Transcript (Jan Henk Janssen) - Platform Shared Services bij de Overheid

Werkconferentie verbetering bedrijfsvoering /
shared services III
Onderwerp
Van dienstenmodel naar
directiemodel, kansen voor sturing
en control
Onderwerp
Onderwerp
hoog
Onderwerp
Planbaarheid
Innovatie
“het atelier”
Ontwikkelaar
Ad - hoc
“de uitslaande brand”
Politieke organisatie
Productie
“de fabriek”
Dienstverlener
Beheerder
Regulatie
“de automaat”
Regeltoepasser en
handhaver
hoog
Specificeerbaarheid uitkomst
Bron : “presterende gemeenten” van Jaring Hiemstra
Onderwerp
Presterende gemeenten: J Hiemstra
Onderwerp
Politiek en ambtelijk leiderschap:
Helder onderscheid in politiek en ambtelijk leiderschap
Politieke leiders stellen maatschappelijke doelen vast
Ambtelijke leiders richten zich op de realisatie van doelen
Prestatiesturing:
Arnhem heeft een inspirerende strategie
Strategie is consistent vertaald naar meetbare prestaties en waarden voor
eenheden
Beslissers beschikken over relevante informatie over de te realiseren
maatschappelijke prestatie
Toedeling van bevoegdheden:
Verdeling beslisbevoegdheden is consistent en in lijn met
coördinatiemechanismen
Kritische feedback wordt georganiseerd
HRM
Medewerkers worden systematisch gecommitteerd, gecoacht en
beoordeeld
Goede prestaties worden beloond
De ontwikkeling van medewerkers vindt continu plaats.
Onderwerp
Sturing in nieuwe
organisatie
Onderwerp
Sturing volgens CT
Het “hoe” kan vooraf door
het college zijn ingevuld
Proceslandschap gemeente Arnhem
Sturende processen,
brengen strategie voort, nodig om de organisatie te besturen
Doorvertalen collegeakkoord naar beleid
(s2.1)
Auditen (s3.1)
Opstellen jaarplan (s1.2)
Bijstellen beleid (begr.&
programma’s) (s2.2)
Monitoren (s3.2)
Onderwerp
Opstellen begroting (s1.1)
Beleid vormen (s2)
Opstellen capaciteits/
afdelingsplan s1.3)
Verantwoorden (s3.3)
Richting bepalen (S1)
Primaire processen,
Evalueren (s3)
processen van klant tot klant, extern gericht op burgers, bedrijven en instellingen
Vragen beantwoorden
(p3.1)
Voorlichten (p3.2)
Informeren (p3)
Ontwikkelen regelingen
en verordeningen (p1.1)
Vergunningen en
ontheffingen (p4.1)
Subsidies verstrekken
(p4.2)
Verzoeken (p4.3)
Aangiften (p4.4)
Toezicht houden (p8.1)
Publieke producten (p4.5)
Inkomens- en
maatschappelijke
ondersteuning (p4.6)
Opsporen (p8.2)
Meldingen (p9.1)
Ontwikkelen producten &
diensten (p1.2)
Ontw. voorzieningen (p1)
Klachten (p9.2)
Opstellen
bestemmingsplannen
(p2.1)
Bezwaren (p9.3)
Verstrekken producten en diensten (p4)
Sanctie opleggen (p8.3)
Bouwgrond ontwikkelen
en inrichten (p2.2)
Attenderen (p9.4)
Repareren (p5.1)
Onderhouden (p5.2)
Handhaven (p8)
Nazorg (p9)
Grond aankopen (p2.3)
Beheren openbare ruimte (p5)
Ontwikkelen ruimte (p2)
Heffen (p6.1)
Realiseren vastgoed
(p10.1)
Heffen (p6)
Verkopen
handelsgoederen (p7.1)
Verhuren ruimten en
goederen (p7.2)
Uitbaten gemeentelijke
voorzieningen (p7.3)
Verkopen vastgoed (p7.4)
Beheren vastgoed (p10.2)
Onderhouden vastgoed
(p10.3)
Vastgoed (p10)
Exploiteren (p7)
Ondersteunende processen,
Administreren (o1.1)
Adviseren (o1.2)
gericht op de interne klant, faciliteren de primaire- en besturende processen
Documenteren &
archiveren (o1.3)
Faciliteren (o1.4)
Betalen en innen (o1.5)
Inkopen & contracteren
(o1.6)
Organiseren (o1.7)
Projecten uitvoeren (o1.8)
Ondersteunen (o1)
Is er sprake van formele sturing of collegiale
sturing?
Gaat alle sturing in principe programmatisch of
wordt een deel van de organisatie rechtstreeks op
(proces-) resultaat aangestuurd?
Is de sturing vanuit het bestuur gericht op het DT of
juist op de programma-managers?
Onderwerp
Sturing i.r.t. inrichting controlfunctie
Formele sturingslijnen met bevoegdheden en verantwoordelijkheden
moeten eenduidig vastgelegd
P en C inrichting afhankelijk van de principekeuze (wel/ niet
integraal) in controletoren.
 wat is nodig per sturingslaag
(welke sturingsbehoefte bestaat er)
Voor taken m.b.t. de bussines-control zal de positionering afhangen
van
- de grootte van de units in de organisatie
- de wijze waarop units worden aangestuurd.
Onderwerp
Uitgangspunten tbv inrichting
P en C functie
1. Rollen P&C:
- voorwaardenstellend/kaderstellend
- adviserend
- toetsend
- uitvoerend
2. Brede of smalle business control?
- breed is PIOFACH-J
- smal is alleen P en F
- waar in de organisatie is brede/smalle business control
nodig?
3. Positie Concerncontroller
4. Wat moet centraal en wat decentraal?
- cyclische producten (financial control)
- smalle/brede business control
- concerncontrol (welke taken?)
- auditfunctie (apart agendapunt vandaag)
Onderwerp
Vragen bij inrichting financiële functie
• Sturingsproblemen: feest der herkenning of is
dat geregeld
• Verbetering control: afhankelijk waarvan:
• Positie / structuur
• Competenties
• Gedrag “lijn”
• Waar moet de toegevoegde waarde van
verbetering control zitten?
Onderwerp
Vragen voor discussie…
Onderwerp
Variant 1
Concerncontroller
Aansturing?
Aansturing?
Business control
Fin. P&C
Concerncontrol
Onderwerp
Variant 2
?
Concerncontroller
?
Fin. P&C
Concerncontrol
Business control
Business control
Business control
Onderwerp
Variant 3
?
Concerncontroller
?
Fin. P&C
Concerncontrol
Business control
Onderwerp
Variant 4
Concerncontroller
Business control
Fin. P&C
Concerncontrol
Onderwerp
Sturende processen
Sturende processen, brengen strategie voort, nodig om de organisatie te besturen
Opstellen begroting (s1.1)
Doorvertalen collegeakkoord naar beleid
(s2.1)
Auditen (s3.1)
Opstellen jaarplan (s1.2)
Bijstellen beleid (begr.&
programma’s) (s2.2)
Monitoren (s3.2)
Beleid vormen (s2)
Opstellen capaciteits/
afdelingsplan s1.3)
Richting bepalen (S1)
Verantwoorden (s3.3)
Evalueren (s3)
Onderwerp
Primaire processen
Primaire processen, processen van klant tot klant, extern gericht op burgers, bedrijven en instellingen
Vragen beantwoorden
(p3.1)
Voorlichten (p3.2)
Informeren (p3)
Ontwikkelen regelingen
en verordeningen (p1.1)
Vergunningen en
ontheffingen (p4.1)
Subsidies verstrekken
(p4.2)
Meldingen (p9.1)
Ontwikkelen producten &
diensten (p1.2)
Verzoeken (p4.3)
Aangiften (p4.4)
Toezicht houden (p8.1)
Ontw. voorzieningen (p1)
Klachten (p9.2)
Opstellen
bestemmingsplannen
(p2.1)
Publieke producten (p4.5)
Inkomens- en
maatschappelijke
ondersteuning (p4.6)
Opsporen (p8.2)
Bezwaren (p9.3)
Verstrekken producten en diensten (p4)
Sanctie opleggen (p8.3)
Bouwgrond ontwikkelen
en inrichten (p2.2)
Attenderen (p9.4)
Repareren (p5.1)
Onderhouden (p5.2)
Handhaven (p8)
Nazorg (p9)
Grond aankopen (p2.3)
Beheren openbare ruimte (p5)
Ontwikkelen ruimte (p2)
Heffen (p6.1)
Heffen (p6)
Verkopen
handelsgoederen (p7.1)
Verhuren ruimten en
goederen (p7.2)
Uitbaten gemeentelijke
voorzieningen (p7.3)
Verkopen vastgoed (p7.4)
Realiseren vastgoed
(p10.1)
Beheren vastgoed (p10.2)
Onderhouden vastgoed
(p10.3)
Vastgoed (p10)
Exploiteren (p7)
Onderwerp
Ondersteunende processen
Ondersteunende processen, gericht op de interne klant, faciliteren de primaire- en besturende processen
Administreren (o1.1)
Adviseren (o1.2)
Documenteren &
archiveren (o1.3)
Faciliteren (o1.4)
Betalen en innen (o1.5)
Inkopen & contracteren
(o1.6)
Organiseren (o1.7)
Projecten uitvoeren (o1.8)
Ondersteunen (o1)