Transcript Wie plane ich meine Zeit - Verband der Immobilienverwalter Berlin

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Zeitplanung
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Typische Probleme:
Ich habe zu viel Arbeit auf dem Tisch !
Die Anforderungen sind zu hoch !
Ich schaffe auf keinen Fall ein weiteres
Objekt !
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Planung
Geschwindigkeit
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Priorität
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Planung
Geschwindigkeit
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Priorität
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Planung
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Kalenderprobleme
- Besprechungen, Besuche, Termine
- Nicht jedoch produktive Tätigkeit
Zitat: René Marchand, Schweiz
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Tipps zur Kalenderführung
1. Vereinbaren Sie Termine mit Ihren
Aufgaben
2. „Bleistift-Trick“ Buchen Sie auch die
Zukunft
3. Mindestens zwei familiäre Termine pro
Woche
Zitat: Werner Tiki Küstenmacher
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Beispiel
Haus- und WEG Verwaltung
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Aufgabenteilung
Hauptgliederung
ObjektVerantwortung
Dezentrale
Aufgaben
Planbare und nicht planbare
Aufgaben
Hauptgliederung
ObjektVerantwortung
Routineaufgaben
Tagesgeschäft
Dezentrale
Aufgaben
Routineaufgaben
Tagesgeschäft
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
jährlich
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Kontrolle Bank
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
jährlich
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Kontrolle Bank
Liquidität
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
jährlich
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Kontrolle Bank
Liquidität
Posteingang
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
jährlich
Wiederkehrende / planbare
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Kontrolle Bank
Liquidität
Posteingang
WV / Email
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
jährlich
Ressourcen
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Pause
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Liquiplanung / Mail / Planung / Wiedervorlage
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Posteingang / Planung
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Wiederkehrende / planbare
wöchentliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Kontrolle Bank
Liquidität
Posteingang
Wiedervorlagen
Monatlich
Rücksprache Hauswart
Quartal
Halbjährlich
jährlich
Wiederkehrende / planbare
wöchentliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Liquidität
Ablage
Posteingang
Wiedervorlagen
Quartal
Halbjährlich
jährlich
Telefonat mit dem Hauswart / Planung
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Ablage
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Wiederkehrende / planbare
monatliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Liquidität
Ablage
Posteingang
Wiedervorlagen
Quartal
Halbjährlich
jährlich
Wiederkehrende / planbare
monatliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Liquidität
Ablage
Posteingang
Wiedervorlagen
Quartal
Mahnvorschlagslisten
Halbjährlich
jährlich
Wiederkehrende / planbare
monatliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Mahnvorschlagslisten
Liquidität
Ablage
Monatsabrechnunung
Miethäuser
Posteingang
Wiedervorlagen
Halbjährlich
jährlich
Wiederkehrende / planbare
monatliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Mahnvorschlagslisten
Liquidität
Ablage
Monatsabrechnunung
Miethäuser
Posteingang
Wiedervorlagen
Monatsprüfung WEG
Halbjährlich
jährlich
Wochenplan der zweiten und dritten KW des Monats –
Planung Mahnlisten und Monatsabrechnungen
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Wochenplan der zweiten KW des Monats /
Vorprüfung Monatsabrechnung
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Wochenplan der zweiten KW des Monats /
Mahnlisten
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Wochenplan der zweiten KW des Monats /
Prüfung MA WEG ( 16 Std. Rest )
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Wochenplan der dritten KW des Monats – Planung
Versand Monatsabrechnung nach Korrektur
Zeit
9.00 – 9.30
9.30 – 10.00
10.00 – 10.30
10.30 - 11.00
11.00 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30
12.30 – 13.00
13.00 – 13.30
13.30 – 14.00
14.00 – 14.30
14.30 – 15.00
15.30 – 16.00
16.00 – 16.30
16.30 – 17.00
17.00 – 17.30
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Wiederkehrende / planbare
jährliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Mahnvorschlagslisten
Liquidität
Ablage
Monatsabrechnunung
Miethäuser
Posteingang
Wiedervorlagen
Monatsprüfung WEG
Halbjährlich
jährlich
Jahresabrechnung MH
Wiederkehrende / planbare
jährliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Mahnvorschlagslisten
Jahresabrechnung MH
Liquidität
Ablage
Monatsabrechnunung
Miethäuser
Belegprüfung WEG
Posteingang
Wiedervorlagen
Monatsprüfung WEG
jährlich
Wiederkehrende / planbare
jährliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Mahnvorschlagslisten
Jahresabrechnung MH
Liquidität
Ablage
Monatsabrechnunung
Miethäuser
Belegprüfung WEG
Monatsprüfung WEG
Abr./Versammlung WEG
Posteingang
Wiedervorlagen
jährlich
Wiederkehrende / planbare
jährliche Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
Halbjährlich
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Mahnvorschlagslisten
Jahresabrechnung MH
Liquidität
Ablage
Monatsabrechnunung
Miethäuser
Belegprüfung WEG
Monatsprüfung WEG
Abr./Versammlung WEG
Posteingang
Wiedervorlagen
BK / HK / Mieterhöhung
jährlich
Ressourcen / mit 20 Stunden für
die Vorbereitung Belegprüfung
Wiederkehrende / planbare
mögliche zukünftige weitere
Aufgaben
Routine
Täglich
Wöchentlich
Monatlich
Quartal
jährlich
Kontrolle Bank
Rücksprache Hauswart
Mahnvorschlagslisten
Liquidität
Ablage
Monatsabrechnunung
Miethäuser
Belegprüfung WEG
Monatsprüfung WEG
Abr./Versammlung WEG
Posteingang
Wiedervorlagen
Bericht Asset Management
Halbjährlich
Jahresabrechnung MH
BK / HK / Mieterhöhung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
…heißt:
…heißt:
…heißt:
Planung..
Prioritäten setzen
Disziplin und Übersicht
permanente Prüfung
Andernfalls Reaktion statt Aktion !
Folge: Qualitätsverlust – „mit der heißen
Nadel stricken!“
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Planung
Geschwindigkeit
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Priorität
Wie setze ich Prioritäten richtig !
Eisenhower Methode
Dr. Eisenhower Methode
A – Aufgaben in der Praxis
Typische A-Aufgaben
Kritische A-Aufgaben
• Objektnotfall
• Spontanbesuch
Eigentümer
• Ereignisse, die
umgehendes Handeln
erforderlich machen
• Geschobene
Routineaufgaben
z.B.: Einladung
Versammlung,
Angebote,
Abrechnungen
C = Dringlich / weniger wichtig
Die Täuschung der C-Aufgaben
• Eine soeben eingegangene Mail normalen
Inhalts ( Hauswart, Versorger, Handwerker
u.ä. )
• Ein neuer Ordner z.B. im Zuge der Ablage
• Ein erneuter Zahlenabgleich…nur zur
Sicherheit
• Keller / Materiallager aufräumen
B = Sehr wichtig / weniger dringlich
B-Aufgaben stehen für Qualität
• Aufgaben, die nicht mit „der heißen Nadel
gestrickt werden dürfen“
• B-Aufgaben so planen, dass kein
Zeitdruck entsteht.
• Immer einplanen, dass eine A-Aufgabe
dazwischen kommen kann.
D = nicht Dringlich / weniger wichtig
Die D-Aufgabe – „Verschwendung“
• Aufgaben, die entstehen, wegen
mangelnder Organisation ( z.B. keine
Wiedervorlage oder keine ToDo-Liste )
• Aufgaben, bei denen ich mich persönlich
einbinde, obwohl alles delegiert ist (
ähnlich der Täuschung der C-Aufgabe )
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Qualität ist eine Frage der
Bedächtigkeit, nicht der
Geschwindigkeit
Zitat: Speed Management, Winfried Reiter
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Planung
Geschwindigkeit
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung
Priorität
Die richtige Geschwindigkeit
Projekte richtig anschieben !
Anschubkoller
Anschieben und Laufen lassen
Die Welle reiten !
Speed Kompetenz
Akzeptieren der natürlichen Geschwindigkeit
Das Chaos besiegen !
Der ordentliche Schreibtisch in
zwei Tagen
Frei nach Simplify your Life
Oder
Den Arbeitsalltag gelassen meistern
• Professionelle Aufräumer veranschlagen
für ein seit zwei Jahren nicht mehr
aufgeräumtes Büro:
Zwei Tage !
Ziel
• ….ist kein „Neubau“
• ….sondern ein funktionierender
Arbeitsplatz !
• Das Verschönern und Verfeinern kommt
später !
Durchbrechen des Teufelskreises
Der Tag A !
Planung !
• Suchen Sie in Ihrem Kalender nach einem
noch unbelegten Tage oder verlegen Sie
vorhandene Aufgaben so, dass ein freier
Tag entsteht ( funktioniert ja bei
Urlaubstag auch )
Der Tag A
•
•
•
•
•
Kurzes Frühstück
Keine lange Zeitungslektüre
Keine Telefonate
Kein Angucken von Post und E-Mails
Keine sonstigen Ablenkungen
Trennen, was nicht zusammen
gehört !
• Alles was auf dem Schreibtisch liegt
entmischen !
• Zettel, CD‘s, Bücher, Schachteln,
Zeitschriften, Papier und Vorgänge
Was brauche ich zum Aufräumen:
•
•
•
•
•
•
•
•
1 KG Gelassenheit
5 Tassen Durchhaltevermögen
3 Esslöffel Ehrlichkeit
500 gramm Fleiß
Eine Prise Humor
Eine Packung Umschläge
Leere Ordner und Trennblätter
Eimer Wasser,Schwamm und einen Abfalleimer
Außerdem:
• Altpapiercontainer
• Und fünf große Kisten:
1. Schmutziges Geschirr
2. Recykling-Müll
3. Zurück ins richtige Zimmer
4. Zurück an den Absender
5. Frei gewordene Mappen,Boxen,Ordner
Die mentale Bremse:
• Stochern in der Vergangenheit !
• Sie finden unerledigte Vorgänge und
vergessene Aufgaben
• Was älter ist als sechs Monate wird
weggeworfen ( Ausnahmen: Quittungen,
Rechnungen, Bescheinigungen )
Weitere Tipps:
• Seien Sie geizig beim Aufheben
• Heben Sie bei Zeitschriften nur Artikel auf,
die interessieren
• Werfen Sie Visitenkarten ( Adresse im
Handy und im Sheduler ) weg
Stellen Sie zukünftige Arbeiten
• Um, auf die Methode:
ZACK UND WEG !
Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Literaturempfehlung / Quellen:
- Simplify your Life, Marion u. Werner
Küstenmacher
- Speed Management, Winfried Reiter
- www.eisenhower-prinzip.de
Workshop VDIVBB, 21.2.2013,
Bernd Schneider, Stadt-Art
Hausverwaltung