Transcript STAD GENT - Van feedback geven naar coaching

Van feedback geven
naar coaching
Best Practices
Stad Gent
Dienst Loopbaanbegeleiding en Vorming
Inhoud
• Voorstelling Stad Gent
• Competentiemanagement
• Wat vooraf ging…
• Waar staan we nu?
• Uitdaging
• Project: Ontwikkelingsgericht Coachen
• Uitgangspunten
• Aanpak Stad Gent
• Uitdagingen bij het project
• Tools nader bekeken
•
•
•
•
Competentiehandboek
E-zines
Ontwikkelingshandboek
Workshops
Voorstelling Stad Gent
‘Coaching is een medewerker mee laten
zoeken naar een oplossing. Uiteraard
heb je als leidinggevende een einddoelstelling voor ogen. De weg ernaartoe ligt
echter nog open.’
Peter Van Overmeire – consulent Service en Logistiek
‘Coachen is voor mij medewerkers stimuleren
om geregeld eventjes afstand te nemen om
een werkproces te evalueren. Dit in een open
en constructief gesprek met de medewerker en
mezelf als leidinggevende. Dit zijn een soort
leergesprekken.’
Els Verhasselt – adjunct van de directie – Data-analyse en Gis
‘Coaching is voor mij medewerkers
prikkelen, met elkaar laten samenwerken
en leren kritisch te zijn in hun werk.
Daarvoor breng ik mensen samen en
stimuleer ik hen om elkaar kritisch te
bevragen.’
Philippe Van Wesenbeeck – directeur-manager
Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning
Leidinggevenden bij Stad Gent
• 12 departementen (cultuur, bevolking en welzijn, onderwijs en
opvoeding, stadspromotie en sport, werk en economie, stafdiensten, facility
management, financiën, brandweer, personeel en organisatie)
• 5027 personeelsleden, 657 leidinggevenden
• Grote variatie in taken, bevoegdheden en span
of control
• Onderscheid tussen operationeel en
coördinerend leidinggevenden
• Elke leidinggevende voert evaluatie- en
functioneringsgesprekken
Rol als people-manager
Competentiemanagement
als fundament
Competentiemanagement
Wat vooraf ging…
• In 2004 keuze gemaakt om
competentiemanagement in te voeren
• Competentiehandboek ontwikkeld door
selectiepsychologen en loopbaanbegeleiders
• 37 competenties, met gedragsindicatoren
en 3 subdefinities
• Bewust geen uitwerking van
vaktechnische competenties
Wat vooraf ging…
• Implementatie:
– Alle leidinggevenden hebben een workshop gevolgd om te leren
werken met het competentiehandboek
– Evaluatiecriteria werden omgezet in competenties (sturing vanuit P&O
door adviserende lijst)
– Selectiecriteria werden omgezet in competenties
– Competentieprofielen opgenomen in functiebeschrijvingen
– Consequent gebruik van competenties bij elke interventie vanuit P&O
(samen aan de slag…)
• Sterktes:
– Positieve feedback op het handboek door leidinggevenden
– P&O is eigenaar van het handboek
Waar staan we nu?
• Competentiehandboek is werkinstrument
van elke leidinggevende
– Eenduidig begrippenkader in de organisatie
– Competenties vormen basis bij beoordeling (selectie, evaluatie, enz.)
– De leidinggevende kan gedrag herkennen, benoemen en beoordelen
• Nieuwe leidinggevenden krijgen
introductie in competentiemanagement
Uitdaging
Streven naar optimale inzetbaarheid van
medewerkers om stadsdoelstellingen
vandaag en morgen te bereiken!
• Gedeelde verantwoordelijkheid
– Bestuur mogelijkheden creëren (investering in opleiding,
optimalisatieprojecten, uitbouwen leidinggevend kader, interimmanager, enz.)
– Leidinggevenden = coachen
– Medewerkers = ontwikkelen
Project:
Ontwikkelingsgericht
Coachen
Uitgangspunten
• Het begrip “coachen” ontladen en dichtbij praktijk van de
leidinggevende brengen.
– Metafoor van de tandwielen
– Eigen leidinggevenden aan het woord laten
– Ontwikkelingshandboek ter beschikking stellen
• De opstap naar een coachende houding is een drempel
die je zelf als leidinggevende door moet
– Project laten insijpelen in de organisatie
– Verschillende instapmomenten voorzien
– Project ondersteunen met sensibilisering en communicatie
Metafoor tandwielen
Uitgangspunten
• Elke leidinggevende heeft een rol als coach
– Coachen is opgenomen in elk leidinggevend profiel naast
de competenties team leiden, delegeren en motiveren
– Evalueren welke leidinggevenden de opstap naar coaching
gemaakt hebben en welke leidinggevenden niet + acties
formuleren
– Overtuiging dat coaching binnen bereik van elke
leidinggevende ligt
• Project geslaagd als ‘het volgen van een opleiding’
niet het standaardantwoord is voor een
ontwikkelingsbehoefte
• Leidinggevende in eerste instantie versterken,
nadien de medewerkers
Aanpak Stad Gent
Actie 1: Ontwikkeling ontwikkelingshandboek in
samenwerking met Schouten & Nelissen
Actie 2: Lancering van het ontwikkelingshandboek
– beschikbaar op intranet voor alle medewerkers
– Digitale tool aan gekoppeld met mogelijkheid voor
gepersonaliseerde rapporten
– Papieren versie op aanvraag te verkrijgen
Ontwikkelingshandboek
• Opbouw
–
–
–
–
–
–
–
Competenties (definitie, gedragsindicatoren)
Welke aspecten zijn al dan niet ontwikkelbaar?
Hoe zie je als een competentie niet ontwikkeld is?
Hoe kan je de competentie bevragen?
Ontwikkeltips voor medewerker en leidinggevende
Coachingstips voor de leidinggevende
Opleidingen en ondersteunende middelen
• Digitale versie
– rapporten op maat
– Persoonlijk ontwikkelingsplan
Aanpak Stad Gent
Actie 3: Creëren van een draagvlak
–
–
–
–
–
Goedkeuring van het managementteam
Communicatie naar de directieteams + coördinatoren P&O
Communicatie binnen departement P&O
Communicatie naar alle leidinggevenden
Trainers sociale vaardigheden kennis laten maken met het
ontwikkelingshandboek
– Ontwikkelingshandboek op het intranet
Actie 4: verspreiden van e-zines ontwikkelingsgericht
coachen
E-zines ontwikkelingsgericht
coachen
E-zines
• Opzet van de e-zines:
– Inzichten meegegeven over coachen
– Leidinggevenden uit de organisatie vertellen hoe zij
coaching invullen
– Leervorm: afstandsleren
• Thema’s van de e-zines:
–
–
–
–
–
–
Aan de slag met de e-zines
Wat is coachen?
Coachen, een opdracht voor elke leidinggevende
Ontwikkelbaarheid van competenties
De coachingsvraag nader bekeken
Even stilstaan bij leerstijlen
Aanpak Stad Gent
Actie 5: Workshops ontwikkelingsgericht coachen
– Leerdoelen:
•
•
•
•
Weten wat ik te leren heb om te kunnen coachen
Coachingsopportuniteiten zien als leidinggevende
Weten hoe ik een coaching stapsgewijs kan aanpakken
Aan de slag kunnen met het ontwikkelingshandboek
– Doelgroep: elke leidinggevende
– Inschrijving op vrijwillige basis
– Interne lesgevers
Workshop
Coachingscyclus Stad Gent
herkennen
herkennen
Ik zieIk
…zie …
aftoetsen
aftoetsen
het juist?
Zie ikZie
hetikjuist?
Coachen
Coachen
evalueren
WaarWaar
staanstaan
we we
afbakenen
afbakenen
Wij kiezen
ontwikkelen
ontwikkelen
We gaan
aan
de slag
We gaan
aan de
slag
1. Coachingscyclus
FiguurFiguur
1. Coachingscyclus
Toekomst
Aanpak Stad Gent
Actie 6: Verdiepingsworkshops coaching
– Mogelijke thema’s: feedback geven, observeren, Pop
invullen, coachingsdoel formuleren, enz.
– Opzet: workshops met methodiek en intervisie
– Lesgevers: intern en extern
Actie 7: Maattrajecten coaching voor diensten,
doelgroepen, departementen uitbouwen
Actie 8: Coaching aanbieden binnen de organisatie
Actie 9: Medewerkers sensibiliseren en
responsabiliseren
Uitdagingen bij het project
• Geen bodem voor dubbele snelheden
binnen de organisatie
• Is optimalisering van je rol als
leidinggevende, niet als extra werklast
• Ook best practices vanuit technisch
operationeel leidinggevenden