Transcript Tips for bruk av Microsoft word som rapportskrivingsverktøy
Microsoft Word
Arbeidsmetoder og teknikker Denne introduksjonen bygger på at du har noe trening med tekstbehandlingsprogrammet MicroSoft Word
ADVARSEL
• Når du bruker Word, vil du av og til få opp dialogbokser med spørsmål knyttet til det du holder på med.
• Dersom du får spørsmål av typen ”Vil du lagre endringen i Normal.dot”, så skal du svare
nei!
Innledning
• Word er en avansert skrivemaskin. Du kan bruke programmet som en skrivemaskin.
• Da mister du mange muligheter for å lage et bedre resultat med mindre ressurser.
• Dette er en kort oversikt over noen aktuelle problemstillinger. Noen problemstillinger vil være spesielt aktuelle når du skriver større dokumenter. Andre er alltid aktuelle.
Temaer
• Enhetlig utseende • Endring av design, ikke enkeltelementer • Stor filstørrelse • Store og/eller mange bilder/regneark • Treg respons på editering, spesielt i Vis/utskriftsoppsett • Flere skal arbeide med et dokument • Splitting av større dokumenter
Temaord
• • Stiler Navngitte avsnittsformatteringer • • Dokumentmal Forhåndstrykte ark, • med egne stiler og makroer • Hoveddokument • • Det dokumentet som inneholder ”alt” • Deldokument En del som lagres som et eget dokument
Hva er en stil
• En stil er en navngitt avsnittsformattering • Velg Format/Stiler og formattering, høyre klikk en stil for eksempel Overskrift 1 • Navna er ikke tilfeldige, noen har spesiell betydning
Spesielle stiler
• Skriv et større dokument, marker overskriftene som overskrift 1, 2 og 3 etter som de er hovedoverskrifter, underskrifter etc.
• Velg Sett inn/Referanse/Innholdefortegnelse der du ønsker å ha innholdslisten.
• Når du ønsker å oppdatere innholdsfortegnelsen marker innholdsfortegnelsen og trykk F9
Avansert redigering
• Hvordan flytte hele avsnitt for å endre strukturen på et dokument • A Velg
Vis/Disposisjon
• B Velg hvor mange nivåer av overskrifter du ønsker å se • C Flytt avsnittene med pilene - og innholdet du ikke ser flytter med!
Stil attributter
• Font type • Font størrelse • Avstand før avsnitt • Avstand etter avsnitt • Linjeavstand • Tabulatorstopp • … • Hint: noen finner det nyttig å vise avsnittsymbolet
Spesielle stil attributter
• • • • Legg spesielt merke til at du kan si at alle avsnitt av en bestemt type skal ha A et avsnitt kan deles på flere sider, men ikke bare en enslig løs linje B hele avsnittet skal være på en side C sideskift foran f.eks hoved-overskrifter
A Font type: Times Font size 13 … B Font type: Arial
Stil – basert på
• Dersom en stil B er basert på stil A, så betyr det at stil B har alle egenskapene til stil A med tillegg av de endringene som er i B • Stil B har Font Type Arial fordi B endrer denne egenskapen fra A,men har font size 13 fra A
Hvorfor bruke stil
• Du bør ikke formattere enkeltord eller avsnitt noe sted i dokumentet fordi du før eller senere ønsker å endre utseende på alle samtidig – og det kan du gjøre hvis alle like avsnitt har samme stil • Eksempeler – lag en egen stil for programkode – Lag en egen stil for uthevede enkeltord Dersom den skal endres, høyreklikk stilen og velg alle forekomster før du endrer
Stikkordregister
• For å lage et stikkordregister må det merkes hvor det er noe som skal i stikkordregisteret • Marker et ord – velg Alt-Shift-X og hva som skal stå i stikkordregisteret • For å lage selve registeret, bestem hvor registeret skal være og bruk Sett inn/Referanse/Stikkordregister
Hva er en dokumentmal
• En dokumentmal er et word-dokument med en samling stiler, makroer etc.
• En dokumentmal er en fil på disken med postfix .dot – document template • Det kan være greitt å lage en dokumentmal for noen hovedtype dokumenter du skriver, for eksempel personlig brev, prosjektrapport etc.
Endringer av stiler
• Alle endringer i eksisterende stiler skal foretas i egne dokumentmaler • Alle malers mor er Normal.dot. Den skal ikke endres med mindre du – tar sikkerhetskopi først – gjøre det på din egen maskin
Dokumentstiler
• Egne dokumentmaler er et problem hvis du ønsker å sende word dokumentet til andre. Mottaker må ha riktig dokumentmal for at dokumentet skal se ut slik du ønsker • Velg
ikke
legg til i mal
Fonter i Word - HTML
• Stil svarer til class i en css-fil • Dokumentmal svarer til en css-fil • Programmering • Dokumentmal svarer til en java klasse • Et dokument svarer til en instans av klassen
Dokumentmal - opprette
• Lag et word-dokument • Lagr det som dokumentmal • NB! .dot er default etter dette • NB! Legg merke til hvilken katalog som ble valgt • Når du skal lage et dokument basert på malen, velger du ”ny fra mal/Generelle maler”
Hoveddokument/Deldokument
• Ideen er å splitte et stort dokument i flere biter slik at du/andre kan arbeide med en bit av dokumentet av gangen.
• Dette kan være nødvendig dersom dokumentet tar så stor plass at maskinen må begynne å cache – operativsystem-fil tar mer plass enn fysisk minne • Dersom dokumentet blir stort, kan prossesserings tiden for å formattere endringer ta lang tid. Oppsplitting kan øke komforten!
Oppdeling - hvordan
• Lag et dokument med overskrifter , for eksempel en hovedoverskrift for hvert kapittel • Velg Vis/Disposisjon • Marker hovedkapitlene du ønsker å bruke • Velg : Lag deldokument • Lagr hoveddokumentet på en egen fil – ikke bruk samme navn som en av hovedoverskriftene Lag deldokument
Deldokumentene
• Hvert deldokument kan editeres for seg.
NB! Sett inn ny tekst etter inndelingsskift • NB! De blir liggende på samme katalog som hoveddokumentet • NB! De får navn fra overskriften • Dette betyr at flere personer enkelt kan arbeide med hver sitt kapittel
Hoveddokument
• I hoveddokumentet kan det lages innholdsfortegnelse og stikkordregister som samler inn fra alle deldokumentene med riktig sidenummerering.
• NB! Hvis deldokumenter skal slettes, må dette gjøres først i hoveddokumentet.
Bilder i Word-dokumenter
• Jpeg bilder tar stor plass dersom de lagres med høy oppløsning.
• Når du setter inn bilder i word/excel utklipp etc, blir word dokumentet større • Du kan bruke ”rediger/lim innutvalg” til et bilde eller del av excel-dokument. Da vil word dokumentet ikke inneholde bildet, men en referanse til bildefila. Hvis bildefila blir oppdatert, blir word-dokumentet oppdatert.
Reduksjon av størrelse
• Dersom du har mange bilder ønsker å ha bildene i dokumentet kan godta redusert kvalitet for • Da kan du komprimere alle bildene i dokumentet
Eksempel på spor endringer
Endringene er Det ble satt inn ny tekst og to bokstaver ble endret samt noen tabulatorer For å godta endringen, høyre klikk tekstboksen og velg handling
Sporing av endringer
• Verktøy/Spor endringer Ctrl-Shift-E • Dette gjør at man kan ha fokus på endringene slik at flere lettere kan se forslag til endringer og deretter godkjenne eller forkaste forlaget.
Merknader
• Sett Inn/Merknad • En merknad er en del av dokumentet • Et dokument kan skrives ut med eller uten merknadene. • Når en eller flere jobber med samme dokument, så gir dette en enhetlig og lett synlig måte å samarbeide asynkront med et dokument.
Versjonskontroll
• Fil/Versjoner/lagre nå • Dette lagrer øyeblikksbilder av et dokument for eksempel ved viktige milepæler.
• Når en eller flere jobber med samme dokument, så er versjonskontroll viktig!!
• Det er flere hovedspørsmål hvem gjorde endringen hvorfor er det gjort en endring når skjedde endringen • NB! Dette sparer diskplass ved store dokumenter!!
• Test og observer hvordan du kan sammenligne ulike versjoner ved å velge Fil/Versjoner/Åpne
Sammenligne dokumenter
• Når du har flere dokumenter som er nesten like og ikke har brukt versjonskontroll, har du en nødutvei • Velg – Verktøy/Sammenlign og flett dokumenter – Merk av for Markeringslinje – Merk originaldokumentet – Klikk Sammenlign
Når alt går galt
• Har du husket sikkerhetskopi?
• Tar du sikkerhetskopi regelmessig?
• Tar du sikkerhetskopi før du gjør store endringer?
• Bruker du en diskett som er brukt mye?
• Vet du hvor sikkerhetskopiene er lagret?