Transcript Presentatie les 4 - Sterre Producties

Management Informatie
Onderdeel Bedrijfsprocessen
Les 4: Het systeem
Docent: Fokkelien von Meyenfeldt
[email protected]
Programma week 3.4
•
•
•
•
•
Terugblik op 3.3
Reorganisatie in stappen
Waardenkringloop
Globaal procesmodel
Procesdecompositie
Boek: Typologieschema p. 12
hfs. 2.1.4, 6.2, 7.2, 8.2, 9.2, 10
“Reorganisatie is:
het door elkaar husselen van mensen”
(uitspraak van een slachtoffer van diverse reorganisaties)
Met de FlowWiser Aanpak wordt reorganisatie
op een heel andere manier benaderd
Stap 1
NIET …
… in eerste instantie oplossing zoeken in
verplaatsen / ontslaan / aannemen van mensen
WEL …
… met de betrokken medewerkers samen
kritisch bekijken hoe er gewerkt wordt
Stap 2
NIET …
… in eerste instantie bestaande
structuren omver gooien
WEL …
… structuren vergelijken met wat er
gebeurt in de organisatie in kwestie,
en met wat er zou moeten gebeuren
Stap 3
NIET …
… (meteen) zoeken naar wat uniek is
… (meteen) kijken naar directe concurrenten
WEL …
… zoeken naar overeenkomsten in de profit-sector
… gang van zaken zo concreet mogelijk formuleren
… werken met een PROCESMODEL
Stap 3a
Organigram bestuderen en
(voorlopig) handhaven.
directeur
Processen gaan VOOR structuren
directiesecretariaat
admin:
financiën &
personeel
contractadmin
contracten
contractverwerking
systeembeheer &
-onderhoud
bestellen
Stap 4
Twee handige begrippen (1)
1 TYPOLOGIE
2 WAARDENKRINGLOOP
4a
100 Profitorganisaties
110 Met doorstroming van eigen goederen (handel, productie)
111.1 Groothandel
111 Bedrijven zonder
technisch omzettingsproces 111.2 Handel direct met particulieren
112 Industriële bedrijven
113 Agrarische bedrijven
Typologieschema
(naar Starreveld)
Voorbeelden
112.1 Massaproductie homogeen
Suiker, bier
112.2 Massaproductie heterogeen
Behang, fietsen, schoenen
112.3 Serie-/stukproductie
Zusterschepen
Maatkleding
(niet uitgewerkt)
Landbouw, veeteelt, etc.
120 Hoofdzakelijk zonder doorstroming van eigen goederen (dienstverlening)
121 Dienstverlening
121.1 Enige mate van
goederenbeweging
Eigen goederen
Goederen van derden
Via leiding
121.2 Beschikbaarstelling ruimten
Reservering
Geen reservering
112.3 Beschikbaarstelling expertise
en/of arbeidskracht
122 Financiële instellingen
Café, dagbladuitgeverij
Veling, wasserij
Gas, elektra, internetprovider
Hotel
Trein, tram etc.
Uitzendbureau, adviesbureau
(niet uitgewerkt)
200 Non-profitorganisaties
210 Overheid en publiekrechtelijke instellingen, voorzover niet vallend onder 100
220 Privaatrechtelijke instellingen, voor zover niet vallend onder 100
Rijk, provincie, gemeente,
onderwijs
Verenigingen, kerken
Stap 5
Twee handige begrippen (2)
Kernproces +
Hoofdprocessen =
WAARDENKRINGLOOP
(of: “Primair bedrijfsproces”)
Stap 5: Waardenkringloop (1)
Inkoop
Schulden
Betalen
overslag
Opslag
expeditie
Verkoop
Handel 111.1
Vorderingen
Geld
Innen
Stap 5: Waardenkringloop (2)
Inkoop
overslag
Opslag
expeditie
Verkoop
Handel 111.2
Betalen
Geld
Innen
Stap 5: Waardenkringloop (3)
Inkoop
Schulden
Betalen
opslag
Productie
Massaproductie
Geld
expeditie
Verkoop
Vorderingen
Innen
Acquisitie
Stap 5: Waardenkringloop (4)
Inkoop
Schulden
Betalen
opslag
Productie
expeditie
Serie/stukproductie
Geld
Verkoop
Vorderingen
Innen
Stap 5:Waardenkringloop (5)
overdragen
registreren
Opslag
Onderhoud
Reservering
Controle
Inkoop
Oplevering
teruggeven
Schulden
Dienstverlening
op basis van verhuur
Betalen
© Fokkelien von Meyenfeldt, 2002-2009
Geld
Vorderingen
Innen
Acquisitie
Inkoop
Stap 5:
Waardenkringloop (6)
Uitvoering
Schulden
Dienstverlening
type 121.3
Betalen
Geld
Oplevering
Vorderingen
Innen
Stap 6
Van typologie & waardenkringloop
naar De Fietsketting:
het globale procesmodel
voor een specifieke organisatie
Globaal procesmodel Verhuren
6.1
5
Ondersteuning
financieel
0
Besturen
2
2
2
1
2
KERNPROCES /
BESTAANSREDEN ORGANISATIE
1.2
1.1
Inkoop
Opslag / Onderhoud
Reservering /
Controle
2
Procesmodel “Universeel 1”
Niveau 0: Primair bedrijfsproces
Huidige situatie
2
2
3
4
Ondersteuning
personeel
Ondersteuning
facilitair
1
1.3
Oplevering
2
Auteur: Fokkelien von Meyenfeldt
BizWiser B.V.
2004-2010
Globaal procesmodel Acquisitie
6.2
5
Ondersteuning
financieel
0
Besturen
2
2
2
1
KERNPROCES /
BESTAANSREDEN ORGANISATIE
1.2
1.1
Acquisitie
1
1.3
Oplevering
Uitvoering
2
Procesmodel “Universeel 1”
Niveau 0: Primair bedrijfsproces
Huidige situatie
2
2
2
3
4
Ondersteuning
personeel
Ondersteuning
facilitair
2
Auteur: Fokkelien von Meyenfeldt
BizWiser B.V.
2004-2010
Aantal
eenheden
Niveau
6.3
Proceshiërarchie:
decompositie, een voorbeeld
1=1
© Fokkelien von Meyenfeldt,
2002-2010
Hoofdproces
2=3
Processen
Deelprocessen
3=9
4 = 27
Procedures
5 = 81
6= 243
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
▪ ▪ ▪
… … … … … … etc.
Procedurestappen
Werkvoorschriften
Stap 7.1
Kernproces aanpakken
Uitgebreid met managers en
medewerkers discussiëren
over exacte invulling van de
processen 1.1, 1.2 en 1.3.
Vorm: stickersessie
Stap 7.2
Kernproces aanpakken (2)
• Soms moet een proces 1.4 worden toegevoegd.
• Meer dan vier processen binnen het
kernproces werkt niet goed i.v.m.
bestuurbaarheid.
• Bij meer dan 4: indeling kritisch
heroverwegen
• Het proces met het hoogste nummer is
altijd
Opleveren
Stap 8
Om de discussie te
vergemakkelijken
tekenen we een
Piramide
1
Kernproces
1.0
Besturen
Deelproces 1.2.y hoort
thuis in elk
hoofdproces;
exacte positie hangt af
van situatie bij specifieke organisatie.
1.0.1 Plan
(zie proces 0.1)
1.0.2 Do
(zie proces 0.2)
1.1
…
1.1.1 …
1.1.2 …
1.2
…
1.3
Opleveren
1.2.1 …
1.4.1
Opleveren
Heeft te maken met
eisen van de subsidiegever. Op basis hiervan
wordt geld verstrekt.
1.2.2 …
1.1 en 1.2:
namen & invulling
afhankelijk van
het type
organisatie
1.0.3 Check
(zie proces 0.3)
Het kernproces moet
een meetbaar resultaat opleveren. Dat
wordt geborgd in
proces 1.3.
1.4.2
Tellen & Toetsen
1.4.3 Onderbouwen T&T
1.1.x …
1.0.4 Act
(zie proces 0.4)
1.1.y …
1.2.x …
1.2.y Administratief
beheren kernproces
Stap 9
Profit: vergelijken met standaardproces
Non-profit:
 bepalen welk standaardproces uit de profit
het meest vergelijkbaar is met het in kaart
te brengen proces
 in kaart te brengen proces vergelijken met
standaardproces
1
Handel
1.0 Besturen
PDCA
1.1
Inkoop
1.1.1
Autoriseren
aanvraag
Goede aanvragen
naar 1.1.2, foute:
retour zender
1.1.2
Offerteprocedure
1.2
Opslag
1.2.1
Ontvangst &
Keuring
1.2.2 Opbergen
•Aanvragen
•Registreren
•Bewaren tot sluitingsdatum
1.1.3 Selectie &
aanschaf
•Selecteren
•Registreren
•Bericht leveranciers
•Bestellen
1.2.3 Uitgifte
1.3
Verkoop
1.3.1
Orderverkrijging
1.3.2
Orderbeoordeling
1.3.3
Orderverwerking
Stap 10
Processen 0 en 2-5 in kaart brengen.
Dit gaat eenvoudiger dan het kernproces,
aangezien hier veel standaard is.
Ter info volgen hier voorbeelden van
de piramides 0 en 2-5 (dia 29-33).
Voor volgende les
Lezen
Deze presentatie dia’s 1-28
H 2.1.4
H 6.2
Presentaties en aanvullend
H 7.2
materiaal:
H 8.2
zie www.sterre-producties.nl,
H 9.2
tabblad AO&ICT, blinde link
H 10, met name
10.2 en 10.3
0
Besturen
0.1
Plan
0.1.1
Info
verzamelen & uitwerken
0.1.2
Overleggen
0.1.3
Vaststellen
0.1.4
Regelen invoering
(projecten instellen)
0.2
0.3
Do Check
0.4
Act
0.2.1 0.3.1
0.4.1
AfInfo verBeleid
spraken zamelen bijstellen
maken
over
meten
uitvoering
0.3.2
0.4.2
Overleggen
Uitvoering
0.2.2
Monitoren
uitvoering
0.3.3
Analyseren
0.3.4
Vaststellen
In samenwerking
met deelprocessen
2.2.5 en 5.2.4.
processen
consolideren
0.4.3
Nieuw beleid
formuleren
2
Info
2.0 Besturen
PDCA
2.1
2.2
2.3
O n d e r s t e u n e n…
…info in…info
…info
intern
komend
uitgaand
Voor hele organisatie,
in samenwerking met
deelprocessen 0.4.2,
1.2.5, 3.2.5, 4.3.4
& 5.2.4
2.1.1
Inkomende
informatie op
papier
2.1.2 Inkomende
informatie
elektronisch
2.2.1
Informatie
verwerken
2.2.2
Informatie
uitwisselen
2.2.3 Controleren
& vastleggen
2.3.1
Uitgaande
informatie op
papier
2.3.2 Uitgaande
informatie
elektronisch
2.2.4 Archiveren
2.1.3 Interne informatie
ontvangen
2.2.5 Onderhoud & beheer
processen / procedures
2.3.3 Interne informatie
verzenden
3
Ondersteuning
personeel
3.0 Besturen
PDCA
3.1
Instroom
* Deelproces 3.2.5 hoort
thuis in elk hoofdproces;
exacte positie hangt af
van situatie bij specifieke organisatie.
3.1.1 Werven
3.1.2 Selecteren
3.2
3.3
Doorstroom Uitstroom
3.2.1
Introduceren
3.2.2
Functionerings& beoordelingscyclus
3.2.3 Verzuimadmin
3.2.4 Service
3.1.3 Aannemen
3.2.5
Administratief beheren
hoofdproces 3
3.3.1
Beëindigen
dienstverband
4
Ondersteuning
facilitair
4.0 Besturen
PDCA
4.1
Inkoop
4.1.1
Autoriseren
aanvraag
4.1.2
Offerteprocedure
4.2
Opslag
4.2.1
Ontvangst &
Keuring
4.2.2 Opbergen
Deelproces 4.3.4 hoort
thuis in elk hoofdproces;
exacte positie hangt af
van situatie bij specifieke organisatie.
4.3
Onderhoud
4.3.1
Onderhouden
Rijksmaterieel
4.3.2
Onderhouden
eigen materieel
4.3.3
Onderhouden
gebouwen
4.1.3 Selectie &
aanschaf
4.2.3 Uitgifte
4.3.4
Administratief beheren
hoofdproces 4
5
Ondersteuning
financieel
5.0 Besturen PDCA
5.1
plannen &
beheren
5.1.1
Forecasting &
budgettering
5.2
administreren
5.2.1
Inkoopadministratie
/ deelproces 4.1.3
5.2.2 Projectadministratie
5.1.2
Rapportages
(management &
extern)
5.1.3
Kostprijscalculatie
5.2.3 Administratie t.b.v.
kernproces
5.2.4 Administratieve
Organisatie
5.2.5 Grootboekadministratie
5.2.6 Salarisadministratie
5.1.4 Investeringsselectie
5.2.7 Cash management
Beheer AO in nauwe
samenwerking met
de deelprocessen
2.2.5 en 0.4.2.