A szabályozás az a funkció, amelynek során a vezető
eljárási szabályokkal, belső előírásokkal a koordinált
munkavégzést segíti elő.
Munkatársai részére aránylag hosszú távon világossá és
egyértelművé teheti, hogy bizonyos kérdésekben
miképpen szükséges dolgozniuk.
A szabályozásnál fontos szempont, hogy ha több szintű
vezetésről van szó, akkor az alsóbb szintek összhangban
legyenek a felsőbb vezetés szabályozásával.
Ezen kívül lényeges még, hogy csak olyan módon
szabályozzon a vezető, hogy az ne merevítse le az operatív
munkavégzést.
12
Emberek irányítása
Személyes kapcsolat a vezető és beosztottak
között a közös célok elérésének érdekében.
13
Emberek irányítása –
konkrét feladatok
Motiváció:
emberi teljesítmény = képesség + motiváció
Kommunikáció
Munkacsoportok vezetése:
formális csoportok, osztályok, szervezetek
vezetését jelenti, az informális csoportok
(szimpátia, érdeklődési) vezetése, jobb koordináció
elősegítése érdekében ideiglenes vagy állandó
(teamek) bizottságok, testületek vezetése.
14
Emberek irányítása –
konkrét feladatok
Humánerőforrás-menedzsment:
a humán tőke hatékony felhasználása
Szervezetfejlesztés-változásmenedzsment:
A változások irányának figyelése, válaszlépések
rövid időn belüli késlekedés nélküli megtétele
15
Ellenőrzés
Időről időre elemzést, utólagos értékelést kell végezni
mind az általa irányított folyamat eredményére, mind a
vezetői munkát illetően.
Az elért eredmények vagy hibák feltárásában specializált
segítőtársai vannak, de egyetemlegesen felel döntéseiért.
Az ellenőrzés során derülnek ki a hibák, problémák,
amiket a jövőben célszerű elkerülni.
16
Nevelési funkció
Még egy dimenzió: minden vezető tág értelemben vett
feladatai közé tartozik (különösen egy iskola vezetőjeként)
a nevelési funkció .
A nevelés komplex fogalom. A felnőttek nevelésének,
akárcsak a gyermekek nevelésének fogalmába
beletartozhat mind az ismeret-gyarapítás (oktatás), mind
pedig a személyi tulajdonságok alakítása, formálása.
A munkahelyen a nevelés célja a leghatékonyabb
munkavégzésre való felkészítés és a szervezet, intézmény)
iránti pozitív magatartás, végső soron a hivatali
elkötelezettség kialakítása.
17
A vezető személyisége
A vezetési stílust alakító tényezők:
A vezetőben lévő erő:
például: értékrendszer, vezetői hajlam
A beosztottban lévő erő:
függetlenség igénye, bizonytalanság tűrése,
megértés foka
Környezetben ható erő:
szervezet típusa, csoportok hatékonysága,
probléma, idő, társadalom-kormányzat elvárásai
18
Vezetői stílusok (Lewin alapján)
Autokratikus
• kézben tartja a döntéseket,
• konzultáció nélkül hoz döntéseket,
• távolságtartó,
• megköveteli a fegyelmet,
• mindig attól tart, hogy elveszti a dolgok feletti
ellenőrzést.
19
Vezetői stílusok (Lewin alapján)
Demokratikus
• hatalmát és felelősségét megosztja másokkal,
• erősen bízik a többiekben,
• vitában több álláspontot is elfogad,
• javasol és elfogad ötleteket.
20
Vezetői stílusok (Lewin alapján)
Hadd menjen stílus (laissez fair)
• lassan és vonakodva hoz döntéseket,
• felelősséget szereti áthárítani,
• ritkán és rosszul végez teljesítményértékelést,
• a munkát ráhagyja a munkatársaira,
• kevés az önbizalma.
21
A vezető magatartása
A munkatársak számára a vezető magatartása ideális
esetben viselkedési norma lehet. A minta (modell) után
való igazodás, az utánzási mechanizmus a beosztottakból
azonosulási hatást válthat ki a vezető iránt. Az emberek
elsősorban azokat utánozzák, akiket valamilyen
szempontból sokra tartanak, s azokkal azonosulnak,
akiket kedvelnek, szeretnek és tisztelnek.
Ezért a vezetőnek minden megmozdulásában példáznia
kell a szó és a tett egységét, hitelesnek kell lennie minden
helyzetben. Így képes csak meggyőzően képviselni a
munkaerkölcsre, munkafegyelemre vonatkozó
követelményeket.
22
A vezető magatartása
Szót kell itt ejtenünk még egy körülményről: a vezetői
státusz képviselői szerepet is jelent.
Vezetőként megjelenve nem pusztán önmagunkat, hanem
az intézményt is képviseljük, bizonyos mértékig tehát alá
kell rendelni szubjektivitásunkat a vezetői szerepnek.
23
Kommunikáció
Kommunikációnak nevezzük az információ átvitelét egyik
személytől a másikhoz vagy a szervezet egyik egységétől
a másikhoz.
Folyamat, amelyben gyakoroljuk a vezetési funkciókat,
illetve vezetői tevékenység az alkalmazottakkal,
beosztottakkal való kapcsolatteremtéshez.
24
A kommunikáció alapmodellje
Forrás: http://mag.ofi.hu/magtar-otletek-090617-1/kommunikacio
25
Kommunikáció
A kommunikációs folyamat alkotóelemei:
•
•
•
•
•
•
jeladó,
kódolás,
gondolat (információ),
dekódolás,
jelvevő,
visszacsatolás.
A kommunikációnak feltétele a megértésre
való képesség és szándék együttese.
26
Kommunikáció
A kommunikáció fogalma:
• Minden olyan folyamat, ahol információtovábbítás
történik, vélemények, érzések, gondolatok cseréje
két vagy több ember között,
• Információk kódolása, továbbítása, dekódolása,
ahol:
• kódolás: folyamat, mely során a gondolataink,
érzéseink észlelhető jelekké válnak,
• dekódolás: eredeti gondolat, érzelem
felismerése.
27
Kommunikáció
A kommunikáció szereplői:
Adó:
akitől az információ, üzenet elindul.
Fogadó (vevő):
aki fogadja az információt, üzenetet.
Téma (gondolat, információ):
az üzenet tartalma, maga az információ.
28
Kommunikáció
A kommunikáció akkor eredményes, ha a küldő által küldött
fogalmakat a befogadó helyesen értelmezi (dekódolja).
Tudjuk, hogy minden egyes kódolási lépcső egyben hiba,
torzítás forrása is. Ebből következik, hogy az információ
alatt nem az értendő, amit a másik fél közölni akar, hanem
az, amit ebből a vevő megért. Ennek tudatában kell
gondolatainkat kódolni, így kell megválasztani a
kommunikációs eszközöket.
29
Kommunikáció
Az eredményes kommunikációhoz a „jeladó” figyelembe
veszi a „vevő” dekódoló rendszerét, azaz az érdeklődését, a
kommunikáció tárgyához való viszonyát, érdekeit, illetőleg
az arról való előzetes ismereteit, az általa használt nyelvet
is. Ennek megfelelően ugyanarról a dologról más és más
eszközöket és stílust használva kommunikál különböző
szereplőkkel.
A közlés hogyanján több múlik, mint annak tartalmán,
hiszen a kommunikáció nemcsak szavak sokasága! – Hatni
szeretnénk a másikra.
30
Kommunikáció
A hatékony kommunikáció akadályai lehetnek:
• szemantikus akadályok (szavak, zsargon, szleng),
• pszichológiai – társadalmi (egyéni szemléletmód).
A hatékony kommunikáció feltételei:
• őszinteség (nyitottságot jelent),
• tisztelet-elfogadás (támogatást jelent),
• empátia (odafigyelés, beleérzésre utal).
31
Kommunikáció
A kommunikáció funkciói:
• érzelmi (szervezet tagjai kifejezésre juttatják
érzelmeiket);
• motivációs (segítségével vezető mozgósítja a
beosztottakat a munkavégzésre);
• információs (bizonytalanságot szűnteti meg);
• ellenőrzési (vezetőt tájékoztatja).
32
Kommunikáció lehetséges formái
és használatuk
A kommunikáció lehetséges formái:
•
•
•
•
szóbeli,
írásbeli,
vizuális,
nonverbális.
33
A szóbeli (személyes)
kommunikáció formái
A személyes formák lehetnek:
• beszélgetés,
• interjú,
• találkozó (azonnal mérhető reakciók).
34
A szóbeli (személyes)
kommunikáció formái
Az aktív figyelés (hallgatás) előnye:
•
•
•
•
másokat beszédre késztet,
problémák átgondolására ösztönöz,
nyíltságra buzdít,
fórumot biztosít a probléma megoldásához.
35
A szóbeli (személyes)
kommunikáció formái
Jó hallgató jellemzői:
türelmes, empatikus, beszélőt megnyugtatja, nyitott a
kérdések felvetésére, nem szakítja félbe a beszélőt,
kevés véleményalkotás stb.
Rossz hallgató jellemzői:
közbevág, átveszi a beszélgetés irányítását, kritikus, túl
beszédes, kikapcsol, indulatos, megváltoztatja a
tárgyat, vagy nem figyel stb.
36
A szóbeli (személyes)
kommunikáció formái
Fontos még szem előtt tartani:
• odafigyelési képesség: testtartás, szemkontaktus,
testmozgás, zavartalan környezet,
• követési képesség: vezető hallgat, nem zavarja a
másik gondolatát,
• reflektáló képesség: demonstráljuk, hogy a figyelő
megértette az elmondottat.
37
A szóbeli (személyes)
kommunikáció formái
Visszajelzési képesség típusai: (reflektáló)
• rövid összegzés, lényeg megragadása,
• érzések visszajelzése (testbeszéd),
• megértés visszajelzése (tények és érzelmet együttes
jelenléte),
• összefoglaló visszajelzés (megértés ellenőrzése).
38
Az elektronikus kommunikáció
formái
• e-mail,
• mobiltelefon,
• WAP, internet,
• intranet,
• videokonferencia
39
Az írásbeli kommunikáció
Előnye:
• megőrizhető,
• egyszerre több érintettnek eljuttatható.
Hátránya:
• lassú,
• nincs azonnali visszacsatolás.
Célszerű alkalmazni:
•
•
•
•
személyes találkozás elkerülésekor,
ha meg kell őrizni a közlést (pl. megállapodás stb.),
bizonyítani akarunk valamit,
részletesebben akarunk kifejteni valamit.
40
Kommunikáció
E-mail: „félúton a telefon és a levél között”
•
Hasonló szabályok vonatkoznak az e-mail-re, mint a
telefonálásra;
•
Tartsuk be a helyesírási szabályokat!
•
Jelölések: fontos, sürgős, bizalmas ,
•
Jó vezetői eszköz.
•
Hatékonysága a levélhez hasonló.
41
Kommunikáció
Levelezés – ügyeljünk:
•
áttekinthető szerkezetre,
•
helyesírásra,
•
írásjelek fontosságára
•
kísérőlevélre.
•
mindig tegyünk el saját példányt,
•
ha fontos ajánlott vagy tértivevényesen adjuk postára
•
alkalomhoz illő nyelvezetet használjunk.
42
Vizuális kommunikáció
Alapvetően olvasást jelent, hatékony olvasás
készsége (gyors áttekintés, megértés).
43
Vizuális kommunikáció
A hatékony olvasás menetrendje:
•
olvasnivaló kiválasztása (sürgős, fontos, nem
lényeges)
•
sorrend felállítása (mit kell tudnom és tennem?)
•
megértés (alkalmazni tudja), értékelés (kiválogatás),
érdeklődés (fontos rész kiemelése), ismerős szöveg
(lényeges rész átfutása), nincs rá szükség (kidob)
44
Vizuális kommunikáció
Prezentáció:
komplex kommunikációs eszköz.
Prezentáció előnyei:
•
•
•
•
•
személyes hatás,
vizuális bemutatás,
tömörít,
megértést elősegít,
közvetlen kapcsolat kialakítása a
hallgatósággal.
45
Vizuális kommunikáció
Vizuálistechnika eszközei:
• írásvetítő,
• diavetítő,
• projekor,
• videó,
• videokonferencia.
46
Metakommunikáció
Nonverbális, metakommunikáció formái:
gesztusok, mimika, stb.
47
A kommunikáció formáinak
hatékonysága a különböző helyzetekben
Írásban hatékony:
• alkalmazottakkal szembeni elvárások ismertetése,
• általános természetű ismertetők.
Írásban nem hatékony:
• alkalmazottak dicsérete, megrovása,
• azonnali cselekvést követelő feladatok,
• munkaviták feloldása.
48
A kommunikáció formáinak
hatékonysága a különböző helyzetekben
Szóban hatékony:
• alkalmazott megrovása, dicsérete,
• munkával kapcsolatos viták megoldása.
Szóban nem hatékony:
• általános ismertetők, elvárások, utasítások ismertetése,
• stratégiai változások, felettessel való kommunikáció.
49
Szervezeti kommunikáció
Intézményvezetői szemszögből szükséges, hogy egyaránt
ismerjük az intézményre jellemző formális (szervezeti)
kommunikáció és az informális (egyének közötti)
kommunikáció minőségét, eredményességét, és szükség
szerint befolyásolni is tudjuk azokat.
Mivel a vezető eszköztárában nagyon hangsúlyos elem a
kommunikáció, fontos, hogy a vezető tudatában legyen
annak, hogy az agyában megszülető gondolat többszörös
kódolási folyamaton keresztül jut el a partnerhez.
Természetesen nemcsak a forma, hanem a kommunikáció
stílusa, terjedelme is eltérő a különböző partnerek esetében.
50
Szervezeti kommunikáció
A szervezeti kommunikáció néhány célja:
• tudatosítja az emberekben a szervezeti célokat, azt,
hogy merre tart a szervezet;
• tájékoztatja a dolgozókat a szervezetet befolyásoló
főbb kérdésekről;
• pontos és teljes információt ad;
• a munkatársak számára biztosítja a hatékony
munkavégzéshez szükséges tudást;
• tájékoztatja az embereket arról, hogy mit várnak tőlük;
51
Szervezeti kommunikáció
A szervezeti kommunikáció néhány célja:
• a vezetés egyik eszköze;
• biztosítja az érdeklődést a munkatársak ötletei,
véleménye iránt;
• lehetővé teszi, hogy minden egyes munkatárs pontos
és időbeli visszajelzést kapjon a teljesítményéről;
• tájékoztatja az embereket a szervezeti egység
fejlődéséről;
• a vezetői kommunikáció példát ad a munkatársaknak.
52
Szervezeti kommunikáció
A kommunikáció minősége, a kommunikációval való
elégedettség javítja a szervezettel való elégedettséget is.
A szervezeten belüli kommunikáció mellett meghatározó a
szervezet külső kommunikációja is.
Forrás: http://mag.ofi.hu/magtar-otletek-090617-1/kommunikacio
53
Szervezeti kommunikáció
Kommunikáció
a szervezetben
Formális
kommunikáció
Vertikális
kommunikáció
Fölfelé irányuló
kommunikáció
Informális
kommunikáció
Horizontális
kommunikáció
Lefelé irányuló
kommunikáció
Forrás: Dobák Miklós, Szervezeti formák és vezetés (KJK, 1999.)
54
Szervezeti kommunikáció
Lefelé irányuló (felülről jövő) kommunikáció:
A magasabb szinten kiadott információk továbbítása az
alsóbb szintek felé.
Általában hatáskör mentén halad, utasításokat,
eligazításokat közvetít.
Fölfelé irányuló kommunikáció:
Általában az alsóbb szintű vezetői tevékenységre
vonatkozik.
Általában a hatáskör mentén halad.
Forrás: http://www.date.hu/acta-agraria/2003-10/dajnoki.pdf
55
Szervezeti kommunikáció
Horizontális (más néven oldalirányú) kommunikáció:
A szervezet különböző egységeiben dolgozó
alkalmazottak között zajlik.
Jellemző formái: bizottságok, feladatcsoportok működése.
Vertikális kommunikáció:
A hierarchiában felfelé, illetve lefelé irányuló
kommunikáció.
Forrás: http://www.date.hu/acta-agraria/2003-10/dajnoki.pdf
56
A szervezeten belül leggyakrabban
előforduló kommunikációs formák
Hivatalos kommunikációs utak
Ez a csatorna a „hivatalos út” szabályok szerint működik.
Nem hivatalos beszélgetések
Kötetlen, informális információcsere.
Hirdetmények
Szervezeten belül sok ember informálására jó.
Körlevelek
A hirdetmény speciális formája, az infot kisebb szervezeti
egységen belül körözik.
57
A szervezeten belül leggyakrabban
előforduló kommunikációs formák
Értekezlet
A vezetők általában preferálják ezt a formát, mert
azonnali közvetlen visszacsatolásra nyújt lehetőséget,
ráadásul ez a forma vezetői irányítás alatt valósul meg.
Érdekképviselet
Beosztottak közötti információgyűjtés, és ezen
információk gyors, pontos továbbítása a vezetőség felé.
Tárgyalás
A szóbeli kommunikáció egyik leghatékonyabb vezetői
tevékenysége.
58
Szervezeti kommunikáció
Mint láthattuk, az írásbeli és a szóbeli formák egyaránt részét
képezik a szervezeti kommunikációnak.
A nyilvános megjelenéseken, a szülői értekezleten, a
tájékoztatókon, értekezleteken sosem szabad csak a papírra
támaszkodnunk!
Értekezleteken, tárgyalásokon hirtelen előálló váratlan
szituációkra kerülhet sor, ezeket is a vezető szerepnek
megfelelően kell kezelni.
59
Szervezeti kommunikáció
Napjainkban – bár az írásbeli formák jelentősége megmarad –
egyre inkább hangsúlyosabbá válik az igény a szóbeli
közlésekre annak személyessége, közvetlensége miatt,
főként az irányítottakban a vezetőkkel szemben.
A jó vezetőnek törekednie kell arra, hogy minél
emberközelibb legyen, mondhatni: „egy közülünk”.
Legyen lehetőleg minél többet munkatársai közelében.
Keresse az alkalmat a spontán beszélgetésekre a tanári kar
tagjaival, illetve a szülőkkel is, ez jó benyomást tesz a
„nevelő közösségre”.
Forrás: http://cegvezetes.hu/2005/03/kommunikacio-a-cegen-belul/
60
A szervezeti kommunikáció
hatékonyságát befolyásoló tényezők
Vezetőként sosem feledkezhetünk meg arról, milyen fontos a
kommunikáció „forrása” – ki mondja?
A hitelességet mindig az biztosítja, ha hozzáértő, megbízható
emberektől kapjuk az információt.
Közismert az a tény is, hogy ha az emberek számára
szimpatikus az a személy, aki az információt átadja, akkor az
is szimpatikussá, emészthetőbbé válik, amit mond.
Elengedhetetlen továbbá, hogy hassunk az értelemre és az
érzelmekre egyaránt, valamint figyelni kell arra is, hogy kivel
kommunikálunk, tehát a befogadó fél sajátosságaira is.
61
A kommunikációt befolyásoló
tényezők
Akadályozó tényezők:
információhiány
információbőség
időhiány
státuszbeli különbségek
hatáskör tisztázatlansága
kommunikációs utak merevsége
megfelelő technika hiánya
bizalmatlanság és előítéletek
nyelvi különbség
informális kommunikáció
Támogató tényezők:
érdekvédelem
visszacsatolás
empátia
redundancia
szervezeti struktúra
fogadó partner személyisége
mások meghallgatása
megfelelő technika biztosítása
Forrás: http://www.date.hu/acta-agraria/2003-10/dajnoki.pdf
62
A hatékony kommunikációt
akadályozó tényezők
A vezetőknek rendelkeznie kell a releváns információkkal,
hátráltató tényező lehet az információhiány, illetve az
információbőség.
Időhiány: a vezetők gyakran hivatkoznak időhiányra a
feszített munkatempó miatt, de ez nem lehet ok. Adott
információnak csak adott időben van meg az értéke. Túl
korán adott info a tompítás eszköze, a túl későn adott pedig
kényszerítés. Ezért a vezetőknek fokozottan kell ügyelniük az
időbeosztásra, mert ennek elhanyagolásának súlyos
következményei lehetnek.
63
A hatékony kommunikációt
akadályozó tényezők
Státuszbeli különbségek nagymértékben korlátozhatják a
hatékony információáramlást. Ezt erősítheti a kijelölt
hivatalos kommunikációs utak merevsége. A kommunikációs
csatornák lerövidítésével ennek a tényezőnek a negatív
hatása csökkenthető.
Nyelvi különbségek: pl.: a pedagógus szakzsargont csak a
pedagógusok értik, de a szülőknél, diákoknál erre is figyelni
kell. Szintén ennek a témának egy következő szempontja: a
magasabb képzettséggel bíró kollégák pontosabban
fogalmaznak, mint az alacsonyabb képzettségűek, ez pedig
félreértésekhez vezethet. Fontos szempont, hogy a fogadó
közönség minden tagja pontosan megértse az információ
teljes tartalmát.
64
A hatékony kommunikációt
akadályozó tényezők
Informális kommunikáció: minden szervezetben természetes
jelenség. Lehetnek káros hatásai, hiszen a hírek ezen a
vonalon nem ellenőrzött forrásból származnak, lehetnek tehát
téves, illetve félrevezető információk
A „belső kommunikációhoz” mindenki „ért”. A beosztottak
panaszkodnak, hogy kevés (esetleg túl sok), rosszul
strukturált, torzult információ jut el hozzájuk, nem kapnak a
kérdéseikre, kéréseikre válaszokat, az őket érintő témákat
homály fedi, kénytelenek a büféből, a folyosóról
információkat szerezni...
65
A hatékony kommunikációt
akadályozó tényezők
A vezetők pedig – saját meglátásuk szerint – "már ezerszer
elmondták", mégsem elég tájékozottak a munkatársaik, nem
tudják, hogy a vezetés mit miért tesz, melyek a legfontosabb
összefüggések.
A jó belső kommunikáció titka nem a kommunikációs
csatornák mennyiségében, még csak nem is a működésük
hatékonyságában rejlik, hanem a formális és az informális
csatornák együttes felhasználásában. Magyarul: a spontán
kommunikációt ne nyomjuk el, inkább meg kellene próbálni a
szolgálatunkba állítani, és a formális (klasszikus)
kommunikációs csatornákkal együtt kihasználni a benne rejlő
lehetőségeket.
Forrás: http://cegvezetes.hu/2005/03/kommunikacio-a-cegen-belul/
66
A hatékony kommunikációt
támogató tényezők
Visszacsatolás:
Visszajelzés a vezető felé arról, hogy a kommunikáció
eredményes volt-e, az info valóban és tartalmát tekintve
pontosan eljutott-e a címzetthez.
Empátia:
Fontos a vezető részéről a beleérző képesség, hiszen
ennek segítségével jó eséllyel bejósolhatók a
válaszviselkedési formák a kommunikációs során.
Redundancia:
Az infot egy időben egyszerre több csatornán és a
szükségesnél nagyobb mennyiségben továbbítjuk.
67
Az iskolai kommunikáció területei
Az iskolában folyó vezetői kommunikációt
leghatékonyabban a kommunikációs partnerek
szerint osztályozhatjuk:
• szakmai kommunikáció,
• kommunikáció a tanulókkal,
• kapcsolattartás a fenntartóval és a szülőkkel.
Forrás: http://www.iskolakultura.hu/ikultura-folyoirat/documents/2000/9/t20009.pdf
68
Szakmai kommunikáció
Átfogja az iskolai élet minden szegmensét a legszélesebb
értelemben véve.
Mindig tekintetbe kell vennie a kommunikációs folyamat
másik szereplőjét/szereplőit.
Az igazgatónak pedagógiai kérdésekben nem kompetens
személyek felé is hatékonyan kell közvetítenie szakmai
információkat (iskolatitkár, gazdasági szakember, technikai
dolgozó, stb).
Speciális szerepben van az igazgató-helyettes, mint az
igazgató közvetlen helyettese. Ő mindennapi, személyes
kapcsolatban áll a vezetővel, így kommunikációs szerepe
gyakorlatilag megegyezik az igazgatóéval.
69
Szakmai kommunikáció
A tantestülettel való kapcsolattartás során azokat a
törvényszerűségeket érdemes fiogyelembe venni, amelyek
általában az egyén-csoport kommunikációra érvényesek.
„A csoportok általában mint egyes csoporttagok
véleménykonglomerátumából összeolvadó kollektív egyének
lépnek az interakcióba”.
A csoportok többféle attitűddel rendelkezhetnek (ellenséges,
passzív, engedelmes, vetélkedő stb.). A velük való
kapcsolattartás folyamán azt érdemes szem előtt tartani,
hogy lehetőleg ne sértsük meg a csoport érzéseit. Jó
megoldás lehet erre a „nyilvános és demokratikus elveket
követő tájékoztatási szokások bevezetése”.
70
Kommunikáció a tanulókkal
Abban hasonlít a tantestülettel tartott kapcsolatra, hogy a
diákok is csoportként szerepelnek az interakcióban, abban
viszont különbözik, hogy a hatalmi viszonyokat tekintve
egészen más szerepben vannak az igazgatóhoz képest.
Azt is figyelembe kell venni, hogy a diákok általában
fogékonyabbak az érzelmi hatásokra. Ezt fel lehet használni a
tanulókkal szemben a jó értelemben vett „kommunikatív
manipuláció” során, a fentiek tudatában a megfelelő stratégia
kialakításával pozitív irányba lehet befolyásolni a diákokkal
való kapcsolattartás eredményességét.
71
Kapcsolattartás a fenntartóval és a
szülőkkel
A fenntartóval (főleg ha hivatalról van szó) az iskola
vezetősége többnyire hivatalos úton tartja a kapcsolatot, így
ez értelemszerűen elsősorban a formalitás jegyében zajlik.
(FORMALITÁS: az információ kódolása idő és stílus
szempontjából egyaránt előre meghatározott keretek közt
zajlik, mind írásbeli, mind szóbeli formáját tekintve. A szóbeli
beszámoló, a tárgyalás természetesen megenged olyan
nonverbális megnyilvánulásokat mindkét fél számára,
amelyeknek az írásos érintkezés nem ad teret.
72
Kapcsolattartás a fenntartóval és a
szülőkkel
A szülőkkel való kontaktálás sem mentes a hivatalosságtól,
de itt alapvetően más a viszonyrendszer. Fontos lenne, hogy
az iskola vezetősége megtalálja a hozzájuk vezető megfelelő
kommunikációs utat, mert a szülők valódi kommunikációs
partnerek lehetnek, akikre adott esetben a nevelőtestület
komolyan támaszkodhat.
73
Mivel fokozhatja még a jó vezető az iskolában
a kommunikáció eredményességét?
A jó vezetőnek ismernie kell lehetőleg minden tényezőt,
amellyel a kommunikációt hatékonyabbá teheti, így tudja a
vezetése alatt álló intézményt a lehető legmagasabb
hatásfokkal működtetni.
Az eredményes kommunikáció az iskolákban azért is
kiemelkedően fontos, mert a legkülönfélébb emberek (tanár,
diák, szülő, gazdasági szakember, hivatali ellenőrök,
fenntartók, stb.) dolgoznak együtt. Ez a sokszínűség sokféle
kommunikációs forma ismeretét és alkalmazását követeli
meg az intézményvezetőtől.
Forrás: http://www.date.hu/acta-agraria/2003-10/dajnoki.pdf
74
Mivel fokozhatja még a jó vezető az iskolában
a kommunikáció eredményességét?
Megfelelő arányban kell használni a szóbeli illetve írásbeli
formákat.
Például a szóbeli elismerést fokozza, ha ugyanezt valamilyen
módon írásban is megkapja a dolgozó és fordítva: a
fegyelmezést is nyomatékosítja az írott forma.
Forrás: http://www.iskolakultura.hu/ikultura-folyoirat/documents/2000/9/t20009.pdf
75
Az iskola mikrovilága és a
társadalom
Külön figyelmet érdemel az iskolában a nevelőtestület, amely
összetételét tekintve sosem homogén. Nemcsak egyéni,
társadalmi, személyiségbeli, helyzetbeli különbségeikre
gondolunk itt, hanem a munkahelyen belüli csoportokra
tagozódás jelenségére is.
A munkatársak csoportosulnak munkahelyükön különböző
dimenziók mentén, így a munka szervezése és a
nevelőtestülettel való kommunikáció során ettől a ténytől
nem függetlenítheti magát a vezető.
76
Önértékelés és kommunikáció
Minden hierarchikus rendszerben szót érdemelnek az alá- és
fölérendeltségi viszonyok. Bár ennek biológiai alapjai vannak,
mégis, vezetőként sosem feledkezhetünk meg arról, hogy az
emberek többsége nem szeret engedelmeskedni, zavarja az
irányítás, a függő viszony.
Ehhez még hozzájárul az a kifejezetten a
pedagógustársadalomra jellemző frusztráció, önértékelési
zavar, amely az elmúlt évek, lassan évtizedek állandó
alacsony szintű anyagi és társadalmi szintű
megbecsültségének, tisztázatlan körülményeinek
következtében a pedagógusokban kialakult.
77
Önértékelés és kommunikáció
Mindezen körülményekre való tekintettel az iskolai vezetőnek
a mai világban a vezetési, szakmai ismeretek kívül fokozottan
szüksége van pszichológiai kultúrára, szociológiai
ismeretekre.
Miért van erre fokozottan szükség?
Az elmúlt évtizedekben nagy változások zajlottak a pedagógia
terén. Új törvények, rendelete, szabályozások léptek életbe,
szinte teljes szemléletváltás kezdődött meg a szakmában, és
ez a folyamat a mai napig is tart, folyamatban van.
Körülöttünk minden napról-napra változik, az eddigi
szabályok, normák többnyire megdőltek, és jöttek-jönnek
helyettük egyre gyorsabban és nagyobb mennyiségben az új
tudnivalók, új teendők.
78
Önértékelés és kommunikáció
Mindez egy teljesen új tanári magatartást kíván a
pedagógusoktól.
Ma már nem lehet úgy tanítani, ahogy 20-30 évvel ezelőtt a
tanárképzésben tanultuk: rögzített módszerek, rögzített
tartalmi követelmények…
Ma minden folyamatosan fejlődik, változik, és ez ugyanezt
kívánja meg a tanároktól: rugalmasságot, állandó
önfejlesztést.
79
Önértékelés és kommunikáció
Ezt az újfajta szemléletet gyakran nehéz elfogadtatni a
kollégákkal, pedig ez is a vezető feladatai közé tartozik.
Ehhez pedig elengedhetetlenül fontos, hogy jól ismerje az
embereket, a saját kollégáit, hogy tudja, kinél milyen módszer
a célravezetőbb, kire mivel és hogyan lehet eredményesen
hatni, az érzelmekkel vagy inkább logikai érveléssel stb.
Leszögezhetjük tehát, hogy a pszichológiai és egyéb
ismereteken kívül a vezető személyisége is nyitott kell, hogy
legyen; empatikus; rendelkezzen jó beleérző- illetve
helyzetfelismerő képességgel; gyorsan és adaptívan
reagáljon az (akár váratlanul) előadódó helyzetekre.
80
Összegzés, zárás
A vezetői kommunikációra is érvényesek az interakcióra
vonatkozó általános törvényszerűségek, ezeket az iskolai
környezet tovább specializálja.
Az iskolai kommunikáció összetettségének oka tehát a
partnerek és szerepkörök, viszonyrendszerek sokszínűsége.
A kommunikációt érintő feltételek egyrészt tehát
kapcsolódnak a vezetői státuszhoz, másrészt a
kommunikációs partnerek vezetővel szembeni helyzetéhez.
81
Összegzés, zárás
Mint láthattuk, az iskolavezetés a legkülönfélébb
kommunikációs helyzetekben találja magát nap mint nap
munkája során, és mindegyik szituáció más és más stílust,
viselkedést kíván meg a hatékony munkavégzés érdekében.
Az egész iskola „menedzselésének” fontos összetevője lehet
a biztos kommunikációs szándékok megtervezése,
képviselete és megvalósítása.
82
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET.
Dr. Molnárné Rénes Éva
83