Transcript IT og Organisasjoner

HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
IKT og organisasjoner
Organisasjonenes behov for
informasjonsteknologi
Kapittel 5 og 6 i læreboka
© Bodil Ask, HiA, 2004
1
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Kommunikasjon i organisasjoner
• Utviklingen preget av ”Internetworking”
• Essensielt å forstå brukerne før man lager et nytt
informasjonssystem i organisasjonen
• Hvordan vil innføring av nye systemer påvirke
organisasjonen?
• Hvem snakker med hvem?
• Hvordan fungerer ting i dag?
• Hva skal endres for å gjøre ting bedre?
• Det handler om respekt for menneskene som
skal bruke systemene
© Bodil Ask, HiA, 2004
2
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Arbeidstakernes medinnflytelse
• Arb.miljøloven sier at arbeidstakerne skal være
med på utforming av systemer som benyttes ved
planlegging og gjennomføring av arbeidet – og
også ved planlagte endringer i slike systemer.
• Arbeidstakerne har karv på nødvendig
opplæring
• Utviklere står derfor ikke fritt til å bestemme
hvordan en gitt oppgave skal utføres
© Bodil Ask, HiA, 2004
3
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Organisasjon
For å kunne vurdere IT-behovet i en
organisasjon/bedrift, er det viktig å vite
hvordan organisasjonen er oppbygd og virker.
Kjennetegn ved organisasjoner er:
• arbeidsdeling
• hierarkisk beslutningsstruktur
• bestemte regler og prosedyrer for hvordan
oppgaver skal utføres.
© Bodil Ask, HiA, 2004
4
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Organisasjoner
Ulike organisasjoner har ulike IKT behov
Eksempler på organisasjoner:
• småbedriften
• enkel organisatorisk oppbygging.
• IKT funksjonen rel. lite utbygd
• funksjonsorientert organisasjon
• mellomstore og store bedrifter
• sentrale organisatoriske IKT anvendelser innen
økonomi, adm., planlegging, personal osv.
© Bodil Ask, HiA, 2004
5
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Organisasjoner
• kunnskapsorganisasjonen
• læresteder, advokatbyråer osv.
• rel. liten bruk av IKT til adm. formål
• mye bruk til avanserte IKT anvendelser som
støtter opp om faglig bruk, tilgang til databaser,
spesialverktøy osv.
• divisjonsorganisasjonen
• storbedrifter delt opp i divisjoner og
datterselskaper
• rekke IKT anvendelser som støtter bedriftens ulike
tjenesteområder.
© Bodil Ask, HiA, 2004
6
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Organisasjoner
• Ad hoc organisasjonen
• typisk prosjektorganisasjon:
forskningsorganisasjoner, ekspertbaserte bedrifter
osv.
• tyngden av IKT ligger på intensiv og avansert bruk
innenfor spesialområder
• relativt liten bruk av IKT i administrativ
sammenheng
© Bodil Ask, HiA, 2004
7
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Faktorer som påvirker organisasjonens bruk av IKT
• Omgivelser: marked, bransje, konkurranse, politiske
osv.
• Enkelte bransjer krever høyere IT- innsats enn andre
• Innenfor bank og forsikring er IT- innsatsen spesielt høy fordi
den gir effektivitetsfordeler i forbindelse med forvaltning og
disposisjon av finansielle tjenester, samt forvaltning av
kundedata
• Hvilke virksomhetsprosesser skal det fokuseres på?
• Kan IKT forbedre produktiviteten i virksomhetsprosesser
(produktutvikling, ordrebehandling, produksjonsstyring og
kundeforvaltning)
• Arbeidsgrupper, komiteer og prosjektgrupper
• slike oppdelinger fører gjerne til høyere IKT bruk
• IT anvendelser som støtter arbeidet til slike grupper har
fått økt oppmerksomhet i senere tid
© Bodil Ask, HiA, 2004
8
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Arbeid i grupper
• På mange områder er det aktuelt å gjennomføre
et prosjektarbeid
• Dette stiller store krev til gruppen som skal
samarbeide, med et felles ansvar for resultatet
• Resultatet er avhengig av at gruppen kan
samarbeide godt og har samme mål
• Ofte er det nødvendig å utarbeid en ”kontrakt”
som fastsetter regler for gruppens arbeidsform
© Bodil Ask, HiA, 2004
9
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Konsekvenser for organisasjoners IKT strategi
Behovet for IKT er avhengig av to primære forhold:
• strategisk betydning og produktivitetspotensiale
(oppnå fordeler?)
• Organisatoriske rammebetingelser
• Hvilke organisatoriske kriterier må vi ta hensyn til for å
vurdere produktivitetsfordeler gjennom IT-innsats?
På bakgrunn av analyse av disse faktorene kan
en utarbeide organisasjonens IKT-strategi
© Bodil Ask, HiA, 2004
10
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
IT strategi
Mange spørsmål må avklares når IT strategien skal utarbeides:
• Hvilken strategisk betydning og rolle skal IT anvendelsene
ha?
• Hvilken organisasjonstype er det og hvilke rammebetingelser
gir dette for bedriftens bruk av IT?
• Hvilke krav stiller markedet og bransjen til bruk av IT?
• Hvilke prosesser setter fokus på bedriftens totale
produktivitet?
• I hvor stor grad skal IT anvendelsene støtte
samarbeidsprosesser i arbeidsgrupper, komiteer og andre
uformelle organisasjonsstrukturer?
© Bodil Ask, HiA, 2004
11
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
IT strategi
IT strategiprosessen består i å:
Planlegge forretningssystemer
• Vurdere eksisterende systemer
• Designe systemer som støtter fremtidige behov
• Utvikle business case
Infrastruktur
• Vurdering av eksisterende infrastruktur
• Infrastrukturplanlegging
• Utvikle business case (kostnader og fordeler/inntekter for ny infrastruktur)
IT organisasjon
• Vurdering av eksisterende
• Organisasjonsplanlegging
• Utvikle business case
© Bodil Ask, HiA, 2004
12
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Informasjonssystemenes rolle
• Informasjonssystemene skal støtte organisasjonens mål og
møte kundenes krav og konkurranse fra andre
• Vi deler gjerne organisasjonen i flere nivå:
• ledelsesnivå
• kunnskapsarbeid
• operasjonelt nivå
• Informasjonssystemene må støtte alle disse nivåene - og flere
informasjonssystemer er vanlig.
• Noen organisasjoner har disse nivåene atskilte, mens andre har
mer integrerte nivå
• Uansett bør informasjonssystemene være knyttet opp mot
hverandre. Høyt nivå av integrering har sine fordeler, men er
dyrt og teknisk komplekst
© Bodil Ask, HiA, 2004
13
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Ledelsesnivå
• IT som støtte for langtidsplanlegging
• hva skjer om 5 år?
• Overvåking, systemkontroll, beslutningsstøtte
• Ledelsesinformasjonssystemer (LIS)
• planlegging
• kontroll
• rapportering
• Beslutningsstøttesystemer (BSS)
• hjelpe ledere med å ta beslutninger (analysere,
simulere, estimere)
© Bodil Ask, HiA, 2004
14
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Nivå for kunnskapsarbeid
• Systemer for kunnskapsarbeid støtter
•
•
•
•
designprosesser
spredning av informasjon i organisasjonen
hjelpe til med gjenfinning av kunnskap
integrering av ny kunnskap/nye ideer
© Bodil Ask, HiA, 2004
15
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Operasjonelt nivå
• Prosesseringssystemer skal sørge for
• støtte for dag-til-dag-aktiviteter
•
•
•
•
salg
lageroversikt
betaling
timelister etc
• bestillingssystemer
• reservasjonssystemer (hotell, billetter etc)
• lønnsutbetalingssystemer
© Bodil Ask, HiA, 2004
16
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Bransjenøytrale informasjonssystemer
Bransjenøytrale informasjonssystemer er systemer som
finner anvendelse i organisasjoner uavhengig av
hvilken bransje den tilhører:
• kontorautomatisering (tekstbehandling, samarbeidsverktøy)
• salg og markedsføring (ordrebehandling,nettbutikker,statistikker,
databaser)
• økonomi
• personaladministrasjon
• virksomhetsportaler
© Bodil Ask, HiA, 2004
(lønnssystem, tidsavregningssystem)
17
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Virksomhetsportaler
Virksomhetsportaler er et nett (intranett,ekstranett) som
deler og foredler informasjon og kunnskap internt i en
bedrift eller på tvers av samarbeidende bedrifter.
• Den norske dataforening har utviklet sjekkliste i forb.
med innføring av virksomhetsportaler. Flere faktorer
spiller inn for at innføringen skal bli vellykket:
• evne til å frigjøre taus kunnskap og inspirere til nytenkning
• skape kultur som stimulerer og belønner deling av kunnskap i
portalen
• involvering av ansatte og samarbeidspartnere
• dialog og interaktivitet – ansattes kjennskap og bruk av portalen
• osv.
© Bodil Ask, HiA, 2004
18
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Bransjespesifikke informasjonssystemer
• Oftest skreddersydd til bedriften
• knyttes gjerne til kjerneprosessen i
verdiskapningskjeden
• eksempler finnes innenfor:
•
•
•
•
bank (regningsbetaling)
transport (logistikksystemer, e-pass)
undervisning (nettverksuniversitetet)
handel, vareproduksjon m.fl.
© Bodil Ask, HiA, 2004
19
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Hvordan IKT påvirker organisasjonen?
Organisasjonens arbeidsmåter og
informasjonssystemer henger nøye sammen
Elementer i organisasjonen påvirker
utformingen av de teknologiske løsningene:
• sosial kontroll
• plassering av makt og autoritet
• konflikthåndtering
• arbeidsprosesser og privilegier
© Bodil Ask, HiA, 2004
20
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
IKT og arbeidsprosesser
IKT påvirker arbeidsprosessene med hensyn til:
• Automatisering (mest vanlig etter innføring av
IKT)
• Rasjonalisering (brukes gjerne for å oppnå
produktivitetsfobedringer)
• Endring av virksomhetsprosesser (utnytter
potensialet IKT til å omstrukturere prosesser)
© Bodil Ask, HiA, 2004
21
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Paradigmeskifte
i utdanning og næringsliv
Reelt til stede
Virtuelt til stede
klasserom/auditorier
kurs
konferanser, møte
bibliotek
praksis, lab.øving
Virtuelle klasserom
ODL
Telekonferanser m/u video/lyd
Virtuelle bibliotek, Internett
Simulering/ 'Virtual reality'
Lettere
tilgang
© Bodil Ask, HiA, 2004
22
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Organisatoriske konsekvenser
Teknologien som grunnlag for forandring.
• Filtreringsteknologi
• la lederne motta mindre, men mer relevant informasjon
• Overvåkingsteknologi
• overvåke organisatoriske operasjoner, industri,
markedstrender og konkurrenter
• gir mulighet for ’management by exception’
• Koordineringsteknologi
• koordinering av ressurser - lokaler, utstyr og mennesker
(bruk av konferansesystemer etc.)
• Beslutningsteknologi
• forbedre produktivitet og kvalitet av beslutninger tatt av
enkeltpersoner og grupper
© Bodil Ask, HiA, 2004
23
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Organisatoriske konsekvenser
• Downsizing
• reduserer størrelsen på arbeidsstyrken og antall
hierarkiske nivå i organisasjonen
• mellomledere mest utsatt
• etter downsizing vil det være behov for:
• kommunikasjonsteknologi
• filtreringsteknologi
• overvåkingsteknologi
© Bodil Ask, HiA, 2004
24
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Organisatoriske konsekvenser
Outsourcing
• en slags downsizing hvor for eksempel la
bedrift A overta enkelte av bedrift Bs
funksjoner
• bedrift A antas å være dyktig på de
funksjonene den nå overtar, mens bedrift B
sitter igjen med ansvaret for de funksjonene
som er deres hovedoppgaver.
© Bodil Ask, HiA, 2004
25
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Outsourcing
Outsourcing har en rekke potensielle fordeler:
• økonomisk (kan få tjenesten til lavere pris)
• kvalitet
• forutsigbarhet
• fleksibilitet
• frigjøre ressurser
• (mennesker, kapital)
© Bodil Ask, HiA, 2004
26
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Outsourcing
Mulige ulemper:
• tap av kontroll
• for avhengig av samarbeidspartner
• sårbar strategisk informasjon
• forretningshemmeligheter kan lekke ut
• avhengighet
• hvis samarbeidspartneren kommer i øk. vansker kan dette
også ramme org.
© Bodil Ask, HiA, 2004
27
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Outsourcing av IKT- når?
• Når IKT ikke lenger er et konkurransefortrinn
• Når det ikke er vesentlig å ha datasystemet
tilgjengelig hele tiden
• Når det ikke tømmer bedriften for nøkkelpersonell
• Når organisasjonens IKT-system er begrenset,
ineffektivt eller teknisk underlegent
© Bodil Ask, HiA, 2004
28
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Gruppearbeid i organisasjoner
• Stadig mer vanlig (til sammen har vi bedre
kompetanse enn alene)
• Noe mer tidkrevende
• Godt grunnlag for kreativitet
• Øker fellesfølelsen i bedriften
• Krever evne til å akseptere andres styrke og
svakheter
© Bodil Ask, HiA, 2004
29
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Gruppearbeid i organisasjoner
Faser:
• Orienteringsfasen (problemet blir definert)
• Diskusjon (innhenter info, identifiserer og
evaluerer alternativ)
• Løsning (gruppen velger en løsning)
• Implementasjon og konsevensanalyse
© Bodil Ask, HiA, 2004
30
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Internett og organisasjoner
• Innenfor downsizing, outsourcing og
gruppearbeid kan Internett spille en stor rolle
• Elektronisk handel - nye muligheter for
organisasjoner
• Forbrukerne bruker nettet mer og mer :
• krever sikkerhet og godt personvern
• sammenligner priser, tilgjengelighet og service
• kjapp informasjon - tid er valuta på Internett
© Bodil Ask, HiA, 2004
31
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Produsent og forhandler
Netthandel setter forhandlere i en usikker situasjon
To forløp:
Kunden kjøper direkte hos produsent.
Produsenten får en slags forhandlerrolle og
kunden må gjøre utvalgsjobben selv
Produsenten gjør det han er best til: Produsere.
Outsourcer salg til en forhandler som gjør det han
er god på: Markedsføre og selge.
Meglerfunksjon
© Bodil Ask, HiA, 2004
32
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Forbrukerne på nettet
Fordeler med å handle på
nettet:
• Døgnåpne butikker
• Handle når du selv vil
• Uavhengig av lokal
forhandler
• Flere varer og
forretninger å velge
mellom
•
•
© Bodil Ask, HiA, 2004
33
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Forbrukerne på nettet
• Kunden krever sikkerhet og godt personvern
• Lojalitet blir overført fra lokalforretningen til
produktet
• Kundene får ikke ta og ’se’ varene
• Service og tillit er viktig
• Lover og regler for internetthandel er ennå ikke
satt i tilstrekkelig system . spesielt mellom land
Det arbeides med saken.
© Bodil Ask, HiA, 2004
34
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Nettverksorganisasjoner
Bedrifter/organisasjoner kan organisere seg i
nettverksorganisasjoner eller virtuelle
organisasjoner.
Eksempler på dette er:
• Nettverksuniversitetet
• Realfagsuniversitetet
• Virtual Learning Institutions
© Bodil Ask, HiA, 2004
35
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
© Bodil Ask, HiA, 2004
36
HØGSKOLEN I AGDER
Agder University College
Utfordringer ved utvikling og innføring av
informasjonssystemer
• La brukerne av informasjonssystemet få en
’eier’følelse
• Være oppmerksom på forskyvning av arbeidsbelastning
• Bruk av pilotgrupper til uttesting av informasjonssystemet før det tas i bruk av alle
• Opplæring
• Brukernes prioriteringer i fokus
© Bodil Ask, HiA, 2004
37