Transcript Foreløpig kurshefte..

REGNSKAPSKURS STORE
FORENINGER
Innhold – Kurskveld 1






Kontrollmiljø
Budsjett
Hva er et regnskap?
Hvorfor regnskap?
Regnskapets interessenter
Oppbygning







2
Regnskapsrutiner
Avstemming
Kontering / billagsføring
Kontoplan
Oppgjør
Teoretisk og fysisk lager
Merverdiavgift
Regnskapskurs SiO 2003
Kontrollmiljø




3
Kontrollmiljøet er grunnleggende for
økonomisystemer og intern kontroll generelt.
Omfatter styret – og de frivillige sin kompetanse,
etisk holdning, ledelsesfilosofi, organisasjonsstruktur
og personalpolitikk.
Dette kurset tar for seg oppgaver som
økonomiansvarlig har i forbindelse med å skape et
godt kontrollmiljø.
Målet er å ha en ryddig økonomi, med et tilhørende
forståelig regnskap.
Regnskapskurs SiO 2003
Hvordan utforme et regnskap?
4

Det er viktig å gjøre seg opp en mening om hvem som er
interessentene til regnskapet. Her skiller vi mellom interne og
eksterne brukere.

Interne - Medlemmer av foreningene.

Eksterne - Kulturstyret.
Regnskapskurs SiO 2003
Regnskap: Formål

5
Formålet med regnskapsføringen er å registrere alle
økonomiske transaksjoner innenfor en bestemt
periode. Rent historisk vil regnskapet fortelle hva
som har foregått i perioden, og hvordan stillingen var
pr. en gitt dato.
Regnskapskurs SiO 2003
Regnskap: Metode
6

Det grunnleggende er at en benytter prinsippet for dobbelt
bokholderi, dvs. at enhver transaksjon skal registreres både til
debet (inn) og kredit (ut).

Dette grunnleggende prinsipp sørger for at en får registrert
både bevegelser i likviditeten og inntekter/kostnader på samme
tid. Systemet er det eneste som gir grunnlag for betryggende
kontroll av økonomisk informasjon i ettertid.
Regnskapskurs SiO 2003
Regnskap



7
Når man er klar over hvilke brukere regnskapet har, må man
lage et regnskap som er forståelig for brukerne.
Et regnskap bare økonomiansvarlig forstår er lite
hensiktsmessig.
Eks. pose m/ kvitteringer og en kontoutskrift.
Regnskapskurs SiO 2003
Regnskap


8
Et regnskap starter med en Inngående balanse. Inngående
balanse er fjorårets utgående balanse.
For foreninger vil dette som oftest være saldo i bank pr.
31.12.20xx, kassebeholdning og eventuelt varelager og
gjeld/fordringer.
Regnskapskurs SiO 2003
Hvorfor trenger vi gode regnskapsrutiner?
9

Oversikt over hvor mye penger man har.

Hvor penger brukes, og hvor de tjenes.

Virker preventivt mot svinn.

Hjemmel i lov.

Kulturstyret krever det i søknad til kulturstyret .
Regnskapskurs SiO 2003
Regnskapsrutiner



10
NB! Regnskapet er en av de grunnleggende faktorer i
de fleste avgjørelser som tas i en organisasjon.
De fleste avgjørelser i foreningen har økonomiske
implikasjoner.
Regnskapet gir organisasjonen større handlefrihet i og
med at man vet hvor mye penger man har til rådighet.
Regnskapskurs SiO 2003
Regnskapsrutiner




11
Først og fremst er det viktig for økonomiansvarlig å ha en
ryddig plass på kontoret.
Økonomiansvarlig må sørge for at han mottar alle bilag og
fakturaer.
Videre må økonomiansvarlig oppbevare regnskapsdata på en
forsvarlig måte.
Det er viktig at økonomiansvarlig dokumenterer sine
regnskapsrutiner. Dette da vervet ofte går over en kortere
periode. Neste økonomiansvarlig trenger da ikke starte helt fra
”skrætsj”.
Regnskapskurs SiO 2003
Skjemaer



12
For mange skjemaer og for mange brukere kan være
tungvint å holde oversikt over.
De skjemaene som har flest forskjellige brukere bør
derfor være få, og enkle å fylle ut.
Ved færre brukere kan skjemaene være mer
spesifiserte.
Regnskapskurs SiO 2003
Hva er et budsjett?





13
Forventede økonomiske transaksjoner i en gitt
periode fremover i tid.
Et budsjett er basert på tidligere regnskap, erfaringer
og planlagt aktivitet i perioden som kommer.
Et budsjett skal være realistisk og pålitelig
Oppfølging av budsjettet er svært viktig, da
aktivitetsmengden og pengeflyt endres over tid
Godkjennelse av styret / generalforsamling
Regnskapskurs SiO 2003
****BUDSJET T ****
NOTER
BRUKSKONTO
SPAREKONTO
SUM BANKINNSKUDD
kr
kr
kr
14 000
2 500
16 500
DRIFTSINNTEKTER
MEDLEMSKONTINGENT
STØTTE
KIOSKSALG
kr
kr
kr
10 000
15 000
25 000
SUM DRIFTSINNTEKTER
kr
50 000
DRIFTSKOSTNADER
VAREKJØP
MEDLEMSBLAD
kr
kr
12 500
11 000
SUM DRIFTSKOSNADER
kr
23 500
ANDRE DRIFTSKOSTNADER
INTERNE ARRANGEMENTER
KONTORREKVISITA
TELEFON
POST/PORTO
BANKGEBYR
SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER
kr
kr
kr
kr
kr
kr
25 000
1 000
500
250
500
27 250
ANDRE DRIFTSINNTEKTER
RENTEINNTEKTER BANK
kr
600
RESULTAT
kr
-150
1
2
3
4
5
Gangen i et regnskap
Transaksjoner
Tilhørende
bilag
Avstemming/
Rapportering
Registrering
15
Godkjenning/
autorisasjon
Kontering
Regnskapskurs SiO 2003
Transaksjoner


16
Ved pengeflyt skjer det en transaksjon. For
eksempel når man kjøper en vare. Alle økonomiske
transaksjoner i en organisasjon skal ha et tilhørende
bilag.
Alle transaksjoner som tilhører foreningen skal
kunne identifiseres. Dette slik at regnskapet oppfyller
kravet til fullstendighet og eksistens.
Regnskapskurs SiO 2003
Bilag




17
Alt som føres i regnskapet må ha et tilhørende
godkjent billag.
Det vanligste billaget er faktura. Her spesifiseres det
leverandør, mottaker, dato og beløp. I tillegg skal
hver faktura ha et unikt fakturanummer.
Kvitteringskildring brukes sammen med kvittering
ved andre utlegg som skal refunderes.
Alle billag bør ha A4-format og skal etter lov
oppbevares i 10 år.
Regnskapskurs SiO 2003
Godkjenning / autorisasjon





18
Organisasjonen bør ha klare retningslinjer for hvem
som disponerer organisasjonens midler
Alle betalinger skal godkjennes av valgte personer
før betaling
Samme person bør ikke betale og godkjenne en
transaksjon
Disponering av fondskontoer bør ikke disponeres av
en person alene
Dette vil redusere muligheten for økonomiske
misligheter
Regnskapskurs SiO 2003
Kontering



19
Når man konterer et billag fordeler man beløp på
respektive kontoer
Alle verdier går fra debet til kredit, det vil si at alt som
debiteres en konto, skal krediteres en annen konto.
Dette gir balanse i regnskapet, hvor hver enkelt
kontering i seg selv går i null
Dette gjøres på grunnlag av foreningens kontoplan
Regnskapskurs SiO 2003
Kontoplan





20
Grunnmur i regnskapet
Organiserer regnskapet i logiske og hensiktsmessige
grupper
Inndelt i kontokodeklasser, kontokodegrupper og til
slutt kontokode
Kontoplanen er med på å angi detaljeringsgraden til
regnskapet.
Det er viktig å tenke på hvem som er brukere når
kontoplanen settes opp.
Regnskapskurs SiO 2003
Kontokodeklasser
1. Eiendeler
2. Egenkapital og gjeld
3. Driftsinntekter
4. Varekostnader
5. Lønnskostnader
6.-7. Andre driftskostnader
8. Øvrige inntekter og kostnader
21
Regnskapskurs SiO 2003
Registrering



22
Etter at billaget er kontert må det registreres i
regnskapet. Dette vil si at man faktisk debiterer og
krediterer de ulike kontoene.
Etter at et billag er registrert blir det påført et unikt
billagsnummer
Endringer i regnskapet kan ikke gjøres uten at man
lager et nytt billag
Regnskapskurs SiO 2003
Avstemming



23
For å kontrollere at regnskapet viser riktige tall bør
man avstemme alle bevegelser på bankkontoen og i
kasse mot det som er registrert i regnskapet.
Dette bør gjøres månedlig slik at eventuelle feil kan
bli rettet opp på et tidlig tidspunkt.
Mangler man et bilag til en transaksjon, bør man
lage et selv.
Regnskapskurs SiO 2003
Rapportering



24
I løpet av regnskapsåret bør styret informeres om
hvilke inntekter og utgifter man har.
Økonomiansvarlig kan da legge frem rapporter hvor
saldoen på de ulike kontoene kommer frem.
Endelig rapport legges frem etter avsluttet
regnskapsår pr. 31.12.20xx
Regnskapskurs SiO 2003
Resultatregnskap


25
Resultatregnskapet viser resultatet av foreningens
drift. Det vil si hva driften koster, og hvor mye man
tjener på driften.
Resultatregnskapet tar utgangspunkt i
regnskapsperiodens utgående balanse. Det vil si
saldobalansen av alle posteringer på de ulike
kontoene.
Regnskapskurs SiO 2003
Oppstilling av resultatregnskapet
+
+
+
=
26
Salgsinntekt
Annen driftsinntekt
Varekostnad
Annen driftskostnad
Renteinntekt
Rentekostnad
Årsresultat
Regnskapskurs SiO 2003
*** RESULTATRAPPORT ***
IB
DRIFTSINNTEKTER
Salg
SUM DRIFTSINNTEKTER
Bevegelse
0
0
DRIFTSKOSTNADER
Varekjøp
Personalkostnader
Reise,møte, reklame og kontigenter
Andre driftskostnader
SUM DRIFTSKOSTNADER
0
DRIFTSRESULTAT
0
FINANSINNTEKTER
Renteinntekter
Andre renteinntekter
SUM FINANSINNTEKTER
UB NOTER
-1 687 377
714
48
87
554
445
200
409
794
0
RESULTAT
0
714
48
87
554
1 404
445
200
409
794
847
-282 530
-19 099
-2 306
-19 099
-2 306
-21 405
6 486
6 486
6 486
0
-297 449
0
FINANSKOSTNADER
Rentekostnader levrandør
SUM FINANSKOSTNADER
-1 687 377
-1 687 377
1
2
3
Lager








28
I hovedsak består lager av varelager og varebeholdning.
Varelager er det du har på lager, varebeholdning er det
du har på display i baren.
Videre skiller vil mellom teoretisk og fysisk lager.
Teoretisk lager vil si varer kjøpt inn – varer solgt ut.
Fysisk lagerbeholdning har man når man fysisk har talt opp
lageret.
Når teoretisk og fysisk lager ikke stemmer overens har man svinn.
Organisasjonen bør ha som mål å holde differansen mellom
teoretisk og fysisk lager på et minimum.
Svinn vil alltid forekomme, men bør så langt som mulig
dokumenteres.
Regnskapskurs SiO 2003
Aktuelle linker





29
http://www.lovdata.no/all/hl-19770513-035.html
– Regnskapsloven
http://www.nif.idrett.no/ftp/Lover/doc/kontoplan.htm
– Norsk Standard kontoplan for organisasjoner.
http://www.spor-oss.no/kap4/kap42.html
– Div. Spørsmål og svar om mva.
http://www.hio.no.contnent/view/full/14422
– Fagsider om regnskap
http://www.sticos.no
– Fagside om mva. og annet snacks
Regnskapskurs SiO 2003
SiO inviterer til infotime
Infotimen
Gjennom infotimen vil SiO-Læringsmiljø komme med informasjon til bestemte grupper studenter
eller ansatte ved læresteder tilknyttet SiO. Hver infotime vil ha et bestemt avgrenset tema og vil
henvende seg til en liten gruppe av studenter eller ansatte. Som navnet antyder skal møtene kun
vare en time. Infotimene er lukkede arrangementer. Målgruppen for det enkelte møtet vil bli
direkte invitert. Samtidig vil vi i enkelte sammenhenger ha en så vid målgruppe at
arrangementene også vil bli kunngjort på våre nettsider.
Fra tid til annen vil ledere og økonomiansvarlige i foreningene inviteres til infotimer hvor SiOLæringsmiljø kommer til å informere om bestemte tema. Dette kan for eksempel være aktuelt
dersom det er kommet nye forskrifter som berører regnskapsarbeidet, dersom det kommer
spesielle regler i forhold til medlemskontroll etc.
Du vil bli spesielt invitert til infotimene som er relevante for ditt verv
30
Regnskapskurs SiO 2003
Økonominettverk
31

Nettverk

I tillegg til tiltak som kurs, temakvelder og infotimer ønsker SiOLæringsmiljø å styrke kompetanseoverføringen mellom aktive i
studentforeninger ved å opprette enkelte nettverksgrupper mellom aktive
innen samme type verv. Det vil bli etablert tre nye nettverk:
Tidsskriftnettverket, Økonominettverket og PR-nettverket.

Dersom du som økonomiansvarlig ønsker å bli aktiv i økonominettverket
kan du skrive deg opp på en liste hos kursleder på dette kurset eller du
kan ta kontakt med SiO-Læringsmiljø og gi oss beskjed. SiO-Læringsmiljø
er ikke direkte involvert i driften av nettverkene, men vil ha oversikt over
når og hvor de møtes.
Regnskapskurs SiO 2003
SiO læringsmiljø
Postboks 94, 0314 Oslo
Besøksadresse:
Idrettsbygningen (V Fredrikkebygget) Blindern
Inngang bakside som vender ut mot HF – Bygget
Telefon: 22596800 Direkte: 22853374
www.sio.uio.no/aktiv
32
Regnskapskurs SiO 2003