Transcript PAUTAS PARA LA CONSERVACION DE ARCHIVOS

PAUTAS PARA LA
CONSERVACIÓN DE
ARCHIVOS
(HISTORIAS LABORALES)
MINISTERIO DE CULTURA
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República de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Laboratorio de Restauración
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PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE
ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES)
• RECOMENDACIONES
• ASPECTOS BASICOS
• CAUSAS DE DETERIORO
• PROGRAMAS DE CONSERVACION (6)
CONCLUSION
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FUNCIONES DE LA UNIDAD
Coordinar y garantizar la aplicación de normas y procedimientos
Atender trámites pertinentes
Registrar y atender novedades de personal
FUNCIONES DE UN ARCHIVO
Recoger (producir)
Conservar (temporal o permanente)
Poner al servicio
MANEJO FISICO DIRECTO
NORMALIZACION DE MANEJOS FISICOS
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FUNCIONES DEL DOCUMENTO
Sustentar información
Escrito /legible a máquina
Soporte (papel/analógico/digital)
PARA CUMPLIR ESTE OBJETIVO
Adecuado manejo archivístico
Conservación física
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION
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Unidad de Talento Humano
Funciones-políticas
Parte de la gestión documental
Manejo físico-Normalización para producción y
trámite de documentos
PRODUCCION DOCUMENTAL
Normalización de tipos documentales
estructura,funcionalidad, tipo de papel,
sistema de impresión y número de copias
Racionalización en el uso de materiales de soporte, escritura, impresión,
áreas de depósito y sistemas de almacenamiento
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1. Estructura de los documentos
margenes
2. Tipo de papel
NTC 4436 Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad
Libre de lignina, alcalino, gramaje sup. a 60 grs
legancy (propal)
papel alcalino (norma) copia-fotocopia-impresión laser
papel libre de ácido (blanqueo al cloro) (xerox)
papel fax
tiene sustancias químicas (amoniaco) dos años
fax
impresión química
soporte amarilla-tinta se borra
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fotocopiar
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3. Tipo de impresión
Firma: efectos de autoría - registro - nº de radicación
manual
estilógrafo (bic-paper mate)
tinta permanente (no cambie de color-no disuelva)
mecánica (radicador)
Tintas solubles en agua
electrónico/sistema
matriz de punto: tintas solubles, fáciles de borrar
inyección: tintas solubles
impresión laser: tintas estables
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USO DE UNIDADES DE CONSERVACION Y MOBILIARIO
carpetas de material estable
cajas para archivo
mobiliario metálico
Acuerdo 049/2000. “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos
NO USO DE MATERIAL METALICO
CLIPS DE PLASTICO
NO PERFORAR
GANCHO LEGAJADOR PLÁSTICO
USO DE PESTAÑA
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ANOTACIONES
Y FOLIACION EN LAPIZ BLANDO DE GRAFITO
FUERA DEL TEXTO
NO DOBLAR
MENOR CANTIDAD DE PLIEGUES
INTERIOR MAS PEQUEÑO
NO USO DE CINTA PEGANTE COMERCIAL
NO AMARRE CON PITA
(CINTA DE FAYA)
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SOPORTES ANALOGICOS
Condiciones ambientales adversas:
desprendimiento del material magnético del soporte
(evitar humedades superiores al 79%)
Exposición al sol y humedad (aglutinante se torna pegajoso)
Las interferencias electromagnéticas
producen alteraciones de la información
soportes: fragilidad-propensos al alabeo
rayado de superficie
Inadecuados sistema de embalaje
no hay rebobinación total-aparatos lectores de mala calidad
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SOPORTES DIGITALES
Susceptibles al polvo, radiación electromagnética, humedad
golpes, manipulación directa del soporte sensible
No usar sistemas de cubiertas y cajas
No exponer a la luz o fuentes electromagnéticas
Evitar colocar encima de equipos electrónicos
Sacar copias de seguridad
Vacunar periódicamente
y actualizar vacunas
Mantenimiento periódico en equipos
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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
(ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE 2000. “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”
“Conjunto de estrategias y procesos
de preservación y conservación,
acordes con el sistema de archivos
establecido en la entidad,
bajo el concepto de Archivo Total,
para asegurar el adecuado
mantenimiento de los documentos,
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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
(ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE 2000. “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”
-
independientemente del tipo de
soporte, garantizando la integridad
física y funcional de toda la
documentación, desde el momento
de su emisión, durante su periodo de
vigencia, hasta su depósito final o
sea en cualquier etapa de su ciclo
vital” art. 60 Reglamento General de Archivos, art 46 Ley General de Archivos.
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Conservación de Archivos
 Se
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-
hará énfasis en la
conservación-preventiva, proceso
mediante el cual a través del control
de las causas del deterioro,
se podrá garantizar el adecuado
mantenimiento documental ya que
en el se contemplan:
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Conservación-preventiva de Archivos
-
 Manejos
administrativos y
archivísticos,
 Uso de materiales adecuados
 Adopción de medidas específicas
en edificios y locales
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Conservación de Archivos
 Sistemas
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-
de almacenamiento y
depósito
 Unidades de conservación
 Manipulación y mantenimiento
periódico entre otros factores
cap. VII. Reglamento General de Archivos. Acuerdo 048 de 2000 sobre
Conservación-preventiva, Conservación y Restauración
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DETERIORO
Perdida o degradación
de las propiedades físicas
y químicas
de los materiales o de un objeto
La Conservación-preventiva
disminuye la velocidad
de acción
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Causas de deterioro del material de Archivos
FACTORES INTERNOS DE
ALTERACIÓN
Causados por los componentes
inestables en el papel y los
soportes en general
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Causas de deterioro del material de Archivos
FACTORES EXTERNOS DE
ALTERACIÓN
CONDICIONES AMBIENTALES
Temperatura, humedad relativa
luz, contaminantes atmosféricos y
polvo
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Causas de deterioro del material de Archivos
FACTORES EXTERNOS DE
ALTERACIÓN
BIÓTICOS
 Microorganismos (Hongos,
bacterias)
 Insectos
 Roedores
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Causas de deterioro del material de Archivo
FACTORES EXTERNOS
DE ALTERACIÓN
DESASTRES
Incendios
Terremotos
Inundaciones
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Causas de deterioro del material de Archivo
FACTORES EXTERNOS
ANTROPOGÉNICOS
Depósito
Manutención
Manipulación
Vandalismo
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PROGRAMAS DE CONSERVACION-PREVENTIVA
DIAGNOSTICO
1. Inspección y mantenimiento de instalaciones
2. Control de condiciones ambientales
3. Limpieza
4. Control de plagas
5. Almacenamiento, realmacenamiento
6. Reparaciones menores
7. Prevención de desastres
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PROGRAMA GENERAL
DE CONSERVACION PREVENTIVA
DIAGNOSTICO INTEGRAL
I. IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO

Entidad: nombre, clase, fecha de creación, misión
 Administración: Organigrama, responsable,
personal, presupuesto, manuales

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Servicios y tipo de consulta
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PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA
DIAGNOSTICO INTEGRAL
II. INFRAESTRUCTURA FISICA
 Edificio: época, función, contexto climático, niveles
 Archivo: Nivel, nº de depósito, áreas
 Instalaciones: Iluminación, ventilación,
equipo de prevención, mantenimiento y
limpieza (pisos, muros, techos, divisiones)
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Programa General de Conservación-Preventiva
III. IDENTIFICACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
De cantidades, formatos y técnicas
Determinación de deterioros físicos,
químicos y biológicos
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División de Clasificación y Descripción
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PROGRAMAS DE CONSERVACION
1. INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES





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Plano de la edificación y ubicación de áreas
Identificación de redes de energía y agua
Determinación de focos de humedad y calor
Identificación de materiales y estado
Mantenimiento
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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN -PREVENTIVA
2. CONTROL DE CONDICIONES
AMBIENTALES
Evaluación del entorno climático y el
microclima ( Luz, temperatura, humedad
relativa, ventilación, contaminantes, polvo)
Papel
T 15-20ºC - Hr 45 - 60%
Medios Magnéticos T14-18ºC - Hr 40 - 50%
Discos ópticos
T16-20ºC - Hr 35 - 45%
Microfilm
T17-20ºC - Hr 30 - 40%
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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN - PREVENTIVA
 EVALUACIÓN
Luxómetro - higrotermógrafo
 MEDIDAS
CORRECTIVAS
Filtros de control U.V, persianas, visillos,
humidificador o deshumidificador, sistema
central, ventiladores, angeos
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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA
3. LIMPIEZA






Anterior
Identificación de fuentes de polvo
Medidas de seguridad industrial para
funcionarios
Limpieza puntual de polvo, material
metálico y almacenamiento
Aseo de estantería
Limpieza de instalaciones
Establecimiento de cronograma periódico
de limpieza
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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA
4. CONTROL DE PLAGAS

Evaluación de unidades, grados de deterioro y
actividad
 Aislamiento del material
 Tratamiento individual con productos y procesos
técnicos
 Adecuación de condiciones ambientales
 Identificación de entradas de agentes bióticos
 Sistemas de inspección
 Control y erradicación
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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA
5. Almacenamiento,
realmacenamiento

Evaluación de tipologías y formatos (mts)
 Capacidad y adaptabilidad del mobiliario
 Carpetas y cajas de conservación
 Acciones de limpieza y reparaciones menores
 Tipos de costura, adhesivos y materiales
 Normalización en el uso de tintas, papel y
márgenes
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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA
6. REPARACIONES MENORES





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Eliminación de material metálico
Eliminación de cintas adhesivas
Unión de rasgaduras
Recuperación de plano
Eliminación de dobleces
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PROGRAMA DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA
7. PREVENCION DE DESASTRES
•Evaluación del panorama de riesgos
Internos - Externos
Medidas de protección contra el fuego
Detectores de humo o calor, personal de vigilancia
sistema de extinción manuales, puertas corta fuego
mantenimiento de instalaciones eléctricas, salidas
de emergencia, medidas frente a fumadores, aislar
productos infamables, control en fotocopiadoras
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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA
7. PREVENCION DE DESASTRES
Protección contra el agua
Verificación de sistemas hidráulicos
(canales, goteras, terrazas, ventanas)
 Mantenimiento de
canalizaciones,evitar redes de
evacuación o suministro de
agua en las placas
 Salud ocupacional
 Planificación, preparación y
recuperación
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PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA
Conocimiento de factores que
determinan la preservación y
seguridad de los reales
con proyectos y programas
concretos de trabajo medibles y
cuantificables
SENSIBILIZACION A TODO NIVEL
TRABAJO EN EQUIPO
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